No existe una gestión eficaz de la cadena de suministro sin auditorías internas. Podemos pensar en las auditorías como controles de salud de las cadenas de suministro para garantizar que funcionen de la manera más fluida y rentable posible, desde el abastecimiento de materias primas hasta la entrega de los productos al cliente final.
Al revisar sistemáticamente las cadenas de suministro, las organizaciones pueden identificar riesgos e ineficiencias potenciales en la adquisición de materias primas, procesos de producción, relaciones con los proveedores, gestión de inventario, y la satisfacción del cliente.
Entonces, ¿cómo pueden las empresas realizar auditorías internas? ¿Qué aspectos de la cadena de suministro deberían considerar? ¿Y cómo deberían documentar los hallazgos y las acciones correctivas? ¡Continúe leyendo para aprender cómo realizar auditorías de la cadena de suministro de manera inteligente!
Índice del contenido
1. Prepárese para la auditoría
2. Recopilar los datos
3. Realizar la auditoría
4. Informar los hallazgos de la auditoría.
5. La auditoría de la cadena de suministro es un ciclo continuo
Prepárese para la auditoría
Así como no podemos colocar el primer ladrillo de una casa sin un plano arquitectónico, no podemos realizar una auditoría sin un plan. Antes de actuar como detectives para buscar riesgos y vulnerabilidades en la cadena de suministro, debemos comprender claramente el “porque" (objetivos), "donde" (alcance), y "how”(plan real).
Determinar el alcance de la auditoría.
Sin un alcance claramente definido, las auditorías de la cadena de suministro tardarán una eternidad en realizarse (imagínese cuánto tiempo y recursos se desperdiciarán). Hay muchos aspectos a considerar al auditar las cadenas de suministro, pero las empresas deben concentrar sus esfuerzos donde sea importante.
Por ejemplo, si ha habido un patrón histórico de problemas de calidad del producto, la auditoría debe priorizar los procesos de fabricación y los sistemas de control de calidad. Las empresas pueden incluso limitar el alcance de la auditoría para incluir líneas de productos particulares con un historial de problemas de calidad crecientes.
Definir los objetivos de la auditoría.
Una vez que se determina el alcance de la auditoría, es importante establecer SMART objetivos. Así como no tendría sentido empezar a pintar un retrato sin saber qué o quién estás pintando, realizar auditorías internas sin objetivos claros es ilógico.
SMART los objetivos deben ser Ciertas , Mensurable, Realizable, Pertinentey Limitados en el tiempo. Por ejemplo, el objetivo de una auditoría podría ser evaluar si los sistemas de control de calidad actuales mantienen una tasa de defectos inferior al 5% en un año.
Desarrollar un plan de auditoría
Después de aclarar los objetivos de la auditoría y determinar qué partes de la cadena de suministro deben revisarse, las empresas deben finalizar este paso desarrollando un plan de auditoría detallado (el como).
Piense en un plan de auditoría como un esquema que especifica los miembros del equipo (auditores), las metodologías (cómo realizarán las evaluaciones) y los recursos que necesitarán (como listas de verificación, encuestas, software de análisis de datos, etc.).
Recoge los datos
Sin datos, auditar las cadenas de suministro es como buscar con los ojos vendados una aguja en un pajar. Los auditores necesitan recopilar datos para tener una idea clara del estado actual de los procesos de la cadena de suministro. Los datos también proporcionan una base para comparar las cadenas de suministro con las mejores prácticas de la industria. A continuación se muestran algunos ejemplos de fuentes de datos:
1. Documentos y registros internos:
La documentación interna es la principal fuente de datos de cualquier organización. Estos documentos incluyen Ordenes de compra, contratos de proveedores, registros de inventario e informes de desempeño pasado. Por ejemplo, los auditores pueden utilizar KPI de logística para evaluar el tiempo del ciclo, la tasa de entrega a tiempo y el tiempo de entrega del proveedor.
2. Entrevistas con el personal:
Otra fuente de datos principal es hablar con el personal clave, como gerentes de almacén, oficiales de producción y coordinadores de logística. Por ejemplo, los gerentes de almacén pueden identificar discrepancias entre los recuentos de existencias físicas y los registros de inventario o resaltar los cuellos de botella que ralentizan el cumplimiento de los pedidos.
3. Encuestas y cuestionarios:
Otra forma de recopilar datos es distribuir encuestas y formularios de preguntas a empleados operativos, proveedores y clientes. Por ejemplo, los auditores pueden hacerse una idea de la satisfacción actual del cliente recopilando comentarios sobre la disponibilidad del producto, los tiempos de entrega y la tasa de manejo de pedidos devueltos.
