Angesichts eines schwierigen Jahres mit langsamem Wachstum und verschiedenen anderen Herausforderungen setzen intelligente Einzelhändler auf Automatisierung, um an der Spitze zu bleiben.
Analysten prognostizieren für den Einzelhandelssektor in diesem Jahr ein langsames Wachstum, nachdem die Verkaufsmengen im Jahr 2023 unter dem Niveau von 2019 liegen werden. Nach dem Aufschwung des Online-Handels während der Pandemie stellen viele fest, dass Verbraucher wieder in stationäre Geschäfte zurückkehren. Dies erhöht die Komplexität für Einzelhändler, die strategisch planen und ein profitables Gleichgewicht zwischen ihren Angeboten im Ladengeschäft und im Internet schaffen wollen. Tatsächlich kämpft die Branche in diesem Jahr an vielen Fronten gegen den Arbeitskräftemangel, die Krise der Lebenshaltungskosten und ihre Auswirkungen auf die Preise, steigende Mieten, Energie- und Betriebskosten sowie die zunehmende Konkurrenz durch neue Online-Kanäle.
Bei knappen Gewinnspannen gibt es wenig Spielraum für Fehler bei Rechnungszahlungsprozessen – Überzahlungen und Doppelzahlungen könnten für finanzschwache Einzelhändler das Fass zum Überlaufen bringen. Es ist auch nicht hilfreich, die Beziehungen zu Lieferanten zu verschlechtern. Im aktuellen Wirtschaftsklima müssen Unternehmen ihre Lieferanten und ihre Lieferkette wertschätzen. Dies gilt insbesondere für den Einzelhandel, da ein Unternehmen nicht verkaufen kann, was es nicht beschaffen kann.
In diesen prekären Zeiten ist der Schutz der Beziehungen zu Lieferanten und die Gewährleistung einer widerstandsfähigen Lieferkette von entscheidender Bedeutung. Daher ist die Implementierung der effektivsten Prozesse für die Kreditorenbuchhaltung (AP) und den Kontoauszugsabgleich von entscheidender Bedeutung.
Zukunftsorientierte Einzelhändler vertrauen zunehmend auf digitale Systeme, die viele ihrer Geschäftsprozesse beschleunigen, vereinfachen und optimieren. Elektronische Preisschilder, automatisierte Bestands- und Bestandsverfolgung, Mitarbeiter, die mit Tablets ausgestattet sind, um auf Produktinformationen zuzugreifen, und mehr.
Kritische Back-Office-Prozesse wie die Kreditorenbuchhaltung sind jedoch oft das Letzte, in das investiert wird. Die Implementierung einer erstklassigen Lösung für eine Funktion wie die Kreditorenbuchhaltung bildet eine solide Grundlage, sodass weitere digitale Lösungen hinzugefügt werden können wird genutzt, um sicherzustellen, dass Einzelhändler sowohl vom Stil als auch von der Substanz überzeugt sind.
Ein effizienteres Finanzmanagement von Anfang an bedeutet, dass effiziente Zahlungsprozesse das Endergebnis schützen und gleichzeitig produktive und harmonische Lieferantenbeziehungen unterstützen, auch wenn die Margen immer enger werden.
Kosten sparen
Eine der größten Herausforderungen für den Einzelhandel im Jahr 2024 besteht darin, Wege zu finden, Kosten zu senken, ohne die Produktqualität und Kundenzufriedenheit zu gefährden. Die Identifizierung und Implementierung digitaler Lösungen kann dazu beitragen, die Kosten im Unternehmen zu senken.
Durch die Implementierung einer Lösung für die elektronische Rechnungsstellung können Lieferanten beispielsweise digitale Rechnungen austauschen, die automatisch in ihr eigenes Finanzsystem eingegeben werden. Dadurch werden die mit menschlichen Fehlern verbundenen Risiken erheblich reduziert und herkömmliche Verzögerungen im Posteingang für das Kreditorenbuchhaltungsteam entfallen. Einige der Besten bieten außerdem optionalen 3-Wege-Abgleich und Workflow-Autorisierung sowie eine nahtlose Integration in das restliche Finanzsystem.
Durch die Integration wird die Übertragung von Rechnungen direkt in das ERP automatisiert, wodurch ein nahtloser Informationsfluss während des gesamten Rechnungsstellungsprozesses entsteht und bestehende ERP-Investitionen ergänzt werden. Diese einzige Quelle der Wahrheit für Rechnungen gewährleistet die Genauigkeit der Daten für interne Finanzteams und die Lieferkette und sorgt für einen transparenten End-to-End-Prozess.
