২০২৪ সালে খুচরা বিক্রেতাদের কেন স্বয়ংক্রিয় এপি গ্রহণ করতে হবে

ধীর প্রবৃদ্ধি এবং অন্যান্য বিভিন্ন চ্যালেঞ্জের সাথে একটি কঠিন বছর মোকাবেলা করে, স্মার্ট খুচরা বিক্রেতারা এগিয়ে থাকার জন্য অটোমেশন গ্রহণ করছে।

বিশ্লেষকরা এই বছর খুচরা খাতের প্রবৃদ্ধি ধীর হওয়ার পূর্বাভাস দিচ্ছেন, কারণ ২০২৩ সালে বিক্রির পরিমাণ ২০১৯ সালের চেয়ে কম হবে। মহামারী চলাকালীন অনলাইনের উত্থানের পর, অনেকেই লক্ষ্য করছেন যে গ্রাহকরা ইট-পাথরের দোকানে ফিরে আসছেন, যা খুচরা বিক্রেতাদের তাদের উচ্চ-মানের এবং ইন্টারনেট অফারগুলির মধ্যে একটি লাভজনক ভারসাম্য বজায় রাখার জন্য কৌশলগত পরিকল্পনা এবং পরিচালনা করার প্রচেষ্টাকে জটিল করে তুলছে। প্রকৃতপক্ষে, এই বছর এই খাতটি অনেক ক্ষেত্রেই লড়াই করছে, কর্মী ঘাটতি, জীবনযাত্রার ব্যয় সংকট এবং মূল্য নির্ধারণের উপর এর প্রভাব, ভাড়া বৃদ্ধি, শক্তি এবং চলমান খরচ এবং নতুন অনলাইন চ্যানেলগুলির প্রতিযোগিতা বৃদ্ধির সাথে মোকাবিলা করছে।

সীমিত মুনাফার মার্জিনের কারণে, ইনভয়েস পেমেন্ট প্রক্রিয়ায় ত্রুটির খুব কমই সুযোগ থাকে - অতিরিক্ত অর্থপ্রদান এবং নকল অর্থের সংকটে থাকা খুচরা বিক্রেতাদের জন্য শেষ খড় হতে পারে। বিক্রেতাদের সাথে সম্পর্ক আরও খারাপ করাও সহায়ক নয়। বর্তমান অর্থনৈতিক পরিস্থিতিতে ব্যবসাগুলিকে তাদের বিক্রেতাদের এবং সরবরাহ শৃঙ্খলকে লালন করতে হবে। খুচরা বিক্রেতার ক্ষেত্রে, এটি বিশেষভাবে সত্য, কারণ একটি ব্যবসা যা ধরে রাখতে পারে না তা বিক্রি করতে পারে না।

এই অনিশ্চিত সময়ে, সরবরাহকারীদের সাথে সম্পর্ক রক্ষা করা এবং একটি স্থিতিশীল সরবরাহ শৃঙ্খল নিশ্চিত করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। তাই অ্যাকাউন্টস পেয়েবল (এপি) এবং স্টেটমেন্ট রিকনসিলেশনের জন্য সবচেয়ে কার্যকর প্রক্রিয়া বাস্তবায়ন করা গুরুত্বপূর্ণ।

দূরদর্শী খুচরা বিক্রেতারা ক্রমবর্ধমানভাবে ডিজিটাল সিস্টেমের উপর আস্থা রাখছেন যা তাদের অনেক ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াকে দ্রুত, সরলীকৃত এবং অপ্টিমাইজ করে। ইলেকট্রনিক মূল্য ট্যাগ, স্বয়ংক্রিয় স্টক এবং ইনভেন্টরি ট্র্যাকিং, পণ্যের তথ্য উল্লেখ করার জন্য ট্যাবলেট সহ কর্মী এবং আরও অনেক কিছু।

তবে, অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়ার মতো গুরুত্বপূর্ণ ব্যাক-অফিস প্রক্রিয়াগুলি প্রায়শই বিনিয়োগের শেষ জিনিস হয়। AP-এর মতো কোনও কাজের জন্য একটি সেরা-শ্রেণীর সমাধান বাস্তবায়ন একটি শক্ত ভিত্তি তৈরি করে, যাতে অন্যান্য ডিজিটাল সমাধানগুলি যুক্ত করা যায় এবং লিভারেজ করা যায় যাতে খুচরা বিক্রেতারা স্টাইল এবং সারবস্তু উভয় ক্ষেত্রেই কিনতে পারে।

