راه اندازی یک کسب و کار موفق اغلب می تواند طاقت فرسا باشد. فقدان یک مکانیسم مناسب تسهیل مدیریت، صحت این موضوع را ثابت می کند. به عنوان مثال، انجام وظایف مختلف به طور مستقل، مانند مدیریت تامین، برنامه ریزی منابع تولید و منابع انسانی، می تواند دشوار و خسته کننده باشد.
به همین دلیل، استفاده از سیستم های ERP می تواند هزینه های عملیاتی را تقریباً کاهش دهد 23 درصد به طور متوسط با این حال، این مقاله ERP را تعریف می کند، سپس توضیح می دهد که چگونه کار می کند و چرا کسب و کارها باید آن را اتخاذ کنند.
فهرست مندرجات
ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) چیست؟
یک سیستم ERP چگونه کار می کند؟
چرا ERP برای مشاغل مهم است؟
3 نوع سیستم ERP
روند توسعه ERP
نقطه پایانی
ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) چیست؟
ERP یک پلت فرم یکپارچه با یک رابط کاربری استاندارد از برنامه های مختلف خودکار است که برای بهبود فرآیندهای گردش کار یکپارچه شده است. این فرآیندها شامل جمع آوری داده های ورودی از بخش هایی مانند حساب ها، تدارکات، فروش، بازاریابی، منابع انسانی، تولید و غیره است.
این سیستم متمرکز است، جایی که همه می توانند به اطلاعات هر بخش دسترسی داشته باشند. به زبان ساده، ERP افراد، فرآیندها و فناوری را در یک شرکت مدرن ترکیب می کند.
یک سیستم ERP چگونه کار می کند؟
یک ERP با استفاده از یک استاندارد تعریف شده از ساختار داده کار می کند. همچنین با سایر ماژول های سازمانی شرکت شما سازگار است و از یک پایگاه داده کار می کند. علاوه بر این، جریان اطلاعات را در جایی که داده های تغذیه شده از یک ایستگاه فوراً برای دسترسی کاربران مرتبط یا مجاز در دسترس است، امکان پذیر می کند.
داده ها توسط هر کسی که به آن نیاز دارد در دسترس است و همه را در مورد اطلاعات در یک صفحه نگه می دارد. به عنوان مثال، یک گاراژ با چندین خروجی که قطعات یدکی خریداری می کند، لنت ترمز را به عنوان "لنت ترمز جلو" نام گذاری می کند. هنگامی که داده ها به ERP وارد می شود، کاربران سایر خروجی ها می توانند ببینند چه زمانی لنت های ترمز جلو (13 جفت) توسط مثلاً گاراژ E درخواست شده است.
داده ها معمولاً در تمام بخش ها یا ایستگاه ها به صورت بلادرنگ هستند. مدیران می توانند عملکرد هر بخش را تجزیه و تحلیل کنند و در صورت لزوم تغییراتی را پیشنهاد کنند.
در حالی که مدیریت عرضه می تواند تعداد اقلام خریداری شده و قیمت ها را مرتبط کند، تیم فروش می تواند موجودی را تأیید کند. بخش مالی می تواند مقدار را مقایسه کند و بر اساس میزان فروش و موجودی، وجوه بیشتری را آزاد کند.
هنگامی که یک شرکت ماژول های مختلف را برای عملکردهای تجاری خاص تهیه می کند، راحتی بیشتری را تجربه می کند. ماژول ها را می توان برای افزایش جریان خودکار داده در سراسر ERP یکپارچه کرد.
برخی از ماژول های رایج ERP عبارتند از:
- بودجه: معمولا اساس اکثر ERP ها است. سوابق مالی مانند ردیابی حساب های پرداختنی و دریافتنی، به علاوه گزارشگری مالی را مدیریت می کند.
- خرید: خرید مواد اولیه و محصولات نهایی را مدیریت می کند. همچنین تضمین می کند که هیچ خرید بیش از حد یا کم خریدی در مورد محصولات یا مواد وجود ندارد.
- مدیریت منابع انسانی: شرکت ها از ماژول برای مدیریت جزئیات اطلاعاتی نیروی کار خود و پیگیری بررسی های عملکرد استفاده می کنند
چرا ERP برای مشاغل مهم است؟
با توجه به ادغام داده ها و بهبود گردش کار با یکپارچه سازی برنامه ها، ERP کار را برای یک تجارت آسان می کند. همه اطلاعات را می توان در زمان واقعی تغذیه و به آن دسترسی پیدا کرد و رفت و برگشت را حذف کرد. عوامل زیر اهمیت ERP را برای شرکت ها نشان می دهد.
دید گردش کار و ساده سازی
نرم افزار ERP باعث افزایش شفافیت در بخش های شرکت می شود. همه افرادی که به نرم افزار دسترسی دارند در یک صفحه هستند زیرا اطلاعات یکسان است.
این نرم افزار همچنین نیاز به درخواست های به روز رسانی دائمی را از مدیریت سطح بالا بی نیاز می کند. تنها کاری که آنها باید انجام دهند این است که وارد سیستم شده و اطلاعات مربوطه را بازیابی کنند.
هوش تجاری و تجزیه و تحلیل داده ها
ERP ها برای ترکیب و تجزیه و تحلیل داده ها توسعه یافته اند، عملکردی که نیاز به اجرا توسط یک متخصص دارد. این نرم افزار می تواند روندها را تجزیه و تحلیل کند و به شرکت در بهبود گردش کار در دفاتر جلویی و پشتی کمک کند.