4. Visitas in situ:
Nada es mejor que tener una visión de primera mano de las operaciones para detectar discrepancias que las auditorías en papel podrían pasar por alto. Las inspecciones físicas permiten a los auditores evaluar las condiciones de trabajo y almacenamiento, el mantenimiento de las instalaciones y equipos y la ejecución de protocolos de aseguramiento de la calidad.
5. Puntos de referencia y estándares de la industria:
Si bien los auditores pueden evaluar los datos internos recopilados comparándolos con KPI preestablecidos, también es importante tener algún tipo de línea de base externa. Sin puntos de referencia de la industria, las empresas no pueden estar seguras de que su cadena de suministro esté funcionando bien.
Por ejemplo, si una auditoría interna revela que la tasa de retorno de los clientes es del 5%, la empresa podría pensar que es positiva según su KPI interno. Sin embargo, si los competidores tienen una tasa de retorno de sólo el 2%, indica claramente que algo anda mal.
6. Informes de auditoría de terceros:
Las empresas también pueden utilizar los informes de auditoría realizados por organismos externos para obtener una visión imparcial del estado actual de sus cadenas de suministro. Por ejemplo, si una empresa ha obtenido una certificación de sistema de gestión de calidad (SGC), como ISO 9001, podría utilizar el informe de auditoría como punto de partida para evaluar las ineficiencias actuales dentro de su cadena de suministro, desde la producción hasta la entrega.
Realizar la auditoría
Después de que las empresas hayan determinado qué partes de sus cadenas de suministro desean auditar (el alcance definido) y recopiló toda la información sobre lo que esperan lograr (objetivos establecidos) y cómo se ven realmente las cosas (datos del estado actual), es hora de ponerse el sombrero de detective y empezar a auditar.
Podemos resumir el proceso de auditoría en las siguientes preguntas del árbol de decisiones:
- ¿Está todo funcionando según lo que hemos planeado?
- En caso afirmativo, ¿Existen oportunidades para mejorar el desempeño de la cadena de suministro?
- Si no, ¿Qué acciones debemos tomar para solucionar los problemas identificados?
Repasemos algunos ejemplos de auditorías que una empresa puede realizar en las diferentes etapas de su cadena de suministro:
1. Aprovisionamiento y adquisiciones:
Un excelente punto de partida para auditar las cadenas de suministro es analizar el ciclo de vida completo de la proceso de adquisición. Después de desarrollar un diagrama de flujo que detalla cada paso del ciclo de adquisiciones, los auditores pueden evaluar los siguientes aspectos para detectar ineficiencias:
- Rendimiento de los proveedores: Auditorías de proveedores ayudar a detectar si los proveedores y subcontratistas son la fuente de desperdicio, problemas de calidad y tiempos de entrega lentos. Los auditores pueden evaluar a los proveedores utilizando un matriz de riesgo que segrega a los proveedores según KPI, como la tasa de entrega a tiempo, la calificación crediticia y la tasa de rentabilidad.
- Recepción e inspección de mercancías: Las empresas deben verificar que los productos (especialmente las materias primas) sean aceptados sólo si cumplen con los estándares requeridos de calidad y cantidad. Los auditores pueden analizar el proceso de inspección, incluidos los criterios de aceptación y rechazo, procedimientos de muestreo y metodologías de prueba.
- Facturación y pago: Es importante confirmar que los pagos se realizan únicamente por los productos aceptados. Por ejemplo, los auditores pueden verificar que los recibos de entrega y las facturas se registren y cotejen con las órdenes de compra. También es una buena idea asegurarse de que los pagos se realicen a tiempo (para beneficiarse de descuentos por pago anticipado y evitar multas por pago atrasado).
2. Producción y fabricación
Las etapas de producción y fabricación deben estar en la lista de verificación de cada auditoría de la cadena de suministro. Después de todo, no queremos que lleguen a manos de los clientes productos defectuosos o de calidad inferior. A continuación se muestran algunas formas de auditar estas etapas de la cadena de suministro:
- Pruebas de muestra: La forma más intuitiva de auditar la producción y la fabricación es mediante pruebas de muestras aleatorias. Generalmente, los auditores recolectan muestras al azar de las líneas de producción a intervalos programados y luego realizan varias pruebas para verificar si las muestras cumplen con los estándares preestablecidos. Estas pruebas pueden incluir controles de calidad y seguridad, como apariencia, peso y toxicidad.
