কল্পনা করুন আপনি সেই নিখুঁত ইমেলটি তৈরি করেছেন - একটি শক্তিশালী উদ্বোধনী, একটি স্পষ্ট বার্তা এবং একটি কর্মের আহ্বান যা সম্ভাব্য গ্রাহকদের কাছ থেকে সাড়া পাবে। কিন্তু ব্যবসাগুলি "পাঠান" টিপানোর আগে, তাদের একটি চূড়ান্ত স্পর্শ মিস করা উচিত নয়: একটি দুর্দান্ত সাইন-অফ।
কর্মক্ষেত্রে যোগাযোগের জন্য ইমেল এখনও সবচেয়ে জনপ্রিয়, এবং ব্র্যান্ডগুলি কীভাবে জিনিসগুলি শেষ করে তা তারা কী বলতে চায় তার চেয়েও গুরুত্বপূর্ণ। একটি চিন্তাশীল ইমেল বন্ধ করা পেশাদারিত্ব এবং সঠিক সুর নির্ধারণের সময় বিশদে মনোযোগ প্রদর্শন করে। এই নিবন্ধে ব্যবসাগুলি তাদের ইমেলগুলি কীভাবে শেষ করতে পারে তার সেরা এবং সবচেয়ে খারাপ উপায়গুলি নিয়ে আলোচনা করা হবে।
সুচিপত্র
ইমেল সাইন-অফ কি?
প্রতিটি ইমেল সাইন-অফে ব্যবসার কী কী অন্তর্ভুক্ত করা উচিত
ইমেল সাইন-অফের প্রকারগুলি
কীভাবে একটি ইমেল শেষ করবেন: পেশাদার শোনার ১০টি উপায়
কীভাবে কোনও ইমেল শেষ করবেন না: ১০টি সাইন-অফ সম্পূর্ণরূপে এড়িয়ে চলা উচিত
মোড়ক উম্মচন
ইমেল সাইন-অফ কি?
ইমেল সাইন-অফ হল একটি বার্তার শেষে শেষ স্পর্শ। এটি সাধারণত একটি সহজ শব্দ বা ছোট বাক্যাংশ যার পরে একটি নাম এবং স্বাক্ষর থাকে। এটিকে একটি সংকেত হিসাবে ভাবুন যা বলে, "আমাদের কাজ শেষ।"
ব্যবসা প্রতিষ্ঠানগুলিকে তাদের প্রেরিত প্রায় প্রতিটি ইমেলে ইমেল সাইন-অফ অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। এগুলি ব্যবসায়িক যোগাযোগের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ, এবং সঠিকটি ব্যবহার করলে দেখা যায় যে ব্র্যান্ডটি ইমেল শিষ্টাচারের মূল বিষয়গুলি বোঝে। এছাড়াও, এটি একটি পেশাদার ধারণা তৈরি করতে সাহায্য করে।
প্রতিটি ইমেল সাইন-অফে ব্যবসার কী কী অন্তর্ভুক্ত করা উচিত
প্রতিটি ইমেল সাইন-অফের জন্য তিনটি মূল জিনিস প্রয়োজন:
- একটি বিদায়
- স্বাক্ষর
- যোগাযোগের তথ্য
বিদায় হল সেই শব্দ বা বাক্যাংশ যা প্রেরকের নামের ঠিক আগে আসে এবং এটি বেশিরভাগ লোকের ধারণার চেয়েও গুরুত্বপূর্ণ। বিদায় বিভাগটি ইমেলের সুর নির্ধারণ করে এবং প্রাপ্ত বার্তা সম্পর্কে পাঠকের অনুভূতিকে আকার দেয়। এখানে ইমেল বিদায়ের কিছু উদাহরণ দেওয়া হল (পরবর্তী বিভাগে আরও বিকল্প দেখানো হবে):
- অকপটভাবে
- তারাতারি বল
- শুভেচ্ছান্তে
এরপরে প্রেরকের স্বাক্ষর। যদি প্রেরকের ইতিমধ্যেই একটি পেশাদার ইমেল স্বাক্ষর থাকে, তাহলে বিদায়ের পরে তাদের আবার তাদের নাম টাইপ করার প্রয়োজন হবে না। কিন্তু যদি তাদের কাছে একটি না থাকে, তাহলে তাদের অবশ্যই তাদের নাম এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক যোগাযোগের বিবরণ, যেমন ফোন নম্বর বা সোশ্যাল মিডিয়া হ্যান্ডেল অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। এইভাবে, প্রয়োজনে প্রাপক অন্যান্য মাধ্যমে প্রেরকের সাথে যোগাযোগ করতে পারবেন।
একটি পেশাদার ইমেল স্বাক্ষর কী?
একটি ইমেল স্বাক্ষর একটি ডিজিটাল ব্যবসায়িক কার্ডের মতো। প্রেরকরা এটিকে প্রতিটি ইমেলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রদর্শিত হওয়ার জন্য সেট আপ করতে পারেন অথবা শুধুমাত্র নির্দিষ্ট কিছু ব্যক্তির জন্য, যেমন কোম্পানির বাইরের ব্যক্তিদের জন্য। সাধারণত, এতে একটি পূর্ণ নাম, চাকরির পদবি, ফোন নম্বর, লিঙ্কডইন প্রোফাইল এবং অফিসের ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত থাকে।
তবে, প্রেরকরাও সৃজনশীল হতে পারেন। কেউ কেউ ইমেল স্বাক্ষরকে আরও ব্যক্তিগত করার জন্য একটি অনুপ্রেরণামূলক উক্তি বা একটি হেডশট যোগ করেন। এটি প্রেরক সম্পর্কে আরও তথ্য ভাগ করে নেওয়ার একটি দ্রুত এবং সহজ উপায় এবং কীভাবে লোকেরা প্রতিবার টাইপ না করেই তাদের কাছে পৌঁছাতে পারে।
ইমেল সাইন-অফের প্রকারগুলি
১. সাধারণ ইমেল সাইন-অফ
বেশিরভাগ ইমেলই সহজ, সাধারণ সাইন-অফ দিয়ে শেষ হয়। এই দ্রুত বাক্যাংশগুলি ইমেলের লক্ষ্য বা বিষয়বস্তু সম্পর্কে নির্দিষ্ট কোনও কিছুর সাথে সম্পর্কিত নয় - এগুলি কেবল জিনিসগুলি শেষ করার একটি বন্ধুত্বপূর্ণ উপায়। এই ধরণের সাইন-অফের কয়েকটি উদাহরণ এখানে দেওয়া হল:
- আপনার আগ্রহের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ
- শুভেচ্ছাসহ
- দিন শুভ হোক
2. ব্যক্তিগতকৃত ইমেল সাইন-অফ
কখনও কখনও, একটি ব্যক্তিগতকৃত সাইন-অফ হল একটি উপায়, বিশেষ করে যখন প্রেরক এমন কাউকে ইমেল করেন যাকে তিনি ইতিমধ্যেই চেনেন (সেটি ব্যক্তিগত বা পেশাদার সম্পর্কই হোক না কেন)। সাধারণ সাইন-অফের পরিবর্তে, এগুলি প্রেরক-প্রাপক সম্পর্কের জন্য আরও চিন্তাশীল এবং নির্দিষ্ট।
এই কারণে, এগুলি সাধারণত ছোট বাক্য যা সাধারণ সমাপ্তি বাক্যাংশের পরিবর্তে ব্যবহৃত হয়। এখানে কয়েকটি উদাহরণ দেওয়া হল:
- আপনার সাথে এই প্রকল্পটি শুরু করতে পেরে আমি উত্তেজিত।
- তোমাদের সকলের কঠোর পরিশ্রমের জন্য আমি সত্যিই কৃতজ্ঞ।
- এই সুযোগের জন্য আপনাকে অনেক ধন্যবাদ.