Durch die Sicherstellung der effektivsten Prozesse für den Abrechnungsabgleich haben Unternehmen eine viel strengere Kontrolle über ihre Ausgaben und verringern so das Risiko, Rechnungen zu viel zu bezahlen oder doppelte Zahlungen zu senden, erheblich. Dazu gehört die genaue Berücksichtigung von Gutschriften für mehr Transparenz, die jederzeit ein Echtzeit-Verständnis über die Liquiditätssituation ermöglicht.
Lösungen für den automatisierten Kontoauszugsabgleich können Rechnungen und Gutschriften mit relevanten Kontoauszugszeilen vergleichen, ohne dass zeitaufwändige manuelle Prozesse erforderlich sind, wodurch Stunden an Zeit und Personalressourcen gespart werden. Sie können auch das Risiko einer Unterzahlung verringern, die zu Spannungen in der Lieferantenbeziehung führen und die Möglichkeiten für Frühzahlungsrabatte untergraben kann.
Lieferantenbeziehungen schützen
Wenn uns die Pandemie etwas gelehrt hat, dann ist es, dass die Auswirkungen unerwarteter Unterbrechungen der Lieferkette für ein Unternehmen große finanzielle Schockwellen auslösen können. Es lohnt sich, sich um die wichtigsten strategischen Lieferanten zu kümmern, die Ihnen im wahrsten Sinne des Wortes Geld sparen können. Wenn Anbieter sich darauf verlassen können, dass ihre Kunden sie korrekt und pünktlich bezahlen, ist es wahrscheinlicher, dass sie alle Hebel in Bewegung setzen, wenn unerwartete Probleme auftreten, wie etwa ein plötzlicher Mangel oder eine Unterbrechung der Lieferkette bei einem wichtigen Produkt.
Nach dem Aufbau produktiver Beziehungen zu strategischen Lieferanten ist es wichtig, diese zu schützen. Dabei ist zu bedenken, dass KMU sehr schnell ihre Geschäftstätigkeit aufgeben können, wenn der Cashflow zu langsam und schwierig ist. Wenn dies geschieht, muss ein Einzelhandelsunternehmen umschwenken und Prozesse wie die Suche nach Ersatzlieferanten, die Bewertung der Produktqualität, den Aufbau neuer Lieferantenbeziehungen, die Aushandlung von Kosten und Verträgen und vieles mehr in Gang setzen.
Der Einsatz eines automatisierten, genauen Kontoauszugsabgleichsystems sorgt für Transparenz gegenüber Anbietern – umso mehr, wenn es Teil eines gesamten digitalen Kreditorenbuchhaltungssystems ist, was die Kommunikation bei Anfragen erheblich vereinfacht. Dies ist für bestehende Lieferanten wichtig und erleichtert natürlich auch den Aufbau von Beziehungen zu neuen Lieferanten. Ihre Bonität und Ihr Ruf zählen.
Die Integration von Systemen mit Lieferanten ist eines der größten Hindernisse für Einzelhändler, die neue Technologien implementieren möchten. Lösungen wie AP Automation Invoicing von Open ECX erfordern jedoch nicht, dass die Lieferantenbasis die Art und Weise ändert, wie sie Rechnungen und Gutschriften übermitteln.
Lösungen wie diese können viele Datenformate unterstützen, einschließlich .pdf, .csv, XML und EDI, und Geschäftsregeln können definiert werden, um eingehende Daten anzureichern und Informationen basierend auf den Anforderungen des ERP-Systems hinzuzufügen oder den Abgleich auf Zeilenebene zu unterstützen.
Der britische Prompt Payment Code (PPC) regelt die Einhaltung der Zahlungsbedingungen von Lieferanten und anderer Zahlungsfragen. Dies mag freiwillig sein, wird jedoch für die Sicherung stabiler, zuverlässiger und konsistenter Lieferantenbeziehungen immer wichtiger, und Kunden, die konforme, verantwortungsvolle Zahlungsprozesse nachweisen können, werden von einer erweiterten Lieferantenbasis profitieren.
Bessere Geschäftsergebnisse
Daten sind eine Schlüsselkomponente beim Erreichen von Geschäftszielen und versorgen Benutzer mit genauen Echtzeitinformationen, um effektivere Entscheidungen zu treffen. Es muss jedoch 100 % genau sein. Durch den genauen und zeitnahen Abrechnungsabgleich entstehen genaue Finanzdaten, die mit größerer Sicherheit für Planung, Prognosen und Budgetierung verwendet werden können.
Veraltete Informationen, die durch Fehler beeinträchtigt sind, machen dies fast unmöglich – jede Entscheidung würde auf unzuverlässigen, wechselnden Fakten basieren, und der Erfolg wichtiger Entscheidungen, etwa ob eine Reinvestition in stationäre Anlagen oder die Entwicklung alternativer Online-Kanäle erfolgen soll, hängt von genauen Daten ab.
