آشنایی با سیستم انبارداری دوره ای

سیستم موجودی دوره ای روشی برای ردیابی موجودی است که در آن به روز رسانی سوابق موجودی و بهای تمام شده کالای فروخته شده (COGS) فقط در پایان یک دوره حسابداری رخ می دهد. این رویکرد با سیستم موجودی دائمی که سطوح موجودی و هزینه ها را در زمان واقعی به روز می کند، متفاوت است. در حالی که سیستم تناوبی ساده‌تر و مقرون به صرفه‌تر است، برای اطمینان از دقت به شمارش موجودی فیزیکی نیاز دارد.

نحوه عملکرد سیستم موجودی دوره ای

تحت یک سیستم موجودی دوره ای، کسب و کارها به طور مداوم تغییرات موجودی را ردیابی نمی کنند. درعوض، آنها بر شمارش موجودی فیزیکی که در فواصل زمانی خاص انجام می شود، معمولاً در پایان دوره حسابداری تکیه می کنند. سیستم COGS را با استفاده از فرمول زیر محاسبه می کند:

COGS = آغاز موجودی + خرید موجودی -فهرست پایانی

این روش به داده های دقیق در مورد موجودی اولیه، خرید موجودی در طول دوره و شمارش فیزیکی نهایی برای تعیین موجودی پایانی نیاز دارد.

برای مثال، خرده‌فروشی که از سیستم دوره‌ای استفاده می‌کند، سطح موجودی را در ابتدای یک ماه ارزیابی می‌کند (آغاز موجودی)، خریدهای انجام شده در طول ماه را اضافه می‌کند و موجودی شمارش شده در پایان ماه را کم می‌کند. این رویکرد تعیین می کند که چه مقدار موجودی در طول دوره فروخته شده است.

مزایای سیستم موجودی دوره ای

• مقرون به صرفه
  سیستم دوره ای مقرون به صرفه است، به ویژه برای کسب و کارهای کوچکتر یا سازمان هایی با حجم معاملات کم. این نیازی به فناوری پیشرفته مانند اسکنر بارکد یا سیستم های نقطه فروش (POS) ندارد و هزینه های اجرا را کاهش می دهد.
• سادگی
  کسب‌وکارهایی که عملیات انبارداری ساده دارند، مدیریت سیستم موجودی دوره‌ای را آسان‌تر می‌کنند. این نیازی به به روز رسانی مداوم در حساب موجودی ندارد، که ثبت سوابق را ساده می کند.
• انعطاف پذیری برای مشاغل کوچک
  کسب و کارهای کوچکتر اغلب منابع محدودی دارند و می توانند از هزینه های کمتر و سادگی عملیاتی سیستم دوره ای بهره ببرند.
• مناسب برای صنایع خاص
  این سیستم برای صنایعی که گردش موجودی در آنها کم است یا اقلام موجودی اغلب فروخته نمی شود، مانند گالری های هنری یا مغازه های عتیقه فروشی ایده آل است.

چالش های سیستم موجودی دوره ای

در حالی که سیستم موجودی دوره ای مزایایی را ارائه می دهد، اما محدودیت هایی نیز دارد که آن را برای کسب و کارهایی که فعالیت موجودی بالایی دارند، کمتر مناسب می کند.

• مسائل مربوط به دقت
  از آنجایی که سیستم به تعداد موجودی فیزیکی متکی است، ممکن است به دلیل سرقت، از دست دادن یا خطای انسانی، اختلاف نظر ایجاد شود. این نادرستی ها می تواند صورت های مالی و سوابق موجودی را مخدوش کند.
• شمارش های فیزیکی وقت گیر
  انجام یک شمارش موجودی فیزیکی می‌تواند زمان‌بر و کار فشرده باشد، به‌ویژه برای کسب‌وکارهایی که دارای موجودی‌های بزرگ هستند.
• بینش های تاخیری
  این سیستم داده‌های بلادرنگ را در مورد سطوح موجودی ارائه نمی‌کند، و پاسخ سریع صاحبان مشاغل به تغییرات تقاضا یا اختلالات زنجیره تامین را دشوارتر می‌کند.
• وابستگی به دوره های حسابداری
  سیستم دوره ای به شدت به پایان دوره حسابداری برای ارزیابی دقیق موجودی و محاسبه COGS بستگی دارد. این کار مفید بودن آن را برای مدیریت پویا موجودی محدود می کند.