শুরু থেকেই আরও দক্ষ আর্থিক ব্যবস্থাপনার অর্থ হল, মার্জিন যতই শক্ত হচ্ছে, দক্ষ অর্থপ্রদান প্রক্রিয়াগুলি উৎপাদনশীল এবং সুরেলা বিক্রেতা সম্পর্ককে সমর্থন করার সাথে সাথে মূলধনকে রক্ষা করে।

খরচ বাঁচানো

২০২৪ সালে খুচরা বিক্রেতার জন্য অন্যতম প্রধান চ্যালেঞ্জ হল পণ্যের গুণমান এবং গ্রাহক সন্তুষ্টি বিপন্ন না করে খরচ কমানোর উপায় খুঁজে বের করা। ডিজিটাল সমাধান সনাক্তকরণ এবং বাস্তবায়ন ব্যবসার মধ্যে খরচ কমাতে সাহায্য করতে পারে।

উদাহরণস্বরূপ, একটি ইলেকট্রনিক ইনভয়েসিং সলিউশন বাস্তবায়ন করলে বিক্রেতারা ডিজিটাল ইনভয়েস শেয়ার করতে পারবেন যা তাদের নিজস্ব আর্থিক ব্যবস্থায় স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইনপুট হয়, যা মানবিক ত্রুটির সাথে সম্পর্কিত ঝুঁকি অনেকাংশে হ্রাস করে এবং AP টিমের জন্য ঐতিহ্যবাহী ইন-ট্রে বিলম্ব দূর করে। সেরা কিছু সমাধান ঐচ্ছিক 3-উপায় ম্যাচিং এবং ওয়ার্কফ্লো অনুমোদন প্রদান করতে পারে এবং বাকি অর্থ ব্যবস্থার সাথে নিরবচ্ছিন্ন একীকরণও করতে পারে।

ইন্টিগ্রেশনের ফলে ইনভয়েসগুলি সরাসরি ERP-তে রূপান্তরিত হয়, যা ইনভয়েসিং প্রক্রিয়া জুড়ে একটি নিরবচ্ছিন্ন তথ্য প্রবাহ তৈরি করে যা বিদ্যমান ERP বিনিয়োগের পরিপূরক। ইনভয়েসের জন্য সত্যের এই একক উৎস অভ্যন্তরীণ অর্থ দল এবং সরবরাহ শৃঙ্খলের জন্য ডেটার নির্ভুলতা নিশ্চিত করে, একটি স্বচ্ছ এন্ড-টু-এন্ড প্রক্রিয়া প্রদান করে।

বিবৃতি পুনর্মিলনের জন্য সবচেয়ে কার্যকর প্রক্রিয়া নিশ্চিত করার অর্থ হল ব্যবসাগুলি তাদের ব্যয়ের উপর অনেক বেশি নিয়ন্ত্রণ পাবে, যার ফলে অতিরিক্ত চালান প্রদান বা ডুপ্লিকেট পেমেন্ট পাঠানোর ঝুঁকি অনেকাংশে হ্রাস পাবে। এর মধ্যে রয়েছে বৃহত্তর স্বচ্ছতার জন্য ক্রেডিট নোটের সঠিক বিবেচনা যা যেকোনো সময় নগদ পরিস্থিতির বাস্তব সময়ের মধ্যে বোঝার সুযোগ করে দেয়।

স্বয়ংক্রিয় বিবৃতি পুনর্মিলনের সমাধানগুলি সময়সাপেক্ষ ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া ছাড়াই প্রাসঙ্গিক বিবৃতি লাইনের সাথে ইনভয়েস এবং ক্রেডিট নোটের তুলনা করতে পারে, যার ফলে ঘন্টার পর ঘন্টা সময় এবং মানব সম্পদ সাশ্রয় হয়। এগুলি কম অর্থপ্রদানের ঝুঁকিও কমাতে পারে যা বিক্রেতাদের সম্পর্কের মধ্যে দ্বন্দ্ব সৃষ্টি করতে পারে এবং সেইসাথে প্রাথমিক অর্থপ্রদানের ছাড়ের সুযোগগুলিকে ক্ষুণ্ন করতে পারে।