با برجسته کردن یک نظارت، ERP می تواند راه حل هایی را برای تنگناها در فرآیند زنجیره تامین ارائه دهد. به عنوان مثال، اقلامی که نیاز به تهیه دارند توسط چندین واحد کوتاه هستند که باعث اختلاف قیمت می شود.
همکاری بین بخشی
نیروی کار مشارکتی موثر است و در مدت کوتاهی به دستاوردهای زیادی می رسد. یک ERP به اشتراک گذاری اطلاعات را در زمان واقعی با هر کسی که به آن نیاز دارد ترویج می کند. این داده ها می تواند شامل قراردادها، سفارشات خرید، سوابق منابع انسانی و هر گونه اطلاعات مربوط به فعالیت های تجاری باشد.
3 نوع سیستم ERP
انواع مختلف سیستم های ERP به نیازهای یک کسب و کار بستگی دارد. برخی ممکن است از شرکتی بخواهند که هزینه های بیشتری را متحمل شود، برخی دیگر مقرون به صرفه یا در دسترس هستند.
ERP در محل
ERP داخلی جایی است که نرم افزار در آن مستقر است محل شرکت و پس از نصب بعدی توسط کارشناس فناوری اطلاعات توسط کارکنان شرکت مدیریت می شود. دسترسی به محل، امنیت سیستم را تضمین می کند و نظارت بر فعالیت ها آسان است. ERP در محل شرکت را ملزم به داشتن یک بخش فناوری اطلاعات برای انجام تعمیر و نگهداری منظم می کند که این هزینه است.
ERP مبتنی بر ابر
این سیستم ERP جایی است که شخص ثالث سرویس را مدیریت می کند. مهم‌ترین مزیت این راه‌اندازی این است که می‌توان با استفاده از مرورگر وب روی تلفن‌های هوشمند یا تبلت‌ها از هر نقطه‌ای به اطلاعات دسترسی داشت تا زمانی که اتصال به اینترنت وجود داشته باشد.
شرکت هایی که از این فرم ERP استفاده می کنند معمولاً مجوز خریداری می کنند یا برای دوره های خاص مشترک می شوند. این شرکت سرورها را از شخص ثالث اجاره می‌دهد و اطلاعات آن به عنوان یک کاربر زیرساخت در فضای ابری ذخیره می‌شود.
هیچ اشتراکی با شرکت های دیگر وجود ندارد و اغلب به عنوان تک مستاجر شناخته می شود. در راه‌اندازی، شرکت کنترل نرم‌افزار بیشتری با دست آزاد برای سفارشی‌سازی دارد و کار بیشتری برای کسب‌وکار ایجاد می‌کند.
ERP هیبریدی
این سیستم ERP داخلی و ابری را برای راحتی ترکیب می کند. یک نهاد ممکن است تصمیم بگیرد که یک استقرار ترکیبی دو لایه طراحی کند که سیستم داخلی را در دفتر مرکزی نگه می دارد و سیستم های ابری را به دفاتر ماهواره ای یا شرکت های تابعه اختصاص می دهد.
یا راه حل های ابری ممکن است برای نیازهای تجاری خاص مناسب باشند. در حالی که برخی از خواسته های کسب و کار انتخاب شده ممکن است با استقرار در محل به خوبی کار کنند. صرف نظر از این، این دو سیستم باید به هم متصل شوند تا جریان داده ها را افزایش دهند.
روند توسعه ERP
ERP راه درازی را پیموده است، و برای مرتبط‌تر کردن آنها، روندهای خاص سیستم‌ها را به یک ضرورت تبدیل می‌کنند. آنها عبارتند از؛
- اینترنت اشیا (IoT): اینترنت اشیا به ارتباط بین رایانه ها و سایر دستگاه ها اشاره دارد. اینترنت اشیا ردیابی داده ها، مدیریت دارایی، کارایی و موارد دیگر را در زمان واقعی ارائه می دهد. به ورودی دستی کمتری نیاز دارد که نیاز به تکنسین و هزینه های همراه را کاهش می دهد.
- ERP های موبایل: از آنجایی که افراد بیشتری از گوشی‌های هوشمند استفاده می‌کنند، منطقی است که ERPهای سازگار با موبایل باید آینده باشند. امروزه گوشی‌های هوشمند دارای قابلیت‌های پردازشی فوق‌العاده‌ای هستند که می‌توانند ERPها را مدیریت کنند و کارمندان را قادر می‌سازند از هر کجا با اتصال اینترنت خوب کار کنند.
به عنوان مثال، یک مدیر می‌تواند هنگام دوری از دفتر، پرداخت‌ها را با استفاده از تلفن خود تأیید کند
- هوش مصنوعی (AI): با ظهور فناوری‌هایی مانند سیری، الکسا، اسپاتیفای، Xfinity و غیره، می‌توان یک نرم‌افزار هوشمند مصنوعی فرمان صوتی را با یک ERP ادغام کرد تا عملکردی را اجرا کند.
نقطه پایانی
ERP به بخشی جدایی ناپذیر از شرکت های مدرن و کسب و کارهای سطح متوسط تبدیل شده است. در ساده‌سازی فرآیندها و بهبود محیط کاری مشارکتی‌تر با داده‌های سیستمی و استاندارد شده مؤثر بوده است.
منحصربه‌فردترین ویژگی آن، اتوماسیون فرآیندها و در عین حال یکپارچه‌سازی برنامه‌ها برای ایجاد یک محیط کاری متمرکز است. محیط متمرکز یک معیار کاهش هزینه برای شرکت با تضمین جریان کار و رویه های بهینه است.
