تا به حال به این فکر کرده اید که چرا کاری که فقط باید چند ساعت طول بکشد، گاهی اوقات برای همیشه طول می کشد؟ به احتمال زیاد آن را تا آخرین لحظه به تعویق می اندازید. اما به تعویق انداختن اینگونه ممکن است گردش کار، بهره وری و خروجی شما را مختل کند.
بنابراین، اگر این وضعیت آشنا به نظر می رسد، در ادامه بخوانید که چگونه می توانید از قانون پارکینسون برای غلبه بر تعویق و انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر استفاده کنید.
جدول محتوا
قانون پارکینسون چیست؟
3 راه برای استفاده از قانون پارکینسون برای افزایش بهره وری
کلاهبرداریهای کلیدی
قانون پارکینسون چیست؟
قانون پارکینسون می گوید کار برای پر کردن زمان اختصاص داده شده برای تکمیل گسترش می یابد.
سیریل نورثکوت پارکینسون برای اولین بار این قانون را در مقاله ای که در اکونومیست در سال 1955 منتشر شد ابداع کرد. از آن زمان، قانون پارکینسون شهرت گسترده ای به دست آورده است.
بیایید به معنای عملی تر در نظر بگیریم و به چند مثال نگاه کنیم:
معنی قانون پارکینسون
اگر برای تکمیل یک کار بیشتر از زمان لازم به خود اختصاص دهید، بدون توجه به اینکه بر کیفیت کار تأثیر می گذارد یا خیر، آن را تا مهلت مورد انتظار ادامه خواهید داد. این بیانیه درست است و هم برای زندگی به طور کلی و هم برای بهره وری کسب و کار به طور خاص قابل استفاده است.
مثال های قانون پارکینسون
برای مثال سریع، دانش آموزان احتمالاً تکالیف خود را درست قبل از پایان مهلت تکمیل می کنند. البته، اگر این تکلیف را پشت سر بگذارند، ممکن است یک روز طول بکشد، اما ممکن است یک ترم کامل بدون مهلت مشخص به طول انجامد.
به طور مشابه، یک مدیر تدارکات یک شرکت خرده فروشی ممکن است برای تهیه مواد برای سه ماهه آینده بسیار بیشتر از آنچه لازم است طول بکشد. چرا؟ آنها احتمالاً زمان بیشتری را صرف بحث در مورد مشخصات محصول و سایر الزامات با فروش و بازاریابی خواهند کرد، در صورتی که در حالت ایده آل، بحث می تواند بسیار سریعتر باشد، اگر محدودیت زمانی قاطع در نظر گرفته شود.
از هر دو مثال، می‌تواند پیامدهای بیشتری از این رویکرد ناشی شود. به عنوان مثال، دانش آموز ممکن است روزی ضرب الاجل را از دست بدهد، زیرا احساس راحتی کرده است که همه چیز را برای لحظه آخر ترک کند. و اقدامات مدیر تدارکات می تواند بر بهره وری کلی تیم و مدیریت سازمانی تأثیر بگذارد.
به همین دلیل است که مدیریت زمان بهتر نه تنها برای کاهش خطرات ناکامی های لحظه آخری بلکه برای افزایش کارایی کلی مورد نیاز است.
3 راه برای استفاده از قانون پارکینسون برای افزایش بهره وری
اکنون که قانون پارکینسون و ارتباط آن با اهمال کاری را درک کردید، در اینجا سه زمان قانون پارکینسون آورده شده است. راهبردهای مدیریت برای از بین بردن موانع بهره وری در کسب و کار شما.
1. ضرب الاجل ایجاد کنید و به آن پایبند باشید
ایجاد و پایبندی به ضرب الاجل شما را منضبط می کند. به جای اینکه منتظر زمان تعیین شده برای تکمیل یک کار باشید، یک ضرب الاجل فشرده تر تعیین کنید. این تضمین می کند که پروژه یا کار را به موقع به پایان می رسانید.
در اینجا چند نکته برای تعیین یک ضرب الاجل محدودتر آورده شده است:
- مشخص کنید که چقدر زمان برای تکمیل یک کار باید طول بکشد.
- فهرستی از کارها ایجاد کنید و آنها را طبق زمان از پیش تعیین شده تقسیم کنید.
- اکنون، زمان اختصاص داده شده برای هر کار را به نصف کاهش دهید تا مطابق با ساعت اجرا شود.
- در نهایت، تلاش کنید تا این محدودیت زمانی را که خودتان تحمیل کرده‌اید، بدون صرفه‌جویی در کیفیت شکست دهید.
با در نظر گرفتن این نکات، مثال زیر را در نظر می گیریم:
تصور کنید قصد دارید ظرف چهار هفته یک محصول جدید برای فروشگاه آنلاین خود تهیه کنید.
اگر از هر چهار هفته سه هفته فقط برای تحقیقات بازار است، آن را به دو هفته کاهش دهید. این مهلت سختگیرانه به شما زمان کافی می‌دهد تا مشکلات پیش‌بینی‌نشده را همانطور که آشکار می‌شوند و همچنان به تاریخ راه‌اندازی شما می‌رسند، برطرف کنید.
تعیین ضرب الاجل های واقع بینانه و فشرده برای غلبه بر اهمال کاری ضروری است. انجام تحقیقات در عرض دو هفته به شما کمک می‌کند تا از ساعت گذشته جلوتر بمانید. و فشاری که این امر ایجاد می‌کند، شما را به سمت یک ذهنیت رقابتی سوق می‌دهد که شما را به مقابله با چالش سوق می‌دهد.
تکنیک های زیر را برای ایجاد ضرب الاجل خود امتحان کنید:
- تکنیک پومودورو:
تکنیک پومودورو از قانون مدیریت زمان پارکینسون استفاده می کند. این شامل استراحت های کوتاه در طول کار با زمان محدود و متمرکز است. هدف افزایش بهره وری در عین حصول اطمینان از اینکه کیفیت کار تحت تاثیر قرار نمی گیرد است.
تکنیک پومودورو بر اساس یک اصل ساده کار می کند: برای هر جلسه کاری 25 دقیقه ای پنج دقیقه استراحت کنید. بنابراین، هنگامی که این محدودیت زمانی را تنظیم کردید، تا 25 دقیقه نمی توانید در حین کار استراحت کنید.
نوک طرفدار: اگر با ایجاد یک مهلت واقعی مشکل دارید، از آن استفاده کنید PomoDone App برای تعیین ضرب الاجل و تکمیل وظایف خود به موقع.
- تکنیک تایم باکس:
این تکنیک یک زمان ثابت ایجاد می کند که برای آن باید یک کار را تکمیل کنید. تکنیک تایم باکس زمانی که روی پروژه‌های مهمی کار می‌کنید، مانند بسته‌بندی محصولاتتان با دست یا اجرای موجودی، بسیار مهم است.
با استفاده از این تکنیک، شما یک کار بزرگ را به جعبه‌های زمانی (بازه‌های زمانی) تقسیم می‌کنید، که باید قبل از انتقال به یک کار جدید، آنها را تکمیل کنید.
بنابراین اگر پروژه ای دارید که تکمیل آن به چهار ساعت زمان نیاز دارد، می توانید پروژه خود را به سه تایم باکس تقسیم کنید. وظیفه A، وظیفه B، و وظیفه C. با توجه به وزن هر کار، می توانید وظیفه A - دو ساعت، کار B - یک ساعت و 30 دقیقه، و وظیفه C - 30 دقیقه اختصاص دهید.
انجام این کار به شما کمک می کند تا وظایف را بر اساس اهمیت، اندازه و تلاش اولویت بندی کنید.
مزیت استفاده از تکنیک پومودورو و سیستم جعبه زمانی، جلوگیری از به تعویق انداختن، زیاده روی در کارها و تولید کار با کیفیت پایین است. آنها به شما کمک می کنند متمرکز بمانید، ضرب الاجل ها را رعایت کنید و زمان کافی برای کار روی چیزهای دیگر داشته باشید و بهره وری را در کسب و کارتان افزایش دهید.
2. از ابزارهای ردیابی زمان استفاده کنید
ابزارهای ردیابی زمان ابزارهایی هستند که در اندازه گیری بهره وری مفید هستند. آنها زمان صرف شده برای انجام یک کار خاص را ارزیابی و ثبت می کنند، بنابراین شما می توانید تعیین کنید که هر کار چقدر زمان نیاز دارد.
از ابزارهای ساده ردیابی زمان مانند actTIME و جدول زمانی برای ثبت زمان و مبارزه با عوامل حواس پرتی در حین کار بر روی پروژه ها. این ابزارها به شما این امکان را می دهند که به صورت دستی یا خودکار پیشرفت خود را ردیابی کنید. اگر مطمئن نیستید که چقدر زمان برای رسیدن به ضرب الاجل باقی مانده است، یادآور ابزار را تنظیم کنید تا از طریق یک اعلان یا ایمیل به شما هشدار دهد.
مدیریت زمان با ابزارهای ردیابی زمان شما را از روش‌های بهتری برای برنامه‌ریزی و برنامه‌ریزی ضرب‌الاجل‌های خود برای کارهای آینده و در نهایت، غلبه بر تاخیرها و افزایش بهره‌وری مطلع می‌کند.
3. عوامل حواس پرتی را از بین ببرید
بررسی اعلان‌های شبکه‌های اجتماعی و سایر اعلان‌های تلفن در وسط کارها، به تعویق انداختن کارها را تشویق می‌کند و زمان تکمیل وظایف شما را افزایش می‌دهد.
برای از بین بردن حواس پرتی، گوشی خود را در حالت مزاحم نشوید. همه اعلان ها را خاموش کنید و مطمئن شوید که تلفن هوشمند شما از فضای کاری یا ایستگاه کاری شما دور است. اگر این حواس‌پرتی‌ها از جای دیگری می‌آیند، مهم است که چیزهای کلیدی را که حواس‌تان را پرت می‌کنند شناسایی کرده و بر اساس آن حذف کنید.
کلاهبرداریهای کلیدی
قانون پارکینسون می تواند بهره وری کسب و کار را افزایش دهد، به خصوص با دادن محدودیت های زمانی دقیق به وظایف. از سوی دیگر، اختصاص زمان بیش از حد لازم به وظایف می تواند منجر به تاخیر در تکمیل آنها شود.
مهم این است که برای هر کار ضرب الاجل های کارآمد را برنامه ریزی کنید و به آنها پایبند باشید. همچنین از ابزارهای ردیابی زمان برای اندازه گیری پیشرفت استفاده کنید. و هنگامی که کاهش بهره وری را مشاهده کردید، عوامل حواس پرتی را ارزیابی و حذف کنید تا تمرکز خود را حفظ کنید و کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید.
اگر برای بهبود مدیریت زمان خود آماده هستید، این نکات را دنبال کنید تا فوراً افزایش بهره وری کسب و کار خود را مشاهده کنید.
