تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار چیست و چگونه از آن استفاده می کنید؟

نکات کلیدی

تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA) به شرکت ها کمک می کند تا ناکارآمدی ها را در عملیات داخلی شناسایی کنند

کسب و کارهایی که یک محصول جدید راه اندازی می کنند یا تحت تجدید ساختار شرکتی قرار می گیرند، اغلب از BPA استفاده می کنند

تحقیقات صنعت می تواند برای شناسایی معیارهای کلیدی عملکرد استفاده شود

تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA) روشی است که برای تجزیه و تحلیل حوزه های مرتبط با فرآیند کسب و کار و بهبود کارایی استفاده می شود. به طور خاص، BPA به شرکت ها کمک می کند تا فرآیندهای داخلی را برای بهبود درآمد و کاهش هزینه ها بررسی کنند. اگرچه تجزیه و تحلیل تجاری (BA) و BPA از نظر دامنه تجزیه و تحلیل آنها متفاوت است، BPA معمولاً به تحلیلگران تجاری یا معماران فرآیند یا هر دو اختصاص داده می شود. تحلیلگران کسب و کار اغلب زمینه های مربوط به مشکل را تجزیه و تحلیل می کنند و بینش های داده ای را ارائه می دهند، در حالی که معماران فرآیند به طور مستقیم در اجرای فرآیندها دخیل هستند. با این حال، BPA به چیزی بیش از یک تحلیلگر تجاری یا یک معمار فرآیند نیاز دارد. برای تغییر فرآیند کسب و کار، شرکت ها همچنین باید مدیریت، فناوری اطلاعات و سایر متخصصان را درگیر کنند. قبل از تجزیه BPA، اجازه دهید با اصول اولیه شروع کنیم.

فرآیند کسب و کار چیست؟

فرآیند کسب و کار گروه سازمان یافته ای از فعالیت ها است که ورودی ها را به خروجی تبدیل می کند و می تواند رسمی یا غیر رسمی باشد. فرآیندهای رسمی اغلب مستند شده و دنبال می شوند. فرآیندهای غیررسمی یا به دلیل فقدان اسناد رسمی یا به دلیل نیاز به انحراف از فرآیندهای رسمی در شرایط غیرعادی مورد استفاده قرار می گیرند.

چه زمانی شرکت ها باید از تحلیل فرآیند کسب و کار استفاده کنند؟

اغلب، شرکت ها از BPA هنگام راه اندازی یک فناوری جدید یا یک فرآیند جدید استفاده می کنند. قبل از راه‌اندازی فناوری جدید، مدیریت یک شرکت باید ناکارآمدی‌هایی را که فناوری یا فرآیند قدیمی ایجاد می‌کند، درک کند. این ناکارآمدی ها ممکن است شامل تاخیر در ارسال، پشتیبانی ضعیف مشتری یا درصد بالایی از محصولات معیوب باشد. با انجام یک تحلیل هزینه و فایده، شرکت‌ها می‌توانند تعیین کنند که آیا فناوری جدید را پیاده‌سازی کنند یا بر حوزه‌های دیگری تمرکز کنند که ممکن است بازده سرمایه‌گذاری بالاتری ایجاد کند.

شرکت ها دارند در سال های اخیر به طور فزاینده ای به BPA روی آورده است، زیرا همه گیری COVID-19 تقاضا برای محصولات خاص را افزایش داد و نیاز به محصولات دیگر را کاهش داد. شرکت‌ها زمان محدودی برای انطباق با محیط عملیاتی جدید داشتند، که BPA را در کمک به سازمان‌ها برای تغییر تمرکز خود به طور موثر حیاتی می‌کرد. به عنوان مثال، بسیاری از سازمان ها از BPA برای گسترش ارائه دیجیتال خود استفاده کرده اند. سایر شرکت ها از BPA برای جبران اثرات منفی مرتبط با اختلالات زنجیره تامین استفاده کردند. اخیراً، فشارهای تورمی قوی و عدم اطمینان اقتصادی باعث شده است که بسیاری از سازمان ها از BPA برای کنترل هزینه ها و حذف ناکارآمدی ها استفاده کنند.

