Der ultimative Leitfaden zur Durchführung eines gründlichen Supply Chain Audits

Ohne interne Audits gibt es kein effektives Supply Chain Management. Wir können uns Audits als Gesundheitschecks für Lieferketten vorstellen, um sicherzustellen, dass sie von der Beschaffung der Rohstoffe bis zur Lieferung der Produkte an den Endkunden so reibungslos und kosteneffizient wie möglich funktionieren.

Durch die systematische Überprüfung der Lieferketten können Unternehmen potenzielle Risiken und Ineffizienzen bei der Beschaffung von Rohstoffen, Produktionsprozessen, Lieferantenbeziehungen, Bestandsverwaltungund Kundenzufriedenheit.

Wie können Unternehmen also interne Audits durchführen? Welche Aspekte der Lieferkette sollten sie berücksichtigen? Und wie sollten sie die Ergebnisse und Korrekturmaßnahmen dokumentieren? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Lieferkettenaudits auf intelligente Weise durchführen können!

Inhaltsverzeichnis
1. Bereiten Sie sich auf das Audit vor
2. Daten sammeln
3. Führen Sie das Audit durch
4. Berichten Sie über die Audit-Ergebnisse
5. Die Prüfung der Lieferkette ist ein fortlaufender Zyklus

Bereiten Sie sich auf das Audit vor

So wie wir den ersten Ziegelstein eines Hauses nicht ohne einen architektonischen Bauplan legen können, können wir auch kein Audit ohne Plan durchführen. Bevor wir wie Detektive nach Risiken und Schwachstellen in der Lieferkette suchen, müssen wir die „warum” (Ziele), „woher” (Umfang) und “wie“ (tatsächlicher Plan).

Bestimmen Sie den Umfang des Audits

Ohne einen klar definierten Umfang werden Lieferkettenprüfungen ewig dauern (stellen Sie sich vor, wie viel Zeit und Ressourcen verschwendet werden). Bei der Prüfung von Lieferketten sind viele Aspekte zu berücksichtigen, aber Unternehmen sollten ihre Bemühungen auf das Wesentliche konzentrieren.

Wenn es beispielsweise in der Vergangenheit immer wieder Probleme mit der Produktqualität gab, sollten bei der Prüfung die Herstellungsprozesse und Qualitätskontrollsysteme im Vordergrund stehen. Unternehmen können den Prüfungsumfang sogar auf bestimmte Produktlinien beschränken, bei denen es in der Vergangenheit immer häufiger zu Qualitätsproblemen gekommen ist.

Definieren Sie die Ziele des Audits

Sobald der Prüfungsumfang festgelegt ist, ist es wichtig, SMART Ziele. So wie es keinen Sinn hätte, ein Porträt zu malen, ohne zu wissen, wen oder was man malt, ist es auch unlogisch, interne Audits ohne klare Ziele durchzuführen.

SMART Ziele sollten spezifische, Messbar, Erreichbare, Relevant und Zeit gebundenDas Ziel eines Audits könnte beispielsweise darin bestehen, zu beurteilen, ob die bestehenden Qualitätskontrollsysteme die Fehlerquote innerhalb eines Jahres unter 5 % halten.

Entwickeln Sie einen Auditplan

Nachdem die Auditziele geklärt und festgelegt wurden, welche Teile der Lieferkette überprüft werden sollten, sollten Unternehmen diesen Schritt mit der Entwicklung eines detaillierten Auditplans abschließen (das wie).

Stellen Sie sich einen Auditplan als eine Gliederung vor, in der die Teammitglieder (Auditoren), die Methoden (wie sie die Bewertungen durchführen werden) und die Ressourcen, die sie benötigen (z. B. Checklisten, Umfragen, Datenanalysesoftware usw.), angegeben sind.

Sammeln Sie die Daten

Ohne Daten gleicht die Prüfung von Lieferketten der Suche nach der Nadel im Heuhaufen mit verbundenen Augen. Prüfer müssen Daten sammeln, um sich ein klares Bild vom aktuellen Zustand der Lieferkettenprozesse zu machen. Daten bieten auch eine Grundlage für den Vergleich von Lieferketten mit Best Practices der Branche. Nachfolgend einige Beispiele für Datenquellen:

1. Interne Dokumente und Aufzeichnungen:

Die interne Dokumentation ist die wichtigste Datenquelle für jede Organisation. Zu diesen Dokumenten gehören Kauforder, Lieferantenverträge, Bestandsaufzeichnungen und Leistungsberichte. Prüfer können beispielsweise Logistik-KPIs um Zykluszeit, pünktliche Lieferrate und Lieferantenvorlaufzeit zu beurteilen.

