راهنمای شما برای بایدها و نبایدهای پایان دادن به ایمیل تجاری

تصور کنید که آن ایمیل عالی را به دست آورده اید - یک بازکننده قوی، یک پیام واضح و یک فراخوان برای اقدام که مطمئناً پاسخ مصرف کنندگان بالقوه را دریافت می کند. اما قبل از اینکه کسب‌وکارها به «ارسال» ضربه بزنند، یک نکته نهایی وجود دارد که نباید از دست بدهند: یک علامت عالی.

ایمیل هنوز هم برای ارتباط در محل کار مورد استفاده قرار می گیرد و نحوه جمع بندی برندها به همان اندازه که می خواهند بگویند اهمیت دارد. بسته شدن ایمیل متفکرانه نشان دهنده حرفه ای بودن و توجه به جزئیات در عین تنظیم لحن مناسب است. در این مقاله بهترین و بدترین روش‌هایی که کسب‌وکارها می‌توانند ایمیل‌های خود را پایان دهند، مورد بحث قرار خواهد گرفت.

فهرست مندرجات
امضای ایمیل چیست؟
آنچه کسب و کارها باید در هر امضای ایمیلی شامل شوند
انواع امضای ایمیل
نحوه پایان دادن به یک ایمیل: 10 راه برای حرفه ای بودن
چگونه یک ایمیل را پایان ندهیم: 10 علامت ثبت نام که باید کاملاً اجتناب شود
پسگفتار

امضای ایمیل چیست؟

امضای ایمیل آخرین لمس در انتهای پیام است. معمولاً یک کلمه ساده یا عبارت کوتاه است که با نام و امضا همراه است. آن را به عنوان سیگنالی در نظر بگیرید که می گوید: «ما اینجا تمام شدیم».

کسب‌وکارها باید تقریباً در هر ایمیلی که ارسال می‌کنند، امضای ایمیل را درج کنند. آنها بخش مهمی از ارتباطات تجاری هستند و استفاده از مناسب به گیرنده نشان می دهد که برند اصول آداب ایمیل را درک می کند. علاوه بر این، به ایجاد یک اثر حرفه ای کمک می کند.

آنچه کسب و کارها باید در هر امضای ایمیلی شامل شوند

هر امضای ایمیل به سه چیز کلیدی نیاز دارد:

• یک خداحافظی

• امضا

• اطلاعات تماس

خداحافظی کلمه یا عبارتی است که درست قبل از نام فرستنده آمده است و مهمتر از آن چیزی است که اکثر مردم فکر می کنند. بخش خداحافظی لحن ایمیل را تنظیم می کند و احساسات خواننده را در مورد پیام دریافتی شکل می دهد. در اینجا چند نمونه از خداحافظی ایمیلی آورده شده است (بخش بعدی گزینه های بیشتری را نشان می دهد):

• خالصانه

• به زودی صحبت می کنیم

• با احترام

بعد امضای فرستنده است. اگر فرستنده قبلاً یک امضای ایمیل حرفه ای داشته باشد، پس از خداحافظی دیگر نیازی به تایپ نام خود نخواهد داشت. اما اگر آنها یکی ندارند، باید نام و سایر جزئیات تماس مرتبط، مانند شماره تلفن یا دسته رسانه های اجتماعی را درج کنند. به این ترتیب، گیرنده می تواند در صورت لزوم از طریق کانال های دیگر به فرستنده برسد.

امضای ایمیل حرفه ای چیست؟

امضای ایمیل مانند یک کارت ویزیت دیجیتال است. فرستنده‌ها می‌توانند آن را طوری تنظیم کنند که به‌طور خودکار در هر ایمیل یا فقط برای افراد خاصی مانند افرادی که خارج از شرکت هستند ظاهر شود. معمولاً شامل نام کامل، عنوان شغلی، شماره تلفن، نمایه لینکدین و آدرس دفتر است.

با این حال، فرستندگان نیز می توانند خلاق باشند. برخی از افراد یک نقل قول الهام بخش یا یک عکس از سر اضافه می کنند تا امضای ایمیل شخصی تر شود. این یک راه سریع و آسان برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات بیشتر در مورد فرستنده و نحوه دسترسی افراد به آنها بدون تایپ کردن هر بار است.

انواع امضای ایمیل

1. امضای ایمیل عمومی

اکثر ایمیل‌ها با علامت‌های ساده و عمومی بسته می‌شوند. این عبارات سریع به هیچ چیز خاصی در مورد هدف یا محتوای ایمیل مرتبط نیستند - آنها فقط یک راه دوستانه برای بستن همه چیز هستند. در اینجا چند نمونه از این نوع امضاها آورده شده است:

• از حسن توجه شما تشکر میکنم

• با احترام

• یک روز عالی داشته باشید

2. امضای ایمیل شخصی شده

گاهی اوقات، ثبت نام شخصی راه حلی است، به خصوص زمانی که فرستنده در حال ارسال ایمیل به شخصی است که از قبل می شناسد (خواه این یک ارتباط شخصی باشد یا حرفه ای). به‌جای نشانه‌های عمومی، اینها بیشتر متفکرانه و مختص رابطه فرستنده و گیرنده هستند.

به همین دلیل، آنها معمولا جملات کوتاهی هستند که جایگزین عبارت پایانی معمولی می شوند. در اینجا چند نمونه آورده شده است:

•  من برای شروع این پروژه با شما هیجان زده هستم.

• من واقعاً از تمام زحمات شما قدردانی می کنم.

• به خاطر این فرصت، از شما بسیار تشکر می کنم.

نحوه پایان دادن به یک ایمیل: 10 راه برای حرفه ای بودن

امضای ایمیل برای مشاغل رسمی

یک امضای خوب کلید بسته بندی یک ایمیل حرفه ای است. این عبارات بسته شدن ایمیل زمانی عالی هستند که فرستندگان با افراد خارج از سازمان خود (مانند مشتریان احتمالی، فروشندگان یا سایر شرکا) ارتباط برقرار کنند.

اگر شرکت یا صنعت به سمت حال و هوای رسمی تر تمایل داشته باشد، آنها برای همکاران نیز عالی عمل می کنند. در اینجا برخی از گزینه های رفتن وجود دارد:

1. ارادتمند

این انتخاب کلاسیک مورد علاقه است زیرا همه چیز را روی یک نکته مثبت اما رسمی می بندد.

2. با احترام

فرقی نمی‌کند «سلام‌های گرم»، «با احترام» یا فقط «با احترام» باشد، هر کدام مودب، واضح و کاملا حرفه‌ای هستند.

3. بهترین آرزوها

کمی دوستانه‌تر از بقیه، این علامت‌گذاری نشان می‌دهد که فرستنده واقعاً بدون از دست دادن لحن حرفه‌ای برای گیرنده آرزوی سلامتی می‌کند.

امضای ایمیل برای مشاغل غیررسمی

وقتی فرستنده‌ها به همکارانی که به خوبی می‌شناسند ایمیل می‌فرستند یا کارهای رسمی کمتری انجام می‌دهند، این امضاها کاملاً کار می‌کنند:

4. به سلامتی

روشی دوستانه و محاوره‌ای برای جمع‌بندی یک ایمیل - به نوعی مانند «با احترام»، اما آرام‌تر.

5. بهترین

کوتاه، ساده و تقریباً برای هر موقعیتی کار می کند. مستقیم است و کار را انجام می دهد.

6. مراقب باشید

این علامت، گرما را بدون زیاده‌روی نشان می‌دهد. این تعادل خوبی برای نزدیکی دوستانه و در عین حال حرفه ای است.

امضای ایمیل برای قدردانی و درخواست

هنگامی که فرستنده‌ها می‌خواهند چیزی را از طریق ایمیل بخواهند یا برای یک لطف، ارجاع، توصیه یا فرصت قدردانی کنند، امضای آن‌ها می‌تواند به تکمیل آن کمک کند. در اینجا چیزی است که آنها می توانند استفاده کنند:

7. ممنون

سرراست، ساده، و پیام را می رساند. نیازی به فکر کردن زیاد نیست

8. از شما [دریافت، کمک، ورودی و غیره] سپاسگزارم.

این علامت‌گذاری کمی گرمای بیشتری می‌افزاید. مثل این است که بگوییم:هی، من واقعا برای کاری که شما برای من انجام می دهید ارزش قائل هستم" ایده‌آل برای پیگیری یا یادآوری برای دوستانه نگه داشتن چیزها و تلنگر زدن برای پاسخ.

امضای ایمیل برای مکالمه معمولی

شخصی‌سازی علامت‌گذاری معمولاً در مکالمات عادی احساس می‌شود. اما همیشه لازم نیست فرستنده ها شیک باشند. آن‌ها می‌توانند از برخی از نشانه‌های عالی که برای ایمیل‌های دوستانه کار می‌کنند استفاده کنند، از جمله:

9. زود صحبت کن

اگر فرستنده قصد دارد به زودی با یکی از نزدیکان تماس بگیرد، می تواند این علامت را بگوید. معمولی و ساده است و حال و هوا را سبک نگه می دارد.

10. بعداً شما را بگیریم

چیزی شبیه «به زودی صحبت کن»، اما کمی آرام‌تر. این یک راه سرگرم کننده برای گفتن "به زودی دوباره با هم صحبت خواهیم کرد" است، بدون اینکه این احساس به عنوان یک وعده رسمی باشد.

چگونه یک ایمیل را پایان ندهیم: 10 علامت ثبت نام که باید کاملاً اجتناب شود

از آنجایی که امضای ایمیل مانند دست دادن نهایی است، باید تاثیر خوبی بر جای بگذارد. به همین دلیل، فرستنده‌ها باید از برخی علامت‌هایی که می‌توانند حال و هوای نادرستی ایجاد کنند، اجتناب کنند. در اینجا چند خط پایانی وجود دارد که باید از آنها اجتناب کنید.

1. مشتاقانه منتظر شنیدن نظرات شما هستم (پیشاپیش متشکرم)

این نشانه می‌تواند کمی فشار آور یا منفعل-تهاجمی باشد. مثل این است که فرستنده فرض می کند گیرنده باید پاسخ دهد، که ممکن است برای همه خوب نباشد.

2. واقعاً مال شماست

اگر فرستنده در واقع «متعلق» به آن شخص نیست، چرا از این علامت آف استفاده کنید؟ ممکن است کمی بیش از حد رسمی باشد و آنقدرها هم واقعی نباشد.

3. عشق یا (XOXO)

این ثبت نام بسیار شخصی است، مگر اینکه ایمیل برای شخص بسیار نزدیک، مانند شریک یا عضو خانواده باشد. دوستانه نگه داشتن آن عالی است، اما نه آنقدر دوستانه.

4. —[Name] یا —[Initial]

اگر ایمیل خیلی کوتاه و معمولی نباشد، رد شدن از یک امضای مناسب ممکن است ناگهانی یا بی دقتی به نظر برسد، مانند اینکه فرستنده زحمت تکمیل پیام خود را به درستی نداشته باشد.

5. ایموجی ها

در حالی که ایموجی‌ها می‌توانند در برخی از چت‌های تجاری کار کنند، علامت‌گذاری جایی است که همه چیز باید واضح و حرفه‌ای بماند. ایموجی ها را کنار بگذارید (فقط برای ایمن بودن).

6. روز پر برکتی داشته باشید

زبان دینی ممکن است در ایمیل‌های حرفه‌ای یا معمولی بی‌جا به نظر برسد، حتی اگر با نیت خوبی باشد. بهترین کار این است که از راه دور باشید، مگر اینکه از نظر زمینه ای مناسب باشد.

7. امیدوارم که منطقی باشد

این علامت ممکن است بی ضرر به نظر برسد، اما می تواند به صورت منفعل-تهاجمی ظاهر شود. این نشان می دهد که هر گونه سردرگمی تقصیر خواننده است، که برای ایجاد رابطه عالی نیست.

8. با احترام

این علامت آنقدر رسمی است که سفت و تقریباً دور به نظر می رسد. هدف اتصال است، نه احساس رباتیک.

9. یک برنامه خوب داشته باشید

فوق العاده معمولی. در مکالمه بهتر از ایمیل‌ها است—می‌تواند به‌جای ایمیل، مانند چت در کافی‌شاپ به نظر برسد.

10. موفق باشید

"موفق باشید" می تواند کمی مشکل باشد. ممکن است باعث شود گیرنده احساس کند که کار دشوار است، یا برای موفقیت به شانس نیاز دارد - که می تواند دلسرد کننده باشد.

پسگفتار

بسیاری تصور می کنند که امضای ایمیل صرفاً رسمی است. آنها ممکن است اطلاعات اضافی زیادی نداشته باشند، اما در ایمیل های تجاری ضروری هستند. خواندن ایمیلی که فقط متوقف می شود، تجربه خوبی نیست. این ناگهانی می‌تواند طعم بدی به جا بگذارد و باعث شود خواننده احساس کند که فرستنده به اندازه کافی برای تکمیل درست اهمیت نداده است.

از نظر حرفه ای، نحوه بیان چیزها توسط مشاغل به همان اندازه مهم است که آنها چه می گویند. اگر برندها از ثبت نام خود رد شوند یا عجله کنند، خوانندگان ممکن است دور شوند و به قابلیت اطمینان آنها در یک محیط تجاری شک کنند. استفاده از هر یک از ده علامت پیشنهادی را در نظر بگیرید تا شبیه یک حرفه ای به نظر برسید و از ده مورد دیگر که می توانند اوضاع را بدتر کنند اجتناب کنید.