ই-কমার্স পরিপূর্ণতার জন্য গুদাম গ্রহণ প্রক্রিয়া

গ্রহণ বলতে বোঝায় গুদাম বা বিতরণ কেন্দ্রে পণ্য বা পণ্যের আগমন গ্রহণ এবং নথিভুক্ত করার প্রক্রিয়া।   

গ্রহণ প্রক্রিয়াটি সহজ নয়, এতে অনেক গুরুত্বপূর্ণ ধাপ রয়েছে যার মধ্যে রয়েছে শারীরিক পরিদর্শন, যাচাইকরণ এবং সঠিকতা নিশ্চিত করার জন্য রেকর্ডিং। পণ্যগুলি প্রস্তুতকারকের কাছ থেকে ইনবাউন্ড SKU হিসাবে গৃহীত হোক বা DTC গ্রাহকদের কাছ থেকে ফেরত পণ্য হিসাবে, একটি দক্ষ গ্রহণ ব্যবস্থা থাকা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।   

আপনার পণ্য পূরণ প্রবাহে যত দ্রুত পণ্য একত্রিত হবে, গ্রাহকদের কাছে অর্ডার হিসেবে তত দ্রুত পণ্যগুলি পূরণ করা যাবে।  

দক্ষ গ্রহণ কেন গুরুত্বপূর্ণ?  

ই-কমার্স ব্যবসার জন্য, পণ্যগুলি তাদের গুদাম বা বিতরণ কেন্দ্রে গ্রহণ করা ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনার একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক। আপনার ইনভেন্টরি গ্রহণ পদ্ধতি গ্রাহক সন্তুষ্টি এবং সামগ্রিক ব্যবসায়িক বৃদ্ধির উপর সরাসরি প্রভাব ফেলে - সরবরাহ শৃঙ্খলের এই গুরুত্বপূর্ণ ধাপে দক্ষতা ছাড়াই, পণ্যগুলি হারিয়ে যেতে পারে, অর্ডার বিলম্বিত হতে পারে, অথবা বিক্রি করার আগে সেগুলি অপ্রচলিত হয়ে যেতে পারে।   

অনেক ব্র্যান্ড গ্রহণ প্রক্রিয়াকে অতিরঞ্জিত বা অবমূল্যায়ন করার প্রবণতা পোষণ করে এবং তাদের গ্রহণ প্রবাহের জন্য একটি স্পষ্ট পরিকল্পনা না রাখে। দক্ষ গ্রহণের গুরুত্ব আপনার ইনভেন্টরিতে রাখা আইটেমগুলি থেকে প্রাপ্ত রাজস্বের মাধ্যমে উপলব্ধি করা যেতে পারে। যদি আপনার গ্রহণ অদক্ষ হয়, তাহলে পণ্য গুদামে জমা হবে যার ফলে অপ্রয়োজনীয় স্টোরেজ খরচ হবে এবং নগদীকরণের সুযোগ হাতছাড়া হবে। এর সরাসরি প্রভাব পড়বে আপনার ইনভেন্টরির নির্ভুলতা, ইনভেন্টরি ট্র্যাকিং, পূরণ কর্মপ্রবাহের গতি, গ্রাহক সন্তুষ্টি এবং পরিণামে রাজস্বের উপর; যখন মূলধন অস্থাবর ইনভেন্টরিতে আটকে যায় তখন এর ফলে বৃহত্তর ব্যবসায়িক প্রতিবন্ধকতা দেখা দিতে পারে। 

গুদাম গ্রহণের সর্বোত্তম অনুশীলনগুলি অপ্টিমাইজ করুন   

কিছু ই-কমার্স ব্যবসা তাদের নিজস্ব গুদামের মধ্যেই ইন-হাউস রিসিভিং প্রক্রিয়া করে, আবার অন্যরা 3PL বা লজিস্টিক পার্টনারের কাছে আউটসোর্স করে। যেভাবেই হোক, আপনার গুদাম পরিচালনা এবং রিসিভিং টিমের সাথে কাজ করে নিম্নলিখিতগুলি সেট আপ করুন:   

১. আগত আইটেমগুলিকে শ্রেণীবদ্ধ করুন 

পণ্য প্রাপ্তির পর তাৎক্ষণিকভাবে শ্রেণীবদ্ধ করা এবং তার অবস্থা নথিভুক্ত করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। আপনার স্টোরেজ সিস্টেমে পণ্য আনার এটি প্রথম ধাপ। এই প্রক্রিয়াটিকে যতটা সম্ভব দক্ষ করে তোলার জন্য কাজ করুন যাতে ইনভেন্টরির স্তর সঠিক থাকে (যেমন কোনও ডেডস্টক, অতিরিক্ত মজুদ বা স্টকআউট না থাকে)।  

2. প্রতিটি ধরণের পণ্যের জন্য পরিষ্কার পথ তৈরি করুন

বিতরণ বা পরিপূরণ কেন্দ্রের মধ্যে পণ্যগুলি কীভাবে সাজানো হবে তা নির্ধারণের জন্য স্পষ্ট ব্যবসায়িক নিয়ম লিখুন। স্পষ্ট ডকুমেন্টেশন তৈরি করুন যাতে গুদাম কর্মীদের শ্রেণীবদ্ধ পণ্যগুলির পরিচালনা পদ্ধতি থাকে।  

রিটার্নের ক্ষেত্রে, রিসিভিং পদ্ধতির এই ধাপটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি পুনঃবিক্রয়ের জন্য ইনভেন্টরিতে পুনঃসংযুক্ত করা উচিত এমন আইটেমগুলিকে অগ্রাধিকার দিতে সাহায্য করতে পারে। যখন আপনার রিসিভিং টিম দ্রুত স্টকে আইটেমগুলি পেতে পারে, তখন এর অর্থ হল অর্ডার পূরণে দ্রুত পরিবর্তন, এমনকি কয়েক দিন গ্রাহক সন্তুষ্টি তৈরি করতে বা ভাঙতে পারে।  

৩. মান নিয়ন্ত্রণের মেট্রিক্স স্থাপন করুন  

যদি আপনার ইনভেন্টরির সংখ্যায় কোনও অসঙ্গতি থাকে, তাহলে এর ফলে বিক্রয় হ্রাস, স্টকআউট বা ভুল অর্ডার হতে পারে। কিছু মান নিয়ন্ত্রণ চেকপয়েন্টে নিয়মিত অডিট, রিয়েল-টাইম আপডেট এবং যোগাযোগের চ্যানেল এবং মূল কারণ বিশ্লেষণের জন্য যেকোনো সমস্যার সঠিক ডকুমেন্টেশন অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।  

ফেরত পণ্যের জন্য গ্রহণ   

অনেক ই-কমার্স ব্যবসা ধরে নেয় যে রিটার্ন কেবল হারানো পণ্য। আপনার পণ্যের মিশ্রণের উপর নির্ভর করে, আপনি কয়েকটি ভিন্ন উপায়ে ফেরত দেওয়া পণ্য থেকে রাজস্ব পুনরুদ্ধার করতে সক্ষম হতে পারেন। এর মূল চাবিকাঠি হল একটি উচ্চমানের গ্রহণ পদ্ধতি।  

1. গ্রাহকদের কাছ থেকে ফেরত আসা আগত চালানগুলি নথিভুক্ত করা একটি সর্বোত্তম অনুশীলন এবং কার্যকরভাবে ফেরত গ্রহণের প্রথম পদক্ষেপ।  

