Es wird allgemein angenommen, dass eine SMS-Compliance-Checkliste nur für große Unternehmen von Belang ist.
Die Realität sieht jedoch ganz anders aus. Compliance ist ein entscheidender Aspekt für Unternehmen jeder Größe. Dazu gehören kleine und mittlere Unternehmen (KMU).
Die Missachtung der Compliance kann schwerwiegende rechtliche und finanzielle Folgen haben.
In diesem Leitfaden wird untersucht, welche Rolle Compliance-Checklisten bei der Verbesserung von SMS-Kommunikationsstrategien spielen. Am Ende erfahren Sie, wie Sie die SMS-Compliance sicherstellen und gleichzeitig das Vertrauen Ihrer Kunden aufbauen.
Lass uns loslegen!
Inhaltsverzeichnis
Holen Sie die Zustimmung der Kunden zum Empfang von SMS-Nachrichten ein
Erklären Sie, für welche Kommunikation sich Ihre Kunden entscheiden
Stellen Sie klare Geschäftsbedingungen bereit
Sichere Benutzerdaten und Privatsphäre
Verstehen Sie die regulatorische Landschaft
Bedenken Sie, dass Sie in Ihren Nachrichten keine SHAFT-bezogenen Inhalte einbinden können
Bieten Sie die Möglichkeit, Ihre Nachrichten abzubestellen
Berücksichtigen Sie die Zeitzone Ihres Empfängers
Verwenden Sie dedizierte Kurzcodes oder Langcodes
Vermeiden Sie das Versenden unerwünschter Nachrichten
Bieten Sie einfachen Zugang zu Hilfe und Support
Wrap up
Holen Sie die Zustimmung der Kunden zum Empfang von SMS-Nachrichten ein
Bevor Sie Massentextnachrichten für Ihre Kampagne verfassen, sollten Sie sich einer grundlegenden Tatsache bewusst sein: Die ordnungsgemäße Einwilligung ist von größter Bedeutung.
Das Einholen der ausdrücklichen Erlaubnis der Empfänger ist eine von mehreren rechtlichen Anforderungen für SMS. Es handelt sich außerdem um eine Best Practice, die Ihnen dabei hilft, Vertrauen und Loyalität bei Ihrem Publikum aufzubauen.
Indem Sie um Erlaubnis bitten, respektieren Sie die Präferenzen der Benutzer. Sie vermeiden auch, sie mit unerwünschten Nachrichten zu spammen.
Sie können von Ihren Kunden im Wesentlichen zwei Arten der Einwilligung einholen: Single-Opt-In und Double-Opt-In.
- Single-Opt-In: Beinhaltet, dass ein Benutzer seine Telefonnummer ohne weitere Bestätigung angibt.
- Doppelte Anmeldung: Erfordert, dass Benutzer ihr Abonnement über eine Bestätigungsnachricht bestätigen.
Single-Opt-In scheint die einfachere Wahl zu sein. Double-Opt-In bietet jedoch eine aussagekräftigere Einwilligungsaufzeichnung, da es das echte Interesse des Abonnenten bestätigt. Sie können beispielsweise nicht versehentlich von einer anderen Person abonniert werden.
Die Einwilligung muss ausdrücklich erfolgen – Benutzer sollten wissen, wofür sie sich anmelden.
Führen Sie daher immer eine gut dokumentierte Aufzeichnung Ihrer Opt-Ins. Dies kann bei behördlichen Anfragen eine potenzielle Lebensader sein. Behalten Sie den Überblick über Zeitstempel, Abonnementquellen und alle zugehörigen Geschäftsbedingungen.
Erklären Sie, für welche Kommunikation sich Ihre Kunden entscheiden
Ein wesentlicher Aspekt einer SMS-Compliance-Checkliste besteht darin, klar anzugeben, wofür sich die Person entscheidet.
Kunden entscheiden sich für den Empfang Ihrer SMS-Nachrichten für eine bestimmte Art der Kommunikation. Dies kann von Auftragsbestätigungen bis hin zu Versandaktualisierungen reichen. Es könnte sich auch um exklusive Werbeaktionen und wöchentliche Newsletter handeln.
Nutzen Sie spezielle SMS-Marketing-Software, um diese vielfältigen Kommunikationsströme effizient zu verwalten und anzupassen. Mit diesen Tools können Sie:
- Segmentieren Sie Ihr Publikum
- Passen Sie Nachrichten an ihre Vorlieben an
- Sorgen Sie für ein nahtloses Opt-in-Erlebnis
Wenn sich Kunden für den Erhalt einer Bestellbestätigungsnachricht entscheiden, ist dies die einzige Nachricht, die Sie senden können. Versenden Sie keine Werbenachrichten oder Newsletter, es sei denn, Sie haben dem Empfang zugestimmt.
