فهرست مندرجات
- مقدمه
- ارزیابی وضعیت فعلی و اهداف
- ایجاد یک بیانیه چشم انداز روشن
- تعریف الزامات TMS شما
- تعیین معیارهای تصمیم گیری برای انتخاب فروشنده
- تدوین برنامه جامع اجرایی
- محاسبه کل هزینه مالکیت و ROI
- نتیجه

معرفی

سیستم مدیریت حمل و نقل مدرن (TMS) ابزاری حیاتی برای کسب و کارهایی است که به دنبال بهینه سازی عملیات لجستیکی خود، کاهش هزینه ها و بهبود رضایت مشتری هستند. با این حال، تضمین سرمایه‌گذاری لازم از سوی مدیریت ارشد می‌تواند چالش برانگیز باشد. برای به دست آوردن خرید و بودجه، ایجاد یک مورد تجاری قانع کننده که ارزش و بازگشت سرمایه بالقوه (ROI) اجرای TMS را نشان دهد، ضروری است.

در این مقاله، ما هفت عنصر کلیدی را که باید در هنگام ایجاد یک مورد تجاری متقاعدکننده TMS لحاظ کنید، مورد بحث قرار خواهیم داد. با پرداختن به این مؤلفه‌های حیاتی، مجهزتر می‌شوید تا مزایای یک TMS را به تصمیم‌گیرندگان سازمان خود منتقل کنید و پشتیبانی لازم برای اجرای موفقیت‌آمیز را تضمین کنید.

ارزیابی وضعیت فعلی و اهداف

قبل از شروع اجرای TMS، بسیار مهم است که یک ارزیابی داخلی کامل از فرآیندهای حمل و نقل فعلی، نقاط درد و اهداف سازمان خود انجام دهید. این ارزیابی پایه و اساس ایجاد یک مورد تجاری قوی و حصول اطمینان از اینکه TMS انتخابی شما با نیازهای خاص شما مطابقت دارد، خواهد گذاشت.

انجام ارزیابی داخلی

برای بررسی موثر وضعیت فعلی خود، با مشارکت ذینفعان کلیدی از بخش های مختلف، از جمله حمل و نقل، انبارداری، امور مالی و فناوری اطلاعات، شروع کنید. نظرات آنها را در مورد وضعیت فعلی عملیات حمل و نقل خود، از جمله مناطقی که ممکن است نیاز به بهبود داشته باشند، جمع آوری کنید. هر فرآیند دستی را که می‌تواند خودکار شود، گلوگاه‌هایی که مانع کارایی می‌شوند، یا شکاف‌های دیدی که تصمیم‌گیری آگاهانه را محدود می‌کند، شناسایی کنید.

بعد، پشته فناوری موجود خود را ارزیابی کنید. ارزیابی کنید که TMS شما باید با کدام سیستم‌ها ادغام شود، مانند ERP، WMS یا سیستم مدیریت سفارش. تعیین کنید که آیا هر یک از این سیستم ها نیاز به ارتقا یا اصلاح دارند تا از یکپارچگی یکپارچه با یک TMS جدید اطمینان حاصل کنید.

تعیین اهداف روشن برای اجرای TMS

با درک روشنی از وضعیت فعلی خود، اکنون می توانید اهداف و اهداف خاصی را که می خواهید با اجرای TMS به دست آورید، تعریف کنید. این اهداف باید با اولویت های استراتژیک کلی سازمان شما مطابقت داشته باشد و باید به نکات دردناک شناسایی شده در طول ارزیابی داخلی بپردازد.

برخی از اهداف مشترک برای اجرای TMS عبارتند از:

- کاهش هزینه های حمل و نقل از طریق بهینه سازی مسیر بهتر و انتخاب حامل

- بهبود عملکرد تحویل به موقع و رضایت مشتری

- افزایش دید به وضعیت حمل و نقل در زمان واقعی، عملکرد حامل و هزینه حمل و نقل

- ساده سازی ارتباطات و همکاری با اپراتورها و سایر شرکای تجاری

– خودکارسازی فرآیندهای دستی برای افزایش کارایی و بهره وری

تعریف واضح اهداف به شما کمک می کند تا یک مورد تجاری هدفمندتر و متقاعد کننده تر بسازید. همچنین چارچوبی برای ارزیابی راه‌حل‌های بالقوه TMS و فروشندگان فراهم می‌کند تا اطمینان حاصل شود که می‌توانند نیازهای خاص شما را برآورده کنند.

ایجاد یک بیانیه چشم انداز روشن

بیانیه چشم انداز توصیفی مختصر و آرزومند از آنچه سازمان شما امیدوار است با اجرای TMS به آن دست یابد است. باید هدف و ارزش پروژه را به وضوح بیان کند و به عنوان یک چراغ راهنما در سراسر فرآیند اجرا و فراتر از آن عمل کند.

هدف از بیانیه چشم انداز

هدف اصلی یک بیانیه چشم انداز، انتقال اهمیت استراتژیک پروژه TMS به سهامداران کلیدی، از جمله مدیریت بالا، تیم های متقابل، و کاربران نهایی است. یک بیانیه چشم انداز خوب به این موارد کمک می کند:

- سهامداران را حول یک هدف مشترک هماهنگ کنید

- ایجاد اشتیاق و حمایت از پروژه

- ارائه چارچوبی برای تصمیم گیری و اولویت بندی

- تمرکز و حرکت را در طول فرآیند اجرا حفظ کنید

عناصر کلیدی که باید در بیانیه چشم انداز خود بگنجانید

برای ایجاد یک بیانیه چشم انداز موثر، عناصر زیر را در نظر بگیرید:

1. هدف اصلی پیاده سازی TMS (به عنوان مثال، بهینه سازی عملیات حمل و نقل، کاهش هزینه ها، یا بهبود خدمات مشتری)

2. مزایای کلیدی که انتظار دارید به دست آورید (به عنوان مثال، افزایش کارایی، افزایش دید، یا بهبود همکاری)

3. چگونه TMS با اهداف و ارزش های استراتژیک سازمان شما همسو می شود (به عنوان مثال، حمایت از رشد، افزایش رقابت، یا ارتقای پایداری)

4. یک چارچوب زمانی برای دستیابی به چشم انداز (مثلاً در 12-18 ماه آینده)

بیانیه چشم انداز خود را مختصر نگه دارید، معمولاً بیش از 2 تا 3 جمله نداشته باشید و از زبان واضح و قانع کننده ای استفاده کنید که با مخاطب هدف شما طنین انداز شود.

نمونه ای از بیانیه چشم انداز موثر

در اینجا نمونه ای از بیانیه چشم انداز موثر TMS آورده شده است:

"با اجرای یک TMS مدرن در 12 ماه آینده، ما عملیات حمل و نقل خود را به یک مزیت استراتژیک تبدیل خواهیم کرد، هزینه ها را تا 15٪ کاهش می دهیم، عملکرد تحویل به موقع را تا 98٪ بهبود می دهیم و همکاری با شرکت های حمل و نقل و شرکای خود را افزایش می دهیم. این امر سازمان ما را برای دستیابی به اهداف رشد خود و ارائه ارزش استثنایی به مشتریان خود قرار می دهد.

این بیانیه چشم انداز به وضوح هدف اصلی (تحول عملیات حمل و نقل)، مزایای کلیدی (کاهش هزینه، بهبود عملکرد، و افزایش همکاری)، همسویی با اهداف استراتژیک (دستیابی به اهداف رشد و ارائه ارزش) و یک چارچوب زمانی (در عرض 12 ماه) را بیان می کند.

تعریف الزامات TMS شما

برای ایجاد یک مورد تجاری قوی برای TMS، ضروری است که الزامات خود را به وضوح تعریف کنید. این شامل شناسایی ویژگی‌ها، قابلیت‌ها و قابلیت‌های خاص سازمان شما در یک راه‌حل TMS برای دستیابی به اهداف و رسیدگی به نقاط درد است.

