تراز آزمایشی چیست: راهنمای جامع

هیچ کس کسب و کاری را راه نمی اندازد زیرا عاشق حسابداری است (مگر اینکه شاید یک حسابدار باشد). اما ثابت نگه داشتن اعداد غیرقابل مذاکره است. یکی از راه های اطمینان از این موضوع استفاده از تراز آزمایشی است. و در حالی که تراز آزمایشی روشی بی‌هدف برای تضمین بدون خطا بودن سیستم حسابداری کسب‌وکار نیست، می‌تواند به شناسایی ایرادات کوچک و رفع عیوب بزرگ‌تر در دفتر کل کمک کند. به طور خلاصه، اگر چیزی اشتباه است، تراز آزمایشی فرصتی برای شماست تا قبل از تبدیل شدن به یک مشکل واقعی، آن را پیدا کنید.

در این مقاله، توضیح خواهیم داد که ترازهای آزمایشی چیست، چرا اهمیت دارند و چگونه می‌توان آن را به ساده‌ترین شکل ممکن تکمیل کرد.

فهرست مندرجات
تراز آزمایشی چیست؟
چه چیزی به تراز آزمایشی وارد می شود؟
    نمونه ای از تراز آزمایشی
تراز آزمایشی تنظیم شده چیست؟
مراحل کلیدی در تکمیل تراز آزمایشی
    1. ابتدا ارقام خود را آشتی دهید
    2. پول شخصی و تجاری را با هم مخلوط نکنید
    3. از نرم افزار حسابداری استفاده کنید
    4. به دنبال خطاهای پنهان بگردید
    5. حسابرسی داخلی را اجرا کنید
چه زمانی کسب و کارها باید از تراز آزمایشی استفاده کنند؟
افکار نهایی

تراز آزمایشی چیست

به زبان ساده تراز آزمایشی گزارشی است که هر حسابی را که یک کسب و کار در اختیار دارد و موجودی آن فهرست می کند. هدف این است که اطمینان حاصل شود که کل بدهی ها با کل اعتبارات مطابقت دارد. در حسابداری دوطرفه، حسابداران هر معامله را دو بار ثبت می کنند - یک بار به عنوان بدهی در یک حساب و یک بار به عنوان اعتبار در حساب دیگر.

تراز آزمایشی راه شما برای بررسی درست کارکرد آن سیستم است. در حالی که دفاتر کل معاملات اعتباری و بدهی را به طور جداگانه ثبت می کنند، تراز آزمایشی آنها را با توجه به هر حساب اضافه می کند و کل را محاسبه می کند. (در یک دفتر کل بدون خطا، کل بدهی ها و اعتبارات باید مانند مانده آزمایشی باشد.)

اگرچه امروزه برای بررسی مانده‌های اعتباری و بدهکاری به مانده‌های آزمایشی نیازی نیست، اما هنوز برای حساب‌هایی که امیدوارند کارشان را بررسی کنند و حسابرسانی که ممکن است بخواهند حساب‌هایی را که حسابرسی می‌کنند بهتر درک کنند، مفید هستند.

و حتی با وجود اینکه بررسی مانده بدهی و اعتبار عمدتاً در سال 2025 خودکار می‌شود، تراز آزمایشی همچنان می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند:

• قبل از اینکه به مشکلات بزرگتری تبدیل شوند، خطاها را شناسایی کنید
• صورت های مالی را دقیق نگه دارید (زیرا داده های بد = تصمیمات بد)
• اطمینان حاصل کنید که مالیات بیش از حد پرداخت نمی کنید یا درآمد خود را از دست نمی دهید
• هنگامی که حسابدار شما به کتاب های شما نگاه می کند از غافلگیری خودداری کنید

به یاد داشته باشید که اگر تراز آزمایشی مطابقت نداشته باشد، مشکلی وجود دارد. بهتر است اکنون آن را درست کنید تا اینکه بعداً با یک آشفتگی روبرو شوید.

چه چیزی به تراز آزمایشی وارد می شود؟

ترازنامه آزمایشی باید تمام حساب‌های دفتر کل را در دو ستون نشان دهد: یکی برای خروج پول و دیگری برای پول ورودی. معمولاً شامل این شش بخش است:

• نام حساب ها (هر حساب در دفتر کل شما، به عنوان مثال، پول نقد، اجاره، فروش و غیره)
• مانده بدهی (مقادیر ثبت شده تحت دارایی ها و هزینه ها)
• مانده های اعتباری (مجموع بدهی ها، درآمد و حقوق صاحبان سهام)
• شماره های حساب
• تاریخ های دوره حسابداری
• مجموع بدهی ها و اعتبارات

نمونه ای از تراز آزمایشی

فرض کنید جیک صاحب یک کافی شاپ کوچک است. در پایان ماه، او می خواهد بررسی کند که آیا همه چیز در کتاب هایش درست به نظر می رسد یا خیر. تراز آزمایشی او ممکن است به این صورت باشد:

همه چیز متعادل است - خوب! اما بیایید بگوییم که او فراموش کرده است هزینه 500 دلاری را برای مواد تشکیل دهنده ثبت کند. این باعث می‌شود مجموع‌های او را از بین ببرد، و اینجاست که تراز آزمایشی آن را به دست می‌آورد.

تراز آزمایشی تنظیم شده چیست؟

تراز آزمایشی منظم برای تشخیص خطاهای آشکار عالی است. اما در مورد مواردی که حسابداران در دفتر کل ثبت نکرده اند یا مفقود شده اند - مانند هزینه هایی که اتفاق افتاده اما پرداخت نشده اند، چطور؟ اینجاست که مشاغل می توانند از تراز آزمایشی تنظیم شده استفاده کنند.