سازمان ها اغلب به BPA به عنوان بخشی از یک بزرگتر روی می آورند برنامهریزی استراتژیک تلاش به عنوان مثال، یک سازمان می تواند از BPA برای درک بهتر فرآیندهای داخلی خود به عنوان گامی به سوی یک هدف گسترده تر استفاده کند.

مزایای تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار چیست؟

احتمالاً از قبل می‌توانید ببینید که BPA در طیف وسیعی از موقعیت‌ها مفید است. در اینجا برخی از مزایای استفاده از تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار آورده شده است:

• بهبود کارایی: به عنوان مثال، BPA می تواند زمان و منابع مورد نیاز را کاهش دهد جستجوی فروش مولد، کارکنان سواری، توسعه محصول یا ایجاد کمپین های بازاریابی.
• کاهش هزینه های: BPA می تواند هزینه های پرسنل را با کاهش زمان صرف شده برای وظایف یا حذف مازاد بر فرآیندها کاهش دهد. BPA همچنین می تواند صرفه جویی در هزینه ها برای منابع و مواد را برجسته کند.
• شفاف سازی و بهبود سیاست ها و حکمرانی: به عنوان مثال، BPA می تواند بهبود یابد مدیریت ریسک و مواردی را که سیاست‌های امنیتی فعلی فناوری اطلاعات و دستگاه‌ها نیاز به بهبود دارند، برجسته کنید.
• رفع یا کاهش تنگناها: BPA می تواند به سازمان شما کمک کند تا ارتباطات و اجرای فرآیند را بهینه کند، به طوری که یک مرحله، مانند تأیید، باعث ایجاد عقب ماندگی نمی شود.
• بهینه سازی فرآیندهای پذیرش: BPA می تواند نقاط دردناک در پذیرش فناوری یا فرآیندهای جدید را برجسته کند و بهبودهایی را در برنامه های آموزشی ارائه دهد و در نهایت نرخ پذیرش را افزایش دهد.
• بهبود مراحل انتشار یا استقرار: همه ما می‌خواهیم استقرار کمپین‌ها و عرضه‌های محصول به خوبی اجرا شود - BPA می‌تواند از طریق ناکارآمدی‌ها در این فرآیندها کار کند و به شما کمک کند تا بهبودها را ایجاد کنید.
• کمک به تغییر تمرکز: BPA می تواند به سازمان شما کمک کند تا در دنیای دیجیتالی فزاینده رقابت کند. برای مثال، BPA می‌تواند در بهینه‌سازی فرآیندهای روزانه برای استفاده از فناوری خاص، حرکت به مدل‌های کار از راه دور یا هموارسازی انتقال به ارائه محصولات و خدمات آنلاین کمک کند.
• فرهنگ شرکت را بهبود بخشید: فرآیندهای بهینه شده باعث بهبود تجربیات کارکنان در محل کار می شود.
• تعامل را افزایش دهید: خدمات بهتر به مشتری، تعاملات وب سایت یا فرآیندهای درون فروشگاهی باعث تقویت شهرت و مشارکت سازمان شما می شود.

ذینفعان خوشحال، کارکنان خوشحال، مشتریان خوشحال - روزهای خوش!

مراحل کلیدی در تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار

بنابراین، این اصول اولیه است. مراحل انجام BPA چیست؟

1. تعیین اهداف

اولین قدم این است که تعیین کنید چه چیزی باید به دست آید. اجرای الف تجزیه و تحلیل SWOT, تحلیل ریسک یا حتی رسمی تحلیل رقابتی می تواند به شما در شناسایی زمینه های بهبود در سازمان کمک کند. نگاهی دقیق تر به عملکرد سازمان خود با استفاده از نسبت های مالی همچنین می تواند یک نقطه شروع مفید باشد. در سطح کلان، هدف شما ممکن است افزایش درآمد یا کاهش هزینه باشد، اما به خاطر داشته باشید که BPA بر بهبودهای مرتبط با فرآیند تمرکز دارد. این به این معنی است که هدف شما باید بر بهبود فرآیند متمرکز باشد تا تغییر کلان کسب و کار. به عنوان مثال، هدف BPA می تواند بهبود کارایی نیروی کار باشد. کارهای بسیار تکراری اغلب می توانند خودکار شوند که منجر به زمان تکمیل بهتر و خطاهای کمتر می شود. به عنوان مثال، در فرآیند فروش، پیگیری ها را می توان با استفاده از نرم افزار ردیابی فروش خودکار کرد. در مورد فرآیند فروش، هدف ممکن است کاهش زمان صرف شده برای نوشتن ایمیل های بعدی، بهبود نرخ پاسخ یا هر دو باشد. یک راه برای اطمینان از اینکه هدف به خوبی تعریف شده است، استفاده از رویکرد SMART است که مخفف عبارت خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و مبتنی بر زمان است.

2. فرآیند را تعریف کنید

هنگامی که هدف مشخص شد، باید فرآیندی را که باعث ناکارآمدی می شود، تعریف کنید. به عنوان مثال، در فرآیند فروش، پیگیری ممکن است شامل چندین مرحله باشد، مانند ساختن یک الگو برای ایمیل های بعدی، تنظیم الگو بر اساس اطلاعات به دست آمده از مشتریان، تصحیح ایمیل و ارسال ایمیل پنج دقیقه بعد از مکالمه.

هنگام تعریف فرآیند، مطمئن شوید که دامنه فرآیند بسیار گسترده نیست. برخی از کارشناسان فرآیند از این اصطلاح استفاده می کنند پشت سر هم برای تعیین مرزهای فرآیندهای بزرگ و مهم. طراحی انتها به انتها همه فعالیت هایی را که باید برای ارائه یک مفهوم محصول اتفاق بیفتد را در بر می گیرد. یکی از راه‌های تجزیه بیشتر این فرآیندها استفاده از سلسله مراتب فرآیند است. سلسله مراتب فرآیند از سطح کل سازمان شروع می شود و به سمت دانه بندی ترین فرآیندها پیش می رود. رایج ترین ابزار مورد استفاده تحلیلگران و معماران فرآیند در این مرحله SIPOC است که مخفف Suppliers, Inputs, Process, Outputs and Customers است. این ابزار به خلاصه کردن ورودی ها و خروجی های یک یا چند فرآیند در قالب جدول کمک می کند.

3. فرآیند را تجزیه و تحلیل کنید

بسته به هدف تعریف شده، چندین تکنیک تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار را برای انتخاب دارید. رایج ترین تکنیک تحلیل، تحلیل ارزش است که عناصر اصلی و فرعی فرآیند را بر اساس ارزش افزوده نشان می دهد. ارزش نسبت عملکرد به هزینه است. بنابراین، ارزش را می توان با بهبود عملکرد یا کاهش هزینه ها تغییر داد. هنگام انجام تجزیه و تحلیل ارزش، تحلیلگران معمولاً فهرستی از توابع و هزینه ها را به ترتیب نزولی تهیه می کنند. نسبت‌های هزینه به سود اغلب برای چنین فهرست‌هایی برای تخمین ارزش خالص هر فعالیت اعمال می‌شود.

با بازگشت به مثال فرآیند پیگیری فروش، مراحل با بالاترین ارزش را می‌توان به ترتیب زیر مرتب کرد: تنظیم یک الگوی فروش بر اساس اطلاعات به‌دست‌آمده از مشتری، تصحیح ایمیل، ارسال ایمیل پنج دقیقه بعد از مکالمه، و ساخت الگویی برای ایمیل‌های بعدی. در این مثال، ساختن یک الگوی پیگیری کمترین عنصر ارزش افزوده است، زیرا زمان زیادی را صرف می کند و همیشه با ظهور اطلاعات جدید نیاز به تنظیمات دارد.

سایر تکنیک های رایج تجزیه و تحلیل عبارتند از تجزیه و تحلیل شکاف، که عملکرد واقعی را با عملکرد بالقوه مقایسه می کند، و تجزیه و تحلیل علت ریشه ای، که هدف آن تعیین علت وقوع یک مشکل در وهله اول، و یافتن راه حلی برای علت اصلی است.