বিক্রেতা সম্পর্ক রক্ষা করা

মহামারী যদি আমাদের কিছু শিখিয়েছে, তা হলো, অপ্রত্যাশিত সরবরাহ শৃঙ্খল ব্যাহত হওয়ার প্রভাব একটি ব্যবসার জন্য বড় ধরনের আর্থিক ধাক্কার কারণ হতে পারে। মূল কৌশলগত সরবরাহকারীদের দেখাশোনা করা মূল্যবান, যারা আক্ষরিক অর্থেই আপনার লাভ বাঁচাতে পারে। যখন বিক্রেতারা তাদের গ্রাহকদের উপর নির্ভর করতে পারে যে তারা তাদের সঠিক সময়ে অর্থ প্রদান করবে, তখন অপ্রত্যাশিত সমস্যা দেখা দিলে, যেমন হঠাৎ ঘাটতি বা কোনও গুরুত্বপূর্ণ পণ্যের সরবরাহ শৃঙ্খল ব্যাহত হলে, তারা কাজ বন্ধ করে দেওয়ার সম্ভাবনা বেশি থাকে।

কৌশলগত সরবরাহকারীদের সাথে উৎপাদনশীল সম্পর্ক গড়ে তোলার পর, তাদের রক্ষা করা গুরুত্বপূর্ণ, মনে রাখা উচিত যে নগদ প্রবাহ খুব ধীর এবং কঠিন হলে SMEs খুব দ্রুত ব্যবসা বন্ধ করে দিতে পারে। যদি এটি ঘটে তবে একটি খুচরা ব্যবসাকে পিভট করতে হবে, প্রতিস্থাপন বিক্রেতাদের অনুসন্ধান, পণ্যের গুণমান মূল্যায়ন, নতুন সরবরাহকারী সম্পর্ক তৈরি, খরচ এবং চুক্তি নিয়ে আলোচনা এবং আরও অনেক কিছুর মতো প্রক্রিয়াগুলি শুরু করতে হবে।

একটি স্বয়ংক্রিয়, নির্ভুল বিবৃতি সমন্বয় ব্যবস্থা ব্যবহার বিক্রেতাদের কাছে স্বচ্ছতা প্রদর্শন করে - এমনকি যখন এটি একটি সামগ্রিক ডিজিটাল এপি সিস্টেমের অংশ হয়, তখন এটি প্রশ্নের সাথে যোগাযোগকে অনেক সহজ করে তোলে। এটি বিদ্যমান সরবরাহকারীদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ এবং অবশ্যই, নতুন বিক্রেতাদের সাথে সম্পর্ক তৈরি করাও সহজ করে তোলে। আপনার ক্রেডিট ইতিহাস এবং খ্যাতি গুরুত্বপূর্ণ।

নতুন প্রযুক্তি বাস্তবায়নে আগ্রহী খুচরা বিক্রেতাদের জন্য সরবরাহকারীদের সাথে সিস্টেম একীভূত করা সবচেয়ে বড় বাধাগুলির মধ্যে একটি। তবে, ওপেন ইসিএক্সের এপি অটোমেশন ইনভয়েসিংয়ের মতো সমাধানগুলির জন্য সরবরাহকারী বেসকে ইনভয়েস এবং ক্রেডিট নোট প্রেরণের পদ্ধতি পরিবর্তন করতে হয় না।

এই ধরণের সমাধানগুলি .pdf, .csv, XML এবং EDI সহ অনেক ডেটা ফর্ম্যাট সমর্থন করতে পারে এবং ব্যবসায়িক নিয়মগুলি ইনবাউন্ড ডেটা সমৃদ্ধ করতে এবং ERP সিস্টেমের প্রয়োজনীয়তার উপর ভিত্তি করে তথ্য যোগ করতে বা লাইন স্তরের মিলকে সমর্থন করতে সংজ্ঞায়িত করা যেতে পারে।

যুক্তরাজ্যের প্রম্পট পেমেন্ট কোড (পিপিসি) সরবরাহকারীর পেমেন্ট শর্তাবলী এবং অন্যান্য পেমেন্ট সংক্রান্ত বিষয়গুলিকে সম্মান করে। এটি স্বেচ্ছাসেবী হতে পারে তবে স্থিতিশীল, নির্ভরযোগ্য এবং সামঞ্জস্যপূর্ণ বিক্রেতা সম্পর্ক নিশ্চিত করার জন্য ক্রমবর্ধমানভাবে গুরুত্বপূর্ণ এবং যেসব গ্রাহক সম্মতিপূর্ণ দায়িত্বশীল পেমেন্ট প্রক্রিয়া প্রদর্শন করতে পারেন তারা একটি উন্নত সরবরাহকারী ভিত্তি থেকে উপকৃত হবেন।

