Die Kaffeemaschine ist gerade kaputt gegangen und Sie müssen Ihren Mitarbeiter in den nächsten Laden schicken, um eine Tasse heißen Kaffee zu holen. Das Problem? Der Mitarbeiter hat kein Bargeld und seine Kreditkarte ist überzogen. Da kommt die Portokasse gerade recht.
Mit einer Portokasse können Unternehmen kleine Ausgaben bewältigen, für die kein Zugriff auf Unternehmensgelder erforderlich ist. Sie kann viel Stress ersparen oder dazu beitragen, Mitarbeiter zu entschädigen, wenn diese ihr Geld im Namen des Unternehmens ausgeben. Wenn Sie also bereit sind, eine Portokasse für Ihr Unternehmen einzurichten, damit alles reibungslos läuft, hilft Ihnen dieser Leitfaden.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie in fünf einfachen Schritten Ihre Portokasse richtig einrichten.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Portokasse?
Welche Arten von Portokassen gibt es?
5 Schritte zur Einrichtung einer Portokasse für Unternehmen
So können Unternehmen ihr Portokassenmanagement verbessern
Endeffekt
Was ist Portokasse?
Portokasse ist der kleine Geldbetrag, den ein Unternehmen für unerwartete Ausgaben zurücklegt, z. B. für den Kaffee zu einem Meeting oder das Abendessen für einen Mitarbeiter, der länger arbeitet. Es ist praktisch, wenn ein formelles Rückerstattungsverfahren oder das Ausstellen eines Schecks unpraktisch oder zeitaufwändig wäre.
Ein Beispiel für die Funktionsweise und Vorteile der Portokasse
Auf dem Weg zur Arbeit erhält Sarah einen Anruf von ihrem Chef, der sie bittet, ein paar Marker und Haftnotizen für eine kurzfristige Brainstorming-Sitzung mitzubringen. Mit nur 15 US-Dollar in der Brieftasche und ohne Kreditkarte kauft sie die Materialien, obwohl sie sich Sorgen macht, wie sie die Kosten decken soll.
Glücklicherweise verfügt Sarahs Büro über eine Portokasse, und ihr Chef erstattet ihr das Geld sofort. Sie muss nicht wochenlang auf ihr Geld warten. Hier sind weitere Dinge, für die Unternehmen Portokassen normalerweise verwenden:
- Snacks fürs Büro
- Kaffee läuft
- Tipps für Lieferfahrer
Welche Arten von Portokassen gibt es?
1. Allgemeine Portokasse
Bei diesem Typ handelt es sich um einen kleinen Geldbetrag, der für unerwartete Alltagsausgaben zurückgelegt wird. Er ist praktisch für die Deckung von Büromaterial, Porto oder kleinen Mitarbeitererstattungen.
2. Kleingeldvorschuss
Die Kleingeldkasse ist ein bestimmter Betrag für laufende Ausgaben, wie z. B. die Erstattung von Reisekosten an Mitarbeiter. Unternehmen füllen diese Mittel regelmäßig auf, um den gleichen Saldo aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass für diese spezifischen Kosten immer Geld zur Verfügung steht.
3. Kleingeld für den Notfall
Bei diesen Mitteln handelt es sich in der Regel um kleine Geldreserven für den Fall der Fälle, beispielsweise wenn unerwartet ein Fenster zerbricht oder der Drucker plötzlich nicht mehr funktioniert. Sie sind dazu da, dringende, unvorhergesehene Ausgaben abzudecken.
4. Frei verfügbare Portokasse
Dieser Fonds gibt Führungskräften mehr finanziellen Spielraum. Sie können das Geld nach eigenem Ermessen verwenden, um beispielsweise einem fleißigen Mitarbeiter eine kleine Freude zu machen oder ihm eine Kleinigkeit zu gönnen, die im Budget nicht eingeplant war.
5 Schritte zur Einrichtung einer Portokasse für Unternehmen
Sie wissen nicht genau, wo Sie mit der Einrichtung einer Portokasse anfangen sollen? Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um sie im Handumdrehen bereit zu haben. Zunächst müssen Unternehmen jedoch entscheiden, wo sie ihre Notfallmittel aufbewahren, z. B. in einem Schließfach, einer verschlossenen Schublade oder einem sicheren Konto.
Schritt 1: Kontolimits festlegen
Als nächstes sollten Unternehmen den Betrag festlegen, den sie in ihrer Portokasse aufbewahren möchten. Die meisten Büros beginnen mit 100 bis 200 US-Dollar, aber Unternehmen können diesen Betrag je nach voraussichtlichem Bedarf anpassen. Danach müssen sie überlegen, wie sie das Konto auffüllen.
Diesen Punkt nennen wir den „Auffüllpunkt“. Ein Unternehmen, das beispielsweise über eine Portokasse von 100 US-Dollar verfügt, kann sich dafür entscheiden, diese aufzufüllen, sobald sie unter 15 US-Dollar fällt. An diesem Punkt werden die Ausgaben erfasst und ein Scheck ausgestellt, um die Portokasse wieder auf den ursprünglichen Betrag aufzufüllen.
