خرده فروشان هوشمند در مواجهه با یک سال سخت با رشد آهسته و چالش های دیگر، از اتوماسیون استفاده می کنند تا جلوتر بمانند.
تحلیلگران رشد آهسته ای را برای بخش خرده فروشی در سال جاری، به دنبال حجم فروش در سال 2023 کمتر از سطح 2019، پیش بینی می کنند. پس از ظهور آنلاین در طول همه‌گیری، بسیاری متوجه بازگشت مشتریان به فروشگاه‌های آجر و ملات شده‌اند و به خرده‌فروشانی که در تلاش برای برنامه‌ریزی استراتژیک و مدیریت توازن سودآور بین خیابان‌ها و عرضه‌های اینترنتی خود هستند، پیچیدگی می‌بخشد. در واقع، این بخش امسال در بسیاری از جبهه ها با آتش می جنگد و با کمبود نیروی کار، بحران هزینه های زندگی و تأثیر آن بر قیمت گذاری، افزایش اجاره بها، انرژی و هزینه های جاری و افزایش رقابت از کانال های آنلاین جدید مقابله می کند.
با حاشیه سود کم، جای کمی برای خطا در فرآیندهای پرداخت فاکتور وجود دارد - پرداخت بیش از حد و تکرارها می تواند آخرین نی برای خرده فروشان پول نقد باشد. تشدید روابط با فروشندگان نیز مفید نیست. در شرایط اقتصادی کنونی، کسب و کارها باید به فروشندگان و زنجیره تامین خود احترام بگذارند. در خرده‌فروشی، این امر به‌ویژه صادق است، زیرا یک کسب‌وکار نمی‌تواند چیزی را که نمی‌تواند به دست آورد بفروشد.
در این زمان‌های پرمخاطره، حفاظت از رابطه با تامین‌کنندگان و تضمین یک زنجیره تامین انعطاف‌پذیر بسیار مهم است. بنابراین، اجرای مؤثرترین فرآیندها برای تطبیق حساب‌های پرداختنی (AP) و صورتحساب کلیدی است.
خرده فروشان آینده نگر به طور فزاینده ای به سیستم های دیجیتالی اعتماد می کنند که بسیاری از فرآیندهای تجاری آنها را سرعت می بخشد، ساده می کند و بهینه می کند. برچسب‌های قیمت الکترونیکی، ردیابی خودکار سهام و موجودی، کارکنان مجهز به تبلت برای ارجاع اطلاعات محصول و موارد دیگر.
با این حال، فرآیندهای دفتر پشتیبان حیاتی مانند فرآیندهای حساب های پرداختنی اغلب آخرین چیزی هستند که می توان روی آن سرمایه گذاری کرد. پیاده سازی بهترین راه حل در کلاس برای عملکردی مانند AP پایه محکمی را تشکیل می دهد، به طوری که می توان راه حل های دیجیتالی دیگر را اضافه کرد و اطمینان حاصل کرد که خرده فروشان هم به سبک و هم در اصل خرید می کنند.
مدیریت مالی کارآمدتر از همان ابتدا به این معنی است که حتی با افزایش بیشتر حاشیه سود، فرآیندهای پرداخت کارآمد از قیمت نهایی محافظت می کند و در عین حال از روابط سازنده و هماهنگ با فروشنده حمایت می کند.
صرفه جویی در هزینه ها
یکی از چالش های کلیدی خرده فروشی در سال 2024 یافتن راه هایی برای کاهش هزینه ها بدون به خطر انداختن کیفیت محصول و رضایت مشتری است. شناسایی و پیاده سازی راه حل های دیجیتال می تواند به کاهش هزینه ها در کسب و کار کمک کند.