কীভাবে একটি ইমেল শেষ করবেন: পেশাদার শোনার ১০টি উপায়
আনুষ্ঠানিক ব্যবসার জন্য ইমেল সাইন-অফ
একটি পেশাদার ইমেল শেষ করার জন্য একটি ভালো সাইন-অফ গুরুত্বপূর্ণ। প্রেরকরা যখন তাদের প্রতিষ্ঠানের বাইরের লোকেদের (যেমন সম্ভাব্য ক্লায়েন্ট, বিক্রেতা বা অন্যান্য অংশীদারদের) সাথে যোগাযোগ করেন তখন এই ইমেল বন্ধের বাক্যাংশগুলি নিখুঁত।
কোম্পানি বা শিল্প যদি আরও আনুষ্ঠানিক পরিবেশের দিকে ঝুঁকে থাকে, তাহলে সহকর্মীদের জন্যও এগুলি দুর্দান্ত কাজ করে। এখানে কিছু ব্যবহারযোগ্য বিকল্প দেওয়া হল:
1. আন্তরিকভাবে
এই ক্লাসিক পছন্দটি সবার পছন্দের কারণ এটি ইতিবাচক কিন্তু আনুষ্ঠানিকভাবে সবকিছু শেষ করে।
2. শুভেচ্ছা সহ
"শুভেচ্ছা," "সদয় শুভেচ্ছা," অথবা কেবল "শুভেচ্ছা" যাই হোক না কেন, প্রত্যেকেই ভদ্র, স্পষ্টবাদী এবং পুরোপুরি পেশাদার।
৩. শুভকামনা
অন্যদের তুলনায় একটু বেশি বন্ধুত্বপূর্ণ, এই সাইন-অফ দেখায় যে প্রেরক আন্তরিকভাবে প্রাপকের মঙ্গল কামনা করেন, তার পেশাদারিত্বের সুর না হারিয়ে।
অনানুষ্ঠানিক ব্যবসার জন্য ইমেল সাইন-অফ
যখন প্রেরকরা তাদের সহকর্মীদের ইমেল করেন যাদের তারা ভালোভাবে জানেন বা কম আনুষ্ঠানিক ব্যবসা পরিচালনা করেন, তখন এই সাইন-অফগুলি নিখুঁতভাবে কাজ করে:
4. চিয়ার্স
ইমেল শেষ করার একটি বন্ধুত্বপূর্ণ এবং কথোপকথনমূলক উপায়—একটু "শুভেচ্ছা", কিন্তু আরও স্বাচ্ছন্দ্যপূর্ণ।
5. সেরা
সংক্ষিপ্ত, সহজ, এবং প্রায় যেকোনো পরিস্থিতির জন্যই কাজ করে। এটি সরাসরি এবং কাজটি সম্পন্ন করে।
6. যত্ন নিন
এই স্বাক্ষরটি অতিরিক্ত না করেই উষ্ণতা প্রদর্শন করে। এটি একটি বন্ধুত্বপূর্ণ কিন্তু পেশাদার ঘনিষ্ঠতার জন্য একটি চমৎকার ভারসাম্য।
কৃতজ্ঞতা এবং অনুরোধের জন্য ইমেল সাইন-অফ
যখন প্রেরকরা ইমেলের মাধ্যমে কিছু চাইতে চান অথবা কোনও উপকার, রেফারেল, সুপারিশ, বা সুযোগের জন্য কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করতে চান, তখন তাদের সাইন-অফ বিষয়টি সুন্দরভাবে শেষ করতে সাহায্য করতে পারে। তারা যা ব্যবহার করতে পারেন তা এখানে দেওয়া হল:
7. আপনাকে ধন্যবাদ
সোজাসাপ্টা, সরল, এবং বার্তাটি সবার কাছে পৌঁছে দেয়। অতিরিক্ত চিন্তা করার দরকার নেই।
