La máquina de café se acaba de estropear y tienes que enviar a tu empleado a la tienda más cercana a comprar un café caliente. ¿El problema? El empleado no tiene dinero en efectivo y su tarjeta de crédito está al límite de su capacidad. Ahí es donde resulta útil la caja chica.
La caja chica ayuda a las empresas a gestionar pequeños gastos que no requieren recurrir a fondos de la empresa. Puede ahorrar mucho estrés o ayudar a reembolsar a los empleados cuando gastan sus fondos en nombre de la empresa. Por lo tanto, si está listo para establecer un fondo de caja chica para que su empresa funcione sin problemas, esta guía es de gran ayuda.
Continúe leyendo para descubrir cómo configurar su caja chica correctamente en cinco sencillos pasos.
Índice del contenido
¿Qué es la caja chica?
¿Cuáles son los tipos de caja chica?
5 pasos para ayudar a las empresas a establecer una caja chica
Cómo las empresas pueden mejorar la gestión de su caja chica
En pocas palabras
¿Qué es la caja chica?
El dinero en efectivo es la pequeña cantidad de dinero que una empresa reserva para gastos inesperados, como tomar un café para una reunión o pagar la cena de un empleado que trabaja hasta tarde. Resulta útil cuando ofrecer un proceso de reembolso formal o cuando emitir un cheque no resulta práctico o lleva mucho tiempo.
Un ejemplo de cómo funciona la caja chica y sus beneficios
De camino al trabajo, Sarah recibe una llamada de su jefe pidiéndole que compre algunos marcadores y notas adhesivas para una sesión de lluvia de ideas de último momento. Con solo 15 dólares en su billetera y sin tarjeta de crédito, compra los materiales a pesar de que le preocupa cubrir el costo.
Por suerte, la oficina de Sarah tiene un fondo de caja chica y su jefe le reembolsa el dinero inmediatamente. No tiene que esperar semanas para recuperar el dinero. Estas son otras cosas para las que las empresas suelen utilizar la caja chica:
- Snacks para la oficina
- carreras de café
- Consejos para conductores de reparto
¿Cuáles son los tipos de caja chica?
1. Caja chica general
Este tipo de cuenta es una pequeña cantidad de dinero que se reserva para gastos cotidianos inesperados. Es útil para cubrir suministros de oficina, gastos de envío o pequeños reembolsos a empleados.
2. Caja chica de caja chica
La caja chica de anticipo es una cantidad específica para necesidades continuas, como el reembolso de los gastos de viaje de los empleados. Las empresas recargan estos fondos periódicamente para mantener el mismo saldo, lo que garantiza que siempre haya dinero disponible para estos costos específicos.
3. Caja chica de emergencia
Estos fondos suelen ser pequeñas reservas de dinero que se reservan para situaciones "por si acaso", como cuando se rompe una ventana inesperadamente o la impresora deja de funcionar de repente. Están ahí para cubrir gastos urgentes e imprevistos.
4. Caja chica discrecional
Este fondo ofrece a los gerentes una mayor flexibilidad financiera. Pueden utilizar este dinero a su discreción para recompensar a un empleado que trabaja duro con un pequeño obsequio o comprar algo pequeño que no estaba previsto en el presupuesto.
5 pasos para ayudar a las empresas a establecer una caja chica
¿No sabe por dónde empezar a la hora de establecer fondos de caja chica? Siga estos sencillos pasos para tenerlos listos en poco tiempo. Pero, primero, las empresas deben decidir dónde guardarán sus fondos de emergencia, como una caja fuerte, un cajón cerrado con llave o una cuenta segura.
Paso 1: Establecer límites de cuenta
El siguiente paso que deben tomar las empresas es fijar el monto que mantendrán en su fondo de caja chica. Si bien la mayoría de las oficinas comienzan con entre 100 y 200 dólares, las empresas pueden ajustarlo en función de sus necesidades previstas. Después, deben considerar cómo recargar la cuenta.
Este punto es lo que llamamos el “punto de reposición”. Por ejemplo, una empresa con un fondo de caja chica de 100 dólares puede optar por reponerlo cuando baje de los 15 dólares. En ese momento, registrará los gastos y emitirá un cheque para que el fondo vuelva a su importe original.
Paso 2: Elige quién administrará los fondos
¿La empresa tiene un gerente de oficina? Si es así, generalmente es la persona indicada para manejar el fondo de caja chica. Sin embargo, los dueños de empresas con un equipo pequeño pueden asumir esa responsabilidad ellos mismos.
Independientemente de lo que las empresas consideren la mejor opción, deben asegurarse de que solo una persona pueda acceder al fondo a la vez. Esto ayuda a evitar retiros no justificados o posibles robos. Después de decidir quién está a cargo, las empresas pueden agregar los fondos o cobrar un cheque a su caja chica.
Paso 3: Haz un registro
Las empresas no pueden llevar un registro de los gastos de caja chica sin un registro. Cada vez que entra o sale dinero de la cuenta, el responsable debe registrarlo en el registro creado. Por eso, los empleados deben tener un recibo por cualquier dinero gastado del fondo.
Por ejemplo, si Sarah compra pastelitos para una reunión y quiere un reembolso, debe proporcionar un recibo. La persona a cargo utilizará el recibo para registrar el gasto de caja chica en el libro mayor, asegurándose de que todo esté correctamente contabilizado. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo podría verse un registro:
| Fecha | Detalles | Dinero en efectivo en | Cash out | Balance |
| 9-2-2024 | Material de Oficina | US$ 10 | US$ 90.00 | |
El registro de caja chica debe incluir los siguientes detalles clave: la fecha de la transacción, una breve descripción, el efectivo agregado, el monto gastado y el saldo restante. Cuando el saldo desciende al nivel de reposición establecido, las empresas pueden emitir un cheque para restablecer el fondo a su monto original.
Paso 4: Registrar y conciliar los gastos de caja chica
Cuando el dinero en efectivo se está agotando, es hora de revisarlo y agregar más efectivo para reponerlo. Las empresas pueden comenzar por comparar sus recibos con lo que está registrado en el registro de caja chica para asegurarse de que todo cuadra. Si hay alguna diferencia entre el efectivo físico y los registros, los dueños de las empresas deben rastrear las discrepancias. Una vez que todo cuadra, las empresas pueden registrar los gastos en su libro mayor y reponer los fondos.
Paso 5: Reevalúa periódicamente el límite de caja chica
¿La empresa está gastando rápidamente el dinero en efectivo? Entonces, es momento de aumentar el monto depositado en la cuenta de caja chica. Sin embargo, no deberían simplemente aumentar el monto sin revisar en qué lo están gastando.
Por ejemplo, si la empresa compra café con frecuencia para la oficina, puede considerar utilizar el presupuesto regular en lugar de echar mano de la caja chica todas las semanas. De esta manera, las empresas pueden reservar su fondo de caja chica para otros gastos pequeños e inesperados.
Cómo las empresas pueden mejorar la gestión de su caja chica
Los procesos manuales suelen tener problemas que conducen a una mala presupuestación y a mayores posibilidades de fraude. Sin embargo, el software de gestión de gastos puede ayudar a las empresas a agilizar el manejo de la caja chica. Pueden ayudar a automatizar estas tareas, reduciendo el gasto innecesario y el uso indebido al centralizar la documentación, acelerar las conciliaciones y simplificar las auditorías con plantillas estandarizadas.
¿La mejor parte? Las empresas pueden personalizar el software para distintas ubicaciones. Algunos servicios, como Happay, incluso ofrecen tarjetas prepago, que permiten el seguimiento y la gestión de fondos en tiempo real desde una plataforma basada en la nube. Es una excelente manera de mejorar la eficiencia y el control de los gastos de caja chica.
En pocas palabras
A esta altura, las pequeñas empresas ya deberían haber decidido si quieren crear un fondo de caja chica y deberían tener una buena idea de cómo hacerlo. Pero antes de eso, deben tener pautas claras para que todo funcione sin problemas. Recuerde crear una política de caja chica que especifique para qué pueden usar el dinero los empleados y establecer límites de gasto.
Luego, pueden liquidar cualquier monto que supere el límite desde una cuenta diferente. Incluso si la empresa tuviera solo un empleado, un fondo de caja chica podría ser útil para cubrir costos inesperados de manera eficiente.
