Was ist eine Bilanz: Ein umfassender Leitfaden

Niemand gründet ein Unternehmen, weil er Buchhaltung liebt (außer vielleicht als Buchhalter). Aber korrekte Zahlen sind unerlässlich. Eine Möglichkeit, dies sicherzustellen, ist die Erstellung einer Bilanz. Auch wenn eine Bilanz kein Garant für die Fehlerfreiheit des Buchhaltungssystems ist, kann sie helfen, kleine Fehler zu erkennen und größere im Hauptbuch zu beheben. Kurz gesagt: Wenn etwas nicht stimmt, ist eine Bilanz Ihre Chance, es zu erkennen, bevor es zu einem echten Problem wird.

In diesem Artikel erklären wir, was eine Bilanz ist, warum sie wichtig ist und wie man sie am einfachsten erstellt.

Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Bilanz?
Was gehört in eine Bilanz?
    Ein Beispiel für eine Bilanz
Was ist eine angepasste Bilanz?
Wichtige Schritte zum Erstellen einer Bilanz
    1. Stimmen Sie zuerst Ihre Zahlen ab
    2. Vermischen Sie nicht privates und geschäftliches Geld
    3. Verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware
    4. Suchen Sie nach versteckten Fehlern
    5. Führen Sie interne Audits durch
Wann sollten Unternehmen eine Bilanz verwenden?
Abschließende Gedanken

Was ist eine Bilanz

Vereinfacht ausgedrückt ist eine Bilanz ein Bericht, der alle Konten eines Unternehmens und deren Saldo auflistet. Ziel ist es sicherzustellen, dass die Gesamtbelastungen mit den Gesamtgutschriften übereinstimmen. In der doppelten Buchführung erfassen Buchhalter jede Transaktion zweimal – einmal als Belastung auf einem Konto und einmal als Haben auf einem anderen.

Mit der Bilanz können Sie überprüfen, ob das System korrekt funktioniert. Während Hauptbücher Gutschriften und Lastschriften getrennt erfassen, werden sie in einer Bilanz für jedes Konto addiert und so die Gesamtsumme berechnet. (In einem fehlerfreien Hauptbuch sollten die Summen der Soll- und Habenbuchungen mit der Bilanz übereinstimmen.)

Obwohl heutzutage keine Probebilanzen mehr zum Überprüfen von Kredit- und Debitsalden erforderlich sind, sind sie dennoch praktisch für Buchhalter, die ihre Arbeit überprüfen möchten, und für Wirtschaftsprüfer, die die Konten, die sie prüfen, besser verstehen möchten.

Und obwohl die Überprüfung von Soll- und Habensalden im Jahr 2025 größtenteils automatisiert ist, kann eine Bilanz Unternehmen dennoch dabei helfen:

• Erkennen Sie Fehler, bevor sie sich zu größeren Problemen auswachsen
• Sorgen Sie für die Genauigkeit Ihrer Finanzberichte (denn schlechte Daten bedeuten schlechte Entscheidungen)
• Stellen Sie sicher, dass Sie keine zu hohen Steuern zahlen oder Einkommen verpassen
• Vermeiden Sie Überraschungen, wenn Ihr Buchhalter Ihre Bücher prüft

Denken Sie daran: Wenn die Bilanz nicht übereinstimmt, stimmt etwas nicht. Es ist besser, das Problem jetzt zu beheben, als sich später mit einem Chaos herumzuschlagen.

Was gehört in eine Bilanz?

Die Probebilanz sollte alle Konten des Hauptbuchs in zwei Spalten darstellen: eine für die ausgehenden und eine für die eingehenden Konten. Normalerweise besteht sie aus diesen sechs Teilen:

• Kontonamen (jedes Konto in Ihrem Hauptbuch, d. h. Bargeld, Miete, Verkäufe usw.)
• Sollsalden (die unter Vermögen und Aufwand erfassten Beträge)
• Guthaben (Summen aus Verbindlichkeiten, Erträgen und Eigenkapital)
• Kontonummern
• Die Daten des Abrechnungszeitraums
• Die Gesamtsumme der Soll- und Habenbuchungen

Ein Beispiel für eine Bilanz

Nehmen wir an, Jake besitzt ein kleines Café. Am Monatsende möchte er überprüfen, ob in seiner Buchhaltung alles stimmt. Seine Bilanz könnte so aussehen:

Alles ist ausgeglichen – gut! Nehmen wir jedoch an, er hat vergessen, eine Ausgabe von 500 USD für Zutaten zu erfassen. Das würde seine Gesamtsummen verfälschen, und genau hier würde die Bilanz auffallen.

Was ist eine angepasste Bilanz?

Eine regelmäßige Bilanz eignet sich hervorragend, um offensichtliche Fehler aufzudecken. Doch was ist mit Posten, die Buchhalter nicht im Hauptbuch erfasst haben oder die fehlen – wie beispielsweise angefallene, aber noch nicht bezahlte Ausgaben? Hier können Unternehmen eine angepasste Bilanz nutzen.