به عنوان مثال، پیاده‌سازی یک راه‌حل صورتحساب الکترونیکی به فروشندگان اجازه می‌دهد تا فاکتورهای دیجیتالی را که به‌طور خودکار در سیستم مالی خودشان وارد می‌شوند، به اشتراک بگذارند، که خطرات مرتبط با خطای انسانی را تا حد زیادی کاهش می‌دهد و تاخیرهای سنتی درون سینی را برای تیم AP حذف می‌کند. برخی از بهترین ها همچنین می توانند تطبیق سه طرفه اختیاری و مجوز گردش کار را همراه با ادغام یکپارچه در بقیه سیستم مالی ارائه دهند.
یکپارچه سازی منجر به اتوماسیون فاکتورها می شود که مستقیماً به ERP منتقل می شوند و یک جریان اطلاعات یکپارچه در سراسر فرآیند صورتحساب ایجاد می کند تا سرمایه گذاری ERP موجود را تکمیل کند. این منبع منفرد از حقیقت برای فاکتورها، صحت داده ها را برای تیم های مالی داخلی و زنجیره تامین تضمین می کند و یک فرآیند شفاف از انتها به انتها را ارائه می دهد.
اطمینان از مؤثرترین فرآیندها برای تطبیق صورتحساب به این معنی است که کسب‌وکارها کنترل شدیدتری بر مخارج خود دارند و خطر پرداخت بیش از حد فاکتورها یا ارسال پرداخت‌های تکراری را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. این شامل در نظر گرفتن دقیق یادداشت های اعتباری برای شفافیت بیشتر است که درک زمان واقعی از وضعیت پول نقد را در هر زمان ممکن می سازد.
راه‌حل‌های تطبیق خودکار صورت‌حساب‌ها می‌توانند فاکتورها و یادداشت‌های اعتباری را با خطوط صورتحساب مربوطه بدون نیاز به فرآیندهای دستی وقت‌گیر مقایسه کنند و در ساعت‌ها در وقت و منابع انسانی صرفه‌جویی کنند. آنها همچنین می توانند خطر پرداخت کمتر از حد را که ممکن است باعث ایجاد اصطکاک در روابط فروشنده و همچنین تضعیف فرصت های تخفیف های پرداخت اولیه شود، کاهش دهند.
حفاظت از روابط فروشنده
اگر همه‌گیری چیزی به ما آموخت، این است که تأثیر اختلالات غیرمنتظره زنجیره تأمین می‌تواند باعث ایجاد شوک‌های مالی بزرگ برای یک تجارت شود. مراقبت از تامین کنندگان استراتژیک کلیدی که می توانند به معنای واقعی کلمه بیکن شما را نجات دهند، سودمند است. هنگامی که فروشندگان می توانند روی مشتریان خود حساب کنند تا به موقع و دقیق به آنها پرداخت کنند، به احتمال زیاد در صورت بروز مشکلات غیرمنتظره، مانند کمبود ناگهانی یا قطع زنجیره تامین برای یک محصول کلیدی، آنها را متوقف می کنند.
با ایجاد روابط سازنده با تامین کنندگان استراتژیک، محافظت از آنها مهم است، به یاد داشته باشید که اگر جریان نقدینگی بسیار کند و دشوار باشد، شرکت های کوچک و متوسط می توانند خیلی سریع از کار خارج شوند. اگر این اتفاق بیفتد، یک کسب‌وکار خرده‌فروشی باید چرخش کند و فرآیندهایی مانند جستجوی فروشندگان جایگزین، ارزیابی کیفیت محصول، ایجاد روابط جدید با تامین‌کننده، مذاکره در مورد هزینه‌ها و قراردادها و موارد دیگر را آغاز کند.
استفاده از یک سیستم تطبیق بیانیه خودکار و دقیق، شفافیت را به فروشندگان نشان می‌دهد - حتی زمانی که بخشی از یک سیستم کلی AP دیجیتال باشد، و ارتباطات پیرامون درخواست‌ها را بسیار آسان‌تر می‌کند. این برای تامین کنندگان موجود اهمیت دارد و البته ایجاد روابط با فروشندگان جدید را نیز آسان تر می کند. سابقه اعتباری و شهرت شما مهم است.