Ebenso können sich Kunden für Sonderangebote oder Produktaktualisierungen anmelden. Wenn ja, richten Sie Ihre Botschaften an ihren Erwartungen aus.
Diese scheinbar unbedeutenden Details machen die erste Opt-in-Nachricht zu einem kritischen Berührungspunkt. Hier schaffen Sie mit der Einwilligung des Kunden die Voraussetzungen für die Kommunikation.
Seien Sie präzise und vermitteln Sie die genaue Art Ihrer Botschaften. Geben Sie Ihren Kunden außerdem die Möglichkeit, ihre Präferenzen jederzeit zu ändern.
Stellen Sie klare Geschäftsbedingungen bereit
Ohne klare Geschäftsbedingungen ist Ihre SMS-Compliance-Checkliste nicht vollständig.
Transparenz ist das Fundament ethischen SMS-Marketings. Jeder Empfänger sollte gut darüber informiert sein, wofür er sich anmeldet, einschließlich:
- Für welche Art von Kommunikation entscheiden sie sich?
- Wer sendet die Nachrichten?
- Wie sie Sie kontaktieren können, wenn sie Fragen oder Bedenken haben
Fügen Sie einen Link zu einer Seite mit detaillierten Geschäftsbedingungen hinzu. Geben Sie auf dieser Seite relevante Informationen an, z. B.:
- Wie oft werden Sie Nachrichten senden?
- Wie viel sie kosten werden
- So schützen Sie Kundendaten und Privatsphäre
Verstecken Sie Ihre SMS-Geschäftsbedingungen nicht im Kleingedruckten. Machen Sie sie stattdessen leicht zugänglich. Verwenden Sie eine klare Sprache, die für die Empfänger verständlich ist.
Transparenz über Ihre Geschäftsbedingungen kann Engagement, Vertrauen und Glaubwürdigkeit aufbauen. Es hilft Ihnen auch, rechtliche Probleme oder Beschwerden zu vermeiden.
Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre Markenidentität und Ihr Wertversprechen zu präsentieren. Sie können hervorheben, wie Ihre E-Mail- und SMS-Marketingsoftware ihnen helfen kann, ihre Ziele zu erreichen und ihre Schwachstellen zu lösen.
Sichere Benutzerdaten und Privatsphäre
Benutzer, die sich für Ihre SMS-Kommunikation entscheiden, vertrauen Ihnen ihre persönlichen Daten an.
Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Daten sicher zu speichern und zu schützen. Um Ihnen dabei zu helfen, können Sie sich einige der besten SMS-Marketing-Apps von Shopify ansehen. Diese bieten Sicherheitsfunktionen und Compliance-Tools.
Nutzen Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen, um unbefugten Zugriff, Verstöße und Datenlecks zu verhindern. Datenschutzverletzungen können:
- Schädigen Sie Ihren Ruf
- Untergraben Sie das Vertrauen der Kunden
- Setzen Sie sich rechtlichen Verpflichtungen aus
Hier sind einige Best Practices zum Schutz von Benutzerdaten und Privatsphäre:
1. Speichern und schützen Sie die während des Anmeldevorgangs erfassten Benutzerdaten sicher.
Nutzen Sie Verschlüsselungs-, Authentifizierungs- und Zugriffskontrollmechanismen. Diese verhindern den unbefugten Zugriff oder die Offenlegung sensibler Informationen.
2. Halten Sie die relevanten Datenschutzgesetze ein.
Beachten Sie Gesetze wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der Europäischen Union. Diese Datenschutzgesetze schreiben strenge Standards für den Umgang mit personenbezogenen Daten vor.
3. Teilen oder verkaufen Sie Benutzerdaten niemals ohne ausdrückliche Zustimmung an Dritte.
Dies verletzt die Privatsphäre und das Vertrauen Ihrer Kunden. Möglicherweise verstößt es auch gegen die Geschäftsbedingungen Ihres SMS-Dienstanbieters.
Wenn Sie Daten an Dritte weitergeben müssen, stellen Sie sicher, dass diese über angemessene Sicherheitsmaßnahmen verfügen. Überprüfen Sie außerdem, ob sie die gleichen Vorschriften befolgen wie Sie.
Verstehen Sie die regulatorische Landschaft
In verschiedenen Regionen gelten unterschiedliche Gesetze und Vorschriften zur Einhaltung der SMS-Konformität. Zum Beispiel:
- In den USA – Es gibt den Telephone Consumer Protection Act (TCPA). Es erfordert, dass Unternehmen vor dem Versenden von Textnachrichten die ausdrückliche schriftliche Zustimmung ihrer Kunden einholen.
- In der EU – Es gibt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Es verpflichtet Unternehmen, eine rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zu haben. Dazu gehören Einwilligung, Vertrag oder berechtigtes Interesse.