৮. আমি আপনার [ইনপুট, সাহায্য, ইনপুট, ইত্যাদি] প্রশংসা করি।
এই স্বাক্ষর বিদায় আরও কিছুটা উষ্ণতা যোগ করে। এটা বলার মতো, “আরে, তুমি আমার জন্য যা করছো তা আমি সত্যিই মূল্যবান বলে মনে করি।” ফলো-আপ বা অনুস্মারক দেওয়ার জন্য উপযুক্ত, যাতে জিনিসগুলি বন্ধুত্বপূর্ণ থাকে এবং প্রতিক্রিয়ার জন্য ঠেলে দেওয়া হয়।
নৈমিত্তিক কথোপকথনের জন্য ইমেল সাইন-অফ
নৈমিত্তিক কথোপকথনে সাইন-অফ ব্যক্তিগতকৃত করা প্রায়শই স্বাভাবিক মনে হয়। কিন্তু প্রেরকদের সবসময় অভিনব হতে হয় না। তারা কিছু দুর্দান্ত সাইন-অফ ব্যবহার করতে পারে যা বন্ধুত্বপূর্ণ ইমেলের জন্য পুরোপুরি কাজ করে, যার মধ্যে রয়েছে:
৯. শীঘ্রই কথা বলুন
যদি প্রেরক খুব শীঘ্রই কাছের কারো সাথে দেখা করার পরিকল্পনা করেন, তাহলে তারা এই সাইন-অফ বলতে পারেন। এটি নৈমিত্তিক এবং সহজ এবং আবেগকে হালকা রাখে।
১০. পরে দেখা হবে।
"শীঘ্রই কথা বলো" এর মতো, কিন্তু একটু বেশি শান্ত স্বরে। "আমরা শীঘ্রই আবার কথা বলবো" বলার এটি একটি মজার উপায়, এটিকে আনুষ্ঠানিক প্রতিশ্রুতির মতো মনে না করে।
কীভাবে কোনও ইমেল শেষ করবেন না: ১০টি সাইন-অফ সম্পূর্ণরূপে এড়িয়ে চলা উচিত
যেহেতু ইমেল সাইন-অফ শেষ হ্যান্ডশেকের মতো, তাই এটি অবশ্যই একটি ভালো ছাপ ফেলে। এই কারণে, প্রেরকদের এমন কিছু সাইন-অফ এড়িয়ে চলতে হবে যা ভুল ভাব তৈরি করতে পারে। এখানে কিছু শেষ লাইন এড়িয়ে চলা উচিত।
১. আপনার কাছ থেকে শোনার জন্য অধীর আগ্রহে অপেক্ষা করছি (আগাম ধন্যবাদ)
এই সাইন-অফ কিছুটা চাপা বা নিষ্ক্রিয়-আক্রমণাত্মক মনে হতে পারে। এটা এমন যে প্রেরক ধরে নিচ্ছেন যে প্রাপককে উত্তর দিতে হবে, যা সবার সাথে ভালো নাও লাগতে পারে।
আপনার সত্যই
যদি প্রেরক আসলেই "ব্যক্তির" না হন, তাহলে কেন এই সাইন-অফ ব্যবহার করবেন? এটি একটু বেশি আনুষ্ঠানিক বলে মনে হতে পারে এবং একেবারেই আসল নয়।
৩. ভালোবাসা অথবা (XOXO)
এই সাইন-অফটি খুবই ব্যক্তিগত, যদি না ইমেলটি খুব কাছের কারো জন্য হয়, যেমন সঙ্গী বা পরিবারের সদস্য। এটি বন্ধুত্বপূর্ণ রাখা ভালো, কিন্তু ততটা বন্ধুত্বপূর্ণ নয়।
৪. —[নাম] অথবা —[আদ্যক্ষর]