আরও ভালো ব্যবসায়িক ফলাফল

ব্যবসায়িক লক্ষ্য অর্জনে ডেটা একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান, যা ব্যবহারকারীদের সঠিক, রিয়েল-টাইম তথ্য প্রদান করে যাতে তারা আরও কার্যকর সিদ্ধান্ত নিতে পারে। তবে এটি অবশ্যই ১০০% নির্ভুল হতে হবে। সঠিক এবং সময়োপযোগী বিবৃতি সমন্বয় সঠিক আর্থিক তথ্য তৈরি করে, যা পরিকল্পনা, পূর্বাভাস এবং বাজেটের জন্য আরও আত্মবিশ্বাসের সাথে ব্যবহার করা যেতে পারে।

পুরনো তথ্য এবং ত্রুটিপূর্ণ তথ্যের কারণে এটি প্রায় অসম্ভব হয়ে পড়ে - প্রতিটি সিদ্ধান্তই হবে অবিশ্বাস্য, পরিবর্তনশীল বালির উপর ভিত্তি করে, এবং গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্তের সাফল্য, যেমন ইট এবং মর্টার পুনঃবিনিয়োগ করা বা বিকল্প অনলাইন চ্যানেল তৈরি করা, সঠিক তথ্যের উপর নির্ভর করে।

স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াগুলি কীস্ট্রোক এবং অন্যান্য মানবিক ত্রুটির ঝুঁকি দূর করে, কারণ ডেটা একবার ইনপুট করা হয়, একটি স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া ব্যবহার করে। কিছু সফ্টওয়্যার ভুল কমাতে AI দ্বারা সমর্থিত OCR (অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রিকগনিশন) ব্যবহার করে মানবিক উপাদান অপসারণ করে, তবে সেরা স্বয়ংক্রিয় AP সমাধানগুলি শুরু থেকেই 100% নির্ভুল।

কার্যকর AP এবং ইনভয়েস রিকনসিলেশন বাস্তবায়নের ফলে সময়সাপেক্ষ সংশোধন প্রক্রিয়া হ্রাস পায়, যেখানে আর্থিক দলগুলি ভুল বা অনুলিপি সনাক্ত করার জন্য ইনভয়েসগুলি পর্যালোচনা, তুলনা এবং ম্যানুয়ালি মেলানোর জন্য ঘন্টার পর ঘন্টা ব্যয় করে। সংস্থাগুলির জন্য 10 বা তার বেশি পেশাদারদের দল নিয়োগ করা অস্বাভাবিক নয় যারা কেবল বিবৃতি রিকনসিলেশনের উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে, যা সম্পূর্ণরূপে এড়ানো যায় এবং সম্পদের ব্যয়বহুল স্থাপনা। দলগুলি কৌশল এবং বিক্রেতা সম্পর্কের মতো উচ্চ-মূল্যবান কাজগুলিতে কাজ করতে পারে, যখন অটোমেশন ভারী কাজ করে।

সেরা স্বয়ংক্রিয় AP সমাধানগুলিতে অন্তর্নির্মিত বৈধতা নিয়ম থাকতে পারে যা সম্ভাব্য জালিয়াতি কার্যকলাপ সনাক্ত করতে এবং হাইলাইট করতে সহায়তা করে, যা যেকোনো ব্যবসার জন্য একটি সম্ভাব্য মাইনফিল্ড, যা উল্লেখযোগ্য আর্থিক, সুনাম এবং আইনী ঝুঁকির প্রতিনিধিত্ব করে। কিছু স্বয়ংক্রিয় AP এবং বিবৃতি পুনর্মিলন ব্যবস্থায় বিবৃতি স্বাস্থ্য প্রতিবেদন অন্তর্ভুক্ত থাকে, যা নিশ্চিত করে যে আর্থিক দল যেকোনো অসঙ্গতির বিষয়ে সতর্ক থাকে এবং বাস্তব সময়ে বিবৃতি ভারসাম্যের সাথে আত্মবিশ্বাসের সাথে কাজ করতে পারে। তারা বহিরাগত নিরীক্ষার প্রয়োজনীয়তাগুলিকে সমর্থন করার জন্য সম্পূর্ণ নথির ইতিহাসও সরবরাহ করতে পারে।