Beispiel: Jake, der Cafébesitzer, hat mit seiner persönlichen Kreditkarte Schreibwaren im Wert von 800 USD gekauft. Davon bleiben 800 USD ungeklärt. Die angepasste Bilanz behebt dieses Problem jedoch, indem die Ausgabe zum Sollbereich hinzugefügt wird.

Darüber hinaus führen angepasste Probebilanzen zu genaueren Finanzberichten, da sie Ausgaben enthalten, die nicht in den ursprünglichen Aufzeichnungen enthalten sind. Beispielsweise können Unternehmen vorausbezahlte Ausgaben oder zukünftige Kosten hinzufügen, die offiziell nicht angefallen sind, aber dennoch berücksichtigt werden müssen.

Hinweis: Obwohl diese Anpassungen keine Fehler in der ursprünglichen Bilanz beheben, stellen sie sicher, dass Unternehmensinhaber Vermögenswerte und Verbindlichkeiten richtig erfassen und so ihre finanzielle Lage verbessern.

Wichtige Schritte zum Erstellen einer Bilanz

1. Stimmen Sie zuerst Ihre Zahlen ab

Viele von uns haben schon einmal einen Kontoauszug gesehen, der nicht mit dem vermeintlichen Kontostand übereinstimmte – das passiert auch oft im Geschäftsleben. In diesem Fall ist der Vergleich der Bücher mit den tatsächlichen Banktransaktionen der beste Weg, um fehlende Ausgaben zu vermeiden.

2. Vermischen Sie nicht privates und geschäftliches Geld

Eine wichtige Geschäftsregel ist, privates und berufliches Geld nicht zu vermischen. Beispielsweise wird ein Inhaber, der seine Karte für Lebensmittel verwendet, wahrscheinlich Schwierigkeiten haben, seine Bilanz sauber zu halten. Aus diesem Grund ist es besser, beide Gelder auf getrennten Konten zu führen.

3. Verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware

Sie haben nicht genug Geld, um einen Buchhalter zu engagieren? Das bedeutet nicht, dass Sie alle Transaktionen manuell erfassen sollten. Das ist ein langwieriger und mühsamer Prozess. Nutzen Sie stattdessen Buchhaltungssoftware (wie QuickBooks, Xero oder Wave), um den Prozess zu automatisieren.

4. Suchen Sie nach versteckten Fehlern

In der Buchhaltung ist viel Raum für Fehler, und selbst in den besten Unternehmen passieren Fehler. Deshalb ist es immer ratsam, alles zu überprüfen. Einige kleine Fehler, auf die Sie achten sollten, sind:

• Zahlendreher (3,200 statt 2,300 eingeben)
• Vergessen, kleine Transaktionen einzugeben
• Versehentliches Duplizieren eines Eintrags

Schon ein kleiner Fehler kann Ihre gesamte Bilanz durcheinanderbringen. Überprüfen Sie alles, überprüfen Sie es noch einmal und überprüfen Sie es noch einmal.

5. Führen Sie interne Audits durch

Sehen Sie sich alle paar Monate die Unternehmensunterlagen mit frischem Blick an. Sie werden überrascht sein, was Sie entdecken.

Wann sollten Unternehmen eine Bilanz verwenden?

Eine Probebilanz ist immer dann nützlich, wenn ein Geschäftsinhaber sicherstellen möchte, dass seine Bücher korrekt sind, sowie in bestimmten Momenten:

• Ende des Monats oder Quartals (Fehler beheben, bevor sie sich anhäufen)
• Vor der Erstellung von Jahresabschlüssen (stellen Sie sicher, dass das Unternehmen mit sauberen Daten arbeitet)
• Vor der Einreichung der Steuererklärung (verhindern Sie Ärger mit dem IRS, indem Sie Fehler frühzeitig erkennen)
• Bei der Beantragung von Krediten oder der Werbung für Investoren (unordentliche Bücher = Warnsignale)
• Vor einer Prüfung (wenn die Zahlen falsch sind, werden die Prüfer sie finden, korrigieren Sie sie also zuerst)

Abschließende Gedanken

Viele Unternehmer schenken ihrer Bilanz nicht viel Aufmerksamkeit. Schließlich läuft heutzutage alles automatisiert ab, sodass eine manuelle Bilanz nur zusätzlicher Aufwand bedeutet, oder? Bilanzen können dennoch äußerst nützlich sein, um interne Kontrollen durchzuführen, insbesondere vor der Vorlage offizieller Jahresabschlüsse oder der Fehlersuche.

Unternehmer können mithilfe von Bilanzen auch ihre finanzielle Lage überprüfen und sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssysteme ordnungsgemäß funktionieren. Niemand behebt Buchhaltungsfehler gerne Monate später, daher ist es am besten, sie frühzeitig zu erkennen. Wenn es den Eigentümern ernst ist, ein finanziell gesundes Unternehmen zu führen, kann eine Bilanz einen großen Unterschied machen.