4. پیشرفت ها را شناسایی کنید

پس از تجزیه و تحلیل فرآیند و شناسایی ناکارآمدی‌ها، گام بعدی این است که پیشرفت‌های لازم را مشخص کنیم. اغلب، بهبودها بر جنبه هایی مانند حذف تنگناها، بهینه سازی فرآیندهای با ارزش بالا یا بهبود تعامل با مشتریان تمرکز می کنند. به عنوان مثال، برای افزایش ارزش ساخت یک ایمیل بعدی، یک فروشنده می تواند به طور بالقوه از ابزارهای خارجی استفاده کند که به ساخت ایمیل های قابل تنظیم سریع تر بر اساس بخش های مشتری یا سایر اطلاعات کمک می کند.

در طول این مرحله، باید مطمئن شوید که هرگونه عوارض جانبی بالقوه را در نظر گرفته اید. خارجی‌ها هزینه‌ها یا منافع غیرمستقیم ناشی از کسب‌وکار شما هستند که بر اشخاص ثالث تأثیر می‌گذارند، که می‌تواند شامل افراد یا سازمان‌ها - یا حتی جامعه در کل باشد. به عنوان مثال، بهبود سرعت ممکن است باعث شود کیفیت محصولات و خدمات خاص آسیب ببیند، که هزینه ای برای کاربران یا مصرف کنندگان پایین دستی است. به همین ترتیب، اتوماسیون فرآیندهای خاص ممکن است توانایی سفارشی کردن یک محصول یا خدمات را از بین ببرد و تقاضا برای این محصولات و خدمات را کاهش دهد. بنابراین، تحلیلگران باید قبل از تعدیل یا معرفی فرآیندهای جدید، یک تحلیل هزینه و فایده کامل انجام دهند.

5. فرآیند را اجرا کنید

پیاده سازی اغلب شامل متخصصان در بخش های مختلف، از مدیریت گرفته تا تحلیلگران و متخصصان فناوری اطلاعات است. شما باید اطمینان حاصل کنید که تیم پیاده سازی منابع کافی برای ایجاد تغییرات موثر را دارد. اصلاحات معمولاً در مقیاس کوچک شروع می شوند و به دنبال آن تغییراتی در بین وظایف مرتبط ایجاد می شود. به عنوان مثال، برای افزایش ارزش ساخت یک الگو برای ایمیل‌های بعدی، یک بخش فروش می‌تواند نرم‌افزار شخص ثالثی را نصب کند که تمام ایمیل‌های گذشته را تجزیه و تحلیل می‌کند و با استفاده از تجزیه و تحلیل پیش‌بینی‌کننده پیشنهادهایی ارائه می‌دهد.

6. نتایج را رصد کنید

مرحله نهایی نظارت و کنترل استانداردها و فرآیندهای جدید است. آیا فرآیندهای جدید منجر به KPIهای بهتری می شوند؟ آیا این فرآیندها عوارض خارجی ایجاد می کنند؟ به عنوان مثال، نرم افزار شخص ثالث ممکن است زمان مورد نیاز برای نوشتن یک ایمیل بعدی را کاهش دهد، اما ممکن است نرخ پاسخ ایمیل را نیز کاهش دهد. به عبارت دیگر، ما باید مطمئن شویم که عوامل خارجی را در نظر بگیریم. علاوه بر این، فرصت‌های بهبود بیشتری ممکن است در این مرحله ایجاد شود، بنابراین نظارت مداوم بر فرآیندهای جدید به جای اتخاذ رویکرد «تنظیم و فراموش کردن» اهمیت دارد.

مطالعات موردی BPA

اکنون که اصول اولیه را باز کرده ایم، بیایید نگاهی به چند نمونه واقعی از تحلیل فرآیند کسب و کار بیندازیم.

اولین مثال ما مربوط به عقب ماندگی است که شرکت لوازم آرایشی فرانسوی، ایو روچر، تجربه در هنگام پردازش نامزدهای جدید. پس از انجام BPA، ایو روشر متوجه شد که آنها دو برابر تعداد زیادی از کاندیداها را در فصل اوج استخدام می کنند. برای کاهش انباشتگی، این شرکت روی نرم‌افزاری سرمایه‌گذاری کرد که داده‌ها را به‌طور خودکار جمع‌آوری و تأیید می‌کند و زمان صرف شده برای پردازش نامزدهای جدید را کاهش می‌دهد.