যদি ইমেলটি খুব ছোট এবং অপ্রয়োজনীয় না হয়, তাহলে সঠিক সাইন-অফ এড়িয়ে যাওয়া হঠাৎ বা অসাবধানতাবশত মনে হতে পারে যেন প্রেরক তার বার্তাটি সঠিকভাবে শেষ করার চেষ্টা করেননি।
5. ইমোজি
কিছু ব্যবসায়িক চ্যাটে ইমোজি কাজ করতে পারে, তবে সাইন-অফের সময় জিনিসগুলি স্পষ্ট এবং পেশাদার থাকা উচিত। ইমোজিগুলি বাদ দিন (শুধুমাত্র নিরাপদ থাকার জন্য)।
৬. আপনার দিনটি শুভ হোক
পেশাদার বা নৈমিত্তিক ইমেলগুলিতে ধর্মীয় ভাষা অপ্রাসঙ্গিক মনে হতে পারে, এমনকি যদি তা ভালো উদ্দেশ্যেও হয়। প্রাসঙ্গিকভাবে উপযুক্ত না হলে এড়িয়ে চলাই ভালো।
৭. আশা করি এটা যুক্তিসঙ্গত হবে
এই সাইন-অফটি নিরীহ শোনাতে পারে, কিন্তু এটি নিষ্ক্রিয়-আক্রমণাত্মক বলে মনে হতে পারে। এর অর্থ হল যেকোনো বিভ্রান্তির জন্য পাঠক দায়ী, যা সম্পর্ক তৈরির জন্য ভালো নয়।
৮. শ্রদ্ধার সাথে তোমার
এই সাইন-অফ এতটাই আনুষ্ঠানিক যে এটি শক্ত এবং প্রায় দূরের মনে হয়। লক্ষ্য হল সংযোগ স্থাপন করা, রোবোটিক মনে করা নয়।
৯. ভালো থাকুন
খুবই সাধারণ। ইমেলের চেয়ে কথোপকথনে এটি ভালো—এটি ইমেলের পরিবর্তে কফি শপে আড্ডার মতো শোনাতে পারে।
10. শুভকামনা
"শুভকামনা" বলাটা একটু জটিল হতে পারে। এতে প্রাপককে মনে হতে পারে যে কাজটি কঠিন, অথবা সফল হওয়ার জন্য তাদের ভাগ্যের প্রয়োজন হবে - যা হতাশাজনক মনে হতে পারে।
মোড়ক উম্মচন
অনেকেই ইমেল সাইন-অফকে কেবল আনুষ্ঠানিকতা হিসেবে মনে করেন। এতে খুব বেশি অতিরিক্ত তথ্য নাও থাকতে পারে, কিন্তু ব্যবসায়িক ইমেলের ক্ষেত্রে এটি অপরিহার্য। থেমে থাকা ইমেল পড়া খুব একটা ভালো অভিজ্ঞতা নয়। এই হঠাৎ করেই খারাপ অনুভূতি হতে পারে, যার ফলে পাঠকের মনে হয় প্রেরক সঠিকভাবে লেখা শেষ করার ব্যাপারে যথেষ্ট যত্নবান নন।
পেশাগতভাবে, ব্যবসা প্রতিষ্ঠানগুলি কীভাবে কথা বলে তা তাদের কথার মতোই গুরুত্বপূর্ণ। যদি ব্র্যান্ডগুলি সাইন-অফ এড়িয়ে যায় বা তাড়াহুড়ো করে, তাহলে পাঠকরা ব্যবসায়িক পরিবেশে তাদের নির্ভরযোগ্যতা নিয়ে সন্দেহ পোষণ করে চলে যেতে পারে। একজন পেশাদারের মতো শোনাতে প্রস্তাবিত দশটি সাইন-অফের যেকোনো একটি ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করুন এবং পরিস্থিতি আরও খারাপ করতে পারে এমন দশটি সাইন-অফ এড়িয়ে চলুন।