2. Interviews mit dem Personal:

Eine weitere wichtige Datenquelle sind Gespräche mit Schlüsselpersonal wie Lagerleitern, Produktionsleitern und Logistikkoordinatoren. Lagerleiter können beispielsweise Abweichungen zwischen physischen Lagerbeständen und Lageraufzeichnungen feststellen oder Engpässe aufzeigen, die die Auftragserfüllung verlangsamen.

3. Umfragen und Fragebögen:

Eine weitere Möglichkeit zur Datenerfassung besteht darin, Umfragen und Fragebögen an Mitarbeiter im operativen Geschäft, Lieferanten und Kunden zu verteilen. Prüfer können sich beispielsweise ein Bild von der aktuellen Kundenzufriedenheit machen, indem sie Feedback zur Produktverfügbarkeit, Lieferzeiten und Bearbeitungsquote für Retouren sammeln.

4. Vor-Ort-Besuche:

Nichts ist besser, als einen Einblick aus erster Hand in die Betriebsabläufe zu haben, um Unstimmigkeiten zu erkennen, die bei Prüfungen auf Papier übersehen werden könnten. Durch physische Inspektionen können Prüfer die Arbeits- und Lagerbedingungen, die Wartung von Einrichtungen und Geräten sowie die Durchführung von Qualitätssicherungsprotokollen beurteilen.

5. Branchen-Benchmarks und -Standards:

Während Prüfer die erfassten internen Daten anhand vorab festgelegter KPIs auswerten können, ist es auch wichtig, eine Art externe Basislinie zu haben. Ohne Branchenbenchmarks können Unternehmen nicht sicher sein, dass ihre Lieferkette gut funktioniert.

Wenn beispielsweise eine interne Prüfung ergibt, dass die Kundenrücklaufquote 5 % beträgt, könnte das Unternehmen meinen, dass dies gemäß seinem internen KPI positiv ist. Wenn die Rücklaufquote der Konkurrenz jedoch nur 2 % beträgt, ist dies ein klares Anzeichen dafür, dass etwas nicht stimmt.

6. Prüfberichte Dritter:

Unternehmen können die Prüfberichte externer Stellen auch nutzen, um einen unvoreingenommenen Blick auf den aktuellen Zustand ihrer Lieferketten zu werfen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine Zertifizierung für ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) wie ISO 9001 erhalten hat, kann es den Prüfbericht als Ausgangspunkt verwenden, um aktuelle Ineffizienzen innerhalb seiner Lieferkette von der Produktion bis zur Lieferung zu bewerten.

Durchführung des Audits

Nachdem die Unternehmen festgelegt haben, welche Teile ihrer Lieferketten sie prüfen möchten (der definierte Umfang) und sammelten alle Informationen darüber, was sie erreichen wollen (festgelegte Ziele) und wie die Dinge tatsächlich aussehen (Daten des aktuellen Standes), ist es Zeit, den Detektivhut aufzusetzen und mit der Prüfung zu beginnen.

Wir können den Auditprozess in den folgenden Entscheidungsbaumfragen zusammenfassen:

• Läuft alles nach Plan?
  • Falls ja, Gibt es Möglichkeiten, die Leistung der Lieferkette zu verbessern?
  • Wenn nicht, Welche Maßnahmen sollten wir ergreifen, um die festgestellten Probleme zu beheben?

Sehen wir uns einige Beispiele für Audits an, die ein Unternehmen in den verschiedenen Phasen seiner Lieferkette durchführen kann:

1. Beschaffung und Einkauf:

Ein guter Ausgangspunkt für die Prüfung von Lieferketten ist die Analyse des gesamten Lebenszyklus der Beschaffungsprozess. Nach der Entwicklung eines Flussdiagramms, in dem jeder Schritt des Beschaffungszyklus detailliert beschrieben wird, können Prüfer die folgenden Aspekte bewerten, um Ineffizienzen zu erkennen:

