Recibir se refiere al proceso de aceptar y documentar la llegada de bienes o productos a un almacén o centro de distribución.
El proceso de recepción no es sencillo, ya que incluye muchos pasos importantes, como la inspección física, la verificación y el registro para garantizar la precisión. Ya sea que los productos se reciban como SKU entrantes del fabricante o como mercadería devuelta por clientes de DTC, es muy importante contar con un sistema de recepción eficiente.
Cuanto más rápido se integren los productos en su flujo de cumplimiento, más rápido podrán completarse como pedidos para los clientes.
¿Por qué es importante una recepción eficiente?
Para las empresas de comercio electrónico, recibir productos en su almacén o centro de distribución es un aspecto fundamental de la gestión de inventario. El método de recepción de inventario tiene un impacto directo en la satisfacción del cliente y el crecimiento general de la empresa: sin eficiencia en este paso fundamental de la cadena de suministro, los productos pueden perderse, retrasar los pedidos o quedar obsoletos antes de poder venderse.
Muchas marcas tienden a simplificar o subestimar en exceso el proceso de recepción y no tienen un plan claro para su flujo de recepción. La importancia de una recepción eficiente se puede apreciar en los ingresos que se obtienen de los artículos que se colocan en el inventario. Si la recepción es ineficiente, los productos se acumularán en el almacén, lo que generará costos de almacenamiento innecesarios y oportunidades perdidas de monetización. Esto tendrá un impacto directo en la precisión del inventario, el seguimiento del inventario, la velocidad del flujo de trabajo de cumplimiento, la satisfacción del cliente y, en última instancia, los ingresos; cuando el capital se inmoviliza en un inventario que no se mueve, puede resultar en mayores desventajas para la empresa.
Mejores prácticas para optimizar la recepción en el almacén
Algunas empresas de comercio electrónico procesan la recepción internamente en sus propios almacenes, mientras que otras la subcontratan a un proveedor logístico externo o un socio de logística. En cualquier caso, trabaje con el equipo de operaciones de almacén y recepción para establecer lo siguiente:
1. Clasifique los artículos entrantes
Es fundamental clasificar y documentar inmediatamente el estado de los artículos al recibirlos. Este es el primer paso para ingresar los artículos a su sistema de almacenamiento. Trabaje para agilizar este proceso para que sea lo más eficiente posible y así garantizar que los niveles de inventario sean precisos (es decir, que no haya existencias muertas, exceso de existencias ni faltantes).
2. Crear una ruta clara para cada tipo de mercancía
Redacte reglas comerciales claras para determinar cómo se clasifican los productos dentro del centro de distribución o cumplimiento. Cree documentación clara para que el personal del almacén tenga procedimientos operativos con respecto a los productos clasificados.
En el caso de las devoluciones, este paso del procedimiento de recepción es fundamental, ya que puede ayudar a priorizar los artículos que deben reintegrarse al inventario para su reventa. Cuando su equipo de recepción puede poner los artículos en stock más rápido, significará un tiempo de respuesta más rápido para la preparación del pedido; incluso unos pocos días pueden determinar la satisfacción del cliente.
3. Establecer métricas de control de calidad
Si existen discrepancias en los recuentos de inventario, esto puede provocar pérdidas de ventas, falta de existencias o pedidos incorrectos. Algunos puntos de control de calidad deben incluir auditorías periódicas, actualizaciones en tiempo real y canales de comunicación, así como la documentación adecuada de cualquier problema para el análisis de la causa raíz.
Recepción de mercancía devuelta
Muchas empresas de comercio electrónico asumen que las devoluciones son simplemente productos perdidos. Según la combinación de productos que tenga, es posible que pueda recuperar los ingresos de las devoluciones de distintas maneras. La clave para ello es un procedimiento de recepción de alta calidad.
- Documentar los envíos entrantes que han sido devueltos por los clientes es una buena práctica y el primer paso para recibir devoluciones de manera eficiente.
- Clasificar los motivos de devolución de los artículos es la mejor manera de detectar defectos en los productos, ineficiencias en el proceso de cumplimiento y lograr la máxima satisfacción del cliente. Algunas empresas establecerán un flujo previo a la recepción en el que preguntarán a los clientes por qué están devolviendo los productos. Esta información se puede incluir en el proceso de recepción. También es recomendable agregar un sistema de doble verificación dentro de la recepción para garantizar que las evaluaciones de los clientes sean correctas.
- La restauración de productos dañados ayudará a recuperar los ingresos de los artículos que aún se pueden revender. Los productos electrónicos de consumo, por ejemplo, a menudo se pueden reparar de forma rápida y eficaz si solo necesitan una actualización de software o de firmware. Cualquier automatización que se pueda establecer para acelerar este tipo de trabajo de reparación es mejor. Se deben implementar controles de calidad en cualquier programa de reparación.
- A veces, la única opción es deshacerse de los productos que están muy dañados o que no se pueden vender. Busque un método de eliminación rentable; existen muchos. Si se adapta a su marca y producto, considere una campaña de donación.
Si bien muchas marcas consideran que la logística inversa es una molestia, es un área de oportunidad para impulsar ingresos incrementales y ahorros en costos operativos.
Automatización para un almacén eficiente
Una de las mejores maneras de crear procedimientos de recepción eficientes es automatizar todos los aspectos que pueda. Esto, a su vez, mejorará la gestión de su inventario. Muchos 3PL con tecnología avanzada dependen de un sistema de código de barras o utilizan códigos UPC asignados a cada unidad. Los lectores de códigos de barras ayudarán a reducir el error humano mientras los trabajadores clasifican los SKU, los lotes u otros aspectos de su combinación de productos.
Estos códigos deben sincronizarse con su sistema de gestión de almacén (WMS) para lograr un sistema de gestión de inventario digitalizado y eficiente. Los niveles de inventario inexactos generan todo tipo de problemas en el futuro. La automatización le brindará datos e información en tiempo real sobre dónde se encuentran todos sus productos, ya sean devoluciones, reacondicionamientos o recién llegados al área de recepción para su almacenamiento.
Resumen Final
Uno de los componentes clave para una gestión adecuada del almacén y del inventario son los procedimientos de recepción. Puede parecer que realizar muchos controles de calidad antes de tener el inventario en stock requiere mucho tiempo, pero cuanto más tiempo dedique a organizar el muelle de recepción y optimizar las operaciones de recepción, más precisos serán los números de inventario y más satisfechos serán sus clientes.
Fuente de Logística DCL
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