مقایسه سیستم های موجودی دوره ای و دائمی

سیستم موجودی دوره ای از چند جهت با سیستم دائمی در تضاد است:

• سیستم موجودی دوره ای
  • سوابق موجودی را فقط در پایان دوره حسابداری به روز می کند.
  • برای تعیین سطح موجودی به شمارش موجودی فیزیکی نیاز دارد.
  • مناسب برای مشاغل با نیازهای موجودی ساده یا عملیات کوچکتر.
• سیستم موجودی دائمی
  • سوابق موجودی را در زمان واقعی با هر تراکنش به روز می کند.
  • از فناوری هایی مانند اسکنر بارکد و سیستم های POS برای دقت استفاده می کند.
  • ایده آل برای مشاغل با حجم معاملات بالا یا نیازهای موجودی پیچیده.

هر سیستمی محاسن خود را دارد و کسب و کارها باید بر اساس نیازهای خاص، حجم تراکنش و منابع خود انتخاب کنند.

نقش شمارش موجودی فیزیکی

شمارش موجودی های فیزیکی در سیستم موجودی دوره ای مرکزی است. کسب و کارها به صورت دستی اقلام موجودی را در فواصل زمانی برنامه ریزی شده برای تطبیق سوابق شمارش می کنند. در حالی که این فرآیند کار فشرده است، تضمین می کند که سطح موجودی و ارزش گذاری ها با موجودی واقعی موجود مطابقت دارد.

برای ساده‌سازی این فرآیند، برخی از کسب‌وکارها از نرم‌افزار مدیریت موجودی برای تولید گزارش یا سازماندهی موجودی قبل از انجام شمارش استفاده می‌کنند.

حسابداری و سیستم تناوبی موجودی

سیستم دوره ای جنبه های خاصی از حسابداری را ساده می کند، اما نیاز به توجه دقیق در هنگام گزارشگری مالی دارد. کسب و کارها COGS را در پایان هر دوره حسابداری محاسبه می کنند که مستقیماً بر صورت سود و سود کلی تأثیر می گذارد.

مراحل کلیدی حسابداری با سیستم ادواری:

• به جای به روز رسانی حساب موجودی، خریدهای موجودی را در یک حساب خرید جداگانه ثبت کنید.
• در پایان دوره، برای محاسبه COGS، موجودی اولیه و موجودی پایانی را تنظیم کنید.
• به روز رسانی دفتر کل و تهیه صورت های مالی با استفاده از داده های موجودی.

این رویکرد مستلزم ثبت کمتر در مجله در طول دوره است، اما نیاز به تطبیق کامل در پایان چرخه حسابداری دارد.

روش های ارزش گذاری موجودی در سیستم ادواری

کسب‌وکارهایی که از سیستم موجودی‌های دوره‌ای استفاده می‌کنند، می‌توانند از روش‌های مختلف ارزیابی موجودی، از جمله:

• FIFO (اولین ورود، اولین خروج)
  FIFO فرض می کند که اولین اقلام خریداری شده اولین کالاهایی هستند که فروخته می شوند، که با جریان موجودی واقعی برای بسیاری از صنایع مطابقت دارد.
• LIFO (آخرین ورود، اولین خروج)
  LIFO فرض می کند که آخرین خریدهای موجودی ابتدا فروخته می شود، که ممکن است بهتر منعکس کننده قیمت فعلی بازار باشد، اما کمتر در خارج از ایالات متحده استفاده می شود.
• میانگین وزنی
  این روش میانگین بهای تمام شده اقلام موجودی را محاسبه می کند، نوسانات قیمت را هموار می کند و یک رویکرد متعادل برای ارزیابی موجودی ارائه می دهد.