• Lieferantenleistung: Lieferantenaudits helfen zu erkennen, ob Lieferanten und Subunternehmer die Ursache für Verschwendung, Qualitätsprobleme und langsame Lieferzeiten sind. Prüfer können Lieferanten anhand eines Risikomatrix das Lieferanten nach KPIs wie Liefertermintreue, Kreditwürdigkeitsbewertung und Retourenquote trennt.
• Wareneingang und Warenkontrolle: Unternehmen müssen sicherstellen, dass Waren (insbesondere Rohstoffe) nur dann angenommen werden, wenn sie den erforderlichen Qualitäts- und Quantitätsstandards entsprechen. Prüfer können den Inspektionsprozess analysieren, einschließlich der Kriterien für Annahme und Ablehnung, der Probenahmeverfahren und der Testmethoden.
• Rechnungsstellung und Zahlung: Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Zahlungen nur für akzeptierte Waren erfolgen. So können Wirtschaftsprüfer beispielsweise überprüfen, ob Lieferscheine und Rechnungen protokolliert und mit den Bestellungen abgeglichen werden. Außerdem ist es sinnvoll, sicherzustellen, dass Zahlungen pünktlich erfolgen (um von Skonti bei frühzeitiger Zahlung zu profitieren und Strafen bei verspäteter Zahlung zu vermeiden).

2. Produktion und Fertigung

Die Produktions- und Fertigungsphasen sollten auf der Checkliste jedes Lieferkettenaudits stehen. Schließlich möchten wir nicht, dass fehlerhafte oder minderwertige Produkte in die Hände der Kunden gelangen. Hier sind einige Möglichkeiten, diese Lieferkettenphasen zu prüfen:

• Beispielprüfung: Die intuitivste Art, Produktion und Fertigung zu prüfen, ist die Stichprobenprüfung. Normalerweise entnehmen Prüfer in festgelegten Abständen zufällige Proben aus den Produktionslinien und führen dann verschiedene Tests durch, um zu prüfen, ob die Proben den vorgegebenen Standards entsprechen. Diese Tests können Qualitäts- und Sicherheitsprüfungen wie Aussehen, Gewicht und Toxizität umfassen.
• Standardarbeitsanweisungen (SOPs): Bei Vor-Ort-Besuchen können Prüfer beobachten und prüfen, ob die verschiedenen Produktions- und Fertigungsphasen genau wie in den SOPs beschrieben durchgeführt werden. Ein unangekündigter Besuch könnte beispielsweise ergeben, dass Mitarbeiter eine Maschine nicht gemäß den in den SOPs vorgeschriebenen Schritten bedienen. Vielleicht führen sie vor dem Betrieb der Maschine keine Sicherheitsprüfungen durch.

3. Lagerhaltung und Bestandsverwaltung

Wenn es Abweichungen zwischen dem physischen Bestand und dem erfassten Bestand in der Datenbank eines Unternehmens gibt, kann dies zu Fehlbeständen oder Überbeständen führen. Der Bestand beeinflusst die Kosten der verkauften Waren, daher müssen wir regelmäßige interne Audits durchführen, um mögliche Ineffizienzen in der Lagerhaltung. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Unternehmen prüfen können Bestandsverwaltung:

• Inventurzählung: Eine einfache Möglichkeit zur Bestandsprüfung besteht darin, regelmäßig physische Zählungen zu planen und diese dann mit den im Lager erfassten Zählungen zu vergleichen. Lagerverwaltungssystem. Die physische Zählung kann manuell erfolgen, wobei die Bediener jeden Artikel im Lager zählen. Die manuelle Zählung ist jedoch arbeitsintensiv, daher können Unternehmen Barcode scannen oder RFID-Tags, um jeden Artikel zu verfolgen, der ins Lager hinein, innerhalb des Lagers und aus dem Lager heraus bewegt wird.
• Leistungsmetriken und KPI-Tracking: Unternehmen können auch die Effizienz ihrer Lagerhaltung prüfen, indem sie KPIs anhand vorab festgelegter Werte und Benchmarks überwachen (es ist an der Zeit, die gesammelten Daten zu nutzen!). Beispielsweise können wir die Auftragsgenauigkeitsrate prüfen, indem wir den Prozentsatz der fehlerfrei versandten Aufträge (richtiges Produkt, richtige Menge und an den richtigen Kunden) messen. Wir können auch die Lagerhaltungskosten des Inventars prüfen, die Lagerung, Versicherung und Veralterung umfassen.
• Vorgehensweise zum Inventarisierungsprozess: Augen vor Ort sind immer das beste Prüfinstrument. Prüfer können den Warenfluss von der Warenannahme bis zum Versand physisch verfolgen. Sie können beispielsweise einen Pick-and-Pack-Zyklus beobachten, um zu beurteilen, ob der Weg und die benötigte Zeit optimiert sind und ob das Verpackungsmaterial angemessen ist. Dies ist auch eine gute Gelegenheit zu prüfen, ob Waren bei der Ankunft geprüft werden und wie sie im Lagerverwaltungssystem erfasst werden.

