Stellen Sie sich vor, Sie haben die perfekte E-Mail geschrieben – ein überzeugender Einstieg, eine klare Botschaft und ein Aufruf zum Handeln, der bei potenziellen Kunden garantiert eine Reaktion hervorruft. Doch bevor Unternehmen auf „Senden“ klicken, dürfen sie noch einen letzten Schliff nicht vergessen: eine gute Verabschiedung.
E-Mail ist immer noch das Mittel der Wahl für die Kommunikation am Arbeitsplatz, und wie Marken die Dinge abschließen, ist genauso wichtig wie das, was sie sagen wollen. Ein durchdachter E-Mail-Abschluss zeugt von Professionalität und Liebe zum Detail und trifft gleichzeitig den richtigen Ton. In diesem Artikel werden die besten und schlechtesten Möglichkeiten erörtert, wie Unternehmen ihre E-Mails beenden können.
Inhaltsverzeichnis
Was sind E-Mail-Signaturen?
Was Unternehmen in jede E-Mail-Signatur aufnehmen sollten
Die Arten von E-Mail-Signaturen
So beenden Sie eine E-Mail: 10 Möglichkeiten, professionell zu klingen
So beenden Sie eine E-Mail nicht: 10 Schlussformeln, die Sie unbedingt vermeiden sollten
Wrapping up
Was sind E-Mail-Signaturen?
Eine E-Mail-Signatur ist der letzte Schliff am Ende einer Nachricht. Normalerweise besteht sie aus einem einfachen Wort oder einer kurzen Phrase, gefolgt von einem Namen und einer Signatur. Betrachten Sie sie als das Signal, das sagt: „Wir sind hier fertig.“
Unternehmen müssen in fast jede E-Mail, die sie versenden, einen Schlussformel einfügen. Sie sind ein wichtiger Teil der Geschäftskommunikation, und die Verwendung der richtigen Form zeigt dem Empfänger, dass die Marke die Grundlagen der E-Mail-Etikette versteht. Außerdem hinterlässt sie einen professionellen Eindruck.
Was Unternehmen in jede E-Mail-Signatur aufnehmen sollten
Jede E-Mail-Signatur erfordert drei wichtige Dinge:
- Ein Abschied
- Signature
- Kontakt
Der Abschied ist das Wort oder die Phrase, die direkt vor dem Namen des Absenders steht, und er ist wichtiger, als die meisten Leute denken. Der Abschiedsabschnitt gibt den Ton der E-Mail an und prägt die Gefühle des Lesers bezüglich der empfangenen Nachricht. Hier sind einige Beispiele für Abschieds-E-Mails (im nächsten Abschnitt werden weitere Optionen angezeigt):
- Mit Freundlichen Gruessen
- Wir reden später
- Freundliche Grüße
Als nächstes folgt die Signatur des Absenders. Wenn der Absender bereits eine professionelle E-Mail-Signatur hat, muss er seinen Namen nach der Verabschiedung nicht erneut eingeben. Wenn er jedoch keine hat, muss er seinen Namen und andere relevante Kontaktdaten wie eine Telefonnummer oder einen Social-Media-Handle angeben. Auf diese Weise kann der Empfänger den Absender bei Bedarf über andere Kanäle erreichen.
Was ist eine professionelle E-Mail-Signatur?
Eine E-Mail-Signatur ist wie eine digitale Visitenkarte. Absender können sie so einrichten, dass sie automatisch in jeder E-Mail oder nur für bestimmte Personen, beispielsweise außerhalb des Unternehmens, angezeigt wird. Normalerweise enthält sie einen vollständigen Namen, eine Berufsbezeichnung, eine Telefonnummer, ein LinkedIn-Profil und eine Büroadresse.
Allerdings können auch Absender kreativ werden. Manche Leute fügen ein inspirierendes Zitat oder ein Porträtfoto hinzu, um die E-Mail-Signatur persönlicher zu gestalten. So können Sie schnell und einfach mehr Informationen über den Absender und darüber, wie man ihn erreichen kann, weitergeben, ohne diese jedes Mal neu eintippen zu müssen.
