Das permanente Bestandssystem ist eine Methode der Bestandsverwaltung, die bei Transaktionen kontinuierliche Echtzeit-Updates der Bestandsniveaus bereitstellt. Im Gegensatz zum periodischen Bestandssystem, bei dem die Bestandsaufzeichnungen nur in bestimmten Abständen aktualisiert werden, können Unternehmen mit dem permanenten Bestandssystem den Bestand sofort verfolgen, wenn Waren verkauft oder gekauft werden. Dieser Echtzeitansatz hilft Unternehmen, den Bestand effizienter zu verwalten, Abweichungen zu reduzieren und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage genauer Daten zu treffen.
Mithilfe von Technologien wie Barcode-Lesegeräten, Kassensystemen (POS) und Bestandsverwaltungssoftware vereinfacht das permanente Bestandssystem die Datenhaltung und liefert aktuelle Informationen zu Lagerbeständen, Preisen und anderen wichtigen Kennzahlen. Dieses System ist für Unternehmen jeder Größe unverzichtbar geworden, insbesondere in Branchen mit hohem Lagerumschlag und komplexen Lieferketten.
So funktioniert das permanente Inventursystem
Das permanente Inventursystem funktioniert durch die kontinuierliche Verfolgung der Lagerbestände. Jedes Mal, wenn ein Artikel verkauft oder empfangen wird, zeichnet das System die Transaktion in Echtzeit auf. Diese sofortige Verfolgung wird durch Barcode- oder RFID-Technologie ermöglicht, die den Aktualisierungsprozess automatisiert, wenn Produkte an der Verkaufsstelle oder beim Empfang gescannt werden. Der Einsatz von Barcode-Lesegeräten verbessert nicht nur die Genauigkeit, sondern reduziert auch den manuellen Arbeitsaufwand und die Möglichkeit menschlicher Fehler erheblich.
Jede Transaktion wirkt sich auf das Bestandskonto und andere finanzielle Aspekte des Unternehmens aus, einschließlich der Herstellungskosten (Cost of Goods Sold, COGS) und der Berechnung des Rohertrags. Dadurch haben Unternehmen zu jedem Zeitpunkt ein genaues und aktuelles Bild ihrer finanziellen Gesundheit. Im Gegensatz zum periodischen Bestandssystem, bei dem die COGS am Ende einer Abrechnungsperiode berechnet werden, werden die COGS beim permanenten Bestandssystem bei jeder Transaktion kontinuierlich aktualisiert.
Wichtige Unterschiede zwischen permanenten und periodischen Bestandssystemen
Der Hauptunterschied zwischen dem permanenten und dem periodischen Bestandssystem besteht darin, wie häufig Bestandsaufzeichnungen aktualisiert werden. Das permanente System bietet Echtzeitaktualisierungen bei jeder Bestandsbewegung, während das periodische System physische Bestandszählungen in festgelegten Abständen erfordert, z. B. monatlich, vierteljährlich oder jährlich.
Ein weiterer Unterschied besteht darin, wie diese Systeme die Herstellungskosten berechnen. Im permanenten System werden die Herstellungskosten bei jeder Transaktion aktualisiert und spiegeln die sofortige Bestandsreduzierung wider. Im periodischen System werden die Herstellungskosten dagegen erst am Ende des Abrechnungszeitraums berechnet, indem eine Formel verwendet wird: Anfangsbestand + Einkäufe – Endbestand = Herstellungskosten.
Während das periodische Inventursystem für kleinere Unternehmen mit begrenztem Lagerbestand geeignet sein kann, bietet das permanente Inventursystem klare Vorteile in Bezug auf Genauigkeit, Automatisierung und Effizienz, insbesondere für Unternehmen mit hohen Lagerbeständen oder mehreren Lagereinheiten.
Vorteile des Perpetual Inventory Systems
Bestandsverfolgung in Echtzeit
Einer der größten Vorteile des permanenten Inventursystems ist die Möglichkeit, Bestandsaktualisierungen in Echtzeit bereitzustellen. Sobald ein Verkauf oder Kauf erfolgt, passt das System das Bestandskonto automatisch an, sodass Unternehmen den Überblick über ihre Lagerbestände behalten und Probleme wie Überbestände oder Fehlbestände vermeiden können.
Erhöhte Genauigkeit
Durch den Einsatz von Barcode- oder RFID-Scannern können Unternehmen das Risiko menschlicher Fehler bei der Bestandsverfolgung verringern. Jeder Artikel wird auf seinem Weg durch die Lieferkette genau erfasst, sodass sichergestellt ist, dass die Bestandsaufzeichnungen den tatsächlich vorhandenen Bestand widerspiegeln. Dies kann Unternehmen auch dabei helfen, etwaige Diskrepanzen zwischen dem erfassten und dem tatsächlichen Bestand bei Audits oder physischen Bestandszählungen zu beheben.
Verbesserte Bestandskontrolle
Ein permanentes Bestandssystem ermöglicht eine bessere Bestandskontrolle, da es Managern ermöglicht, Lagerbestände, Nachbestellpunkte und den allgemeinen Bestandszustand genau zu verfolgen. Diese Kontrollebene führt zu einer effizienteren Bestandsverwaltung, bei der Unternehmen die Lagerbestände optimieren können, um die Nachfrage zu decken und gleichzeitig überschüssige Bestände zu minimieren.
Kosten- und Effizienzeinsparungen
Durch die Automatisierung wird der Bedarf an manueller Zählung und ständigem Abgleich reduziert, sodass den Mitarbeitern mehr Zeit für andere Aufgaben bleibt. Darüber hinaus helfen Echtzeitdaten Unternehmen dabei, schnellere und genauere Entscheidungen bezüglich Bestellungen und Auftragserfüllung zu treffen. Dies kann zu niedrigeren Betriebskosten und einer verbesserten Kundenzufriedenheit führen, da sichergestellt wird, dass immer die richtigen Produkte verfügbar sind.
Informierte Entscheidungsfindung
Mit Echtzeitdaten zu Lagerbeständen und Finanzen können Unternehmen bessere Entscheidungen hinsichtlich Preisgestaltung, Nachfrageprognose und Lieferkettenmanagement treffen. Das System liefert wichtige Erkenntnisse darüber, welche Produkte sich gut verkaufen und welche möglicherweise ein strategischeres Management benötigen, sodass Unternehmen ihre Taktiken spontan anpassen können.
Permanentes Inventursystem und Methoden zur Bestandsbewertung
Unternehmen, die ein permanentes Bestandssystem verwenden, können weiterhin verschiedene Bestandsbewertungsmethoden anwenden, um die Herstellungskosten und den Endbestand zu berechnen, darunter FIFO (First-In, First-Out), LIFO (Last-In, First-Out) und gewichtete Durchschnittskosten.
- Beim FIFO-Prinzip wird davon ausgegangen, dass die ältesten Lagerartikel zuerst verkauft werden. Dies ist in Branchen, in denen mit verderblichen Waren oder Artikeln mit Verfallsdatum gearbeitet wird, üblich.
- Bei LIFO wird davon ausgegangen, dass der neueste Lagerbestand zuerst verkauft wird. Dies kann in Branchen nützlich sein, in denen den neuesten Produkten Vorrang eingeräumt wird. Aufgrund von Einschränkungen bestimmter Rechnungslegungsstandards ist dies jedoch weniger üblich.
- Die gewichteten Durchschnittskosten berechnen die durchschnittlichen Kosten von Lagerartikeln über einen bestimmten Zeitraum. Diese Methode kann Kostenschwankungen ausgleichen und ist für Unternehmen nützlich, die mit konsistenten Produktpreisen arbeiten.
Durch die Kombination des permanenten Inventursystems mit diesen Bewertungsmethoden können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Bestandsaufzeichnungen genau sind und ihren Finanzberichterstattungsstandards entsprechen.
Prognosen und Bestandsoptimierung
Das permanente Inventarsystem spielt eine entscheidende Rolle bei der Prognose der Nachfrage und der Optimierung der Lagerbestände. Da es Echtzeiteinblicke in Lagerbestände und Verkaufstrends bietet, können Unternehmen die Daten verwenden, um die zukünftige Nachfrage genauer vorherzusagen. Auf diese Weise können Unternehmen optimale Lagerbestände aufrechterhalten, Lagerkosten senken und Lagerausfälle oder Überbestände vermeiden.
Beispielsweise kann eine Bestandsverwaltungssoftware, die in ein permanentes Bestandssystem integriert ist, Unternehmen dabei helfen, vergangene Verkaufsdaten zu analysieren, um Nachbestellpunkte für einzelne Produkte zu bestimmen. Das System kann auch dabei helfen, saisonale Schwankungen zu bewältigen oder sich auf Zeiten mit hoher Nachfrage vorzubereiten und sicherzustellen, dass das Unternehmen über die richtige Menge an Lagerbeständen verfügt, um die Kundennachfrage zu decken.
Die Rolle der Automatisierung bei der permanenten Bestandsverwaltung
Automatisierung ist für den Erfolg eines permanenten Bestandssystems von zentraler Bedeutung. Barcode-Lesegeräte, RFID-Technologie und Kassensysteme sind einige der wichtigsten Tools, die die Bestandsverfolgung automatisieren. Diese Technologien stellen sicher, dass die Daten automatisch aktualisiert werden, wenn Bestände empfangen, verkauft oder zwischen Standorten übertragen werden.
Darüber hinaus können Unternehmen mithilfe von Bestandsverwaltungssoftware verschiedene Prozesse optimieren, z. B. die Auftragserstellung, die Bestandsauffüllung und die Lagerverwaltung. Durch Automatisierung kann das System Manager warnen, wenn der Lagerbestand niedrig ist, um Lagerausfälle zu verhindern und eine rechtzeitige Wiederauffüllung sicherzustellen.
Herausforderungen permanenter Bestandsführungssysteme
Das permanente Bestandssystem bietet zwar zahlreiche Vorteile, bringt aber auch Herausforderungen mit sich, insbesondere für kleinere Unternehmen. Eine Herausforderung sind die anfänglichen Kosten für die Implementierung des Systems, insbesondere bei der Integration mit fortschrittlichen Technologien wie RFID oder Barcode-Scanning. Diese Kosten können jedoch häufig durch die langfristigen Vorteile einer verbesserten Genauigkeit, eines geringeren Arbeitsaufwands und einer besseren Bestandskontrolle ausgeglichen werden.
Eine weitere Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass das System ordnungsgemäß gewartet wird. Selbst bei Automatisierung können menschliche Fehler auftreten, wenn Mitarbeiter die richtigen Scanverfahren nicht befolgen oder die Technologie nicht regelmäßig aktualisiert wird. Regelmäßige physische Bestandsaufnahmen sind weiterhin erforderlich, um sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen des permanenten Systems mit dem tatsächlichen Bestand übereinstimmen.
Fazit: Die Zukunft des Bestandsmanagements
Das permanente Inventursystem verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Lagerbestände verwalten, indem es Echtzeiteinblicke, höhere Genauigkeit und verbesserte Kontrolle bietet. Durch die Implementierung dieses Systems neben der Automatisierung und die Integration mit fortschrittlichen Technologien wie RFID und Barcode-Scannern können Unternehmen ihre Lagerverwaltungsprozesse erheblich verbessern, Kosten senken und die Kundenzufriedenheit steigern.
Da E-Commerce und komplexe Lieferketten weiter wachsen, ist die Einführung eines permanenten Inventursystems für Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, unerlässlich. Mit Echtzeitdaten auf Knopfdruck können Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen, ihre Lagerbestände optimieren und ihre gesamte Lieferkette rationalisieren. Ob es nun darum geht, die Herstellungskosten zu senken, die Lagerverwaltung zu verbessern oder die Kundenzufriedenheit zu steigern – das permanente Inventursystem ist ein wertvolles Tool, das dauerhafte Vorteile bringt.
Quelle aus DCL Logistik
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