4. Logistik und Vertrieb

Eine Prüfung der Lieferkette ist nicht umfassend, wenn Transportwege und Logistikabläufe nicht bewertet werden. Jetzt ist es an der Zeit, die Effizienz der Vertriebswege zu bewerten und nach Frachtkosten zu suchen, die keinen Mehrwert bieten. Hier sind einige praktische Möglichkeiten, diese Teile der Lieferkette zu prüfen:

• Datenanalyse und Leistungsmetriken: Prüfer können GPS- und Telematikdaten von Fahrzeugen sowie Lieferpläne und -protokolle analysieren, um Abweichungen bei Lieferzeiten und -kosten festzustellen. Unternehmen können beispielsweise beurteilen, ob die Laderaumauslastung (das Verhältnis des genutzten Laderaums zum insgesamt verfügbaren Platz in Transportfahrzeugen) bei nahezu 100 % liegt.
• Mystery-Sendungen: Eine weitere Möglichkeit, Vertriebsnetzwerke zu prüfen, besteht darin, Pakete als „Mystery Shopper“ zu versenden, ohne die Logistikabteilung zu informieren. Prüfer simulieren eine typische Kundenbestellung und zeichnen die genauen Versand- und Ankunftszeiten auf. Auf diese Weise können Unternehmen beurteilen, ob ihre Transitzeiten im erwarteten Bereich liegen.

5. Kundenzufriedenheit

Bei der Bewertung der Leistung globaler Lieferketten sollten wir bedenken, dass der ultimative Erfolgsindikator die Kundenzufriedenheit ist. Wie wir in der Phase des „Erfassens von Daten“ gesehen haben, kann Kundenfeedback eine wahre Fundgrube an Erkenntnissen sein. Lassen Sie uns einige Möglichkeiten zur Überprüfung der Kundenzufriedenheit in Lieferketten untersuchen:

• Net-Promoter-Score (NPS): Bei der Prüfung der Kundenzufriedenheit verwenden Prüfer im Allgemeinen den NPS, um zu messen Kundenbindung. Unternehmen nutzen Umfragen, Fragebögen und Fokusgruppen, um Kunden zu fragen, wie wahrscheinlich es ist, dass sie das Unternehmen weiterempfehlen. Der NPS-Score (auf einer Skala von 0 bis 10) kategorisiert Kunden in Förderer, Passive und Kritiker.
• Analyse der Kundenbeschwerden: Eine weitere direkte Möglichkeit, die Kundenzufriedenheit zu prüfen, besteht darin, die Art und Häufigkeit von Kundenbeschwerden zu analysieren und nach Abweichungen von den Benchmarks oder Basismetriken zu suchen. Unternehmen können sich beispielsweise die Anzahl der Beschwerden ansehen, die zu demselben Problem eingehen, um wiederkehrende Muster zu erkennen. Prüfer können auch die durchschnittliche Zeit messen, die zur Lösung einer Beschwerde benötigt wird, um festzustellen, ob sie innerhalb eines akzeptablen, vordefinierten Bereichs liegt.

6. Compliance, Risiken und Nachhaltigkeit

Unternehmen, die eine umfassende Prüfung ihrer Lieferketten durchführen möchten, können auch prüfen, ob ihre Betriebsabläufe und Prozesse den gesetzlichen und Nachhaltigkeitsvorschriften entsprechen. Dies ist auch eine Gelegenheit, die Widerstandsfähigkeit gegenüber potenziellen Lieferkettenrisiken, wie Naturkatastrophen, politische Instabilität und Bedrohungen der Cybersicherheit. Hier sind zwei Möglichkeiten, die Compliance und Belastbarkeit von Lieferketten zu prüfen:

• Umweltressourcenmanagement: Unternehmen sollten ihre Umweltauswirkungen prüfen, insbesondere wenn sie eine Umweltmanagement-Zertifizierung wie ISO 14001 erhalten oder aufrechterhalten möchten. Prüfer können beurteilen, ob das Unternehmen Rohstoffe aus nachhaltigen Quellen verwendet und bezieht. Eine weitere Möglichkeit zur Prüfung der Umweltauswirkungen ist die Berechnung des gesamten COXNUMX-Fußabdrucks, einschließlich direkter und indirekter Emissionen, aus allen Lieferkettenaktivitäten.
• Stresstests und Szenarioanalysen: Stresstests sind eine extreme Methode, um die Funktionsfähigkeit der Lieferkette unter verschiedenen Risikobedingungen zu bewerten. Unternehmen können verschiedene Risiken (z. B. politische Unruhen, wirtschaftliche Schocks, Cyber-Angriffe) simulieren und beobachten, wie schnell und effektiv die Lieferkette reagieren kann. Ein Unternehmen könnte beispielsweise ein Szenario simulieren, in dem ein Taifun die Produktion wichtiger Zulieferer einen Monat lang unterbricht. Anschließend würde es prüfen, ob es die Produktlieferungen an die Kunden aufrechterhalten kann.

Berichten Sie über die Prüfungsergebnisse

Der Schritt nach dem Audit ist natürlich die Berichterstattung der Ergebnisse an die wichtigsten Stakeholder. Aber es reicht nicht aus, nur festzustellen, wo Probleme gefunden wurden. Wir brauchen auch einen Aktionsplan zur Behebung der Probleme. Folgendes sollte normalerweise im Auditbericht enthalten sein:

• Zusammenfassung: Eine kurze Zusammenfassung des Prüfungsumfangs und der Prüfungsziele, des Prüfungszeitplans, der verwendeten Methoden und der wichtigsten festgestellten Probleme.
• Methoden: Der Bericht sollte beschreiben, wie die Daten erhoben wurden, und alle im Prüfprozess verwendeten Tools oder Methoden auflisten. In diesem Abschnitt sollten die Prüfer erklären, wie sie festgestellt haben, ob ein Vorgang oder Prozess in der Lieferkette gut funktioniert.
• Detaillierte Ergebnisse: In diesem Abschnitt sollten alle während des Auditprozesses festgestellten Probleme und Abweichungen aufgeführt werden. Um die Interpretation des Berichts zu erleichtern, sollten die festgestellten Probleme nach Priorität und/oder Risikostufe hinsichtlich Auswirkung und Wahrscheinlichkeit eines erneuten Auftretens kategorisiert werden.
• Empfehlungen: Es sind die Lösungen, nicht die Probleme, die zu Verbesserungen führen. Ein Auditbericht ohne einen Plan für Korrekturmaßnahmen ist, als würde man aufzeigen, was kaputt ist, ohne es zu beheben. Der Bericht sollte für jedes identifizierte Problem Korrekturmaßnahmen vorschlagen. Auch wenn es keine Probleme gibt, sollte der Bericht Verbesserungen empfehlen (z. B. Software-Upgrade für eine bessere Bestandsverwaltung).
• Implementierungsplan: Um sicherzustellen, dass die wichtigsten Stakeholder die empfohlenen Maßnahmen umsetzen, sollte der Bericht die Liste der Korrekturmaßnahmen anhand ihrer Auswirkungen und Durchführbarkeit priorisieren. Ebenso wichtig ist es, einen Zeitplan für die Umsetzung der Empfehlungen beizufügen und festzulegen, wer für welchen Teil des Aktionsplans verantwortlich ist.

Die Prüfung der Lieferkette ist ein fortlaufender Zyklus

Die Berichterstattung über die Ergebnisse ist nicht das Ende des Auditprozesses. Wir können nicht einfach die Leistung der Lieferkette messen, einen Aktionsplan empfehlen und weitermachen. Unternehmen müssen regelmäßige Folgeaudits durchführen, um zu überprüfen, ob die Korrekturmaßnahmen umgesetzt wurden, um zu bestätigen, ob sie die Probleme tatsächlich behoben haben, und um festzustellen, ob sie die Effizienz der Lieferkette verbessert haben.

Es ist schwierig zu sagen, wie oft Unternehmen interne Audits durchführen sollten, da dies von der Komplexität der Lieferkette, früheren Auditergebnissen und gesetzlichen Anforderungen abhängt. Wenn beispielsweise frühere interne Audits viele kritische Probleme aufgedeckt haben, kann es erforderlich sein, die Häufigkeit der Audits zu erhöhen. Als Faustregel gilt jedoch, dass kleine und mittlere Unternehmen mindestens einmal im Jahr Audits ihrer Lieferkette durchführen sollten.

Bei der Prüfung globaler Lieferketten ist es wichtig zu verstehen, was sie anfällig macht. Lesen Sie die Die fünf größten Lieferkettenprobleme im Jahr 2024 und stellen Sie sicher, dass sie bei Ihrem nächsten internen Audit berücksichtigt werden!

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