لقد تعطلت ماكينة القهوة للتو، وتحتاج إلى إرسال موظفك إلى أقرب متجر للحصول على دفعة من القهوة الساخنة. المشكلة؟ الموظف ليس لديه نقود، وبطاقة الائتمان الخاصة به قد استنفدت الحد الأقصى. وهنا يأتي دور النقود الصغيرة.
تساعد الأموال الصغيرة الشركات على التعامل مع النفقات الصغيرة التي لا تتطلب اللجوء إلى أموال الشركة. ويمكنها أن توفر الكثير من الضغوط أو تساعد في تعويض الموظفين عندما ينفقون أموالهم نيابة عن الشركة. لذا إذا كنت مستعدًا لإنشاء صندوق أموال صغيرة لشركتك للحفاظ على سير الأمور بسلاسة، فهذا هو المكان الذي يأتي فيه هذا الدليل.
واصل القراءة لتكتشف كيفية إعداد صندوقك الصغير بشكل صحيح في خمس خطوات بسيطة.
جدول المحتويات
ما هي النقود الصغيرة؟
ما هي أنواع الصندوق الصغير؟
5 خطوات لمساعدة الشركات على إنشاء صندوق نقدي صغير
كيف يمكن للشركات تحسين إدارة أموالها الصغيرة
خِتاماً
ما هي النقود الصغيرة؟
النقود الصغيرة هي المبلغ الصغير الذي تحتفظ به الشركة لتغطية النفقات غير المتوقعة، مثل شراء القهوة لاجتماع أو تغطية تكاليف العشاء لموظف يعمل لساعات متأخرة. وهي مفيدة عندما يكون تقديم عملية سداد رسمية أو كتابة شيك غير عملي أو يستغرق الكثير من الوقت.
مثال على كيفية عمل الصندوق الصغير وفوائده
في طريقها إلى العمل، تلقت سارة اتصالاً من رئيسها يطلب منها إحضار بعض الأقلام والملاحظات اللاصقة لجلسة العصف الذهني في اللحظة الأخيرة. ومع وجود 15 دولارًا أمريكيًا فقط في محفظتها وعدم وجود بطاقة ائتمان، اشترت سارة اللوازم على الرغم من قلقها بشأن تغطية التكلفة.
لحسن الحظ، يوجد في مكتب سارة صندوق نقدي صغير، ويقوم رئيسها بتعويضها على الفور. ولا يتعين عليها الانتظار لأسابيع حتى تستعيد أموالها. وفيما يلي أشياء أخرى تستخدمها الشركات عادةً للصندوق النقدي الصغير:
- وجبات خفيفة للمكتب
- القهوة تجري
- نصائح لسائقي التوصيل
ما هي أنواع الصندوق الصغير؟
1. الصندوق الصغير العام
هذا النوع عبارة عن مجموعة صغيرة من المال مخصصة للنفقات اليومية غير المتوقعة. وهو مفيد لتغطية مستلزمات المكتب أو البريد أو تعويضات الموظفين الصغيرة.
2. سلفة نقدية صغيرة
تعتبر الأموال الصغيرة المخصصة للتقاعد مبلغًا محددًا للاحتياجات المستمرة، مثل تعويض الموظفين عن نفقات السفر. وتقوم الشركات بانتظام بزيادة هذه الأموال للحفاظ على نفس الرصيد، مما يضمن توفر الأموال دائمًا لهذه التكاليف المحددة.
3. صندوق الطوارئ الصغير
عادةً ما تكون هذه الأموال عبارة عن مبالغ صغيرة مخصصة للطوارئ، مثل عندما تنكسر نافذة بشكل غير متوقع أو تتوقف الطابعة عن العمل فجأة. وهي متاحة لتغطية النفقات العاجلة غير المتوقعة.
4. الصندوق الصغير التقديري
يمنح هذا الصندوق المديرين مزيدًا من المرونة المالية. ويمكنهم استخدام هذه الأموال حسب تقديرهم لمكافأة الموظف المجتهد بمكافأة صغيرة أو شراء شيء صغير لم يكن مخططًا له في الميزانية.
5 خطوات لمساعدة الشركات على إنشاء صندوق نقدي صغير
هل أنت غير متأكد من أين تبدأ عند تحديد صناديق النقدية الصغيرة؟ اتبع هذه الخطوات البسيطة لتكون جاهزة في وقت قصير. ولكن، أولاً، يجب على الشركات أن تقرر المكان الذي ستحتفظ فيه بأموال الطوارئ، مثل صندوق مقفل أو درج مقفل أو حساب آمن.
الخطوة 1: تعيين حدود الحساب
الخطوة التالية التي ينبغي للشركات أن تقوم بها هي تحديد المبلغ الذي ستحتفظ به في صندوق النقدية الصغيرة. وفي حين تبدأ معظم المكاتب بمبلغ يتراوح بين 100 و200 دولار أميركي، فإن الشركات تستطيع تعديل هذا المبلغ وفقاً لاحتياجاتها المتوقعة. وبعد ذلك، يتعين عليها أن تفكر في كيفية زيادة رصيد الحساب.
هذه النقطة هي ما نطلق عليه "نقطة التجديد". على سبيل المثال، يمكن لشركة لديها صندوق نقدي صغير بقيمة 100 دولار أمريكي أن تختار إعادة تعبئته بمجرد أن ينخفض إلى أقل من 15 دولارًا أمريكيًا. عند هذه النقطة، سوف تسجل الشركة النفقات وتحرر شيكًا لإعادة الصندوق إلى قيمته الأصلية.
الخطوة 2: اختر من سيتولى إدارة الأموال
هل لدى الشركة مدير مكتب؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فهو عادةً أفضل شخص للتعامل مع صندوق النقدية الصغيرة. ومع ذلك، يمكن لأصحاب الشركات الذين لديهم فريق صغير تحمل هذه المسؤولية بأنفسهم.
بغض النظر عن الخيار الأفضل الذي تراه الشركات، يتعين عليها ضمان عدم تمكن أكثر من شخص واحد من الوصول إلى الصندوق في كل مرة. وهذا يساعد في منع عمليات السحب غير المبررة أو السرقة المحتملة. وبعد تحديد من يتولى المسؤولية، يمكن للشركات إضافة الأموال أو صرف شيك إلى صندوق النقد الصغير الخاص بها.
الخطوة 3: إنشاء سجل
لا تستطيع الشركات تتبع نفقات الصندوق الصغير دون سجل. في كل مرة تخرج فيها الأموال أو تدخل الحساب، يجب على الشخص المسؤول تسجيلها في السجل الذي تم إنشاؤه. ولهذا السبب يجب أن يكون لدى الموظفين إيصال بأي أموال يتم إنفاقها من الصندوق.
على سبيل المثال، إذا اشترت سارة كعكًا صغيرًا لحضور اجتماع وتريد استرداد المبلغ، فيجب عليها تقديم إيصال. ثم يستخدم الشخص المسؤول الإيصال لتسجيل مصروفات النقدية الصغيرة في دفتر الأستاذ العام، مع التأكد من تسجيل كل شيء بشكل صحيح. فيما يلي مثال لكيفية ظهور السجل:
| التاريخ | التفاصيل | التدفقات النقدية الداخلة | النقدية الخارجة | الرصيد |
| 9-2-2024 | اللوازم المكتبية | دولار أمريكي 10 | دولار أمريكي 90.00 | |
يجب أن يتتبع سجل النقدية الصغيرة التفاصيل الرئيسية التالية: تاريخ المعاملة، ووصف موجز، والمبلغ النقدي المضاف، والمبلغ المنفق، والرصيد المتبقي. عندما ينخفض الرصيد إلى مستوى التجديد المحدد، يمكن للشركات تحرير شيك لاستعادة الصندوق إلى قيمته الأصلية.
الخطوة 4: تسجيل ومطابقة مصاريف النقدية الصغيرة
عندما ينخفض مخزون الصندوق الصغير، فقد حان الوقت لمراجعته وإضافة المزيد من النقود لإعادة ملئه. يمكن للشركات أن تبدأ بمطابقة إيصالاتها مع ما هو مسجل في سجل الصندوق الصغير للتأكد من أن كل شيء متطابق. إذا كان هناك أي اختلاف بين النقد المادي وسجلات السجل، فيجب على أصحاب الشركات تعقب أي اختلافات. بمجرد تطابق كل شيء، يمكن للشركات تسجيل النفقات في دفتر الأستاذ العام الخاص بها وتجديد الأموال.
الخطوة 5: إعادة تقييم حد النقدية الصغيرة بشكل دوري
هل تستخدم الشركة النقد الصغير بسرعة؟ إذًا، حان الوقت لزيادة المبلغ المودع في حساب النقد الصغير. ومع ذلك، لا ينبغي للشركة زيادة المبلغ دون مراجعة ما تنفقه عليه.
على سبيل المثال، إذا كانت الشركة تشتري القهوة بشكل متكرر للمكتب، فيمكنها التفكير في استخدام الميزانية العادية بدلاً من استنزاف الأموال النقدية الصغيرة كل أسبوع. بهذه الطريقة، يمكن للشركات الاحتفاظ بصندوق النقدية الصغيرة لديها للنفقات الصغيرة غير المتوقعة الأخرى.
كيف يمكن للشركات تحسين إدارة أموالها الصغيرة
غالبًا ما تواجه العمليات اليدوية مشكلات تؤدي إلى ضعف الميزانية وزيادة فرص الاحتيال. ومع ذلك، يمكن لبرامج إدارة النفقات أن تساعد الشركات في تبسيط التعامل مع النقدية الصغيرة. ويمكنها المساعدة في أتمتة هذه المهام، والحد من التآكل وسوء الاستخدام من خلال مركزية الوثائق، وتسريع عمليات التوفيق، وتبسيط عمليات التدقيق باستخدام قوالب موحدة.
أفضل جزء؟ يمكن للشركات تخصيص البرنامج لمواقع مختلفة. حتى أن بعض الخدمات، مثل Happay، تقدم بطاقات مدفوعة مسبقًا، والتي تسمح بتتبع وإدارة الأموال في الوقت الفعلي من منصة قائمة على السحابة. إنها طريقة ممتازة لتعزيز الكفاءة والتحكم في نفقات النقدية الصغيرة.
خِتاماً
بحلول هذا الوقت، يجب أن تكون الشركات الصغيرة قد قررت ما إذا كانت تريد إنشاء صندوق نقدي صغير ويجب أن تكون لديها فكرة جيدة عن كيفية القيام بذلك. ولكن قبل ذلك، يجب أن يكون لديها إرشادات واضحة لإبقاء الأمور تسير بسلاسة. تذكر إنشاء سياسة نقدية صغيرة تحدد ما يمكن للموظفين استخدامه من أجله وتضع حدودًا للإنفاق.
وبعد ذلك، يمكنهم تسوية أي مبلغ يتجاوز الحد الأقصى من حساب مختلف. وحتى إذا كان لدى الشركة موظف واحد فقط، فقد يكون صندوق النقدية الصغيرة مفيدًا لتغطية التكاليف غير المتوقعة بكفاءة.