شناسایی ویژگی ها و قابلیت های ضروری

با ایجاد یک لیست جامع از ویژگی ها و قابلیت های مورد نیاز در یک TMS شروع کنید. فرآیندهای حمل و نقل فعلی خود، اهدافی که تعیین کرده اید و بازخورد دریافتی از سهامداران کلیدی در مرحله ارزیابی داخلی را در نظر بگیرید. برخی از ویژگی ها و عملکردهای رایج TMS عبارتند از:

- بهینه سازی مسیر و برنامه ریزی بار

- انتخاب و مدیریت حامل

- ردیابی و دید محموله

- حسابرسی و پرداخت بار

- گزارش و تجزیه و تحلیل

- یکپارچه سازی با سیستم های دیگر (به عنوان مثال، ERP، WMS)

– دسترسی به موبایل برای رانندگان و سایر کاربران

مطمئن شوید که الزامات خاص یا منحصر به فرد صنعت را که برای کسب و کار شما حیاتی است، درج کنید.

اولویت بندی الزامات بر اساس نیازهای کسب و کار

هنگامی که لیست جامعی از الزامات تهیه کردید، آنها را بر اساس اهمیت آنها برای نیازهای تجاری خود اولویت بندی کنید. هر یک از الزامات را به‌عنوان «باید»، «دارای خوب» یا «توجه به آینده» طبقه‌بندی کنید. این اولویت‌بندی به شما کمک می‌کند هنگام ارزیابی راه‌حل‌های TMS روی حیاتی‌ترین ویژگی‌ها تمرکز کنید و فرآیند تصمیم‌گیری شما را هدایت می‌کند.

در نظر گرفتن ادغام با سیستم های موجود

همچنین در نظر گرفتن اینکه چگونه TMS با پشته فناوری موجود شما ادغام می شود بسیار مهم است. سیستم های خاصی را که TMS باید با آنها ارتباط برقرار کند، مانند ERP، WMS یا سیستم مدیریت سفارش خود، شناسایی کنید. تعیین کنید که آیا هرگونه ادغام یا اصلاح سفارشی برای اطمینان از تبادل بدون درز داده و اتوماسیون گردش کار ضروری است یا خیر.

تعیین معیارهای تصمیم گیری برای انتخاب فروشنده

هنگامی که الزامات TMS خود را تعریف کردید، گام بعدی ایجاد معیارهای تصمیم گیری واضح برای ارزیابی و انتخاب یک فروشنده TMS است. این معیارها به شما کمک می کند تا اطمینان حاصل کنید که شریکی را انتخاب می کنید که بتواند نیازهای خاص سازمان شما را برآورده کند و اجرای موفقی را ارائه دهد.

تعیین ویژگی‌های فروشنده «ضروری».

با شناسایی ویژگی‌های «ضروری» که در یک فروشنده TMS به دنبال آن هستید، شروع کنید. اینها ممکن است شامل موارد زیر باشد:

- سابقه اثبات شده اجرای موفق TMS در صنعت شما

- ثبات مالی قوی و دوام طولانی مدت

- پشتیبانی قوی از مشتری و منابع آموزشی

- معماری راه حل انعطاف پذیر و مقیاس پذیر

- تعهد به نوآوری و بهبود مستمر

- همسویی با ارزش ها و فرهنگ سازمان خود

این ویژگی‌های «باید» باید اولویت‌ها و تحمل ریسک سازمان شما را منعکس کند و به محدود کردن حوزه فروشندگان بالقوه کمک کند.

تشریح مراحل مناقصه و انتخاب

در مرحله بعد مراحل مناقصه و انتخاب خود را مشخص کنید. این ممکن است شامل موارد زیر باشد:

1. صدور یک درخواست برای پیشنهاد (RFP) برای درخواست مناقصه از فروشندگان واجد شرایط

2. انجام غربالگری های اولیه فروشنده و نمایش محصول

3. درخواست و ارزیابی مراجع و مطالعات موردی مشتری

4. درگیر شدن در بحث ها و مذاکرات مفصل با فروشندگان لیست کوتاه

5. انجام ارزیابی نهایی و تصمیم گیری در مورد گزینش

تعریف انتظارات مدیریت پروژه

در نهایت، انتظارات خود را برای مدیریت پروژه در مرحله اجرا مشخص کنید. عواملی مانند:

- روش و رویکرد مدیریت پروژه فروشنده

- سطح همکاری و ارتباط مورد انتظار بین فروشنده و سازمان شما

- در دسترس بودن منابع اختصاصی پروژه از جمله مدیر پروژه و کارشناسان فنی

- فراوانی و قالب به روز رسانی وضعیت پروژه و گزارش پیشرفت

تدوین برنامه جامع اجرایی

یک طرح اجرایی که به خوبی تدوین شده باشد، جزء مهمی از پرونده تجاری TMS شما است. به تصمیم گیرندگان نشان می دهد که شما به دقت مراحل مورد نیاز برای استقرار موفقیت آمیز سیستم جدید را در نظر گرفته اید و نقشه راه روشنی برای دستیابی به اهداف خود دارید.

ایجاد یک نمای کلی در سطح بالا از فرآیند اجرا

با ارائه یک نمای کلی در سطح بالا از فرآیند پیاده سازی شروع کنید. این باید شامل مراحل و نقاط عطف کلیدی باشد، مانند:

1. شروع پروژه و برنامه ریزی

2. جمع آوری نیازمندی ها و طراحی راه حل

3. پیکربندی و سفارشی سازی سیستم

4. مهاجرت و ادغام داده ها

5. تست و تضمین کیفیت

6. آموزش کاربر و مدیریت تغییر

7. پشتیبانی زنده و پس از اجرا

این بررسی اجمالی به ذینفعان درک روشنی از سفر اجرای انتها به انتها می دهد و به تعیین انتظارات واقع بینانه برای جدول زمانی پروژه و نیازهای منابع کمک می کند.

تقسیم پیاده سازی به مراحل کلیدی

در مرحله بعد، تفکیک دقیق تری از هر مرحله در فرآیند پیاده سازی ارائه دهید. برای هر مرحله، شامل موارد زیر باشد:

- فعالیت ها و وظایف خاص درگیر

- قابل تحویل ها و نقاط عطفی که باید به دست آیند

- منابع مورد نیاز از جمله کارکنان داخلی و مشاوران خارجی

- مدت زمان تخمینی و جدول زمانی برای هر مرحله

- وابستگی ها و خطرات مرتبط با هر مرحله

پرداختن به خطرات و چالش های بالقوه

در نهایت، هر گونه خطر و چالش بالقوه ای را که ممکن است در طول فرآیند اجرا به وجود بیاید، به طور فعال شناسایی و رسیدگی کنید. اینها ممکن است شامل موارد زیر باشد:

- کیفیت داده ها و مسائل مربوط به مهاجرت

- چالش های یکپارچه سازی با سیستم های موجود

- مقاومت در برابر تغییر از سوی کاربران یا ذینفعان

- محدودیت های منابع یا اولویت های رقیب

- مسائل فنی یا مشکلات عملکرد سیستم

برای هر خطر یا چالش شناسایی شده، یک استراتژی کاهش و برنامه احتمالی ایجاد کنید. این ممکن است شامل تست‌های اضافی و اقدامات تضمین کیفیت، فعالیت‌های مدیریت تغییر هدفمند، یا منابع احتمالی برای رسیدگی به تاخیرها یا مشکلات احتمالی باشد.

محاسبه کل هزینه مالکیت و ROI

یکی از مهم‌ترین مؤلفه‌های مورد تجاری TMS شما، یک تحلیل مالی دقیق است که هزینه کل مالکیت (TCO) و بازگشت سرمایه مورد انتظار (ROI) را نشان می‌دهد. این تجزیه و تحلیل به تصمیم گیرندگان کمک می کند تا تأثیر مالی اجرای TMS و ارزش بلندمدتی را که به سازمان ارائه می دهد درک کنند.

برآورد هزینه کل مالکیت

با تخمین TCO اجرای TMS شروع کنید. این باید شامل تمام هزینه های مستقیم و غیر مستقیم مرتبط با پروژه باشد، مانند:

- هزینه های مجوز نرم افزار و اشتراک

- هزینه های سخت افزاری و زیرساختی

- خدمات اجرا و مشاوره

- هزینه های نیروی کار داخلی برای اعضای تیم پروژه

- هزینه های آموزش و مدیریت تغییر

- هزینه های نگهداری و پشتیبانی مداوم

مطمئن شوید که هزینه های یکبار مصرف و مکرر را در طول چرخه عمر مورد انتظار راه حل TMS، معمولاً 3-5 سال، در نظر بگیرید.

محاسبه بازده مورد انتظار سرمایه

سپس، ROI مورد انتظار اجرای TMS را محاسبه کنید. این شامل کمی کردن منافع مالی و صرفه جویی در هزینه است که سازمان انتظار دارد در نتیجه سیستم جدید به دست آورد. برخی از زمینه های رایج ROI برای TMS عبارتند از:

- کاهش هزینه های حمل و نقل از طریق بهینه سازی مسیر بهتر و انتخاب حامل

- بهبود بهره وری نیروی کار از طریق فرآیندهای خودکار و جریان کار ساده

- افزایش رضایت و حفظ مشتری از طریق عملکرد بهتر تحویل به موقع

- کاهش هزینه های حمل موجودی از طریق بهبود دید و برنامه ریزی تقاضا

- کاهش هزینه های اداری از طریق ممیزی خودکار باربری و فرآیندهای پرداخت

این مزایا را با استفاده از ترکیبی از داده های تاریخی، معیارهای صنعت، و مفروضات محافظه کارانه، کمی کنید. مطمئن شوید که هم پس انداز دلار سخت و هم مزایای نرم، مانند افزایش رقابت و بهبود تصمیم گیری را در نظر بگیرید.

تهیه پیش‌بینی جریان نقدی و خلاصه مالی

با استفاده از برآوردهای TCO و ROI، یک پیش‌بینی جریان نقدی ایجاد کنید که تأثیر مالی مورد انتظار اجرای TMS را در 3-5 سال آینده نشان می‌دهد. این باید شامل موارد زیر باشد:

- سرمایه گذاری اولیه مورد نیاز برای اجرا

- هزینه های جاری مرتبط با سیستم

- صرفه جویی در هزینه مورد انتظار و افزایش درآمد حاصل از TMS

- جریان نقدی خالص و بازده انباشته سرمایه گذاری در طول زمان

این اطلاعات را در یک خلاصه مالی واضح و مختصر ارائه کنید که معیارهای کلیدی را برجسته می کند و یک مورد قانع کننده برای دوام مالی پروژه TMS ایجاد می کند.

نتیجه

در چشم انداز لجستیکی پر سرعت و رقابتی امروزی، یک سیستم مدیریت حمل و نقل مدرن دیگر یک امر لوکس نیست، بلکه یک ضرورت برای شرکت هایی است که به دنبال بهینه سازی عملیات زنجیره تامین خود و جلوتر از منحنی هستند. با پیاده‌سازی TMS، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندها را ساده‌سازی کنند، هزینه‌ها را کاهش دهند، سطح خدمات را بهبود بخشند و مزیت رقابتی حیاتی به دست آورند.

با این حال، ایجاد یک مورد تجاری متقاعد کننده برای پیاده سازی TMS نیازمند برنامه ریزی دقیق، تجزیه و تحلیل کامل و ارتباط موثر است. با دنبال کردن هفت مرحله کلیدی ذکر شده در این مقاله، می توانید یک مورد تجاری قوی و متقاعد کننده ایجاد کنید که ارزش استراتژیک و قابلیت مالی سرمایه گذاری TMS را نشان می دهد.

به دنبال راه حل لجستیکی با قیمت رقابتی، دید کامل و پشتیبانی مشتری به راحتی در دسترس هستید؟ بررسی کنید بازار لجستیک Chovm.com امروز.