¿Qué es un balance de comprobación? Una guía completa

Nadie empieza un negocio porque le guste la contabilidad (a menos, quizás, que sea contador). Pero mantener las cifras claras es fundamental. Una forma de garantizarlo es usar un balance de comprobación. Y si bien un balance de comprobación no es una forma infalible de garantizar que el sistema contable de una empresa esté libre de errores, puede ayudar a detectar pequeños fallos y corregir los más graves en el libro mayor. En resumen, si algo va mal, un balance de comprobación es tu oportunidad de detectarlo antes de que se convierta en un problema real.

En este artículo, explicaremos qué son los balances de comprobación, por qué son importantes y cómo completar uno de la manera más sencilla posible.

Índice del Contenido
¿Qué es un balance de comprobación?
¿Qué incluye un balance de comprobación?
    Un ejemplo de balance de comprobación
¿Qué es un balance de comprobación ajustado?
Pasos clave para completar un balance de comprobación
    1. Concilie sus cifras primero
    2. No mezcle el dinero personal y el empresarial
    3. Utilice software de contabilidad
    4. Busque errores ocultos
    5. Realizar auditorías internas
¿Cuándo deben las empresas utilizar un balance de comprobación?
Reflexiones finales

¿Qué es un balance de comprobación?

En términos sencillos, un balance de comprobación es un informe que enumera todas las cuentas de una empresa y su saldo. El objetivo es garantizar que el total de débitos coincida con el total de créditos. En la contabilidad por partida doble, los contadores registran cada transacción dos veces: una como débito en una cuenta y otra como crédito en otra.

El balance de comprobación es su forma de comprobar si el sistema funciona correctamente. Mientras que los libros mayores registran las transacciones de crédito y débito por separado, un balance de comprobación las suma según cada cuenta, calculando el total. (En un libro mayor sin errores, el total de débitos y créditos debe ser igual al del balance de comprobación).

Si bien hoy en día los balances de comprobación no son necesarios para verificar los saldos de crédito y débito, siguen siendo útiles para las cuentas que desean cotejar su trabajo y para los auditores que quieran comprender mejor las cuentas que auditarán.

Y aunque la verificación de saldos deudores y acreedores estará casi automatizada en 2025, un balance de comprobación aún puede ayudar a las empresas a:

• Detecta errores antes de que se conviertan en problemas más grandes
• Mantenga los estados financieros precisos (porque datos erróneos = malas decisiones)
• Asegúrese de no estar pagando impuestos de más ni faltando ingresos
• Evite sorpresas cuando su contador revise sus libros

Recuerda que si el balance de comprobación no coincide, algo anda mal. Es mejor arreglarlo ahora que lidiar con un desastre más adelante.

¿Qué incluye un balance de comprobación?

El balance de comprobación debe presentar todas las cuentas del libro mayor en dos columnas: una para las salidas y otra para las entradas. Generalmente, incluye estas seis partes:

• Nombres de cuentas (todas las cuentas en su libro mayor, es decir, efectivo, alquiler, ventas, etc.)
• Saldos deudores (los importes registrados en activos y gastos)
• Saldos acreedores (los totales de pasivos, ingresos y patrimonio)
• Números de cuenta
• Las fechas del período contable
• La suma total de los débitos y créditos

Un ejemplo de balance de comprobación

Digamos que Jake tiene una pequeña cafetería. A fin de mes, quiere comprobar si todo en sus libros está correcto. Su balance de comprobación podría ser así:

Todo cuadra, ¡genial! Pero supongamos que olvidó registrar un gasto de 500 USD en ingredientes. Esto desequilibraría sus totales, y ahí es donde el balance de comprobación lo detectaría.

¿Qué es un balance de comprobación ajustado?

Un balance de comprobación regular es excelente para detectar errores obvios. Pero ¿qué ocurre con las partidas que los contadores no han registrado en el libro mayor o que faltan, como gastos ocurridos pero no pagados? En estos casos, las empresas pueden usar un balance de comprobación ajustado.

