Al enfrentarse a un año difícil con un crecimiento lento y otros desafíos, los minoristas inteligentes están adoptando la automatización para mantenerse a la vanguardia.
Los analistas predicen un lento crecimiento para el sector minorista este año, luego de que los volúmenes de ventas en 2023 estuvieran por debajo de los niveles de 2019. Después del auge del comercio online durante la pandemia, muchos están notando que los consumidores están regresando a las tiendas físicas, lo que añade complejidad a los minoristas que se esfuerzan por planificar y gestionar estratégicamente un equilibrio rentable entre sus ofertas de la calle principal y de Internet. De hecho, el sector está combatiendo incendios en muchos frentes este año, lidiando con la escasez de mano de obra, la crisis del costo de vida y su impacto en los precios, el aumento de los alquileres, la energía y los costos de funcionamiento, y la creciente competencia de los nuevos canales en línea.
Con márgenes de beneficio ajustados, hay poco margen de error en los procesos de pago de facturas: los pagos excesivos y las duplicaciones podrían ser la gota que colma el vaso para los minoristas con problemas de liquidez. Tampoco ayuda agravar las relaciones con los proveedores. En el clima económico actual, las empresas deben valorar a sus proveedores y a su cadena de suministro. En el comercio minorista, esto es especialmente cierto, ya que una empresa no puede vender lo que no puede conseguir.
En estos tiempos precarios, proteger la relación con los proveedores y garantizar una cadena de suministro resiliente es crucial. Por lo tanto, es clave implementar los procesos más efectivos para las Cuentas por Pagar (AP) y la conciliación de estados de cuenta.
Los minoristas con visión de futuro confían cada vez más en sistemas digitales que aceleran, simplifican y optimizan muchos de sus procesos comerciales. Etiquetas de precios electrónicas, seguimiento automatizado de existencias e inventario, personal armado con tabletas para consultar la información del producto y más.
Sin embargo, los procesos administrativos críticos, como los procesos de cuentas por pagar, suelen ser lo último en lo que se debe invertir. La implementación de la mejor solución de su clase para una función como AP constituye una base sólida, de modo que se puedan agregar y desarrollar otras soluciones digitales. apalancado asegurando que los minoristas compren tanto el estilo como la sustancia.
Una gestión financiera más eficiente desde el principio significa que, incluso cuando los márgenes se vuelven cada vez más ajustados, los procesos de pago eficientes protegen el resultado final y al mismo tiempo respaldan relaciones productivas y armoniosas con los proveedores.
Ahorro de costes
Uno de los desafíos clave para el comercio minorista en 2024 es encontrar formas de reducir costos sin poner en peligro la calidad del producto y la satisfacción del cliente. Identificar e implementar soluciones digitales puede ayudar a reducir los costos dentro de la empresa.
Por ejemplo, implementar una solución de facturación electrónica permite a los proveedores compartir facturas digitales que se ingresan automáticamente en su propio sistema financiero, lo que reduce en gran medida los riesgos asociados con errores humanos y elimina los tradicionales retrasos en la bandeja de entrada para el equipo de cuentas por pagar. Algunos de los mejores también pueden proporcionar autorización de flujo de trabajo y coincidencia tripartita opcional junto con una integración perfecta con el resto del sistema financiero.
La integración da como resultado la automatización de la transición de las facturas directamente al ERP, creando un flujo de información fluido durante todo el proceso de facturación para complementar la inversión existente en ERP. Esta única fuente de verdad para las facturas garantiza la precisión de los datos para los equipos financieros internos y la cadena de suministro, brindando un proceso transparente de principio a fin.
Garantizar los procesos más eficaces para la conciliación de estados de cuenta significa que las empresas tienen un control mucho más estricto sobre sus gastos, lo que reduce en gran medida el riesgo de pagar facturas en exceso o enviar pagos duplicados. Esto incluye la consideración precisa de las notas de crédito para una mayor transparencia que permita comprender en tiempo real la situación del efectivo en cualquier momento.
Las soluciones para la conciliación automatizada de estados de cuenta pueden comparar facturas y notas de crédito con líneas de estado de cuenta relevantes sin la necesidad de procesos manuales que consumen mucho tiempo, lo que ahorra horas de tiempo y recursos humanos. También pueden reducir el riesgo de pagos insuficientes que pueden causar fricciones en la relación con el proveedor y socavar las oportunidades de descuentos por pago anticipado.
Proteger las relaciones con los proveedores
Si la pandemia nos enseñó algo es que el impacto de las interrupciones inesperadas en la cadena de suministro puede causar importantes conmociones financieras para una empresa. Vale la pena cuidar de los proveedores estratégicos clave que literalmente pueden salvarle el pan. Cuando los proveedores pueden contar con que sus clientes les pagarán con precisión y a tiempo, es más probable que hagan todo lo posible cuando surgen problemas inesperados, como una escasez repentina o una interrupción de la cadena de suministro de un producto clave.
Una vez establecidas relaciones productivas con proveedores estratégicos, es importante protegerlos, recordando que las PYME pueden quebrar muy rápidamente si el flujo de caja es demasiado lento y difícil. Si esto sucede, un negocio minorista tendrá que dar un giro, desencadenando procesos como la búsqueda de proveedores de reemplazo, la evaluación de la calidad del producto, la construcción de nuevas relaciones con proveedores, la negociación de costos y contratos, y más.
El uso de un sistema de conciliación de estados de cuenta automatizado y preciso demuestra transparencia para los proveedores, más aún cuando forma parte de un sistema de cuentas por pagar digital general, lo que facilita mucho las comunicaciones en torno a las consultas. Esto es importante para los proveedores existentes y, por supuesto, también facilita la construcción de relaciones con nuevos proveedores. Su historial crediticio y su reputación cuentan.
La integración de sistemas con proveedores es una de las mayores barreras para los minoristas que buscan implementar nuevas tecnologías. Sin embargo, soluciones como AP Automation Invoicing de Open ECX no requieren que la base de proveedores cambie la forma en que transmiten facturas y notas de crédito.
Soluciones como esta pueden admitir muchos formatos de datos, incluidos .pdf, .csv, XML y EDI, y se pueden definir reglas comerciales para enriquecer los datos entrantes y agregar información según los requisitos del sistema ERP o para admitir la coincidencia de niveles de línea.
El Código de Pago Inmediato (PPC) del Reino Unido cubre el cumplimiento de las condiciones de pago de los proveedores y otras cuestiones de pago. Puede ser voluntario, pero es cada vez más importante para asegurar relaciones estables, confiables y consistentes con los proveedores, y los clientes que puedan demostrar procesos de pago responsables que cumplen con las normas se beneficiarán de una base de proveedores mejorada.
Mejores resultados comerciales
Los datos son un componente clave para lograr los objetivos comerciales, ya que brindan a los usuarios información precisa y en tiempo real para tomar decisiones más efectivas. Aunque debe ser 100% exacto. La conciliación precisa y oportuna de los estados de cuenta produce datos financieros precisos, que se pueden utilizar con mayor confianza para la planificación, la previsión y la elaboración de presupuestos.
La información obsoleta que está comprometida con errores hace que esto sea casi imposible: cada decisión se basaría en arenas movedizas y poco confiables, y el éxito de decisiones clave, como reinvertir en ladrillos y cemento o desarrollar canales alternativos en línea, depende de datos precisos.
Los procesos automatizados eliminan el riesgo de pulsaciones de teclas y otros errores humanos, ya que los datos se ingresan una vez mediante un proceso automatizado. Si bien algunos software eliminan el componente humano mediante OCR (reconocimiento óptico de caracteres), respaldado por IA para reducir errores, las mejores soluciones AP automatizadas son 100% precisas desde el principio.
La implementación efectiva de una conciliación efectiva de cuentas por pagar y facturas reduce los procesos de corrección que consumen mucho tiempo, donde los equipos financieros pasan horas revisando, comparando y cotejando facturas manualmente para identificar errores o duplicaciones. No es raro que las organizaciones empleen equipos de 10 o más profesionales centrados únicamente en la conciliación de estados financieros, un despliegue de recursos costoso y totalmente evitable. Los equipos pueden trabajar en tareas de mayor valor, como estrategia y relaciones con proveedores, mientras la automatización hace el trabajo pesado.
Las mejores soluciones AP automatizadas pueden tener reglas de validación incorporadas que ayudan a detectar y resaltar actividades potencialmente fraudulentas, lo que es un campo minado potencial para cualquier negocio y representa un riesgo financiero, reputacional y legislativo significativo. Algunos sistemas automatizados de conciliación de cuentas y estados de cuenta incluyen informes sobre el estado de los estados de cuenta, lo que garantiza que el equipo financiero esté alerta sobre cualquier discrepancia y pueda trabajar con confianza con el saldo del estado de cuenta en tiempo real. También pueden proporcionar un historial documental completo para respaldar los requisitos de auditoría externa.
El software de automatización de AP es la homogeneización de procesos y métodos, lo que ayuda a garantizar que todos en la función de AP y en toda la organización estén en la misma página, haciendo referencia a las mismas versiones de los mismos datos en tiempo real. El uso de flujos de trabajo uniformes y prescritos hace que sea mucho más fácil compartir las tareas, de modo que incluso si el propietario de la tarea está enfermo o deja el negocio, cualquier colega pueda realizarla.
Hora de automatizar
Ahora es el momento de trasladar los procesos de AP a una plataforma digital. Estar basado en la nube significa mayor seguridad, acceso en tiempo real a los datos y un análisis de datos más potente.
Hay varias soluciones disponibles, y las mejores utilizan una tecnología de conversión única para extraer el texto físico subyacente del documento fuente, brindando la capacidad de enriquecer los datos y definir reglas comerciales sobre cómo tratar el documento entrante y el contenido de datos asociado. Esta tecnología garantiza una precisión del 100%, transmitiendo facturas y notas de crédito directamente al ERP de la organización, entregando un proceso digital eficiente de extremo a extremo que está alineado con los objetivos de cero emisiones netas y respalda las prácticas de pago puntual.
La gestión de la cadena de suministro y el inventario en la industria minorista actual es compleja: la automatización de AP agiliza y simplifica uno de los procesos más importantes. Sin una gestión de facturas funcional y sólida, todo lo demás fracasa, desde el control eficaz del stock hasta las ventas.
Además de ayudar a las empresas a construir relaciones más sólidas con los proveedores, estas soluciones ayudan a optimizar la eficiencia en la gestión de pagos y finanzas, lo que permite a los equipos de cuentas por pagar lograr más en menos tiempo, con procesos automatizados que toman una fracción del tiempo, garantizan una mayor precisión y menos errores. 2024 es el año para implementar AP automatizado o correr el riesgo de quedarse atrás en un entorno minorista cada vez más competitivo.
Sobre el autor: Nathan Ollier es director ejecutivo de la empresa de software Open ECX.
Fuente de Red de información minorista
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