Muchas empresas de comercio electrónico necesitan garantizar que sus operaciones de almacén funcionen de manera eficiente para poder atender a sus clientes de manera rentable. Una de las formas clave de lograrlo es asegurarse de que el cumplimiento de pedidos se realice en un almacén eficiente.
Un sistema de almacenamiento eficiente optimiza el espacio, reduce los desperdicios y agiliza los procesos para aumentar la eficiencia, reducir los costos y mejorar la velocidad y la precisión en el cumplimiento de los pedidos. Un sistema de almacenamiento eficiente común se denomina 5S, un método organizacional que tiene como objetivo mejorar la eficiencia, la seguridad y la limpieza.
Solo prestando atención a la calidad y la eficiencia las marcas de comercio electrónico de alto crecimiento pueden destacarse en un mercado competitivo y satisfacer las necesidades de sus clientes.
¿Cuáles son los cinco pasos de un sistema de almacén 5S?
En un sistema de almacén 5S, hay cinco pasos distintos que se deben seguir. Estos son los que ayudan a mejorar la eficiencia. Estos son los principios 5S:
- Ordenar: elimine todos los elementos innecesarios para optimizar la usabilidad del espacio de trabajo
- Organizar: organice sistemáticamente todas las herramientas y los activos para facilitar el acceso; el uso de señales visuales es útil si los trabajadores del almacén no hablan todos el mismo idioma.
- Brillo: mantener una limpieza y un orden constantes para maximizar la seguridad y la eficiencia.
- Estandarizar: crear prácticas uniformes a través de documentación, capacitación adecuada y sesiones de capacitación constantes del equipo.
- Mantener: crear flujos de trabajo en los que se cumplan los cuatro procedimientos anteriores de forma regular.
Para las marcas de comercio electrónico, un sistema 5S optimiza las operaciones del almacén, ya que reduce el tiempo de permanencia y minimiza los errores en el cumplimiento de los pedidos. Esta eficiencia mejora la velocidad de entrega, reduce los costos y mejora la gestión del inventario. En un mercado competitivo, un almacén bien organizado permite realizar envíos más rápidos y confiables, lo que genera una mayor satisfacción del cliente y negocios repetidos.
Beneficios generales de utilizar un sistema 5S
La implementación de un sistema 5S ofrece numerosos beneficios que pueden describirse en dos categorías: eficiencias comerciales y beneficios para los clientes posteriores.
Tener un almacén bien organizado y eficiente le ofrecerá a su negocio beneficios como los siguientes:
- Costos generales reducidos debido a menores discrepancias de inventario
- Reducción de desperdicios debido a menos pedidos inexactos
- Mayor tiempo administrativo para centrarse en otros aspectos del negocio, incluida la recaudación de fondos, la innovación de productos y el marketing.
- Empleados más felices debido a un aumento del orgullo por el desempeño laboral
- Mayor rendimiento de cumplimiento debido a que los empleados pueden localizar rápidamente herramientas y materiales, lo que minimiza los errores y el tiempo de inactividad.
- Mayor seguridad para los empleados
- Los problemas se identifican más fácilmente, lo que permite un sistema de gestión de almacén más ágil en general.
- Previsión de inventario más precisa gracias a recuentos de inventario más limpios
Los efectos posteriores de un almacén eficiente son muchos y aumentarán naturalmente la satisfacción general del cliente de las siguientes maneras:
- Los clientes obtienen los productos más rápidamente debido a tiempos de cumplimiento más rápidos
- Mayor tasa de retención de clientes debido a menos problemas de inventario, como faltantes o tiempos de permanencia elevados
- Menos quejas de clientes debido a menos problemas de cumplimiento, como pedidos inexactos o etiquetas incorrectas
- Mayores ingresos retenidos debido a menos artículos devueltos
- Más oportunidades de crecimiento empresarial, debido a clientes en general más satisfechos
Visualización de un flujo de trabajo eficiente con un sistema Kanban
Un componente clave del sistema 5S es la creación de señales visuales simples que ayuden a realizar un seguimiento de los flujos de trabajo y los procesos. Muchos almacenes utilizan un sistema Kanban, o componentes de este, para crear flujos de trabajo eficientes.
El sistema Kanban se caracteriza por tarjetas visuales o un tablero que muestra las etapas de los elementos de trabajo y sus diversas etapas de finalización. El tablero generalmente consta de tres columnas principales: “Por hacer”, “Trabajo en progreso” y “Terminado”. Con estos elementos visuales, todo el equipo sabe claramente cuántas tareas hay en cada columna y ayuda a que los proyectos se completen con mayor eficiencia; el objetivo es asegurarse de que queden la menor cantidad posible de tareas en la fase de trabajo en progreso.
Un modelo de almacén eficiente, como 5S, podría utilizar un sistema Kaban de forma visual en paneles de control en todo el almacén o en cada estación de verificación o empaque. Esto ayuda a que todas las áreas de trabajo sean lo más eficientes posible y garantiza que todos los trabajadores del almacén comprendan su lugar en el proceso de cumplimiento.
Otras señales visuales, que no se limitan a Kanban, pueden resultar útiles en un sistema 5S. Esto incluye la señalización del suelo para especificar las áreas de trabajo. El método 5S se ve diferente en cada entorno de trabajo y debe adaptarse para satisfacer sus necesidades de almacenamiento eficiente para maximizar la mejora continua.
Estandarización de un sistema 5S con la certificación ISO 9001
Para implementar un sistema 5S, es necesario mantener la coherencia y sustentar todos los aspectos del sistema. Esto suele implicar la creación de estándares y procedimientos de almacén para realizar un seguimiento de la regularidad de los sistemas.
Existen muchas formas de crear estándares, pero una certificación que es popular entre las empresas de almacenamiento de todos los tamaños es la Certificación ISO 9001. Se trata de un conjunto de requisitos reconocidos internacionalmente que, cuando se siguen, documentan y registran, garantizan que su almacén esté certificado con el más alto estándar de control de calidad.
Algunos de los requisitos (no todos) de una Certificación ISO 9001 incluyen:
- Registros de calibración de equipos de monitoreo y medición
- Mantener registros de toda la capacitación, habilidades, experiencia y calificaciones del personal.
- Registrar la salida, entrada y control de todos los servicios o productos prestados.
- Mantener registros sobre la propiedad del cliente
- Mantener registros de todos los resultados conformes y no conformes de su producto o servicio.
- Diseño e implementación de programas de auditoría y acciones correctivas.
El control de calidad es tan bueno como el sistema que se implementa para mantenerlo durante un período determinado. Si desea mantener un sistema de control de calidad muy alto dentro de un sistema de almacén 5S, seguir los requisitos de la certificación ISO 9001 es el estándar de oro a seguir.
Resumen Final
Con un almacenamiento organizado y flujos de trabajo estandarizados, los empleados pueden localizar los artículos rápidamente, lo que reduce los errores y las demoras. La eficiencia de un sistema de almacenamiento 5S mejora la satisfacción del cliente, respalda el crecimiento escalable y reduce los costos, lo que impulsa la competitividad general.
Para implementar con éxito un sistema 5S es necesario que todo el equipo trabaje en conjunto. Si bien su implementación puede llevar mucho tiempo, vale la pena la inversión a largo plazo.
Fuente de Logística DCL
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