انتخاب روش ارزشیابی موجودی مناسب بر صورت‌های مالی و تعهدات مالیاتی تأثیر می‌گذارد، بنابراین کسب‌وکارها باید اهداف عملیاتی و مالی خود را هنگام تصمیم‌گیری در نظر بگیرند.

چرا برخی از کسب و کارها سیستم موجودی دوره ای را انتخاب می کنند؟

سیستم موجودی دوره ای یک انتخاب محبوب برای مشاغل و صنایع کوچک با حداقل پیچیدگی موجودی است. سادگی و مقرون به صرفه بودن آن، آن را برای مشاغلی که ممکن است به دقت یک سیستم دائمی نیاز نداشته باشند، قابل دسترسی است.

دلایل کلیدی برای انتخاب سیستم تناوبی:

• حجم معاملات کم: ایده آل برای مشاغل با فروش نادر یا گردش موجودی.
• محدودیت های بودجه: مناسب برای سازمان هایی که نمی توانند روی سیستم های پیشرفته مدیریت موجودی سرمایه گذاری کنند.
• منابع محدود: پیاده سازی و مدیریت آسان تر بدون آموزش یا فناوری تخصصی.

انتقال از سیستم های دوره ای به سیستم های دائمی

همانطور که کسب و کارها رشد می کنند، ممکن است از محدودیت های سیستم موجودی دوره ای رشد کنند. انتقال به سیستم موجودی دائمی امکان به روز رسانی در زمان واقعی، افزایش دقت و بهبود مدیریت موجودی را فراهم می کند.

مراحل انتقال:

1. روی سیستم‌های POS، اسکنر بارکد یا نرم‌افزار حسابداری سرمایه‌گذاری کنید که از به‌روزرسانی‌های موجودی بی‌درنگ پشتیبانی می‌کند.
2. آموزش کارکنان برای اجرای موثر سیستم جدید.
3. یک حسابرسی جامع موجودی برای ایجاد داده های اولیه دقیق انجام دهید.

در حالی که انتقال نیاز به سرمایه گذاری و تلاش دارد، مزایای بلندمدت اغلب بر چالش های اولیه برتری دارد.

خط پایین

سیستم موجودی دوره ای یک روش ساده و مقرون به صرفه برای ردیابی موجودی است، به ویژه برای مشاغل کوچک یا کسانی که گردش موجودی کمتری دارند. با تکیه بر شمارش موجودی فیزیکی و به روز رسانی های دوره ای، مدیریت موجودی را در عین رفع نیازهای اساسی حسابداری ساده می کند.

با این حال، کسب‌وکارها باید محدودیت‌های آن، از جمله فقدان داده‌های هم‌زمان و نادرستی‌های احتمالی را در هنگام تصمیم‌گیری در مورد مطابقت با مدل عملیاتی‌شان در نظر بگیرند. برای کسانی که نیازهای موجودی پویاتری دارند، سیستم موجودی دائمی یک جایگزین مدرن ارائه می دهد. در نهایت، انتخاب بین سیستم ها به عواملی مانند حجم تراکنش، در دسترس بودن منابع و اهداف بلندمدت تجاری بستگی دارد.

منبع از لجستیک DCL

سلب مسئولیت: اطلاعات ذکر شده در بالا توسط dclcorp.com مستقل از Chovm.com ارائه شده است. Chovm.com هیچ گونه نمایندگی و ضمانتی در مورد کیفیت و قابلیت اطمینان فروشنده و محصولات نمی دهد. Chovm.com صراحتاً هر گونه مسئولیتی را در قبال نقض حق نسخه برداری محتوا سلب می کند.