في مواجهة عام صعب مع نمو بطيء وتحديات أخرى مختلفة، يتبنى تجار التجزئة الأذكياء الأتمتة للبقاء في المقدمة.
ويتوقع المحللون نموا بطيئا لقطاع التجزئة هذا العام، بعد أن تكون أحجام المبيعات في عام 2023 أقل من مستويات عام 2019. بعد ظهور الإنترنت أثناء الوباء، لاحظ الكثيرون أن المستهلكين يعودون إلى المتاجر الفعلية، مما يضيف تعقيدًا إلى تجار التجزئة الذين يسعون جاهدين للتخطيط الاستراتيجي وإدارة التوازن المربح بين عروض الشوارع الرئيسية وعروض الإنترنت. والواقع أن القطاع يكافح الحرائق على العديد من الجبهات هذا العام، فيتعامل مع نقص القوى العاملة، وأزمة تكاليف المعيشة وتأثيرها على الأسعار، وزيادة الإيجارات، والطاقة، وتكاليف التشغيل، وزيادة المنافسة من القنوات الجديدة على الإنترنت.
مع هوامش الربح المحدودة، لا يوجد مجال كبير للخطأ في عمليات دفع الفواتير - يمكن أن تكون المدفوعات الزائدة والازدواجية هي القشة التي قصمت ظهر البعير بالنسبة لتجار التجزئة الذين يعانون من ضائقة مالية. ليس من المفيد تفاقم العلاقات مع البائعين أيضًا. في ظل المناخ الاقتصادي الحالي، تحتاج الشركات إلى الاعتزاز ببائعيها وسلسلة التوريد. في مجال البيع بالتجزئة، هذا صحيح بشكل خاص، حيث لا تستطيع الشركة بيع ما لا يمكنها الحصول عليه.
في هذه الأوقات المحفوفة بالمخاطر، تعد حماية العلاقة مع الموردين وضمان مرونة سلسلة التوريد أمرًا بالغ الأهمية. لذلك يعد تنفيذ العمليات الأكثر فعالية للحسابات الدائنة (AP) وتسوية البيانات أمرًا أساسيًا.
يضع تجار التجزئة ذوو التفكير التقدمي ثقتهم بشكل متزايد في الأنظمة الرقمية التي تعمل على تسريع العديد من عمليات أعمالهم وتبسيطها وتحسينها. علامات الأسعار الإلكترونية، وتتبع المخزون والمخزون الآلي، والموظفين المسلحين بالأجهزة اللوحية للرجوع إلى معلومات المنتج، والمزيد.
ومع ذلك، فإن عمليات المكتب الخلفي الهامة مثل عمليات الحسابات الدائنة غالبًا ما تكون آخر شيء يمكن الاستثمار فيه. إن تنفيذ الحل الأفضل في فئته لوظيفة مثل AP يشكل أساسًا متينًا، بحيث يمكن إضافة حلول رقمية أخرى و يتم الاستفادة منها لضمان شراء تجار التجزئة لكل من الأسلوب والمضمون.
إن الإدارة المالية الأكثر كفاءة منذ البداية تعني أنه حتى مع تزايد هوامش الربح بشكل متزايد، فإن عمليات الدفع الفعالة تحمي النتيجة النهائية مع دعم العلاقات الإنتاجية والمتناغمة مع البائعين.
توفير التكاليف
أحد التحديات الرئيسية التي تواجه تجارة التجزئة في عام 2024 هو إيجاد طرق لخفض التكاليف دون المساس بجودة المنتج ورضا العملاء. يمكن أن يساعد تحديد الحلول الرقمية وتنفيذها في خفض التكاليف داخل الشركة.
على سبيل المثال، يتيح تنفيذ حل الفوترة الإلكترونية للبائعين مشاركة الفواتير الرقمية التي يتم إدخالها تلقائيًا في النظام المالي الخاص بهم، مما يقلل بشكل كبير من المخاطر المرتبطة بالأخطاء البشرية وإزالة التأخيرات التقليدية في الدرج لفريق AP. يمكن لبعض الأفضل أيضًا توفير مطابقة اختيارية ثلاثية الاتجاهات وتفويض سير العمل جنبًا إلى جنب مع التكامل السلس مع بقية النظام المالي.
يؤدي التكامل إلى أتمتة انتقال الفواتير مباشرة إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، مما يؤدي إلى إنشاء تدفق سلس للمعلومات خلال عملية إعداد الفواتير لاستكمال الاستثمار الحالي في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). يضمن هذا المصدر الوحيد لحقيقة الفواتير دقة البيانات لفرق التمويل الداخلي وسلسلة التوريد، مما يوفر عملية شفافة شاملة.
إن ضمان العمليات الأكثر فعالية لتسوية البيانات يعني أن الشركات لديها سيطرة أكثر صرامة على إنفاقها، مما يقلل بشكل كبير من مخاطر دفع الفواتير الزائدة أو إرسال دفعات مكررة. ويتضمن ذلك النظر الدقيق في إشعارات الائتمان لتحقيق قدر أكبر من الشفافية التي تتيح فهم الوضع النقدي في الوقت الفعلي في أي وقت.
يمكن لحلول تسوية البيانات الآلية مقارنة الفواتير والإشعارات الدائنة مع بنود كشف الحساب ذات الصلة دون الحاجة إلى عمليات يدوية تستغرق وقتًا طويلاً، مما يوفر ساعات من الوقت والموارد البشرية. يمكنهم أيضًا تقليل مخاطر الدفع المنخفض الذي قد يسبب احتكاكًا في العلاقة مع البائع بالإضافة إلى تقويض فرص الحصول على خصومات على الدفع المبكر.
حماية علاقات البائعين
إذا علمنا الوباء أي شيء فهو أن التأثير الناجم عن الاضطرابات غير المتوقعة في سلسلة التوريد يمكن أن يسبب صدمات مالية كبيرة للشركة. من المفيد الاعتناء بالموردين الاستراتيجيين الرئيسيين الذين يمكنهم حرفيًا حفظ لحم الخنزير المقدد الخاص بك. عندما يتمكن البائعون من الاعتماد على عملائهم لدفعهم بدقة، في الوقت المحدد، فمن المرجح أن يسحبوا نقاط التوقف عند ظهور مشاكل غير متوقعة، مثل النقص المفاجئ أو انقطاع سلسلة التوريد لمنتج رئيسي.
بعد بناء علاقات مثمرة مع الموردين الاستراتيجيين، من المهم حمايتهم، مع الأخذ في الاعتبار أن الشركات الصغيرة والمتوسطة يمكن أن تتوقف عن العمل بسرعة كبيرة إذا كان التدفق النقدي بطيئًا وصعبًا للغاية. إذا حدث ذلك، فسيتعين على أعمال البيع بالتجزئة أن تدور حول محورها، مما يؤدي إلى عمليات مثل البحث عن بائعين بديلين، وتقييم جودة المنتج، وبناء علاقات جديدة مع الموردين، والتفاوض على التكاليف والعقود، والمزيد.
يُظهر استخدام نظام تسوية البيانات الآلي والدقيق الشفافية للبائعين - وخاصة عندما يكون جزءًا من نظام AP رقمي شامل، مما يجعل الاتصالات حول الاستعلامات أسهل بكثير. وهذا مهم للموردين الحاليين وبالطبع يسهل بناء علاقات مع البائعين الجدد أيضًا. تاريخك الائتماني وسمعتك مهمان.
يعد دمج الأنظمة مع الموردين أحد أكبر العوائق التي تواجه تجار التجزئة الذين يسعون إلى تطبيق التكنولوجيا الجديدة. ومع ذلك، فإن الحلول مثل Open ECX's AP Automation Invoicing لا تتطلب من قاعدة الموردين تغيير الطريقة التي يرسلون بها الفواتير وإشعارات الائتمان.
يمكن أن تدعم مثل هذه الحلول العديد من تنسيقات البيانات بما في ذلك .pdf و.csv وXML وEDI، ويمكن تعريف قواعد العمل لإثراء البيانات الواردة وإضافة معلومات بناءً على متطلبات نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو لدعم المطابقة على مستوى الخط.
يغطي قانون الدفع الفوري في المملكة المتحدة (PPC) احترام شروط الدفع للموردين وقضايا الدفع الأخرى. قد يكون ذلك طوعيًا ولكنه ذو أهمية متزايدة لتأمين علاقات مستقرة وموثوقة ومتسقة مع البائعين والعملاء الذين يمكنهم إثبات عمليات الدفع المسؤولة والمتوافقة سيستفيدون من قاعدة الموردين المحسنة.
نتائج أفضل للأعمال
تعد البيانات عنصرًا رئيسيًا في تحقيق أهداف العمل، حيث تزود المستخدمين بمعلومات دقيقة وفي الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أكثر فعالية. بالرغم من ذلك يجب أن تكون دقيقة بنسبة 100%. تؤدي تسوية البيانات الدقيقة وفي الوقت المناسب إلى إنتاج بيانات مالية دقيقة يمكن استخدامها بثقة أكبر في التخطيط والتنبؤ وإعداد الميزانية.
إن المعلومات القديمة التي تتعرض للخطر بسبب الأخطاء تجعل هذا الأمر شبه مستحيل ــ فكل قرار سوف يستند إلى رمال متحركة غير جديرة بالثقة، ونجاح القرارات الرئيسية، مثل إعادة الاستثمار في الطوب والملاط أو تطوير قنوات بديلة على الإنترنت، يعتمد على بيانات دقيقة.
تعمل العمليات الآلية على إزالة مخاطر ضغط المفاتيح والأخطاء البشرية الأخرى، حيث يتم إدخال البيانات مرة واحدة باستخدام عملية آلية. في حين أن بعض البرامج تزيل العنصر البشري باستخدام التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، المدعوم بالذكاء الاصطناعي لتقليل الأخطاء، فإن أفضل حلول AP الآلية تكون دقيقة بنسبة 100% من البداية.
يؤدي تنفيذ تسوية الحسابات والفواتير الفعالة إلى تقليل عمليات التصحيح التي تستغرق وقتًا طويلاً، حيث تقضي الفرق المالية ساعات في مراجعة الفواتير ومقارنتها ومطابقتها يدويًا لتحديد الأخطاء أو التكرارات. ليس من المستغرب أن تقوم المؤسسات بتوظيف فرق مكونة من 10 أو أكثر من المتخصصين الذين يركزون فقط على تسوية البيانات، وهو نشر مكلف للموارد يمكن تجنبه تمامًا. يمكن للفرق العمل على مهام ذات قيمة أعلى مثل الإستراتيجية والعلاقات مع البائعين، بينما تقوم الأتمتة بالمهمة الثقيلة.
قد تحتوي أفضل حلول نقاط الوصول المؤتمتة على قواعد تحقق مدمجة تساعد في اكتشاف النشاط الاحتيالي المحتمل وتسليط الضوء عليه، وهو ما يمثل حقل ألغام محتمل لأي شركة، ويمثل مخاطر مالية وتشريعية ومتعلقة بالسمعة. تتضمن بعض أنظمة تسوية كشوف الحسابات والحسابات الآلية إعداد تقارير عن صحة الكشوف، مما يضمن تنبيه الفريق المالي إلى أي تناقضات ويمكنه العمل بثقة مع رصيد كشف الحساب في الوقت الفعلي. يمكنهم أيضًا توفير سجل المستندات الكامل لدعم متطلبات التدقيق الخارجي.
يعد برنامج أتمتة AP بمثابة تجانس للعمليات والأساليب، مما يساعد على ضمان أن يكون كل شخص في وظيفة AP وعبر المؤسسة بأكملها على نفس الصفحة، مع الإشارة إلى نفس الإصدارات من نفس البيانات في الوقت الفعلي. يؤدي استخدام مسارات عمل موحدة ومحددة إلى تسهيل مشاركة المهام، بحيث يمكن لأي زميل استلامها حتى إذا كان صاحب المهمة مريضًا أو ترك العمل.
حان الوقت للأتمتة
لقد حان الوقت لنقل عمليات AP إلى منصة رقمية. إن التواجد في السحابة يعني تعزيز الأمان والوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي وتحليل البيانات بشكل أكثر قوة.
هناك عدد من الحلول المتاحة، وأفضلها هو استخدام تقنية التحويل الفريدة لاستخراج النص المادي الأساسي من المستند المصدر، مما يوفر القدرة على إثراء البيانات وتحديد قواعد العمل لكيفية التعامل مع المستند الوارد ومحتوى البيانات المرتبطة به. تضمن هذه التقنية الدقة بنسبة 100%، وإرسال الفواتير وإشعارات الائتمان مباشرة إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بالمؤسسة، مما يوفر عملية رقمية فعالة وشاملة تتماشى مع أهداف صافي الصفر وتدعم ممارسات الدفع الفوري.
تعد إدارة سلسلة التوريد والمخزون في صناعة البيع بالتجزئة اليوم أمرًا معقدًا - تعمل أتمتة AP على تبسيط إحدى أهم العمليات في هذا المجال وتبسيطها. وبدون إدارة وظيفية قوية للفواتير، ينهار كل شيء آخر، بدءًا من التحكم الفعال في المخزون وحتى المبيعات.
بالإضافة إلى مساعدة الشركات على بناء علاقات أقوى مع الموردين، تساعد هذه الحلول على تحسين الكفاءات في إدارة الدفع والتمويل، مما يمكّن فرق AP من تحقيق المزيد في وقت أقل، من خلال العمليات الآلية التي تستغرق جزءًا من الوقت، وتضمن دقة أكبر وأخطاء أقل. 2024 هو عام تنفيذ نقاط الوصول الآلية أو المخاطرة بالتخلف عن الركب في بيئة البيع بالتجزئة التي تتسم بالتنافسية المتزايدة.
نبذة عن الكاتب: ناثان أولير هو الرئيس التنفيذي لشركة البرمجيات Open ECX.
مصدر من شبكة انسايت البيع بالتجزئة
إخلاء المسؤولية: يتم توفير المعلومات الموضحة أعلاه بواسطة موقع Retail-insight-network.com بشكل مستقل عن Chovm.com. لا تقدم Chovm.com أي تعهدات أو ضمانات فيما يتعلق بجودة وموثوقية البائع والمنتجات.