یکپارچه سازی سیستم ها با تامین کنندگان یکی از بزرگترین موانع برای خرده فروشانی است که به دنبال پیاده سازی فناوری جدید هستند. با این حال، راه‌حل‌هایی مانند Open ECX's AP Automation Invoicing نیازی به تغییر روش انتقال صورت‌حساب‌ها و یادداشت‌های اعتباری توسط پایگاه تأمین‌کننده ندارند.
راه‌حل‌هایی مانند این می‌توانند بسیاری از فرمت‌های داده از جمله pdf، .csv، XML و EDI را پشتیبانی کنند و قوانین تجاری را می‌توان برای غنی‌سازی داده‌های ورودی و افزودن اطلاعات بر اساس الزامات سیستم ERP یا پشتیبانی از تطابق سطح خط تعریف کرد.
کد پرداخت سریع انگلستان (PPC)، رعایت شرایط پرداخت تامین کننده و سایر مسائل پرداخت را پوشش می دهد. ممکن است داوطلبانه باشد، اما به طور فزاینده ای برای ایمن سازی روابط پایدار، قابل اعتماد و سازگار با فروشنده مهم است و مشتریانی که می توانند فرآیندهای پرداخت مسئولانه سازگار را نشان دهند، از پایگاه تامین کننده پیشرفته بهره مند خواهند شد.
نتایج کسب و کار بهتر
داده ها یک جزء کلیدی در دستیابی به اهداف تجاری است که اطلاعات دقیق و در زمان واقعی را برای تصمیم گیری موثرتر به کاربران ارائه می دهد. هر چند باید 100% دقیق باشد. تطبیق صورت‌های دقیق و به‌موقع داده‌های مالی دقیقی را تولید می‌کند که می‌تواند با اطمینان بیشتر برای برنامه‌ریزی، پیش‌بینی و بودجه‌بندی استفاده شود.
اطلاعات قدیمی که با خطاها در معرض خطر قرار می گیرند، این کار را تقریباً غیرممکن می کند - هر تصمیمی بر اساس غیرقابل اعتماد و تغییر ماسه است و موفقیت تصمیمات کلیدی، مانند سرمایه گذاری مجدد در آجر و ملات یا توسعه کانال های آنلاین جایگزین، به داده های دقیق بستگی دارد.
فرآیندهای خودکار خطر ضربه زدن به کلید و سایر خطاهای انسانی را حذف می کنند، زیرا داده ها یک بار با استفاده از یک فرآیند خودکار وارد می شوند. در حالی که برخی از نرم افزارها با استفاده از OCR (تشخیص کاراکتر نوری)، که توسط هوش مصنوعی برای کاهش اشتباهات پشتیبانی می شود، جزء انسانی را حذف می کنند، بهترین راه حل های خودکار AP از همان ابتدا 100٪ دقیق هستند.
اجرای مؤثر AP و تطبیق فاکتورها، فرآیندهای زمان‌بر تصحیح را کاهش می‌دهد، جایی که تیم‌های مالی ساعت‌ها را صرف بررسی، مقایسه و تطبیق فاکتورها به صورت دستی برای شناسایی اشتباهات یا موارد تکراری می‌کنند. برای سازمان ها بی سابقه نیست که تیم هایی متشکل از 10 نفر یا بیشتر حرفه ای را به کار گیرند که صرفاً بر تطبیق بیانیه ها متمرکز شده اند، یک استقرار منابع کاملاً قابل اجتناب و پرهزینه. تیم‌ها می‌توانند روی وظایف با ارزش‌تر مانند استراتژی و روابط فروشنده کار کنند، در حالی که اتوماسیون کارهای سنگین را انجام می‌دهد.
بهترین راه حل های خودکار AP ممکن است قوانین اعتبار سنجی داخلی داشته باشند که به شناسایی و برجسته کردن فعالیت های بالقوه تقلبی کمک می کند، که یک میدان مین بالقوه برای هر کسب و کاری است که نشان دهنده ریسک مالی، اعتباری و قانونی قابل توجهی است. برخی از سیستم‌های AP و تطبیق صورت‌های خودکار شامل گزارش‌های سلامت بیانیه‌ای هستند که تضمین می‌کند تیم مالی از هرگونه مغایرت آگاه است و می‌تواند با اطمینان با مانده صورتحساب در زمان واقعی کار کند. آنها همچنین می توانند تاریخچه کامل سند را برای پشتیبانی از الزامات حسابرسی خارجی ارائه دهند.
نرم‌افزار اتوماسیون AP یکسان سازی فرآیندها و روش‌ها است که به اطمینان از اینکه همه افراد در عملکرد AP و در کل سازمان در یک صفحه هستند و به نسخه‌های یکسان داده‌های مشابه در زمان واقعی ارجاع می‌دهند کمک می‌کند. استفاده از گردش‌های کاری یکنواخت و تجویز شده، اشتراک‌گذاری وظایف را بسیار آسان‌تر می‌کند، به طوری که حتی اگر صاحب کار مریض باشد یا کسب‌وکار را ترک کند، می‌تواند توسط هر همکار انجام شود.
زمان اتوماسیون
اکنون زمان انتقال فرآیندهای AP به یک پلت فرم دیجیتال است. استقرار در فضای ابری به معنای افزایش امنیت، دسترسی بلادرنگ به داده ها و تجزیه و تحلیل داده های قدرتمندتر است.
تعدادی راه حل در دسترس است، و بهترین آنها از فناوری تبدیل منحصر به فرد برای استخراج متن فیزیکی زیربنایی از سند منبع استفاده می کند، که توانایی غنی سازی داده ها و تعریف قوانین تجاری در مورد نحوه برخورد با سند دریافتی و محتوای داده مرتبط را فراهم می کند. این فناوری دقت 100% را تضمین می‌کند، فاکتورها و یادداشت‌های اعتباری را مستقیماً به ERP سازمان منتقل می‌کند، فرآیند دیجیتالی کارآمد و سرتاسری را ارائه می‌کند که با اهداف خالص صفر همسو است و از شیوه‌های پرداخت سریع پشتیبانی می‌کند.
مدیریت زنجیره تامین و موجودی در صنعت خرده فروشی امروزی پیچیده است – خودکارسازی AP ساده و یکی از مهم ترین فرآیندها در این زمینه را ساده می کند. بدون مدیریت عملکردی قوی فاکتور، همه چیز از کنترل موثر سهام گرفته تا فروش سقوط می کند.
این راه‌حل‌ها علاوه بر کمک به کسب‌وکارها در ایجاد روابط قوی‌تر با تامین‌کنندگان، به بهینه‌سازی کارایی در پرداخت و مدیریت مالی کمک می‌کنند و تیم‌های AP را قادر می‌سازند در زمان کمتری به دستاوردهای بیشتری برسند، با فرآیندهای خودکار که کسری از زمان را می‌گیرند، دقت بیشتر و خطاهای کمتری را تضمین می‌کنند. سال 2024 سالی است برای پیاده سازی AP خودکار یا خطر عقب ماندن در یک محیط خرده فروشی به طور فزاینده رقابتی.
درباره نویسنده: ناتان اولیر مدیر عامل شرکت نرم افزاری Open ECX است.
منبع از شبکه بینش خرده فروشی
سلب مسئولیت: اطلاعات ذکر شده در بالا توسط retail-insight-network.com مستقل از Chovm.com ارائه شده است. Chovm.com هیچ گونه نمایندگی و ضمانتی در مورد کیفیت و قابلیت اطمینان فروشنده و محصولات نمی دهد.