- In Kanada – Es gibt Kanadas Anti-Spam-Gesetzgebung (CASL). Es verbietet Unternehmen, kommerzielle elektronische Nachrichten ohne Zustimmung des Empfängers zu versenden.
Eine dynamische Regulierungslandschaft erfordert ständige Wachsamkeit. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, über sich ändernde Vorschriften und Best Practices der Branche auf dem Laufenden zu bleiben.
Die Nichtbeachtung dieser Vorschriften kann schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben. Es drohen Ihnen hohe Geldstrafen, Klagen und Rufschädigungen.
Bedenken Sie, dass Sie in Ihren Nachrichten keine SHAFT-bezogenen Inhalte einbinden können
Vermeiden Sie das Senden von Nachrichten, die SHAFT-bezogene Inhalte enthalten.
SHAFT steht für Sex, Hass, Alkohol, Schusswaffen und Tabak. Die meisten Netzbetreiber und Regulierungsbehörden beschränken diese Inhaltskategorien.
Daher kann das Senden von Nachrichten mit SHAFT-bezogenen Inhalten zu Blockierungen oder Filterungen führen. Ihre Nachricht könnte auch als Spam gekennzeichnet werden.
Stellen Sie daher stets sicher, dass Ihre Botschaften angemessen, respektvoll und für Ihr Publikum relevant sind.
Befolgen Sie diese Best Practices, um das Senden von SHAFT-bezogenen Inhalten zu vermeiden:
- Überprüfen Sie den Inhalt Ihrer Nachricht sorgfältig, bevor Sie sie senden. Stellen Sie sicher, dass es keine problematischen Wörter, Bilder, Links oder vulgären Emojis enthält. Es sollte nicht beleidigend, beleidigend, unanständig oder diskriminierend sein.
- Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache, die Ihre Botschaft ohne Mehrdeutigkeit oder Übertreibung vermittelt. Vermeiden Sie die Verwendung von Slang, Fachjargon, Abkürzungen oder Akronymen, die missverstanden oder falsch interpretiert werden könnten.
- Achten Sie auf den Kontext und den Ton Ihrer Nachricht. Überlegen Sie, wie verschiedene Segmente Ihrer Zielgruppe Ihre Botschaft verstehen könnten. Vermeiden Sie Humor, Sarkasmus, Ironie oder Übertreibungen, die die Leute möglicherweise in die Irre führen könnten.
Bieten Sie die Möglichkeit, Ihre Nachrichten abzubestellen
Halten Sie die Vertrauens- und SMS-Compliance-Gesetze aufrecht, indem Sie eine klare Option zum Abbestellen Ihrer SMS-Nachrichten bereitstellen.
Fügen Sie in Ihre SMS-Kampagnen immer ein STOP-Schlüsselwort ein. Respektieren Sie außerdem die Präferenzen des Empfängers, indem Sie etwaigen Abmeldeanfragen umgehend nachkommen. Senden Sie ihnen dann eine Bestätigungsnachricht, die ihre Anfrage bestätigt.
Aktualisieren Sie außerdem Ihre Unterlagen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie diesem Kunden keine weiteren Nachrichten senden, es sei denn, er stimmt erneut zu.
Wenn Sie die Entscheidungen und Vorlieben Ihrer Kunden respektieren, zeigen Sie, dass Sie ihre Beziehung wertschätzen. Sie zeigen auch, dass Sie nicht daran interessiert sind, sie mit irrelevanten oder übertriebenen Nachrichten zuzuspammen.
So optimieren Sie Ihre SMS-Kommunikation. Sie erhöhen auch Ihre Chancen, Kunden mit relevanten und zeitnahen Angeboten anzusprechen.
Berücksichtigen Sie die Zeitzone Ihres Empfängers
Das richtige Timing kann die Effektivität Ihrer SMS-Kommunikation entscheidend beeinflussen.
Ärgern oder stören Sie Ihre Kunden nicht, indem Sie ihnen zu unpassenden Zeiten Nachrichten senden. Dazu gehören spät in der Nacht oder früh am Morgen. Dadurch sinken Ihre Engagement-Raten.
Versuchen Sie stattdessen, Nachrichten innerhalb des Zeitfensters von 9 bis 9 Uhr der Ortszeit Ihres Empfängers zu senden. Dieses Timing stellt ein Gleichgewicht zwischen Engagement und Eindringen her. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Nachrichten mit größerer Wahrscheinlichkeit gut ankommen.
Was ist der beste Weg, um dies zu erreichen?
Segmentieren Sie Ihre Zielgruppe nach ihrem Standort und planen Sie Ihre Textnachrichten entsprechend. Verwenden Sie Tools wie Omnisend, um diesen Prozess zu automatisieren. Auf diese Weise übermitteln Sie Ihre Nachrichten zum optimalen Zeitpunkt für jeden Kunden.