- Procedimientos operativos estándar (SOP): Al realizar visitas in situ, los auditores pueden observar y comprobar si las distintas etapas de producción y fabricación se siguen exactamente como se describe en los POE. Por ejemplo, una visita no anunciada podría revelar que los empleados no están operando una máquina de acuerdo con los pasos prescritos en el POE. Quizás no estén realizando controles de seguridad previos a la operación antes de poner en funcionamiento la máquina.
3. Almacenamiento y gestión de inventarios
Si hay discrepancias entre el inventario físico y el inventario registrado en la base de datos de una empresa, esto podría provocar desabastecimiento o exceso de existencias. El inventario afecta la Costo de los bienes vendidos, por lo que debemos realizar auditorías internas periódicas para identificar posibles ineficiencias en la operaciones de almacenamiento. A continuación se muestran algunas formas en que las empresas pueden auditar gestión de inventario:
- Cuenta de inventario: Una forma sencilla de auditar el inventario es programar periódicamente recuentos físicos y luego compararlos con lo registrado en el Sistema de Administración de Inventario. El recuento físico se puede realizar manualmente, donde los operadores cuentan cada artículo en el almacén. Sin embargo, el recuento manual requiere mucha mano de obra, por lo que las empresas pueden utilizar escaneo de código de barras o etiquetas RFID para rastrear cada artículo que ingresa, dentro y sale del almacén.
- Métricas de rendimiento y seguimiento de KPI: Las empresas también pueden auditar la eficiencia de su almacenamiento monitoreando los KPI frente a niveles y puntos de referencia preestablecidos (¡es hora de utilizar los datos recopilados!). Por ejemplo, podemos auditar la tasa de precisión de los pedidos midiendo el porcentaje de pedidos enviados sin errores (producto correcto, cantidad y al cliente correcto). También podemos verificar el costo de mantenimiento del inventario, que incluye almacenamiento, seguro y obsolescencia.
- Tutorial del proceso de inventario: Los ojos en el terreno son siempre la mejor herramienta de auditoría. Los auditores pueden seguir físicamente el flujo de artículos del inventario desde la recepción hasta el envío. Por ejemplo, pueden observar un ciclo de recogida y embalaje para evaluar si el camino y el tiempo necesarios están optimizados y si los materiales de embalaje son adecuados. También es una gran oportunidad para comprobar si las mercancías se inspeccionan a su llegada y cómo se registran en el sistema de gestión de almacenes.
4. Logística y distribución
Una auditoría de la cadena de suministro no será exhaustiva sin evaluar las rutas de transporte y las operaciones logísticas. Este es el momento de evaluar la eficiencia de las rutas de distribución y buscar costos de flete que no agreguen valor. A continuación se muestran algunas formas prácticas de auditar estas partes de la cadena de suministro:
- Análisis de datos y métricas de rendimiento: Los auditores pueden analizar datos telemáticos y de GPS de los vehículos, junto con cronogramas y registros de entrega, para buscar desviaciones en los tiempos y costos de entrega. Por ejemplo, las empresas pueden evaluar si la utilización del espacio de carga (la relación entre el espacio de carga utilizado y el espacio total disponible en los vehículos de transporte) es cercana al 100%.
- Envíos misteriosos: Otra forma de auditar las redes de distribución es enviar paquetes como un “comprador misterioso” sin avisar al departamento de logística. Los auditores imitan el pedido típico de un cliente y registran los tiempos exactos de envío y llegada. Esto permitirá a las empresas evaluar si sus tiempos de tránsito están dentro del rango esperado.
5 La satisfacción del cliente
Al evaluar el desempeño de las cadenas de suministro globales, debemos recordar que el indicador final de éxito es el nivel de satisfacción del cliente. Como hemos visto en la fase de "recopilación de datos", los comentarios de los clientes pueden ser una mina de conocimientos. Exploremos algunas formas de auditar la satisfacción del cliente en las cadenas de suministro:
- Puntuación neta del promotor (NPS): Al auditar la satisfacción del cliente, los auditores generalmente utilizan el NPS para medir la lealtad del cliente. Las empresas utilizan encuestas, cuestionarios y grupos focales para preguntar a los clientes qué probabilidades hay de que recomienden la empresa a otros. La puntuación NPS (en una escala de 0 a 10) clasifica a los clientes en promotores, pasivos y detractores.
- Análisis de quejas de clientes: Otra forma directa de auditar la satisfacción del cliente es analizar la naturaleza y frecuencia de las quejas de los clientes y buscar desviaciones de los puntos de referencia o métricas de referencia. Por ejemplo, las empresas pueden observar la cantidad de quejas recibidas sobre el mismo tema para identificar patrones recurrentes. Los auditores también pueden medir el tiempo promedio necesario para resolver una queja para determinar si se encuentra dentro de un rango predefinido aceptable.
