¿Alguna vez has enviado una factura y has esperado semanas para recibir el pago? ¿O has pagado hoy algo que no recibirás hasta el mes que viene? Si es así, ya has experimentado la contabilidad de acumulación en acción, aunque no te hayas dado cuenta.
La contabilidad de acumulación (o devengo) es el sistema que registra el dinero cuando se gana o se adeuda, no cuando se mueve. Es la forma en que la mayoría de las empresas, especialmente las más grandes, llevan sus libros, ya que ofrece una visión financiera más realista que el simple seguimiento del flujo de caja.
Pero ¿por qué importa? Si diriges un negocio (o planeas hacerlo), necesitas saber si realmente estás generando ingresos o si solo sobrevives gracias a desajustes temporales. Así que, vamos a explicarlo de forma sencilla, sin la sensación de un manual.
Índice del contenido
¿Qué es la contabilidad de acumulación?
Tipos de acumulaciones
1. Ingresos devengados
2. Gastos acumulados
Por qué la contabilidad de acumulación es un cambio radical
1. Perspectiva financiera
2. Gestión de contratos a largo plazo
3. Seguimiento de transacciones de crédito
4. Los inversores y los prestamistas lo prefieren
Desafíos de la contabilidad de acumulación
1. Es más trabajo
2. Capacitación adicional de personal
3. Costo
Otros tipos de métodos contables
1. Contabilidad de caja
2. Contabilidad híbrida
Contabilidad de acumulación vs. contabilidad de caja
En pocas palabras
¿Qué es la contabilidad de acumulación?
La contabilidad de acumulación registra los ingresos cuando las empresas realizan una venta o prestan un servicio, incluso si el pago aún no se ha recibido. También registra los gastos cuando se producen, no solo cuando se pagan. Este enfoque ayuda a las empresas a comprender su situación financiera al comparar los ingresos con los costos necesarios para obtenerlos en el mismo período de reporte.
Dato curioso: ¿Sabías que en EE. UU. todas las empresas que generen 25 millones de dólares estadounidenses o más en tres años deben usar la contabilidad de acumulación (o devengo)? Sin embargo, las empresas más pequeñas también pueden usarla si lo desean.
Tipos de acumulaciones
Con este método, se deben tener en cuenta dos tipos principales de devengos: ingresos devengados y gastos devengados. Estos son importantes para el cierre contable al final de un período en la contabilidad de devengo. A continuación, se detalla cada uno:
1. Ingresos devengados
Los ingresos devengados son las ganancias que una empresa ha obtenido pero que aún no ha recibido el pago. Esto ocurre cuando una empresa proporciona bienes o servicios a crédito. Otro ejemplo son los gastos de capital devengados, cuando una empresa adquiere equipo o propiedad, pero aún no los ha pagado.
Un buen ejemplo de ingresos devengados es el consumo de electricidad. Una compañía eléctrica suministra energía a sus clientes antes de generar ingresos. Aunque tiene gastos recurrentes, no recibe el pago hasta fin de mes.
Sin embargo, la compañía eléctrica aún debe reconocer sus ingresos futuros esperados. Aquí es donde entra en juego la contabilidad de acumulación, ya que permite llevar un registro más preciso de su situación financiera. Así, cuando finalmente se reciben los pagos, la cuenta de efectivo de la empresa aumenta, mientras que sus cuentas por cobrar disminuyen.
2. Gastos acumulados
Por otro lado, los gastos acumulados se producen cuando una empresa compra algo a crédito y lo registra como dinero adeudado en sus registros financieros. Esto significa que la empresa ha utilizado un servicio o recibido bienes, pero aún no los ha pagado. Algunos ejemplos comunes de gastos acumulados incluyen:
- Devengos de gastos por intereses: Interés que una empresa debe y aún no ha pagado.
- Devengos de proveedores: Facturas de proveedores por bienes o servicios que la empresa ha recibido pero aún no ha pagado.
- Devengos de sueldo o salario: Salario del empleado por trabajo ya realizado pero no pagado en su totalidad.
Gastos pagados por anticipado vs. gastos acumulados
Los gastos pagados por anticipado son lo opuesto a los gastos devengados. En lugar de pagar más tarde, una empresa paga por adelantado los bienes o servicios, incluso si no los recibe en su totalidad de inmediato.
Por qué la contabilidad de acumulación es crucial para las empresas
1. Perspectiva financiera
La contabilidad de acumulación (o devengo) ayuda a las empresas a visualizar sus costos y ganancias reales al relacionar los gastos con sus ingresos. Esto aumenta la precisión de la presupuestación, las previsiones y la planificación. También permite a las empresas verificar su rendimiento sin verse engañadas por las diferencias temporales en el flujo de caja.
2. Gestión de contratos a largo plazo
Las empresas con contratos a largo plazo necesitarán contabilidad de acumulación (o devengo). Este método garantiza el registro de ingresos y gastos según lo estipulado en el contrato, lo que facilita el seguimiento preciso del progreso financiero de un proyecto.
3. Seguimiento de transacciones de crédito
Las empresas que compran o venden a crédito (es decir, reciben o entregan bienes y servicios antes del pago) también pueden beneficiarse de la contabilidad de acumulación, ya que les ayuda a controlar las deudas y los pagos pendientes. Esta estrategia facilita la planificación del flujo de caja y garantiza fondos suficientes para el buen funcionamiento de las operaciones.
4. Los inversores y los prestamistas lo prefieren
Los inversores, prestamistas y otras partes interesadas necesitan informes financieros precisos para tomar decisiones inteligentes. Afortunadamente, la contabilidad de acumulación (o devengo) les proporciona una visión más clara de la salud financiera de una empresa y de la eficacia de su gestión por parte de sus propietarios.
Desafíos de la contabilidad de acumulación
No todo es color de rosa y seguimiento de beneficios. La contabilidad de acumulación (o devengo) tiene sus desventajas; estas son algunas:
1. Es más trabajo
La contabilidad de acumulación puede ser más compleja, ya que las empresas deben llevar un registro de lo que les deben otros (cuentas por cobrar) y el dinero que deben (cuentas por pagar). Por ello, necesitarán sistemas fiables y políticas claras para mantener la precisión de los registros, garantizando así la correspondencia entre ingresos y gastos.
2. Capacitación adicional de personal
La contabilidad de acumulación requiere contadores experimentados si las empresas desean que sus registros sean precisos. Por ello, podrían necesitar formación adicional y mayores costes de personal para garantizar que el personal realice todo correctamente.
3. Costo
La contabilidad de acumulación no es un método económico. Puede ser más costosa que la contabilidad de caja, ya que requiere software avanzado y puede generar mayores costos de auditoría y cumplimiento. Sin embargo, su panorama financiero más preciso compensa este mayor gasto.
Otros tipos de métodos contables
Las empresas suelen seguir uno de tres métodos contables (contabilidad de acumulación, de caja o híbrida):
1. Contabilidad de caja
La contabilidad de caja registra las transacciones solo cuando entran o salen fondos. Las empresas registran sus ingresos y gastos solo cuando reciben pagos. Este método es simple pero engañoso, ya que las marcas pueden parecer rentables un mes y perder dinero al siguiente.
Este método también es popular entre las pequeñas empresas y los particulares (como los autónomos) porque ofrece una visión clara y en tiempo real del efectivo disponible.
2. Contabilidad híbrida
La contabilidad híbrida combina ambos métodos, permitiendo a las empresas registrar las transacciones diarias mediante la contabilidad de caja y las partidas más grandes o significativas mediante la contabilidad de acumulación. Este enfoque flexible ayuda a mantener la precisión de los registros financieros.
Este método también es ideal para pequeñas empresas que desean simplificar las transacciones diarias y, al mismo tiempo, controlar finanzas más importantes, como facturas impagadas, recibos o inventario. Sin embargo, las marcas deben ser especialmente cuidadosas con la contabilidad híbrida para evitar infringir las normativas fiscales y contables.
Contabilidad de acumulación vs. contabilidad de caja
¿Cuál es mejor? Depende de cómo hagas negocios. Comparémoslo.
| Feature | Contabilidad de precisión | Contabilidad de caja |
| Cuándo se registran los ingresos | Cuando el negocio lo gana (aunque no sea remunerado) | Cuando la empresa recibe el efectivo |
| Cuándo se registran los gastos | Cuando se incurren (aunque no se paguen) | Cuando la marca paga el efectivo |
| Exactitud | Da una imagen más precisa de la salud financiera. | Este método puede ser engañoso |
| Complejidad: | Este método requerirá el seguimiento de cuentas por cobrar o por pagar. | Es más fácil de mantener |
| Mejor para | Empresas que tratan créditos o contratos | Negocios sencillos con pocas transacciones |
Ejemplo: Una empresa de catering reserva un gran evento en diciembre, pero no recibirá el pago hasta enero. Con el método de devengo, esos ingresos se registran en diciembre, ajustándolos al trabajo realizado. Con el método de caja, no aparecerían hasta enero.
En pocas palabras
La contabilidad de acumulación puede volverse necesaria rápidamente si se toma en serio el crecimiento de un negocio. Si bien es más compleja que la contabilidad de caja, proporciona información valiosa, facilita la planificación financiera y satisface a inversores, prestamistas y reguladores.
Si bien la contabilidad de caja puede ser útil para pequeñas empresas, no será suficiente si están expandiéndose, gestionando ventas a crédito o planificando un crecimiento a largo plazo; por eso, la contabilidad de acumulación es la mejor opción. ¿Estás pensando en cambiar? Empieza por aprender los fundamentos, invertir en un buen software y consultar con un contador para que te ayude con la transición.