Die Arten von E-Mail-Signaturen
1. Allgemeine E-Mail-Abmeldungen
Die meisten E-Mails enden mit einfachen, allgemeinen Schlussformeln. Diese kurzen Sätze haben nichts mit dem Empfänger oder dem Inhalt der E-Mail zu tun – sie sind einfach eine freundliche Art, die Sache abzuschließen. Hier sind einige Beispiele für solche Schlussformeln:
- Danke für dein Interesse
- Grüße
- Habt einen schönen Tag
2. Personalisierte E-Mail-Abmeldungen
Manchmal ist eine personalisierte Verabschiedung die richtige Wahl, insbesondere wenn der Absender eine E-Mail an jemanden sendet, den er bereits kennt (egal, ob es sich um eine persönliche oder berufliche Verbindung handelt). Im Gegensatz zu allgemeinen Verabschiedungen sind diese durchdachter und speziell auf die Beziehung zwischen Absender und Empfänger zugeschnitten.
Aus diesem Grund sind es meist kurze Sätze, die die typische Schlussphrase ersetzen. Hier einige Beispiele:
- Ich freue mich darauf, dieses Projekt gemeinsam mit Ihnen zu beginnen.
- Ich weiß Ihre harte Arbeit wirklich zu schätzen.
- Vielen Dank für diese Gelegenheit.
So beenden Sie eine E-Mail: 10 Möglichkeiten, professionell zu klingen
E-Mail-Abmeldungen für formelle Unternehmen
Eine gute Schlussformel ist der Schlüssel zum Abschluss einer professionellen E-Mail. Diese Schlussformeln sind perfekt, wenn Absender Personen außerhalb ihrer Organisation ansprechen (wie potenzielle Kunden, Lieferanten oder andere Partner).
Sie eignen sich auch hervorragend für Kollegen, wenn das Unternehmen oder die Branche eher zu formellen Themen tendiert. Hier sind einige Optionen:
1. Mit freundlichen Grüßen
Diese klassische Wahl ist beliebt, weil sie die Dinge mit einer positiven, aber formellen Note abschließt.
2. Grüße
Ob „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder einfach „Mit den besten Grüßen“ – jede Formulierung ist höflich, klar und bleibt absolut professionell.
3. Beste Wünsche
Diese Abschiedsform ist etwas freundlicher als die anderen und zeigt, dass der Absender dem Empfänger aufrichtig alles Gute wünscht, ohne den professionellen Ton zu verlieren.
E-Mail-Abmeldungen für informelle Unternehmen
Wenn Absender E-Mails an Kollegen senden, die sie gut kennen, oder wenn es um weniger formelle Angelegenheiten geht, funktionieren diese Schlussformeln perfekt:
4. Prost
Eine freundliche und umgangssprachliche Art, eine E-Mail abzuschließen – ähnlich wie „Mit freundlichen Grüßen“, aber entspannter.
5. Die besten
Kurz, einfach und funktioniert in fast jeder Situation. Es ist direkt und erledigt die Arbeit.
6. Pass auf dich auf
Dieser Abschiedsgruß strahlt Wärme aus, ohne zu übertreiben. Er ist ein guter Mittelweg für einen freundlichen und dennoch professionellen Abschluss.
E-Mail-Abschlüsse für Danksagungen und Bitten
Wenn Absender per E-Mail um etwas bitten oder sich für einen Gefallen, eine Empfehlung oder eine Gelegenheit bedanken möchten, kann ihre Schlussformel dabei helfen, die Nachricht ansprechend abzurunden. Folgendes können sie verwenden:
7. Vielen Dank
Unkompliziert, einfach und bringt die Botschaft rüber. Sie müssen nicht zu viel darüber nachdenken.
8. Ich freue mich über Ihren [Eintrag, Ihre Hilfe, Ihren Input usw.]
Dieser Abschiedsgruß verleiht etwas mehr Wärme. Es ist, als würde man sagen: „Hey, ich schätze wirklich, was du für mich tust.“ Perfekt für Nachfassaktionen oder Erinnerungen, um freundlich zu bleiben und trotzdem eine Antwort zu erbitten.
E-Mail-Abschlüsse für zwanglose Gespräche
Eine persönliche Schlussformel fühlt sich in zwanglosen Gesprächen oft ganz natürlich an. Aber Absender müssen nicht immer ausgefallen sein. Sie können einige gute Standardformeln verwenden, die sich perfekt für freundliche E-Mails eignen, darunter:
9. Sprechen Sie bald
Wenn der Absender vorhat, sich bald mit jemandem zu treffen, der ihm nahe steht, kann er diese Abschiedsformel verwenden. Sie ist lässig und einfach und sorgt für eine lockere Stimmung.