1. পণ্য ফেরত দেওয়ার কারণ শ্রেণীবদ্ধ করা হল আপনার পণ্যের ত্রুটি, আপনার পণ্য পূরণের প্রক্রিয়ার অদক্ষতা খুঁজে বের করার এবং সর্বোচ্চ গ্রাহক সন্তুষ্টি প্রতিষ্ঠার সর্বোত্তম উপায়। কিছু কোম্পানি একটি প্রাক-গ্রহণ প্রবাহ স্থাপন করবে যেখানে তারা গ্রাহকদের জিজ্ঞাসা করবে যে তারা কেন পণ্য ফেরত দিচ্ছে। এই তথ্য গ্রহণ প্রক্রিয়ায় অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে। গ্রাহকের মূল্যায়ন সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য গ্রহণের মধ্যে একটি দ্বিগুণ-চেক সিস্টেম যুক্ত করাও বুদ্ধিমানের কাজ।  
2. ক্ষতিগ্রস্ত পণ্য সংস্কার করলে যেসব পণ্য এখনও পুনঃবিক্রয় করা সম্ভব, সেগুলোর রাজস্ব পুনরুদ্ধারে সাহায্য করবে। উদাহরণস্বরূপ, ভোক্তা ইলেকট্রনিক্স পণ্যগুলি প্রায়শই দ্রুত এবং কার্যকরভাবে পুনর্নির্মাণ করা যেতে পারে যদি শুধুমাত্র পুনঃফ্ল্যাশিং বা সফ্টওয়্যার আপডেটের প্রয়োজন হয়। এই ধরণের সংস্কারের গতি বাড়ানোর জন্য যে কোনও অটোমেশন স্থাপন করা যেতে পারে তা আরও ভাল কাজ করে। যেকোনো পুনর্নির্মাণ কর্মসূচির মধ্যে গুণমান পরীক্ষা বাস্তবায়ন করা উচিত। 
3. পণ্যগুলি যদি খুব বেশি ক্ষতিগ্রস্ত হয় বা বিক্রির অযোগ্য হয়, তাহলে কখনও কখনও তা নষ্ট করাই একমাত্র বিকল্প। নষ্ট করার জন্য একটি সাশ্রয়ী পদ্ধতি খুঁজে বের করুন, অনেকগুলি আছে। যদি এটি আপনার ব্র্যান্ড এবং পণ্যের সাথে মানানসই হয় তবে একটি অনুদান প্রচারণার কথা বিবেচনা করুন।    

যদিও অনেক ব্র্যান্ড রিভার্স লজিস্টিকসকে ঝামেলার কাজ বলে মনে করে, এটি ক্রমবর্ধমান রাজস্ব এবং পরিচালন খরচ সাশ্রয় করার সুযোগের একটি ক্ষেত্র।  

একটি দক্ষ গুদামের জন্য অটোমেশন  

দক্ষ গ্রহণ পদ্ধতি তৈরির অন্যতম সেরা উপায় হল আপনার যেকোনো দিক স্বয়ংক্রিয় করা। এর ফলে আপনার ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনা উন্নত হবে। অনেক টেক-ফরওয়ার্ড 3PL একটি বারকোড সিস্টেমের উপর নির্ভর করে অথবা প্রতিটি ইউনিটের জন্য নির্ধারিত UPC কোড ব্যবহার করে। কর্মীরা SKU, লট বা আপনার পণ্য মিশ্রণের অন্যান্য দিকগুলি বাছাই করার সময় বারকোড স্ক্যানারগুলি মানব ত্রুটি কমাতে সাহায্য করবে।  

এই কোডগুলি আপনার গুদাম ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের (WMS) সাথে সিঙ্ক করা উচিত যাতে একটি দক্ষ এবং ডিজিটালাইজড ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম তৈরি হয়। ভুল ইনভেন্টরি লেভেলের কারণে প্রবাহে নানা ধরণের সমস্যা দেখা দেয়। অটোমেশন আপনাকে রিয়েল-টাইম ডেটা এবং অন্তর্দৃষ্টি দেবে যে আপনার সমস্ত পণ্য কোথায় আছে, সেগুলি ফেরত দেওয়া হোক, সংস্কার করা হোক, অথবা স্টকে রাখার জন্য রিসিভিং এরিয়ায় পৌঁছেছে কিনা।  

বটম লাইন  

সঠিক গুদাম ব্যবস্থাপনা এবং ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনার অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ উপাদান হল আপনার গ্রহণ পদ্ধতি। মজুদে পণ্য আনার আগে অনেক গুণমান পরীক্ষা করা সময়সাপেক্ষ বলে মনে হতে পারে। কিন্তু আপনি যত বেশি সময় একটি সংগঠিত রিসিভিং ডকে রাখবেন এবং গ্রহণ কার্যক্রম সুগম করবেন, ততই আপনার সঠিক ইনভেন্টরি সংখ্যা এবং খুশি গ্রাহক থাকবে।

সূত্র থেকে ডিসিএল লজিস্টিকস

দাবিত্যাগ: উপরে উল্লিখিত তথ্য dclcorp.com দ্বারা Chovm.com থেকে স্বাধীনভাবে সরবরাহ করা হয়েছে। Chovm.com বিক্রেতা এবং পণ্যের গুণমান এবং নির্ভরযোগ্যতা সম্পর্কে কোনও প্রতিনিধিত্ব বা ওয়ারেন্টি দেয় না। Chovm.com কন্টেন্টের কপিরাইট লঙ্ঘনের জন্য কোনও দায় স্পষ্টভাবে অস্বীকার করে।