به عنوان مثال، اگر جیک، صاحب کافه، لوازم التحریر به ارزش 800 دلار را با کارت اعتباری شخصی خریداری کند، 800 دلار نامشخص خواهد داشت. با این حال، موجودی آزمایشی تنظیم شده با اضافه کردن هزینه به بخش بدهی، آن را برطرف می کند.

علاوه بر این، ترازهای آزمایشی تعدیل شده منجر به گزارش‌های مالی دقیق‌تر می‌شود، زیرا شامل هزینه‌هایی می‌شود که در سوابق اصلی لحاظ نشده است. به عنوان مثال، مشاغل می توانند هزینه های پیش پرداخت یا هزینه های آتی را که به طور رسمی رخ نداده اند، اما هنوز باید در نظر گرفته شوند، اضافه کنند.

توجه: اگرچه این تعدیل‌ها خطاهای موجود در تراز اصلی را برطرف نمی‌کنند، اما تضمین می‌کنند که صاحبان مشاغل به درستی دارایی‌ها و بدهی‌ها را ثبت می‌کنند و تصویر مالی آنها را بهبود می‌بخشند.

مراحل کلیدی در تکمیل تراز آزمایشی

1. ابتدا ارقام خود را آشتی دهید

بسیاری از ما با صورت‌حساب بانکی مواجه شده‌ایم که با آنچه ما فکر می‌کردیم در حسابمان مطابقت ندارد - همین مورد اغلب در تجارت اتفاق می‌افتد. اگر این اتفاق بیفتد، بهترین راه برای جلوگیری از فقدان هزینه ها، مقایسه دفاتر با تراکنش های بانکی واقعی است.

2. پول شخصی و تجاری را با هم مخلوط نکنید

یکی از قوانین مهم تجاری این است که پول شخصی و کاری را با هم ترکیب نکنید. به عنوان مثال، مالکی که کارت خود را برای خرید مواد غذایی بکشد، احتمالاً در تمیز نگه داشتن موجودی آزمایشی خود با مشکل مواجه خواهد شد. به همین دلیل بهتر است هر دو وجه در حساب های جداگانه نگهداری شوند.

3. از نرم افزار حسابداری استفاده کنید

آیا بودجه کافی برای استخدام حسابدار ندارید؟ این بدان معنا نیست که شما باید همه تراکنش ها را به صورت دستی پیگیری کنید. این یک روند طولانی و عذاب آور است. در عوض، از نرم افزارهای حسابداری (مانند QuickBooks، Xero، یا Wave) برای خودکارسازی فرآیند استفاده کنید.

4. به دنبال خطاهای پنهان بگردید

حسابداری جای زیادی برای اشتباهات باقی می گذارد و حتی بهترین کسب و کارها با اشتباهات مواجه می شوند. به همین دلیل، همیشه ایده خوبی است که همه چیز را بررسی کنید. برخی از خطاهای کوچک که باید به آنها توجه کرد عبارتند از:

• اعداد جابجا شده (تایپ کردن 3,200 به جای 2,300)
• فراموشی وارد کردن تراکنش های کوچک
• کپی کردن یک ورودی به صورت تصادفی

حتی یک اشتباه کوچک می تواند کل تعادل آزمایشی شما را از بین ببرد. چک کنید، دوباره چک کنید، سپس دوباره چک کنید.

5. حسابرسی داخلی را اجرا کنید

هر چند ماه یک بار، سوابق کسب و کار را با چشمانی تازه مرور کنید. ممکن است از چیزی که می گیرید تعجب کنید.

چه زمانی کسب و کارها باید از تراز آزمایشی استفاده کنند؟

تراز آزمایشی زمانی مفید است که یک صاحب کسب و کار بخواهد از درستی کتاب‌هایش و همچنین در برخی لحظات خاص مطمئن شود:

• پایان ماه یا سه ماهه (خطاها را قبل از ایجاد تصحیح کنید)
• قبل از تهیه صورت های مالی (مطمئن شوید که کسب و کار با داده های تمیز کار می کند)
• قبل از ثبت مالیات (با تشخیص زودهنگام اشتباهات از سردرد IRS جلوگیری کنید)
• هنگام درخواست وام یا خواستگاری با سرمایه گذاران (کتاب های آشفته = پرچم قرمز)
• قبل از ممیزی (اگر اعداد اشتباه باشد، حسابرسان آنها را پیدا خواهند کرد، بنابراین ابتدا آنها را اصلاح کنید)

افکار نهایی

بسیاری از صاحبان مشاغل به تراز آزمایشی خود توجه زیادی نمی کنند. به هر حال، این روزها همه چیز خودکار است، بنابراین اجرای تراز آزمایشی دستی فقط کار اضافی است، درست است؟ خوب، مانده های آزمایشی هنوز هم می تواند برای تکمیل بررسی های داخلی بسیار مفید باشد، به خصوص قبل از ارائه صورت های مالی رسمی یا ردیابی اشتباهات.

صاحبان مشاغل همچنین می توانند از مانده های آزمایشی برای بررسی وضعیت مالی خود و اطمینان از عملکرد صحیح سیستم های حسابداری خود استفاده کنند. هیچ کس دوست ندارد اشتباهات حسابداری را ماه ها بعد برطرف کند، بنابراین بهتر است زودتر آنها را تشخیص دهید. اگر مالکان در مورد راه اندازی یک تجارت سالم از نظر مالی جدی هستند، ایجاد تعادل آزمایشی می تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند.