تخيل أنك نجحت في كتابة رسالة بريد إلكتروني مثالية - بداية قوية ورسالة واضحة ودعوة إلى اتخاذ إجراء من المؤكد أنها ستحظى باستجابة من المستهلكين المحتملين. ولكن قبل أن تضغط الشركات على زر "إرسال"، هناك لمسة أخيرة يجب ألا تفوتها: ختم رائع.
لا يزال البريد الإلكتروني هو الخيار الأول للتواصل في مكان العمل، وكيفية إنهاء العلامات التجارية للأمور مهمة بقدر ما يهم ما تريد أن تقوله. إن إغلاق البريد الإلكتروني بشكل مدروس يُظهِر الاحتراف والاهتمام بالتفاصيل مع تحديد النبرة الصحيحة. ستناقش هذه المقالة أفضل وأسوأ الطرق التي يمكن للشركات من خلالها إنهاء رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بها.
جدول المحتويات
ما هي توقيعات البريد الإلكتروني؟
ما الذي ينبغي للشركات تضمينه في توقيع كل بريد إلكتروني
أنواع توقيعات البريد الإلكتروني
كيفية إنهاء رسالة بريد إلكتروني: 10 طرق لتبدو محترفًا
كيفية تجنب إنهاء البريد الإلكتروني: 10 نقاط يجب تجنبها تمامًا
اختتام
ما هي توقيعات البريد الإلكتروني؟
إن توقيع البريد الإلكتروني هو اللمسة الأخيرة في نهاية الرسالة. وعادة ما يكون عبارة عن كلمة بسيطة أو عبارة قصيرة يتبعها اسم وتوقيع. فكر في الأمر باعتباره الإشارة التي تقول "لقد انتهينا هنا".
يجب على الشركات تضمين توقيعات البريد الإلكتروني في كل بريد إلكتروني ترسله تقريبًا. فهي جزء أساسي من التواصل التجاري، واستخدام التوقيع الصحيح يُظهر للمتلقي أن العلامة التجارية تفهم أساسيات آداب البريد الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك، يساعد ذلك في ترك انطباع احترافي.
ما الذي ينبغي للشركات تضمينه في توقيع كل بريد إلكتروني
يتطلب توقيع كل بريد إلكتروني ثلاثة أشياء رئيسية:
- وداع
- سيغنيتشر
- معلومات الاتصال
الوداع هو الكلمة أو العبارة التي تأتي مباشرة قبل اسم المرسل، وهي أكثر أهمية مما يعتقد معظم الناس. يحدد قسم الوداع نغمة البريد الإلكتروني ويشكل مشاعر القارئ تجاه الرسالة المستلمة. فيما يلي بعض الأمثلة على عبارات الوداع في البريد الإلكتروني (سيعرض القسم التالي المزيد من الخيارات):
- بإخلاص
- نتكلم قريبا
- مع أطيب التحيات
يأتي بعد ذلك توقيع المرسل. إذا كان المرسل لديه بالفعل توقيع بريد إلكتروني احترافي، فلن يحتاج إلى كتابة اسمه مرة أخرى بعد الوداع. ولكن إذا لم يكن لديه توقيع، فيجب عليه تضمين اسمه وتفاصيل الاتصال الأخرى ذات الصلة، مثل رقم الهاتف أو اسم المستخدم على وسائل التواصل الاجتماعي. بهذه الطريقة، يمكن للمستلم الوصول إلى المرسل من خلال قنوات أخرى إذا لزم الأمر.
ما هو التوقيع المهني للبريد الإلكتروني؟
يشبه توقيع البريد الإلكتروني بطاقة العمل الرقمية. يمكن للمرسلين إعداده ليظهر تلقائيًا في كل بريد إلكتروني أو لأشخاص معينين فقط، مثل الأشخاص خارج الشركة. وعادةً ما يتضمن الاسم الكامل والمسمى الوظيفي ورقم الهاتف وملف LinkedIn وعنوان المكتب.
ومع ذلك، يمكن للمرسلين أيضًا أن يكونوا مبدعين. يضيف بعض الأشخاص اقتباسًا ملهمًا أو صورة شخصية لجعل توقيع البريد الإلكتروني أكثر شخصية. إنها طريقة سريعة وسهلة لمشاركة المزيد من المعلومات حول المرسل وكيف يمكن للأشخاص الوصول إليه دون كتابتها في كل مرة.
أنواع توقيعات البريد الإلكتروني
1. التوقيعات العامة للبريد الإلكتروني
تنتهي أغلب رسائل البريد الإلكتروني بعبارات بسيطة وعامة. لا ترتبط هذه العبارات السريعة بأي شيء محدد يتعلق بهدف أو محتوى البريد الإلكتروني، بل هي مجرد طريقة ودية لإنهاء الأمور. وفيما يلي بعض الأمثلة على هذا النوع من العبارات:
- شكرا لك على اهتمامك
- التحيات
- أتمنى لك يوماً عظيماً
2. توقيعات البريد الإلكتروني الشخصية
في بعض الأحيان، يكون التوقيع الشخصي هو الحل الأمثل، خاصة عندما يرسل المرسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص يعرفه بالفعل (سواء كان ذلك اتصالًا شخصيًا أو مهنيًا). فبدلاً من التوقيعات العامة، تكون هذه التوقيعات أكثر تفكيرًا وتحديدًا للعلاقة بين المرسل والمستقبل.
لهذا السبب، فهي عادةً عبارة عن جمل قصيرة تحل محل العبارة الختامية النموذجية. وفيما يلي بعض الأمثلة:
- أنا متحمس للبدء في هذا المشروع معك.
- أنا حقا أقدر كل عملك الجاد.
- شكرا جزيلا على هذه الفرصة لك.
كيفية إنهاء رسالة بريد إلكتروني: 10 طرق لتبدو محترفًا
توقيعات البريد الإلكتروني للشركات الرسمية
إن الختام الجيد هو مفتاح إنهاء رسالة بريد إلكتروني احترافية. تعد عبارات ختام البريد الإلكتروني هذه مثالية عندما يتواصل المرسلون مع أشخاص خارج مؤسستهم (مثل العملاء المحتملين أو البائعين أو الشركاء الآخرين).
كما أنها مفيدة جدًا للزملاء إذا كانت الشركة أو الصناعة تميل إلى الأجواء الرسمية. فيما يلي بعض الخيارات التي يمكنك اللجوء إليها:
1. مع خالص التقدير
يعد هذا الاختيار الكلاسيكي مفضلًا لأنه يغلق الأمور على ملاحظة إيجابية ولكن رسمية.
2. مع تحياتي
سواء كانت "تحياتي الحارة" أو "تحياتي الطيبة" أو مجرد "أطيب التحيات"، فإن كل واحدة منها مهذبة وواضحة وتظل احترافية تمامًا.
3. أطيب التمنيات
تعتبر هذه العبارات أكثر ودية من غيرها، حيث تُظهر أن المرسل يتمنى بصدق الخير للمتلقي دون أن يفقد نبرته الاحترافية.
توقيعات البريد الإلكتروني للشركات غير الرسمية
عندما يرسل المرسلون رسائل بريد إلكتروني إلى زملاء في العمل يعرفونهم جيدًا أو يتعاملون مع أعمال أقل رسمية، فإن هذه التوقيعات تعمل بشكل مثالي:
4. هتافات
طريقة ودية وحوارية لإنهاء رسالة البريد الإلكتروني - مثل "مع أطيب التحيات"، ولكن بطريقة أكثر استرخاءً.
5. أفضل
مختصر وبسيط ومناسب لأي موقف تقريبًا. إنه مباشر ويؤدي الغرض.
6. اعتني بنفسك
يُظهِر هذا التوقيع الود دون المبالغة. إنه توازن لطيف لنهاية ودية ومهنية.
توقيعات البريد الإلكتروني للامتنان والطلبات
عندما يرغب المرسلون في طلب شيء ما عبر البريد الإلكتروني أو إظهار الامتنان لمعروف أو إحالة أو توصية أو فرصة، فإن توقيعهم يمكن أن يساعد في إنهاء الأمر بشكل جيد. وإليك ما يمكنهم استخدامه:
7. شكرا لكم
واضح وبسيط ويوصل الرسالة. لا داعي للتفكير فيه كثيرًا.
8. أقدر [مدخلاتك، مساعدتك، مدخلاتك، وما إلى ذلك]
تضيف هذه الإشارة المزيد من الدفء. إنها مثل قول: "مهلا، أنا حقا أقدر ما تفعله من أجلي"مثالي للمتابعات أو التذكيرات للحفاظ على الأمور ودية والحث على الاستجابة.
توقيعات البريد الإلكتروني للمحادثات غير الرسمية
غالبًا ما يبدو تخصيص التوقيع أمرًا طبيعيًا في المحادثات غير الرسمية. ولكن ليس من الضروري دائمًا أن يكون المرسلون مهووسين. يمكنهم استخدام بعض التوقيعات الرائعة التي تعمل بشكل مثالي للرسائل الإلكترونية الودية، بما في ذلك:
9. تحدث قريبا
إذا كان المرسل يخطط للتواصل مع شخص قريب قريبًا، فيمكنه قول هذه العبارة. إنها طريقة غير رسمية وبسيطة وتحافظ على الأجواء خفيفة.
10. سألتقي بك لاحقًا
إنها تشبه إلى حد ما عبارة "سنتحدث قريبًا"، ولكنها أكثر بساطة. إنها طريقة مرحة لقول "سنتحدث مرة أخرى قريبًا"، دون أن تبدو وكأنها وعد رسمي.
كيفية تجنب إنهاء البريد الإلكتروني: 10 نقاط يجب تجنبها تمامًا
نظرًا لأن توقيع البريد الإلكتروني يشبه المصافحة النهائية، فيجب أن يترك انطباعًا جيدًا. ولهذا السبب، يجب على المرسلين تجنب بعض التوقيعات التي قد تعطي انطباعًا خاطئًا. فيما يلي بعض السطور الختامية التي يجب تجنبها.
1. نتطلع إلى سماع منك (شكرًا مقدمًا)
قد تبدو هذه الإشارة مزعجة أو سلبية بعض الشيء. يبدو الأمر وكأن المرسل يفترض أن المتلقي عليه الرد، وهو ما قد لا يروق للجميع.
2. مع خالص تحياتي
لماذا تستخدم هذه الإشارة إذا كان المرسل لا "ينتمي" بالفعل إلى الشخص؟ قد تبدو هذه الإشارة رسمية للغاية وغير صادقة.
3. الحب أو (XOXO)
إن هذا التوقيع شخصي للغاية ما لم يكن البريد الإلكتروني موجهًا إلى شخص قريب للغاية، مثل شريك أو أحد أفراد الأسرة. من الرائع أن يكون البريد الإلكتروني وديًا، ولكن ليس إلى هذا الحد.
4. —[الاسم] أو —[الحرف الأول]
إذا لم يكن البريد الإلكتروني قصيرًا جدًا وغير رسمي، فإن تخطي التوقيع المناسب قد يبدو مفاجئًا أو غير مبالٍ، كما لو أن المرسل لم يكلف نفسه عناء إنهاء رسالته بشكل صحيح.
5. الرموز التعبيرية
رغم أن الرموز التعبيرية قد تكون مفيدة في بعض المحادثات التجارية، إلا أن التوقيع هو المكان الذي يجب أن تبقى فيه الأمور واضحة ومهنية. لا تستخدم الرموز التعبيرية (فقط من أجل الأمان).
6. أتمنى لك يومًا مباركًا
قد تبدو اللغة الدينية غير مناسبة في رسائل البريد الإلكتروني المهنية أو غير الرسمية، حتى لو كانت حسنة النية. من الأفضل تجنبها ما لم تكن مناسبة للسياق.
7. آمل أن يكون ذلك منطقيًا
قد تبدو هذه الإضافة غير ضارة، ولكنها قد تبدو سلبية وعدوانية. فهي توحي بأن أي ارتباك هو خطأ القارئ، وهو أمر غير مفيد لبناء علاقة جيدة.
8. مع خالص التقدير
إن هذه الإشارة رسمية للغاية لدرجة أنها تبدو جامدة وبعيدة بعض الشيء. والهدف هو التواصل، وليس الشعور بأنك آلي.
9. أتمنى لك فكرة جيدة
إنها غير رسمية للغاية. إنها أفضل في المحادثة من رسائل البريد الإلكتروني - فقد تبدو وكأنها محادثة في مقهى بدلاً من رسالة بريد إلكتروني.
10. حظا سعيدا
قد تكون عبارة "حظ سعيد" صعبة بعض الشيء. فقد تجعل المتلقي يشعر بأن المهمة صعبة، أو أنه سيحتاج إلى الحظ لينجح - وهو ما قد يشعره بالإحباط.
اختتام
يعتقد الكثيرون أن توقيعات البريد الإلكتروني مجرد إجراء شكلي. قد لا تتضمن هذه التوقيعات الكثير من المعلومات الإضافية ولكنها ضرورية في رسائل البريد الإلكتروني التجارية. إن قراءة بريد إلكتروني يتوقف فجأة لا يعد تجربة رائعة. قد يترك هذا الاختلاف المفاجئ مذاقًا سيئًا، مما يجعل القارئ يشعر بأن المرسل لم يهتم بما يكفي لإنهاء رسالته بشكل صحيح.
على الصعيد المهني، فإن الطريقة التي تتكلم بها الشركات مهمة بقدر أهمية ما تقوله. فإذا تخطت العلامات التجارية أو تعجلت في إنهاء الخطاب، فقد ينصرف القراء عنها، متشككين في موثوقيتها في بيئة العمل. فكر في استخدام أي من العبارات العشر الموصى بها لإنهاء الخطاب لتبدو محترفًا، وتجنب العبارات العشر الأخرى التي قد تجعل الأمور أسوأ.
