الدليل النهائي لإجراء تدقيق شامل لسلسلة التوريد

لا توجد إدارة فعالة لسلسلة التوريد دون عمليات التدقيق الداخلي. يمكننا أن نفكر في عمليات التدقيق باعتبارها فحوصات صحية لسلاسل التوريد للتأكد من أنها تعمل بسلاسة وفعالية من حيث التكلفة قدر الإمكان، بدءًا من تحديد مصادر المواد الخام وحتى تسليم المنتجات إلى العميل النهائي.

من خلال المراجعة المنهجية لسلاسل التوريد، يمكن للمؤسسات تحديد المخاطر المحتملة وأوجه القصور في شراء المواد الخام وعمليات الإنتاج والعلاقات مع الموردين، ادارة المخزونورضا العملاء.

إذًا، كيف يمكن للشركات إجراء عمليات التدقيق الداخلي؟ ما هي جوانب سلسلة التوريد التي ينبغي عليهم مراعاتها؟ وكيف ينبغي عليهم توثيق النتائج والإجراءات التصحيحية؟ تابع القراءة لتتعلم كيفية إجراء عمليات تدقيق سلسلة التوريد بطريقة ذكية!

جدول المحتويات
1. الاستعداد للتدقيق
2. جمع البيانات
3. إجراء التدقيق
4. تقرير نتائج التدقيق
5. تدقيق سلسلة التوريد هو دورة مستمرة

الاستعداد للتدقيق

مثلما لا نستطيع وضع اللبنة الأولى للمنزل بدون مخطط معماري، لا يمكننا إجراء تدقيق بدون خطة. قبل أن نتصرف مثل المحققين للبحث عن مخاطر سلسلة التوريد ونقاط الضعف، نحتاج إلى أن نفهم بوضوح "لماذا" (أهداف)، "أين"(النطاق)، و"كيف"(الخطة الفعلية).

تحديد نطاق التدقيق

بدون نطاق محدد بوضوح، ستستغرق عمليات تدقيق سلسلة التوريد وقتًا طويلاً (تخيل مقدار الوقت والموارد التي سيتم إهدارها). هناك العديد من الجوانب التي يجب مراعاتها عند تدقيق سلاسل التوريد، ولكن يجب على الشركات تركيز جهودها حيثما كان ذلك مهمًا.

على سبيل المثال، إذا كان هناك نمط تاريخي لقضايا جودة المنتج، فيجب أن يعطي التدقيق الأولوية لعمليات التصنيع وأنظمة مراقبة الجودة. قد تقوم الشركات أيضًا بتقييد نطاق التدقيق ليشمل خطوط إنتاج معينة لها تاريخ من مشكلات الجودة المتزايدة.

تحديد أهداف التدقيق

بمجرد تحديد نطاق التدقيق، فمن المهم تحديده سمارت أهداف. تمامًا كما أنه من غير المنطقي البدء في رسم صورة دون معرفة من أو ما الذي ترسمه، فإن إجراء عمليات تدقيق داخلية دون أهداف واضحة هو أمر غير منطقي.

سمارت ينبغي أن تكون الأهداف محددة, قابل للقياس, للتحقيق, ذو صلةو مقيدة زمنيا. على سبيل المثال، يمكن أن يكون هدف التدقيق هو تقييم ما إذا كانت أنظمة مراقبة الجودة الحالية تحافظ على معدل خلل أقل من 5% خلال عام واحد.

تطوير خطة التدقيق

بعد توضيح أهداف التدقيق وتحديد أجزاء سلسلة التوريد التي يجب مراجعتها، يجب على الشركات الانتهاء من هذه الخطوة من خلال وضع خطة تدقيق مفصلة (كيف).

فكر في خطة التدقيق كمخطط تفصيلي يحدد أعضاء الفريق (المدققين)، والمنهجيات (كيف سيجرون التقييمات)، والموارد التي سيحتاجون إليها (مثل قوائم المراجعة، والدراسات الاستقصائية، وبرامج تحليل البيانات، وما إلى ذلك).