Schritt 2: Wählen Sie, wer die Gelder verwalten soll
Gibt es im Unternehmen einen Büroleiter? Wenn ja, ist dieser normalerweise die beste Person, um die Portokasse zu verwalten. Unternehmer mit einem kleinen Team können diese Verantwortung jedoch auch selbst übernehmen.
Unabhängig davon, was Unternehmen für die beste Option halten, müssen sie sicherstellen, dass jeweils nur eine Person auf das Geld zugreifen kann. Dies hilft, nicht verbuchte Abhebungen oder möglichen Diebstahl zu verhindern. Nachdem entschieden wurde, wer dafür verantwortlich ist, können Unternehmen die Gelder in ihre Portokasse einzahlen oder einen Scheck einlösen.
Schritt 3: Erstellen Sie ein Protokoll
Unternehmen können ihre Portokassenausgaben ohne ein Protokoll nicht nachverfolgen. Jedes Mal, wenn Geld das Konto verlässt oder eingeht, muss die verantwortliche Person dies im erstellten Protokoll aufzeichnen. Deshalb müssen Mitarbeiter eine Quittung für jedes Geld haben, das aus dem Fonds ausgegeben wird.
Wenn Sarah beispielsweise Cupcakes für ein Meeting kauft und eine Rückerstattung möchte, muss sie eine Quittung vorlegen. Die verantwortliche Person verwendet dann die Quittung, um die Portoausgabe im Hauptbuch zu erfassen und sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß verbucht wird. Hier ist ein Beispiel, wie ein Protokoll aussehen könnte:
| Datum | Details | Bargeld einlösen | Auszahlen | Balance |
| 9-2-2024 | Bürobedarf | US$ 10 | US$ 90.00 | |
Das Kassenbuch sollte die folgenden wichtigen Details enthalten: das Datum der Transaktion, eine kurze Beschreibung, das hinzugefügte Bargeld, den ausgegebenen Betrag und den verbleibenden Saldo. Wenn der Saldo auf den festgelegten Auffüllstand fällt, können Unternehmen einen Scheck ausstellen, um den ursprünglichen Betrag wiederherzustellen.
Schritt 4: Erfassen und Abgleichen von Kleinausgaben
Wenn die Portokasse zur Neige geht, ist es an der Zeit, sie zu überprüfen und mit Bargeld aufzufüllen. Unternehmen können damit beginnen, ihre Quittungen mit den Aufzeichnungen im Portokassenbuch abzugleichen, um sicherzustellen, dass alles stimmt. Wenn es Unterschiede zwischen den Aufzeichnungen über Bargeld und den Protokollen gibt, müssen die Geschäftsinhaber etwaige Unstimmigkeiten aufspüren. Sobald alles übereinstimmt, können Unternehmen die Ausgaben in ihrem Hauptbuch erfassen und die Mittel auffüllen.
Schritt 5: Überprüfen Sie das Bargeldlimit regelmäßig
Verbraucht das Unternehmen die Portokasse schnell? Dann ist es an der Zeit, den auf das Portokassenkonto eingezahlten Betrag zu erhöhen. Allerdings sollte der Betrag nicht einfach erhöht werden, ohne zu prüfen, wofür das Geld ausgegeben wird.
Wenn das Unternehmen beispielsweise häufig Kaffee für das Büro kauft, kann es erwägen, das reguläre Budget zu verwenden, anstatt jede Woche in die Portokasse zu greifen. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Portokasse für andere kleine, unerwartete Ausgaben nutzen.
So können Unternehmen ihr Portokassenmanagement verbessern
Bei manuellen Prozessen treten häufig Probleme auf, die zu einer schlechten Budgetplanung und einem höheren Betrugsrisiko führen. Eine Spesenmanagementsoftware kann Unternehmen jedoch dabei helfen, die Handhabung der Portokasse zu optimieren. Sie kann dazu beitragen, diese Aufgaben zu automatisieren und so Kosten und Missbrauch zu reduzieren, indem sie die Dokumentation zentralisiert, Abstimmungen beschleunigt und Prüfungen mit standardisierten Vorlagen vereinfacht.
Und das Beste daran? Unternehmen können die Software an verschiedene Standorte anpassen. Einige Dienste wie Happay bieten sogar Prepaid-Karten an, mit denen sich Gelder in Echtzeit über eine Cloud-basierte Plattform verfolgen und verwalten lassen. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, die Effizienz und Kontrolle über die Portokassenausgaben zu steigern.
Endeffekt
Kleine Unternehmen sollten sich inzwischen entschieden haben, ob sie eine Portokasse einrichten wollen, und eine gute Vorstellung davon haben, wie sie das tun sollen. Doch vorher müssen sie klare Richtlinien haben, damit alles reibungslos läuft. Denken Sie daran, eine Portokassenrichtlinie zu erstellen, die festlegt, wofür die Mitarbeiter das Geld verwenden dürfen, und Ausgabenlimits festzulegen.
Alles, was über dem Limit liegt, können sie dann von einem anderen Konto aus begleichen. Selbst wenn das Unternehmen nur einen Mitarbeiter hat, kann eine Portokasse praktisch sein, um unerwartete Kosten effizient zu decken.
