Ein periodisches Bestandssystem ist eine Methode zur Bestandsverfolgung, bei der Bestandsaufzeichnungen und die Kosten der verkauften Waren (COGS) nur am Ende einer Abrechnungsperiode aktualisiert werden. Dieser Ansatz unterscheidet sich vom permanenten Bestandssystem, bei dem Bestandsniveau und Kosten in Echtzeit aktualisiert werden. Das periodische System ist zwar einfacher und kostengünstiger, erfordert jedoch zur Gewährleistung der Genauigkeit physische Bestandszählungen.
So funktioniert das periodische Inventursystem
Bei einem periodischen Bestandssystem verfolgen Unternehmen Bestandsänderungen nicht kontinuierlich. Stattdessen verlassen sie sich auf physische Bestandszählungen, die in bestimmten Abständen durchgeführt werden, normalerweise am Ende des Abrechnungszeitraums. Das System berechnet die COGS anhand der folgenden Formel:
COGS = Anfangsbestand + Bestandskäufe −Endbestand
Für diese Methode sind genaue Daten zum Anfangsbestand, zu den Bestandskäufen während des Zeitraums und eine abschließende Bestandsaufnahme zur Ermittlung des Endbestands erforderlich.
Ein Einzelhändler, der das periodische System verwendet, würde beispielsweise zu Beginn eines Monats den Lagerbestand (Anfangsbestand) ermitteln, die während des Monats getätigten Einkäufe hinzufügen und den am Monatsende gezählten Bestand abziehen. Mit diesem Ansatz lässt sich bestimmen, wie viel Bestand während des Zeitraums verkauft wurde.
Vorteile des periodischen Inventursystems
- Kostengünstig
Das periodische System ist kostengünstig, insbesondere für kleinere Unternehmen oder Organisationen mit geringem Transaktionsvolumen. Es erfordert keine fortschrittliche Technologie wie Barcode-Lesegeräte oder Point-of-Sale-Systeme (POS), was die Implementierungskosten senkt. - Einfache Bedienung
Unternehmen mit unkomplizierten Lagervorgängen können das periodische Lagerhaltungssystem leichter handhaben. Es erfordert keine ständigen Aktualisierungen des Lagerkontos, was die Buchführung vereinfacht. - Flexibilität für kleine Unternehmen
Kleinere Unternehmen verfügen häufig über begrenzte Ressourcen und können von den geringeren Kosten und der betrieblichen Einfachheit des periodischen Systems profitieren. - Für bestimmte Branchen geeignet
Das System eignet sich ideal für Branchen mit geringem Lagerumschlag oder in denen Lagerartikel nicht häufig verkauft werden, wie etwa Kunstgalerien oder Antiquitätenläden.
Herausforderungen des periodischen Inventursystems
Das System der periodischen Inventur bietet zwar Vorteile, weist jedoch auch Einschränkungen auf, die es für Unternehmen mit hoher Lageraktivität weniger geeignet machen.
- Genauigkeitsprobleme
Da das System auf physischen Bestandszählungen basiert, können durch Diebstahl, Verlust oder menschliches Versagen Unstimmigkeiten entstehen. Diese Ungenauigkeiten können Jahresabschlüsse und Bestandsaufzeichnungen verfälschen. - Zeitaufwändige physische Zählungen
Die Durchführung einer physischen Bestandszählung kann zeit- und arbeitsintensiv sein, insbesondere für Unternehmen mit großen Lagerbeständen. - Verzögerte Erkenntnisse
Das System liefert keine Echtzeitdaten zu Lagerbeständen, sodass es für Unternehmensinhaber schwieriger ist, schnell auf Nachfrageänderungen oder Störungen in der Lieferkette zu reagieren. - Abhängigkeit von Abrechnungsperioden
Das periodische System hängt für eine genaue Bestandsbewertung und Berechnung der Herstellungskosten stark vom Ende des Abrechnungszeitraums ab. Dies schränkt seine Nützlichkeit für die dynamische Bestandsverwaltung ein.
Vergleich von periodischen und permanenten Bestandssystemen
Das periodische Inventursystem unterscheidet sich in mehreren Punkten deutlich vom permanenten Inventursystem:
- Periodisches Inventarsystem
- Aktualisiert Bestandsaufzeichnungen nur am Ende des Abrechnungszeitraums.
- Zur Ermittlung des Lagerbestands sind physische Bestandszählungen erforderlich.
- Geeignet für Unternehmen mit einfachem Bestandsbedarf oder kleinere Betriebe.
- Ständiges Bestandssystem
- Aktualisiert Bestandsaufzeichnungen in Echtzeit bei jeder Transaktion.
- Verwendet Technologien wie Barcode-Lesegeräte und POS-Systeme zur Gewährleistung der Genauigkeit.
- Ideal für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen oder komplexem Bestandsbedarf.
Jedes System hat seine Vorzüge und Unternehmen sollten ihre Wahl auf der Grundlage ihrer spezifischen Anforderungen, ihres Transaktionsvolumens und ihrer Ressourcen treffen.
Die Rolle der physischen Bestandsaufnahme
Physische Bestandszählungen sind ein zentraler Bestandteil des periodischen Bestandssystems. Unternehmen zählen Lagerbestände in festgelegten Abständen manuell, um die Datensätze abzugleichen. Dieser Prozess ist zwar arbeitsintensiv, stellt jedoch sicher, dass Lagerbestände und -bewertungen mit dem tatsächlichen Lagerbestand übereinstimmen.