10. Bis später
Ähnlich wie „Wir sprechen uns bald“, aber etwas entspannter. Es ist eine nette Art zu sagen: „Wir sprechen uns bald wieder“, ohne dass es sich wie ein formelles Versprechen anfühlt.
So beenden Sie eine E-Mail nicht: 10 Schlussformeln, die Sie unbedingt vermeiden sollten
Da die Schlussformel einer E-Mail wie der abschließende Händedruck ist, muss sie einen guten Eindruck hinterlassen. Aus diesem Grund müssen Absender einige Schlussformeln vermeiden, die den falschen Eindruck vermitteln können. Hier sind einige Schlussformeln, die Sie vermeiden sollten.
1. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme (danke im Voraus)
Diese Verabschiedungsform kann etwas aufdringlich oder passiv-aggressiv wirken. Es ist, als ob der Absender davon ausgeht, dass der Empfänger antworten muss, was nicht jedem gefallen könnte.
2. Hochachtungsvoll
Warum sollte man diese Grußformel verwenden, wenn der Absender nicht wirklich zu der Person „gehört“? Sie kann etwas zu formell und nicht ganz authentisch wirken.
3. Liebe oder (XOXO)
Diese Verabschiedung ist zu persönlich, es sei denn, die E-Mail ist an eine sehr nahestehende Person gerichtet, wie einen Partner oder ein Familienmitglied. Es ist schön, wenn es freundlich bleibt, aber nicht so freundlich.
4. —[Name] oder —[Initiale]
Wenn die E-Mail nicht superkurz und informell ist, kann das Weglassen einer richtigen Grußformel abrupt oder nachlässig wirken, als hätte sich der Absender nicht die Mühe gemacht, seine Nachricht ordentlich zu beenden.
5. Emojis
Während Emojis in manchen geschäftlichen Chats funktionieren können, sollten die Dinge beim Abschied klar und professionell bleiben. Lassen Sie die Emojis weg (nur um sicherzugehen).
6. Ich wünsche Ihnen einen gesegneten Tag
Religiöse Sprache kann in beruflichen oder privaten E-Mails fehl am Platz wirken, selbst wenn sie gut gemeint ist. Vermeiden Sie sie am besten, es sei denn, sie ist kontextuell angemessen.
7. Hoffe, das macht Sinn
Dieser Abschiedsgruß mag harmlos klingen, kann aber passiv-aggressiv wirken. Er impliziert, dass jede Verwirrung die Schuld des Lesers ist, was für den Aufbau einer Beziehung nicht gerade förderlich ist.
8. Hochachtungsvoll
Diese Verabschiedung ist so formell, dass sie steif und fast distanziert wirkt. Das Ziel ist, eine Verbindung herzustellen, nicht, sich roboterhaft zu fühlen.
9. Lass es dir gut gehen
Super lässig. Das ist im Gespräch besser als in E-Mails – es kann eher wie ein Gespräch in einem Café als wie eine E-Mail klingen.
10. Viel Glück
„Viel Glück“ kann etwas knifflig sein. Der Empfänger könnte das Gefühl haben, die Aufgabe sei schwierig oder er brauche Glück, um erfolgreich zu sein – was entmutigend wirken könnte.
Wrapping up
Viele halten E-Mail-Abschlussformeln für reine Formalität. Sie enthalten zwar nicht viele zusätzliche Informationen, sind aber in geschäftlichen E-Mails unerlässlich. Eine E-Mail zu lesen, die einfach aufhört, ist kein schönes Erlebnis. Diese Abruptheit kann einen schlechten Nachgeschmack hinterlassen und dem Leser das Gefühl vermitteln, dass der Absender sich nicht genug Mühe gegeben hat, richtig zu Ende zu schreiben.
In beruflicher Hinsicht ist es genauso wichtig, wie Unternehmen Dinge sagen, wie sie es sagen, wie sie es sagen. Wenn Marken die Schlussformel überspringen oder überstürzen, könnten die Leser abspringen, weil sie an ihrer Glaubwürdigkeit in einem geschäftlichen Umfeld zweifeln. Verwenden Sie eine der zehn empfohlenen Schlussformeln, um professionell zu klingen, und vermeiden Sie die anderen zehn, die die Sache nur noch schlimmer machen können.