6. Cumplimiento, riesgos y sostenibilidad
Las empresas que quieran realizar una auditoría integral de sus cadenas de suministro también pueden examinar si sus operaciones y procesos cumplen con las regulaciones reglamentarias y de sostenibilidad. Esta es también una oportunidad para auditar las empresas resiliencia frente a posibles riesgos en la cadena de suministro, como desastres naturales, inestabilidad política y amenazas a la ciberseguridad. A continuación se presentan dos formas de auditar el cumplimiento y la resiliencia de las cadenas de suministro:
- Gestión de recursos ambientales: Las empresas deben auditar sus impactos ambientales, especialmente si desean obtener o mantener una certificación de gestión ambiental, como ISO 14001. Los auditores pueden evaluar si la empresa está utilizando y obteniendo materias primas obtenidas de fuentes sostenibles. Otra forma de auditar el impacto ambiental es calculando la huella de carbono total, incluidas las emisiones directas e indirectas, de todas las actividades de la cadena de suministro.
- Pruebas de estrés y análisis de escenarios: Las pruebas de estrés son una forma extrema de evaluar la capacidad de la cadena de suministro para continuar funcionando en diferentes condiciones de riesgo. Las empresas pueden simular diferentes riesgos (por ejemplo, disturbios políticos, crisis económicas, ataques cibernéticos) y observar con qué rapidez y eficacia puede responder la cadena de suministro. Por ejemplo, una empresa podría simular un escenario en el que un tifón interrumpe la producción de proveedores clave durante un mes. Luego, revisarían si podrían mantener las entregas de productos a los clientes.
Informar los hallazgos de la auditoría
El paso posterior a la auditoría es obviamente el informe de los hallazgos a las partes interesadas clave. Pero no basta con detectar dónde se encuentran los problemas. También necesitamos un plan de acción para solucionar los problemas. Esto es lo que normalmente debería incluirse en el informe de auditoría:
- Resumen ejecutivo: Un breve resumen del alcance y los objetivos de la auditoría, el cronograma de la auditoría, las metodologías utilizadas y los problemas más críticos encontrados.
- Metodologías: El informe debe describir cómo se recopilaron los datos y enumerar las herramientas o métodos utilizados en el proceso de auditoría. Esta sección es donde los auditores deben explicar cómo han determinado si una operación o proceso de la cadena de suministro está funcionando bien.
- Hallazgos detallados: Esta sección debe enumerar todos los problemas y desviaciones detectados durante el proceso de auditoría. Para facilitar la interpretación del informe, los problemas identificados deben clasificarse según su prioridad y/o niveles de riesgo en términos de impacto y probabilidad de recurrencia.
- Recomendaciones: Son las soluciones, no los problemas, las que conducen a la mejora. Un informe de auditoría sin un plan de acción correctiva es como señalar lo que está roto sin solución. El informe debe sugerir acciones correctivas para cada problema identificado. Incluso si no hay problemas, el informe debería recomendar mejoras (por ejemplo, actualizar el software para una mejor gestión del inventario).
- Plan de IMPLEMENTACION: Para garantizar que las partes interesadas clave implementen las medidas recomendadas, el informe debe priorizar la lista de acciones correctivas en función de su impacto y viabilidad. Es igualmente importante incluir un cronograma para implementar las recomendaciones y definir quién es responsable de cada parte del plan de acción.
La auditoría de la cadena de suministro es un ciclo continuo
Informar los hallazgos no es el final del proceso de auditoría. No podemos simplemente medir el desempeño de la cadena de suministro, recomendar un plan de acción y seguir adelante. Las empresas deben realizar auditorías de seguimiento periódicas para verificar que se implementen las acciones correctivas, confirmar si realmente han solucionado los problemas y determinar si mejoraron la eficiencia de la cadena de suministro.
Es difícil decir con qué frecuencia las empresas deben realizar auditorías internas, ya que esto depende de la complejidad de la cadena de suministro, los hallazgos de auditorías anteriores y los requisitos regulatorios. Por ejemplo, si auditorías internas anteriores revelaron muchos problemas críticos, podría ser necesario aumentar la frecuencia de las auditorías. Sin embargo, como regla general, las pequeñas y medianas empresas deberían realizar auditorías de la cadena de suministro al menos una vez al año.
Al auditar las cadenas de suministro globales, es importante comprender qué las hace vulnerables. Revisar la Los cinco principales problemas de la cadena de suministro en 2024 ¡Y asegúrese de que estén incluidos en su próxima auditoría interna!
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