Por ejemplo, si Jake, el dueño de la cafetería, compró artículos de papelería por valor de 800 USD con su tarjeta de crédito personal, tendrá 800 USD sin contabilizar. Sin embargo, el balance de comprobación ajustado lo corregirá añadiendo el gasto al débito.

Además, los balances de comprobación ajustados permiten obtener informes financieros más precisos, ya que incluyen gastos no contemplados en los registros originales. Por ejemplo, las empresas pueden añadir gastos prepagados o costos futuros que no se han producido oficialmente, pero que aún deben considerarse.

Nota: Aunque estos ajustes no solucionarán errores en el saldo original, garantizarán que los propietarios de negocios registren correctamente los activos y pasivos, mejorando su panorama financiero.

Pasos clave para completar un balance de comprobación

1. Concilie sus cifras primero

Muchos de nosotros nos hemos encontrado con un extracto bancario que no coincidía con lo que creíamos que había en nuestra cuenta; esto mismo suele ocurrir en los negocios. Si esto ocurre, la mejor manera de evitar gastos omitido es comparar los libros con las transacciones bancarias reales.

2. No mezcle el dinero personal y el empresarial

Una regla importante para los negocios es no mezclar el dinero personal con el laboral. Por ejemplo, un propietario que usa su tarjeta para comprar comestibles probablemente tendrá dificultades para mantener su balance de comprobación limpio. Por esta razón, es mejor mantener ambos fondos en cuentas separadas.

3. Utilice software de contabilidad

¿No tienes suficiente dinero para contratar a un contador? Eso no significa que debas registrar todas las transacciones manualmente. Es un proceso largo y tedioso. En su lugar, usa un software de contabilidad (como QuickBooks, Xero o Wave) para automatizar el proceso.

4. Busque errores ocultos

La contabilidad deja mucho margen de error, e incluso las mejores empresas cometen errores. Por eso, siempre es buena idea verificarlo todo. Algunos pequeños errores a tener en cuenta incluyen:

• Números transpuestos (escribir 3,200 en lugar de 2,300)
• Olvidar ingresar pequeñas transacciones
• Duplicar una entrada por accidente

Incluso un pequeño error puede arruinar todo tu balance de comprobación. Revisa, vuelve a revisar y vuelve a revisar.

5. Realizar auditorías internas

Cada pocos meses, revise los registros de la empresa con nuevos ojos. Puede que se sorprenda de lo que descubra.

¿Cuándo deben las empresas utilizar un balance de comprobación?

Un balance de comprobación es útil siempre que el propietario de un negocio quiera asegurarse de que sus libros estén correctos, así como en algunos momentos específicos:

• Fin de mes o trimestre (corrige los errores antes de que se acumulen)
• Antes de preparar estados financieros (asegúrese de que la empresa esté trabajando con datos limpios)
• Antes de presentar impuestos (evite dolores de cabeza con el IRS detectando errores a tiempo)
• Al solicitar préstamos o cortejar a inversores (libros desordenados = señales de alerta)
• Antes de una auditoría (si los números son incorrectos, los auditores los encontrarán, así que corríjalos primero)

Reflexiones finales

Muchos empresarios no prestan mucha atención a su balance de comprobación. Al fin y al cabo, hoy en día todo es automático, así que realizar un balance de comprobación manual es simplemente trabajo extra, ¿verdad? Pues bien, los balances de comprobación siguen siendo extremadamente útiles para realizar comprobaciones internas, especialmente antes de presentar estados financieros oficiales o detectar errores.

Los dueños de negocios también pueden usar balances de comprobación para verificar su situación financiera y garantizar el correcto funcionamiento de sus sistemas contables. A nadie le gusta corregir errores contables meses después, así que es mejor detectarlos a tiempo. Si los dueños se toman en serio la gestión de un negocio financieramente sano, realizar un balance de comprobación puede marcar una gran diferencia.