اجمع البيانات

وبدون البيانات، فإن تدقيق سلاسل التوريد يشبه البحث معصوب العينين عن إبرة في كومة قش. يحتاج المدققون إلى جمع البيانات للحصول على صورة واضحة عن الوضع الحالي لعمليات سلسلة التوريد. توفر البيانات أيضًا خط أساس لقياس سلاسل التوريد مقابل أفضل ممارسات الصناعة. فيما يلي بعض الأمثلة على مصادر البيانات:

1. الوثائق والسجلات الداخلية:

التوثيق الداخلي هو المصدر الأساسي للبيانات لأي منظمة. وتشمل هذه الوثائق طلبات الشراءوعقود الموردين وسجلات المخزون وتقارير الأداء السابقة. على سبيل المثال، يمكن للمراجعين استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية اللوجستية لتقييم وقت الدورة، ومعدل التسليم في الوقت المحدد، والمهلة الزمنية للمورد.

2. المقابلات مع الموظفين:

مصدر بيانات أساسي آخر هو التحدث مع الموظفين الرئيسيين، مثل مديري المستودعات ومسؤولي الإنتاج ومنسقي الخدمات اللوجستية. على سبيل المثال، يمكن لمديري المستودعات تحديد التناقضات بين أعداد المخزون الفعلي وسجلات المخزون أو تسليط الضوء على الاختناقات التي تؤدي إلى إبطاء تنفيذ الطلب.

3. المسوحات والاستبيانات:

هناك طريقة أخرى لجمع البيانات وهي توزيع الاستطلاعات ونماذج الأسئلة على الموظفين التشغيليين والموردين والعملاء. على سبيل المثال، يمكن للمدققين الحصول على فكرة عن رضا العملاء الحالي من خلال جمع التعليقات حول توفر المنتج، ومواعيد التسليم، ومعدل التعامل مع الطلبات المرتجعة.

4. الزيارات الميدانية:

ليس هناك ما هو أفضل من الحصول على رؤية مباشرة للعمليات لاكتشاف التناقضات التي قد تفوتها عمليات التدقيق الورقية. تسمح عمليات التفتيش المادية للمدققين بتقييم ظروف العمل والتخزين، وصيانة المرافق والمعدات، وتنفيذ بروتوكولات ضمان الجودة.

5. معايير ومعايير الصناعة:

بينما يمكن للمدققين تقييم البيانات الداخلية التي تم جمعها مقابل مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة مسبقًا، فمن المهم أيضًا أن يكون لديك نوع من خط الأساس الخارجي. وبدون معايير الصناعة، لا يمكن للشركات التأكد من أن سلسلة التوريد الخاصة بها تعمل بشكل جيد.

على سبيل المثال، إذا كشف التدقيق الداخلي أن معدل عودة العملاء هو 5%، فقد تعتقد الشركة أنه إيجابي وفقًا لمؤشر الأداء الرئيسي الداخلي الخاص بها. ومع ذلك، إذا كان لدى المنافسين معدل عائد يبلغ 2٪ فقط، فهذا يشير بوضوح إلى وجود خطأ ما.

6. تقارير تدقيق الطرف الثالث:

يمكن للشركات أيضًا استخدام تقارير التدقيق التي تجريها هيئات خارجية للحصول على نظرة محايدة على الوضع الحالي لسلاسل التوريد الخاصة بها. على سبيل المثال، إذا حصلت الشركة على شهادة نظام إدارة الجودة (QMS)، مثل ISO 9001، فيمكنها استخدام تقرير التدقيق كنقطة بداية لتقييم أوجه القصور الحالية في سلسلة التوريد الخاصة بها، من الإنتاج إلى التسليم.

إجراء التدقيق

بعد أن تحدد الشركات أجزاء سلاسل التوريد الخاصة بها التي تريد تدقيقها (النطاق المحدد) وجمعوا كل المعلومات حول ما يأملون في تحقيقه (الأهداف المحددة) وكيف تبدو الأشياء في الواقع (بيانات الوضع الحالي)، حان الوقت لارتداء قبعة المباحث والبدء في التدقيق.

ويمكننا تلخيص عملية التدقيق في أسئلة شجرة القرار التالية:

• هل كل شيء يسير وفق ما خططنا له؟
  • اذا نعم، هل هناك أي فرص لتحسين أداء سلسلة التوريد؟
  • إذا لم يكن كذلك، ما هي الإجراءات التي ينبغي علينا اتخاذها لإصلاح المشاكل التي تم تحديدها؟

دعنا نستعرض بعض الأمثلة على عمليات التدقيق التي يمكن للشركة إجراؤها عبر المراحل المختلفة لسلسلة التوريد الخاصة بها:

1. المصادر والمشتريات:

تتمثل نقطة البداية الرائعة لتدقيق سلاسل التوريد في تحليل دورة الحياة الكاملة لسلسلة التوريد عملية الشراء. بعد تطوير مخطط انسيابي يوضح تفاصيل كل خطوة من خطوات دورة المشتريات، يمكن للمدققين تقييم الجوانب التالية للكشف عن أوجه القصور:

• أداء الموردين: عمليات تدقيق الموردين المساعدة في اكتشاف ما إذا كان البائعون والمقاولون من الباطن هم مصدر الهدر ومشكلات الجودة وبطء أوقات التسليم. يمكن للمدققين تقييم الموردين باستخدام مصفوفة المخاطر الذي يفصل بين البائعين وفقًا لمؤشرات الأداء الرئيسية مثل معدل التسليم في الوقت المحدد، وتصنيف درجة الائتمان، ومعدل العائدات.
• استلام وفحص البضائع: يجب على الشركات التحقق من قبول البضائع (خاصة المواد الخام) فقط إذا كانت مطابقة لمعايير الجودة والكمية المطلوبة. يمكن للمدققين تحليل عملية التفتيش، بما في ذلك معايير القبول والرفض، وإجراءات أخذ العينات، ومنهجيات الاختبار.
• الفواتير والدفع: من المهم التأكد من أن الدفعات تتم فقط مقابل البضائع المقبولة. على سبيل المثال، يمكن للمدققين التحقق من تسجيل إيصالات التسليم والفواتير ومطابقتها لأوامر الشراء. إنها فكرة جيدة أيضًا التأكد من سداد الدفعات في الوقت المحدد (للاستفادة من خصومات الدفع المبكر وتجنب غرامات الدفع المتأخر).

2. الإنتاج والتصنيع

يجب أن تكون مراحل الإنتاج والتصنيع مدرجة في القائمة المرجعية لكل عملية تدقيق لسلسلة التوريد. ففي نهاية المطاف، لا نريد أن تصل المنتجات المعيبة أو الرديئة إلى أيدي العملاء. فيما يلي بعض الطرق لتدقيق مراحل سلسلة التوريد هذه:

• اختبار العينة: الطريقة الأكثر بديهية لتدقيق الإنتاج والتصنيع هي من خلال اختبار العينات العشوائية. بشكل عام، يقوم المدققون بجمع العينات بشكل عشوائي من خطوط الإنتاج على فترات زمنية محددة، ثم يقومون بإجراء اختبارات مختلفة للتحقق مما إذا كانت العينات تلبي المعايير المحددة مسبقًا. قد تتضمن هذه الاختبارات فحوصات الجودة والسلامة مثل المظهر والوزن والسمية.
• إجراءات التشغيل القياسية (SOPs): عند إجراء زيارات ميدانية، يمكن للمدققين ملاحظة والتحقق مما إذا كانت المراحل المختلفة للإنتاج والتصنيع يتم اتباعها تمامًا كما هو موضح في إجراءات التشغيل الموحدة. على سبيل المثال، قد تكشف زيارة غير معلنة أن الموظفين لا يقومون بتشغيل الآلة وفقًا للخطوات المنصوص عليها في الإجراء التشغيلي الموحد (SOP). ربما لا يقومون بإجراء فحوصات السلامة قبل التشغيل قبل تشغيل الجهاز.

3. إدارة التخزين والمخزون

إذا كانت هناك أي اختلافات بين المخزون الفعلي والمخزون المسجل في قاعدة بيانات الشركة، فقد يؤدي ذلك إلى نفاد المخزون أو زيادة المخزون. يؤثر المخزون على تكلفة البضاعة المباعةلذلك يجب علينا إجراء عمليات تدقيق داخلية منتظمة لتحديد أوجه القصور المحتملة في عمليات التخزين. فيما يلي بعض الطرق التي يمكن للشركات من خلالها التدقيق ادارة المخزون:

• الجرد: تتمثل إحدى الطرق المباشرة لتدقيق المخزون في جدولة عمليات الجرد الفعلي بانتظام ثم مقارنة عمليات الجرد بما تم تسجيله في نظام إدارة المخازن. يمكن إجراء العد الفعلي يدويًا، حيث يقوم المشغلون بإحصاء كل عنصر في المستودع. ومع ذلك، فإن العد اليدوي يتطلب عمالة كثيفة، لذلك يمكن للشركات استخدامه مسح الباركود أو علامات RFID لتتبع كل عنصر ينتقل إلى المستودع وداخله وخارجه.
• مقاييس الأداء وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية: يمكن للشركات أيضًا مراجعة كفاءة تخزينها من خلال مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية مقابل المستويات والمعايير المحددة مسبقًا (حان الوقت لاستخدام تلك البيانات المجمعة!). على سبيل المثال، يمكننا مراجعة معدل دقة الطلب عن طريق قياس النسبة المئوية للطلبات المشحونة دون أخطاء (المنتج الصحيح، والكمية، والعميل الصحيح). يمكننا أيضًا التحقق من التكلفة الدفترية للمخزون، والتي تشمل التخزين والتأمين والتقادم.
• خطوات عملية الجرد: إن العيون على الأرض هي دائمًا أفضل أداة للتدقيق. يمكن للمدققين متابعة تدفق عناصر المخزون فعليًا من الاستلام إلى الشحن. على سبيل المثال، يمكنهم مشاهدة دورة الانتقاء والتعبئة لتقييم ما إذا كان المسار والوقت المستغرق قد تم تحسينهما وما إذا كانت مواد التعبئة كافية. إنها أيضًا فرصة رائعة للتحقق من فحص البضائع عند وصولها وكيفية تسجيل دخولها إلى نظام إدارة المستودعات.

4. الخدمات اللوجستية والتوزيع

لن يكون تدقيق سلسلة التوريد شاملاً دون تقييم طرق النقل والعمليات اللوجستية. هذا هو الوقت المناسب لتقييم كفاءة طرق التوزيع والبحث عن أي تكاليف شحن لا تضيف قيمة. فيما يلي بعض الطرق العملية لتدقيق هذه الأجزاء من سلسلة التوريد:

• تحليلات البيانات ومقاييس الأداء: يمكن للمدققين تحليل بيانات نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) والمعلوماتية من المركبات، إلى جانب جداول التسليم والسجلات، للبحث عن الانحرافات في أوقات التسليم والتكاليف. على سبيل المثال، يمكن للشركات تقييم ما إذا كان استخدام مساحة الشحن (نسبة مساحة الشحن المستخدمة إلى إجمالي المساحة المتاحة في مركبات النقل) يقترب من 100%.
• الشحنات الغامضة: هناك طريقة أخرى لتدقيق شبكات التوزيع وهي إرسال الطرود "كمتسوق غامض" دون إخبار قسم الخدمات اللوجستية. يحاكي المدققون طلب العميل النموذجي ويسجلون أوقات الإرسال والوصول بدقة. سيسمح هذا للشركات بتقييم ما إذا كانت أوقات العبور الخاصة بها ضمن النطاق المتوقع.

5. رضا العملاء

عند تقييم أداء سلاسل التوريد العالمية، يجب أن نتذكر أن مؤشر النجاح النهائي هو مستوى رضا العملاء. كما رأينا في مرحلة "جمع البيانات"، يمكن أن تكون تعليقات العملاء بمثابة منجم للأفكار. دعونا نستكشف بعض الطرق لمراجعة رضا العملاء في سلاسل التوريد:

• صافي نقاط المروج (NPS): عند تدقيق رضا العملاء، يستخدم المدققون عمومًا NPS للقياس ولاء العميل. تستخدم الشركات الدراسات الاستقصائية والاستبيانات ومجموعات التركيز لسؤال العملاء عن مدى احتمالية توصيتهم بالشركة للآخرين. تصنف درجة NPS (على مقياس من 0 إلى 10) العملاء إلى مروجين وسلبيين ومنتقدين.
• تحليل شكوى العملاء: هناك طريقة مباشرة أخرى لمراجعة رضا العملاء وهي تحليل طبيعة وتواتر شكاوى العملاء والبحث عن الانحرافات عن المعايير أو المقاييس الأساسية. على سبيل المثال، يمكن للشركات الاطلاع على عدد الشكاوى المستلمة حول نفس المشكلة لتحديد أي أنماط متكررة. يمكن للمدققين أيضًا قياس متوسط ​​الوقت المستغرق لحل الشكوى لتحديد ما إذا كانت تقع ضمن نطاق مقبول محدد مسبقًا.

6. الامتثال والمخاطر والاستدامة

يمكن للشركات التي ترغب في إجراء تدقيق شامل لسلاسل التوريد الخاصة بها أيضًا فحص ما إذا كانت عملياتها وعملياتها متوافقة مع اللوائح التنظيمية والاستدامة. هذه أيضًا فرصة لتدقيق الشركات. المرونة في مواجهة المخاطر المحتملة لسلسلة التوريدمثل الكوارث الطبيعية وعدم الاستقرار السياسي وتهديدات الأمن السيبراني. فيما يلي طريقتان لتدقيق مدى امتثال ومرونة سلاسل التوريد:

• إدارة الموارد البيئية: يجب على الشركات مراجعة آثارها البيئية، خاصة إذا كانت ترغب في الحصول على شهادة الإدارة البيئية أو الحفاظ عليها، مثل ISO 14001. ويمكن للمدققين تقييم ما إذا كانت الشركة تستخدم المواد الخام التي تم الحصول عليها من مصادر مستدامة وتستوردها. هناك طريقة أخرى لمراجعة الأثر البيئي وهي حساب إجمالي البصمة الكربونية، بما في ذلك الانبعاثات المباشرة وغير المباشرة، من جميع أنشطة سلسلة التوريد.
• اختبار الإجهاد وتحليل السيناريو: يعد اختبار الإجهاد طريقة متطرفة لتقييم قدرة سلسلة التوريد على مواصلة العمل في ظل ظروف المخاطر المختلفة. يمكن للشركات محاكاة المخاطر المختلفة (مثل الاضطرابات السياسية والصدمات الاقتصادية والهجمات السيبرانية) ومراقبة مدى سرعة وفعالية استجابة سلسلة التوريد. على سبيل المثال، قد تقوم إحدى الشركات بمحاكاة سيناريو حيث يعطل إعصار إنتاج الموردين الرئيسيين لمدة شهر. وبعد ذلك، يقومون بمراجعة ما إذا كان بإمكانهم الحفاظ على عمليات تسليم المنتجات للعملاء.

الإبلاغ عن نتائج التدقيق

ومن الواضح أن خطوة ما بعد التدقيق هي الإبلاغ عن النتائج إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين. لكن اكتشاف أماكن وجود المشاكل ليس كافيا. نحتاج أيضًا إلى خطة عمل لإصلاح المشكلات. إليك ما يجب تضمينه عادةً في تقرير التدقيق:

• ملخص تنفيذي: ملخص موجز لنطاق التدقيق وأهدافه، والجدول الزمني للتدقيق، والمنهجيات المستخدمة، وأهم القضايا التي تم العثور عليها.
• المنهجيات: يجب أن يصف التقرير كيفية جمع البيانات ويدرج أي أدوات أو طرق مستخدمة في عملية التدقيق. هذا القسم هو المكان الذي يجب على المدققين فيه شرح كيفية تحديد ما إذا كانت عملية أو عملية سلسلة التوريد تعمل بشكل جيد.
• النتائج التفصيلية: يجب أن يدرج هذا القسم جميع المشكلات والانحرافات التي تم رصدها أثناء عملية التدقيق. لتسهيل تفسير التقرير، ينبغي تصنيف المشاكل التي تم تحديدها وفقا لأولويتها و/أو مستويات المخاطرة من حيث التأثير واحتمال تكرارها.
• التوصيات: إن الحلول، وليس المشاكل، هي التي تؤدي إلى التحسين. إن تقرير التدقيق بدون خطة عمل تصحيحية يشبه الإشارة إلى ما تم كسره دون إصلاح. يجب أن يقترح التقرير إجراءات تصحيحية لكل مشكلة تم تحديدها. وحتى لو لم تكن هناك مشاكل، يجب أن يوصي التقرير بإدخال تحسينات (على سبيل المثال، ترقية البرامج لتحسين إدارة المخزون).
• خطة التنفيذ: للتأكد من أن أصحاب المصلحة الرئيسيين سينفذون التدابير الموصى بها، يجب أن يحدد التقرير أولويات قائمة الإجراءات التصحيحية بناءً على تأثيرها وجدواها. ومن المهم أيضًا تضمين جدول زمني لتنفيذ التوصيات وتحديد المسؤول عن كل جزء من خطة العمل.

إن تدقيق سلسلة التوريد هو دورة مستمرة

إن الإبلاغ عن النتائج ليس نهاية عملية التدقيق. لا يمكننا فقط قياس أداء سلسلة التوريد، والتوصية بخطة عمل، والمضي قدمًا. تحتاج الشركات إلى إجراء عمليات تدقيق متابعة منتظمة للتحقق من تنفيذ الإجراءات التصحيحية، وتأكيد ما إذا كانت قد أصلحت المشكلات بالفعل، وتحديد ما إذا كانت قد حسنت كفاءة سلسلة التوريد.

من الصعب تحديد عدد المرات التي يجب على الشركات إجراء عمليات التدقيق الداخلي فيها، لأن ذلك يعتمد على مدى تعقيد سلسلة التوريد، ونتائج التدقيق السابقة، والمتطلبات التنظيمية. على سبيل المثال، إذا كشفت عمليات التدقيق الداخلي السابقة عن العديد من المشكلات الحرجة، فقد يكون من الضروري زيادة وتيرة عمليات التدقيق. ومع ذلك، كقاعدة عامة، يجب على الشركات الصغيرة والمتوسطة إجراء عمليات تدقيق لسلسلة التوريد مرة واحدة على الأقل سنويًا.

عند تدقيق سلاسل التوريد العالمية، من المهم أن نفهم ما الذي يجعلها عرضة للخطر. تفحص ال أهم خمس مشكلات في سلسلة التوريد في عام 2024 وتأكد من تضمينها في التدقيق الداخلي القادم!

هل تبحث عن حل لوجستي بأسعار تنافسية ورؤية كاملة ودعم عملاء يمكن الوصول إليه بسهولة؟ تفحص ال سوق Chovm.com Logistics اليوم.