Automatisierte Prozesse eliminieren das Risiko von Tastenanschlägen und anderen menschlichen Fehlern, da die Daten nur einmal in einem automatisierten Prozess eingegeben werden. Während manche Software die menschliche Komponente mithilfe von OCR (optische Zeichenerkennung) entfernt und durch KI unterstützt wird, um Fehler zu reduzieren, sind die besten automatisierten AP-Lösungen von Anfang an 100 % genau.
Durch die Implementierung einer effektiven Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsabstimmung werden zeitaufwändige Korrekturprozesse reduziert, bei denen Finanzteams Stunden damit verbringen, Rechnungen manuell zu überprüfen, zu vergleichen und abzugleichen, um Fehler oder Duplikate zu identifizieren. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen Teams aus 10 oder mehr Fachleuten beschäftigen, die sich ausschließlich auf den Abrechnungsabgleich konzentrieren, ein völlig vermeidbarer und kostspieliger Ressourceneinsatz. Teams können an höherwertigen Aufgaben wie Strategie und Lieferantenbeziehungen arbeiten, während die Automatisierung die schwere Arbeit übernimmt.
Die besten automatisierten AP-Lösungen verfügen möglicherweise über integrierte Validierungsregeln, die dabei helfen, potenziell betrügerische Aktivitäten zu erkennen und hervorzuheben, die für jedes Unternehmen ein potenzielles Minenfeld darstellen und ein erhebliches finanzielles, rufschädigendes und rechtliches Risiko darstellen. Einige automatisierte Systeme für die Kreditorenbuchhaltung und den Kontoauszugsabgleich umfassen Berichte über den Status des Kontoauszugs und stellen so sicher, dass das Finanzteam auf etwaige Unstimmigkeiten aufmerksam gemacht wird und sicher und in Echtzeit mit dem Kontoauszugssaldo arbeiten kann. Sie können auch den vollständigen Dokumentenverlauf bereitstellen, um externe Prüfanforderungen zu unterstützen.
AP-Automatisierungssoftware ist die Homogenisierung von Prozessen und Methoden und hilft sicherzustellen, dass alle in der AP-Funktion und im gesamten Unternehmen auf dem gleichen Stand sind und in Echtzeit auf dieselben Versionen derselben Daten zugreifen. Durch einheitliche, vorgegebene Arbeitsabläufe lassen sich Aufgaben viel einfacher teilen, so dass auch bei Krankheit oder Ausscheiden des Aufgabenverantwortlichen diese von jedem Kollegen übernommen werden können.
Zeit zum Automatisieren
Jetzt ist es an der Zeit, Kreditorenbuchhaltungsprozesse auf eine digitale Plattform zu verlagern. Der Sitz in der Cloud bedeutet mehr Sicherheit, Echtzeitzugriff auf Daten und eine leistungsfähigere Datenanalyse.
Es stehen eine Reihe von Lösungen zur Verfügung, und die besten nutzen eine einzigartige Konvertierungstechnologie, um den zugrunde liegenden physischen Text aus dem Quelldokument zu extrahieren. Dies bietet die Möglichkeit, die Daten anzureichern und Geschäftsregeln für die Behandlung des eingehenden Dokuments und des zugehörigen Dateninhalts zu definieren. Diese Technologie garantiert 100 % Genauigkeit, indem sie Rechnungen und Gutschriften direkt in das ERP-System des Unternehmens überträgt und so einen effizienten, durchgängigen digitalen Prozess liefert, der auf Netto-Null-Ziele ausgerichtet ist und Prompt-Payment-Praktiken unterstützt.
Die Verwaltung der Lieferkette und des Lagerbestands in der heutigen Einzelhandelsbranche ist komplex – die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung rationalisiert und vereinfacht einen der wichtigsten Prozesse in diesem Bereich. Ohne ein robustes, funktionierendes Rechnungsmanagement scheitert alles andere, von der effektiven Bestandskontrolle bis zum Verkauf.
Diese Lösungen helfen Unternehmen nicht nur dabei, stärkere Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen, sondern tragen auch dazu bei, die Effizienz im Zahlungs- und Finanzmanagement zu optimieren, sodass AP-Teams in kürzerer Zeit mehr erreichen können, mit automatisierten Prozessen, die einen Bruchteil der Zeit in Anspruch nehmen, höhere Genauigkeit und weniger Fehler gewährleisten. 2024 ist das Jahr der Einführung einer automatisierten Kreditorenbuchhaltung, andernfalls besteht die Gefahr, in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Einzelhandelsumfeld ins Hintertreffen zu geraten.
Über den Autor: Nathan Ollier ist CEO des Softwareunternehmens Open ECX.
Quelle aus Retail Insight Network
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