Haben Sie sich jemals gefragt, warum sich eine Aufgabe, die nur ein paar Stunden dauern sollte, manchmal ewig hinzieht? Die Chancen stehen gut, dass Sie es bis zur letzten Minute aufschieben. Aber ein solches Aufschieben kann Ihren Arbeitsablauf, Ihre Produktivität und Ihren Output beeinträchtigen.
Wenn Ihnen das also bekannt vorkommt, lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie das Parkinson-Gesetz nutzen können, um Prokrastination zu überwinden und in kürzerer Zeit mehr zu erledigen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist das Parkinsonsche Gesetz?
3 Möglichkeiten, das Parkinson-Gesetz zur Steigerung der Produktivität zu nutzen
Die zentralen Thesen
Was ist das Parkinson-Gesetz?
Das besagt das Parkinsonsche Gesetz Die Arbeit dehnt sich aus, um die für die Fertigstellung vorgesehene Zeit auszufüllen.
Cyril Northcote Parkinson prägte dieses Gesetz erstmals in einem Aufsatz, der 1955 in The Economist veröffentlicht wurde. Seitdem hat das Parkinson-Gesetz große Anerkennung erlangt.
Betrachten wir einmal, was dies in praktischer Hinsicht bedeutet, und schauen wir uns einige Beispiele an:
Bedeutung des Parkinson-Gesetzes
Wenn Sie sich für die Erledigung einer Aufgabe mehr Zeit als nötig geben, ziehen Sie diese bis zum erwarteten Termin in die Länge, unabhängig davon, ob sich dies auf die Qualität der Aufgabe auswirkt. Diese Aussage ist wahr und gilt sowohl für das Leben im Allgemeinen als auch für die Unternehmensproduktivität im Besonderen.
Beispiele für das Parkinson-Gesetz
Um ein kurzes Beispiel zu nennen: Studierende werden ihre Aufgaben wahrscheinlich kurz vor Ablauf der Frist abschließen. Natürlich könnte diese Aufgabe einen Tag dauern, wenn sie sich darauf einlassen, aber sie kann sich ohne konkrete Frist auch über ein ganzes Semester hinziehen.
Ebenso kann es sein, dass ein Beschaffungsmanager eines Einzelhandelsunternehmens viel länger als nötig braucht, um Materialien für das nächste Quartal zu beschaffen. Warum? Sie werden wahrscheinlich mehr Zeit damit verbringen, Produktspezifikationen und andere Anforderungen mit Vertrieb und Marketing zu besprechen, obwohl die Diskussion im Idealfall viel schneller vonstatten gehen könnte, wenn ihnen ein striktes Zeitlimit gesetzt würde.
Aus beiden Beispielen könnten sich weitere Implikationen ergeben, die sich aus diesem Ansatz ergeben. Beispielsweise könnte der Student eines Tages die Frist verpassen, weil er sich daran gewöhnt hat, Dinge bis zur letzten Minute aufzuschieben. Und die Maßnahmen des Beschaffungsmanagers könnten sich auf die Gesamtproduktivität des Teams und das Organisationsmanagement auswirken.
Aus diesem Grund ist ein besseres Zeitmanagement erforderlich, nicht nur um das Risiko von Rückschlägen in letzter Minute zu verringern, sondern auch um die Gesamteffizienz zu steigern.
3 Möglichkeiten, das Parkinson-Gesetz zur Steigerung der Produktivität zu nutzen
Nachdem Sie nun das Parkinson-Gesetz und seinen Zusammenhang mit dem Aufschieben verstanden haben, finden Sie hier drei Beispiele zum Parkinson-Gesetz Managementstrategien um Produktivitätsbarrieren in Ihrem Unternehmen zu beseitigen.
1. Erstellen Sie Fristen und halten Sie diese ein
Das Einhalten und Einhalten von Fristen diszipliniert Sie. Anstatt auf die festgelegte Zeit zu warten, um eine Aufgabe abzuschließen, legen Sie eine kürzere Frist fest. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie das Projekt oder die Aufgabe pünktlich abschließen.
Hier sind ein paar Tipps, wie Sie eine kürzere Frist festlegen können:
- Finden Sie heraus, wie viel Zeit es dauern sollte, eine Aufgabe zu erledigen.
- Erstellen Sie eine Liste mit Aufgaben und teilen Sie diese entsprechend der vorgegebenen Zeit auf.
- Halbieren Sie nun die für jede Aufgabe vorgesehene Zeit, um gegen die Uhr zu laufen.
- Versuchen Sie schließlich, dieses selbst auferlegte Zeitlimit zu unterschreiten, ohne Abstriche bei der Qualität zu machen.
Betrachten wir unter Berücksichtigung dieser Punkte das folgende Beispiel:
Stellen Sie sich vor, Sie planen, in vier Wochen ein neues Produkt für Ihren Online-Shop zu beschaffen.
Wenn drei der vier Wochen allein der Marktforschung gewidmet sind, reduzieren Sie sie auf zwei. Diese strenge Frist gibt Ihnen genügend Zeit, um unvorhergesehene Probleme zu beheben und gleichzeitig Ihren Starttermin einzuhalten.
Das Festlegen realistischer und enger Fristen ist für die Überwindung des Aufschiebens von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie die Recherche innerhalb von zwei Wochen durchführen, können Sie die Zeit unterbieten und an der Spitze bleiben. Und der dadurch entstehende Druck versetzt Sie in eine wettbewerbsorientierte Denkweise, die Sie dazu treibt, sich der Herausforderung zu stellen.
Probieren Sie die folgenden Techniken aus, um Ihre Fristen festzulegen:
- Die Pomodoro-Technik:
Die Pomodoro-Technik nutzt das Parkinson-Gesetz des Zeitmanagements. Dabei geht es darum, bei zeitlich begrenzter, konzentrierter Arbeit kurze Pausen einzulegen. Ziel ist es, die Produktivität zu steigern und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Qualität der Arbeit nicht beeinträchtigt wird.
Die Pomodoro-Technik funktioniert nach einem einfachen Prinzip: Machen Sie nach jeder 25-minütigen Arbeitssitzung eine fünfminütige Pause. Sobald Sie dieses Zeitlimit festgelegt haben, können Sie also erst nach 25 Minuten eine Arbeitspause einlegen.
Pro-Tipp: Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine realistische Frist festzulegen, verwenden Sie die PomoDoneApp sich selbst Fristen zu setzen und Ihre Aufgaben pünktlich zu erledigen.
- Die Timeboxing-Technik:
Diese Technik erstellt eine feste Zeit, in der Sie eine Aufgabe erledigen müssen. Die Timeboxing-Technik ist bei der Arbeit an bedeutenden Projekten von entscheidender Bedeutung, etwa beim manuellen Verpacken Ihrer Produkte oder bei der Durchführung einer Inventur.
Mit dieser Technik teilen Sie eine große Aufgabe in Zeitfenster (Intervalle) auf, die Sie abschließen müssen, bevor Sie mit einer neuen fortfahren.
Wenn Sie also ein Projekt haben, dessen Fertigstellung vier Stunden dauert, können Sie Ihr Projekt in drei Zeitfenster aufteilen; Aufgabe A, Aufgabe B und Aufgabe C. Je nach Gewicht jeder Aufgabe können Sie Aufgabe A zwei Stunden, Aufgabe B eine Stunde und 30 Minuten und Aufgabe C 30 Minuten zuweisen.
Auf diese Weise können Sie Aufgaben nach Wichtigkeit, Umfang und Aufwand priorisieren.
Der Vorteil der Verwendung der Pomodoro-Technik und des Timeboxing-Systems besteht darin, dass Aufschub, Überarbeitung von Aufgaben und die Produktion minderwertiger Arbeit vermieden werden. Sie helfen Ihnen, konzentriert zu bleiben, Fristen einzuhalten und genügend Zeit für die Arbeit an anderen Dingen zu haben, was die Produktivität in Ihrem Unternehmen steigert.
2. Nutzen Sie Zeiterfassungstools
Zeiterfassungstools sind Tools, die bei der Messung der Produktivität hilfreich sind. Sie bewerten und protokollieren die Zeit, die für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe aufgewendet wird, sodass Sie feststellen können, wie viel Zeit jeder Auftrag benötigt.
Verwenden Sie einfache Zeiterfassungstools wie actTIME und Zeitspur um Zeit zu erfassen und Ablenkungen bei der Arbeit an Projekten zu bekämpfen. Mit diesen Tools können Sie Ihren Fortschritt manuell oder automatisch verfolgen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie viel Zeit Ihnen noch bleibt, um Ihre Fristen einzuhalten, stellen Sie die Erinnerung des Tools so ein, dass Sie per Benachrichtigung oder E-Mail benachrichtigt werden.
Zeitmanagement mit Zeiterfassungstools informiert Sie über bessere Möglichkeiten, Ihre Fristen für zukünftige Aufgaben zu planen und zu planen und letztendlich Verzögerungen zu überwinden und Ihre Produktivität zu steigern.
3. Beseitigen Sie Ablenkungen
Das Überprüfen von Social-Media-Benachrichtigungen und anderen Telefonbenachrichtigungen während der Arbeit fördert das Aufschieben und verlängert die Erledigungszeit Ihrer Aufgaben.
Um Ablenkungen zu vermeiden, schalten Sie Ihr Telefon in den „Bitte nicht stören“-Modus. Schalten Sie alle Benachrichtigungen aus und stellen Sie sicher, dass sich Ihr Smartphone weit von Ihrem Arbeitsplatz oder Ihrer Workstation entfernt befindet. Wenn diese Ablenkungen von woanders herkommen, ist es wichtig, die wichtigsten Dinge zu identifizieren, die Sie ablenken, und sie entsprechend zu beseitigen.
Die zentralen Thesen
Das Parkinson-Gesetz kann die Unternehmensproduktivität steigern, insbesondere durch die Festlegung strenger Zeitlimits für Aufgaben. Andererseits kann es zu Verzögerungen bei der Erledigung von Aufgaben kommen, wenn man den Aufgaben mehr Zeit als nötig zuweist.
Es ist wichtig, für jede Aufgabe effiziente Fristen festzulegen und diese einzuhalten. Nutzen Sie außerdem Zeiterfassungstools, um den Fortschritt zu messen. Und wenn Sie einen Produktivitätsrückgang feststellen, bewerten und beseitigen Sie Ablenkungen, um konzentriert zu bleiben und in kürzerer Zeit mehr zu erledigen.
Wenn Sie bereit sind, Ihr Zeitmanagement zu verbessern, befolgen Sie diese Tipps und Sie werden eine sofortige Steigerung Ihrer Unternehmensproduktivität feststellen.