بانک هواردیک بانک محلی با مالکیت محلی مستقر در منطقه بالتیمور بزرگ، می‌خواست خدمات مشتریان و بهره‌وری کارکنان را بهبود بخشد. پس از انجام تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، بانک متوجه شد که باز کردن یک حساب جدید برای مشتریان جدید حدود یک ساعت و نیم طول می‌کشد که باعث کاهش رضایت مشتری و افزایش آموزش مورد نیاز برای کارکنان جدید می‌شود. این بانک با استفاده از یک نرم افزار مالی جدید توانست این زمان را تا 75 درصد کاهش دهد و کارمندان را قادر سازد تا زمان بیشتری را با مشتریان جدید سپری کنند و رضایت مشتریان را بهبود بخشد.

چگونه تحقیقات صنعتی می تواند BPA را بهبود بخشد؟

تحقیقات صنعت به شرکت ها اجازه می دهد محک عملکرد آنها در برابر رقبا و معیارهای صنعت. این معیارها شامل درآمد به ازای هر موسسه، درآمد هر کارمند، هزینه های دستمزد و سود است. علاوه بر این، تجزیه و تحلیل صنعت یک ابزار عالی برای ردیابی روند کلی در درآمد صنعت است. شرکت هایی که با سرعت بیشتری نسبت به همتایان خود رشد می کنند، معمولاً دارای مزیت رقابتی مانند بازاریابی قوی، مشتریان وفادار یا محصولات متمایز هستند. در مقابل، شرکت هایی که با سرعت کمتری نسبت به میانگین صنعت رشد می کنند، می توانند استفاده کنند معیار بندی بخش به عنوان نقطه شروعی برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای داخلی که باعث ناکارآمدی می شوند. معیار شرکت به شما دید واضحی از رقبای خود می دهد، در حالی که تحقیقات صنعت در سطح دولتی یک لایه اطلاعات اضافی را برای شرکت هایی فراهم می کند که به دنبال مقایسه عملکرد خود با صنعت گسترده تر هستند.

تحقیقات صنعت به ویژه پس از شیوع بیماری همه گیر COVID-19 مفید بوده است، که باعث شد بسیاری از شرکت ها فرآیندهای داخلی را به دلیل اقدامات فاصله گذاری اجتماعی تنظیم کنند. محدودیت های زنجیره تامین و محیط های نظارتی افزایش یافته است. به عنوان مثال، مشاغل در سراسر ایالات متحده سرمایه گذاری خود را در عملیات آنلاین افزایش داده اند تا نیازهای در حال تغییر مصرف کننده را برآورده کنند. با داشتن درک روشنی از روندهای جاری، شرکت‌هایی که به داده‌های صنعت دسترسی داشتند، به راحتی می‌توانستند فرآیندهای با ارزش افزوده بالا را تشخیص دهند.

افکار نهایی

تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار به شرکت ها کمک می کند تا فرآیندهای داخلی خود را برای کاهش هزینه ها، افزایش درآمد یا هر دو بهینه کنند. BPA معمولاً شامل متخصصان در بخش‌های مختلف می‌شود که با هم کار می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که فرآیند جدید به آرامی در ابعاد مختلف جریان دارد. هنگامی که یک فرآیند جدید اجرا می شود، تحلیلگران به طور مداوم بر عملکرد استاندارد جدید در برابر KPI از قبل تعیین شده نظارت می کنند. کسب‌وکارها می‌توانند با استفاده از معیارهای سطح صنعت مانند درآمد به ازای هر تأسیس و هزینه‌های دستمزد، از تحقیقات صنعتی برای بهره‌گیری حداکثری از BPA استفاده کنند.

منبع از IBISWorld

سلب مسئولیت: اطلاعات ذکر شده در بالا توسط IBISWorld مستقل از Chovm.com ارائه شده است. Chovm.com هیچ گونه نمایندگی و ضمانتی در مورد کیفیت و قابلیت اطمینان فروشنده و محصولات نمی دهد.