Das richtige Timing kann zu höheren Öffnungsraten, höherem Engagement und letztlich auch Konversionsraten führen. Es entspricht außerdem sowohl den SMS-Marketing-Compliance-Richtlinien als auch den Benutzerpräferenzen.
Verwenden Sie dedizierte Kurzcodes oder Langcodes
Kurz- und Langcodes sind eindeutige Telefonnummern, mit denen Sie SMS-Nachrichten senden und empfangen können.
Ein Funktionscode ist eine fünf- oder sechsstellige Nummer, mit der sich schnell Nachrichten mit hohem Volumen versenden lassen. Ein Langcode ist eine bis zu 10-stellige Nummer, mit der Nachrichten mit geringem Volumen und durchschnittlicher Geschwindigkeit gesendet werden können.
Lange Codes eignen sich hervorragend für Transaktionsnachrichten. Sie bieten eine persönliche Note für Bestellbestätigungen, Versandaktualisierungen und Kundensupport.
Ein weiterer Unterschied zwischen diesen Codes besteht darin, dass viele Unternehmen Kurzcodes gemeinsam nutzen können. Mittlerweile sind lange Codes nur einem Unternehmen vorbehalten.
Die Verwendung eines dedizierten Kurzcodes oder Langcodes kann Ihnen jedoch dabei helfen, Verwirrung zu vermeiden. Dedizierte Codes verleihen Ihrer Marke außerdem eine eindeutige Identität. Dies stärkt den Wiedererkennungswert und erhöht das Vertrauen und das Engagement.
Vermeiden Sie das Versenden unerwünschter Nachrichten
Vermeiden Sie im Rahmen Ihrer SMS-Compliance-Checkliste das Versenden unerwünschter Nachrichten.
Holen Sie die ausdrückliche schriftliche Zustimmung der Empfänger ein. Erst dann sollten Sie ihnen SMS-Nachrichten zu Marketingzwecken senden. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Kommunikation relevant, antizipiert und auf die Präferenzen der Benutzer abgestimmt ist. Informieren Sie die Empfänger deutlich über Folgendes:
- Identität des Absenders und Zweck der Nachricht
- Häufigkeit und Inhalt der Nachrichten
- Für den Empfang der Nachrichten können Gebühren anfallen
- Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen
- Methode zum Deaktivieren der Nachrichten
Sie möchten auch der Versuchung widerstehen, Listen von Drittanbietern zu kaufen oder zu nutzen. Diese Listen sind oft unzuverlässig, veraltet oder betrügerisch. Die Personen auf ihnen haben keine ordnungsgemäße oder ausdrückliche Einwilligung erteilt.
Sich auf Listen ohne ausdrückliche Zustimmung zu verlassen, birgt das Risiko rechtlicher Konsequenzen. Es beeinträchtigt auch die Qualität Ihrer Kommunikation.
Bieten Sie einfachen Zugang zu Hilfe und Support
Sorgen Sie für Kundenzufriedenheit und -treue, indem Sie einfachen Zugang zu Hilfe und Support bieten.
Wenn Sie Ihren Kunden eine SMS schreiben, geben Sie klare Anweisungen an, wie sie mit Ihnen Kontakt aufnehmen können. Sie können beispielsweise am Ende Ihrer Nachrichten eine Telefonnummer, einen Website-Link oder eine Chatbot-Option hinzufügen.
Auf diese Weise können Ihre Kunden Sie schnell kontaktieren, wenn sie:
- Benötigen Sie weitere Informationen
- Habe ein Problem
- Möchte Feedback geben
Reagieren Sie zeitnah per SMS auf alle Anfragen oder Probleme Ihrer Kunden. Dies zeigt, dass Sie sich um ihre Bedürfnisse kümmern und ihre Meinung wertschätzen.
Schnelle Antworten lösen Probleme und erhöhen gleichzeitig die Zuverlässigkeit Ihrer Kommunikation.
Durch den einfachen Zugang zu Hilfe und Support verbessern Sie Ihr Kundenerlebnis. Auch mit Ihrer SMS-Kommunikation bauen Sie Vertrauen auf.
Wrap up
SMS-Kommunikation ist eine leistungsstarke Möglichkeit, mit Ihren Kunden in Kontakt zu treten. Es kann auch dazu beitragen, die Conversions zu steigern.
Es gibt jedoch spezifische SMS-Regeln und -Vorschriften. Wenn Sie diese befolgen, vermeiden Sie rechtliche Probleme und wahren Ihren Ruf.
Die Implementierung dieser SMS-Compliance-Checkliste ist der richtige Weg. Es wird Ihnen dabei helfen, den Weg für erfolgreiche und konforme SMS-Marketingaktivitäten zu ebnen.
Quelle aus Omnisend
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