এপি অটোমেশন সফটওয়্যার হল প্রক্রিয়া এবং পদ্ধতির একজাতকরণ, যা এপি ফাংশন এবং সমগ্র প্রতিষ্ঠানের সকলেই একই পৃষ্ঠায় রয়েছে তা নিশ্চিত করতে সাহায্য করে, একই সময়ে একই ডেটার একই সংস্করণ উল্লেখ করে। অভিন্ন, নির্ধারিত কর্মপ্রবাহ ব্যবহার করে কাজগুলি ভাগ করে নেওয়া অনেক সহজ হয়, যাতে এমনকি যদি টাস্ক মালিক অসুস্থ থাকেন বা ব্যবসা ছেড়ে চলে যান, তবুও যে কোনও সহকর্মী এটি তুলে নিতে পারেন।

স্বয়ংক্রিয় করার সময় এসেছে

এখনই সময় এপি প্রক্রিয়াগুলিকে ডিজিটাল প্ল্যাটফর্মে স্থানান্তর করার। ক্লাউডে থাকা মানে উন্নত নিরাপত্তা, রিয়েল-টাইম ডেটা অ্যাক্সেস এবং আরও শক্তিশালী ডেটা বিশ্লেষণ।

অনেকগুলি সমাধান উপলব্ধ রয়েছে এবং সর্বোত্তমভাবে উৎস নথি থেকে অন্তর্নিহিত ভৌত পাঠ্য বের করার জন্য অনন্য রূপান্তর প্রযুক্তি ব্যবহার করা হয়, যা ডেটা সমৃদ্ধ করার এবং আগত নথি এবং সংশ্লিষ্ট ডেটা সামগ্রী কীভাবে ব্যবহার করতে হবে তার ব্যবসায়িক নিয়মগুলি সংজ্ঞায়িত করার ক্ষমতা প্রদান করে। এই প্রযুক্তি ১০০% নির্ভুলতার গ্যারান্টি দেয়, সরাসরি প্রতিষ্ঠানের ERP-তে ইনভয়েস এবং ক্রেডিট নোট প্রেরণ করে, একটি দক্ষ, এন্ড-টু-এন্ড ডিজিটাল প্রক্রিয়া সরবরাহ করে যা নেট-জিরো লক্ষ্যগুলির সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং প্রম্পট পেমেন্ট অনুশীলনগুলিকে সমর্থন করে।

আজকের খুচরা শিল্পে সরবরাহ শৃঙ্খল এবং ইনভেন্টরি পরিচালনা জটিল - AP স্বয়ংক্রিয়করণ এর মধ্যে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ প্রক্রিয়াগুলির মধ্যে একটিকে স্ট্রিমলাইন এবং সরলীকৃত করে। শক্তিশালী কার্যকরী ইনভয়েস ব্যবস্থাপনা ছাড়া কার্যকর স্টক নিয়ন্ত্রণ থেকে শুরু করে বিক্রয় পর্যন্ত সবকিছুই ভেঙে পড়ে।

সরবরাহকারীদের সাথে ব্যবসাগুলিকে আরও শক্তিশালী সম্পর্ক গড়ে তুলতে সাহায্য করার পাশাপাশি, এই সমাধানগুলি পেমেন্ট এবং অর্থ ব্যবস্থাপনার দক্ষতা অপ্টিমাইজ করতে সাহায্য করে, AP টিমগুলিকে কম সময়ে আরও বেশি অর্জন করতে সক্ষম করে, স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াগুলির মাধ্যমে যা সময়ের একটি অংশ নেয়, আরও নির্ভুলতা নিশ্চিত করে এবং কম ত্রুটি নিশ্চিত করে। 2024 হল স্বয়ংক্রিয় AP বাস্তবায়নের বছর, অন্যথায় ক্রমবর্ধমান প্রতিযোগিতামূলক খুচরা পরিবেশে পিছিয়ে পড়ার ঝুঁকি।

লেখক সম্পর্কে: নাথান অলিয়ার সফটওয়্যার কোম্পানি ওপেন ইসিএক্স-এর সিইও।

সূত্র থেকে খুচরা অন্তর্দৃষ্টি নেটওয়ার্ক

দাবিত্যাগ: উপরে উল্লিখিত তথ্য Chovm.com থেকে স্বাধীনভাবে retail-insight-network.com দ্বারা সরবরাহ করা হয়েছে। Chovm.com বিক্রেতা এবং পণ্যের গুণমান এবং নির্ভরযোগ্যতা সম্পর্কে কোনও প্রতিনিধিত্ব বা ওয়ারেন্টি দেয় না।