Um diesen Prozess zu optimieren, verwenden einige Unternehmen Bestandsverwaltungssoftware, um Berichte zu erstellen oder den Bestand zu organisieren, bevor sie Zählungen durchführen.
Buchhaltung und das periodische Inventarsystem
Das periodische System vereinfacht bestimmte Aspekte der Buchhaltung, erfordert jedoch sorgfältige Aufmerksamkeit bei der Finanzberichterstattung. Unternehmen berechnen die COGS am Ende jeder Abrechnungsperiode, was sich direkt auf die Gewinn- und Verlustrechnung und die Gesamtrentabilität auswirkt.
Wichtige Schritte der Buchhaltung mit dem Periodensystem:
- Erfassen Sie Lagerkäufe in einem separaten Einkaufskonto, anstatt ein Lagerkonto zu aktualisieren.
- Passen Sie am Ende des Zeitraums den Anfangs- und Endbestand an, um die Herstellungskosten zu berechnen.
- Aktualisieren Sie das Hauptbuch und erstellen Sie Jahresabschlüsse anhand der Bestandsdaten.
Dieser Ansatz erfordert weniger Journaleinträge während der Periode, erfordert jedoch eine gründliche Abstimmung am Ende des Abrechnungszyklus.
Bestandsbewertungsmethoden im Periodensystem
Unternehmen, die das periodische Inventursystem verwenden, können zwischen verschiedenen Methoden zur Bestandsbewertung wählen, darunter:
- FIFO (First In, First Out)
Beim FIFO-Prinzip wird davon ausgegangen, dass die zuerst gekauften Artikel auch zuerst verkauft werden. Dies entspricht dem tatsächlichen Lagerbestandsfluss in vielen Branchen. - LIFO (Last In, First Out)
LIFO geht davon aus, dass die jüngsten Lagerbestände zuerst verkauft werden. Dies spiegelt möglicherweise die aktuellen Marktpreise besser wider, wird jedoch außerhalb der USA weniger häufig verwendet. - Gewichteter Durchschnitt
Mit dieser Methode werden die Durchschnittskosten von Lagerartikeln berechnet, Preisschwankungen geglättet und ein ausgewogener Ansatz zur Lagerbewertung ermöglicht.
Die Wahl der richtigen Methode zur Bestandsbewertung wirkt sich auf Jahresabschlüsse und Steuerpflichten aus. Unternehmen sollten daher bei ihrer Entscheidung ihre betrieblichen und finanziellen Ziele berücksichtigen.
Warum sich einige Unternehmen für das periodische Inventarsystem entscheiden
Das periodische Inventursystem bleibt eine beliebte Wahl für kleine Unternehmen und Branchen mit minimaler Inventurkomplexität. Seine Einfachheit und Kosteneffizienz machen es für Unternehmen zugänglich, die möglicherweise nicht die Präzision eines permanenten Systems benötigen.
Wichtige Gründe für die Entscheidung für das Periodensystem:
- Niedriges Transaktionsvolumen: Ideal für Unternehmen mit unregelmäßigen Verkäufen oder Lagerumschlag.
- Budgetbeschränkungen : Geeignet für Organisationen, die nicht in erweiterte Bestandsverwaltungssysteme investieren können.
- Begrenzte Ressourcen: Einfacher zu implementieren und zu verwalten ohne spezielle Schulung oder Technologie.
Übergang von periodischen zu ewigen Systemen
Mit zunehmendem Wachstum stoßen Unternehmen möglicherweise an die Grenzen des periodischen Bestandssystems. Der Übergang zu einem permanenten Bestandssystem ermöglicht Echtzeitaktualisierungen, höhere Genauigkeit und eine verbesserte Bestandsverwaltung.
Schritte zum Übergang:
- Investieren Sie in POS-Systeme, Barcode-Lesegeräte oder Buchhaltungssoftware, die Bestandsaktualisierungen in Echtzeit unterstützt.
- Schulen Sie Ihr Personal im effektiven Betrieb des neuen Systems.
- Führen Sie eine umfassende Bestandsprüfung durch, um genaue Ausgangsdaten zu ermitteln.
Zwar erfordert die Umstellung Investitionen und Aufwand, doch die langfristigen Vorteile überwiegen oft die anfänglichen Herausforderungen.
Fazit
Das periodische Inventursystem ist eine unkomplizierte und kostengünstige Methode zur Bestandsverfolgung, die sich besonders für kleine Unternehmen oder solche mit minimalem Lagerumschlag eignet. Durch die Verwendung physischer Bestandszählungen und regelmäßiger Aktualisierungen vereinfacht es die Bestandsverwaltung und erfüllt gleichzeitig grundlegende Buchhaltungsanforderungen.
Unternehmen müssen jedoch die Einschränkungen berücksichtigen, darunter das Fehlen von Echtzeitdaten und potenzielle Ungenauigkeiten, wenn sie entscheiden, ob es zu ihrem Betriebsmodell passt. Für Unternehmen mit dynamischeren Bestandsanforderungen bietet das permanente Bestandssystem eine moderne Alternative. Letztendlich hängt die Wahl zwischen den Systemen von Faktoren wie Transaktionsvolumen, Ressourcenverfügbarkeit und langfristigen Geschäftszielen ab.
Quelle aus DCL Logistik
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