Les achats guidés vous aident à contrôler vos dépenses pendant le processus d'achat et à passer des commandes conformément aux directives d'achat. Lisez la suite pour en savoir plus sur les services et logiciels qui peuvent vous aider à alléger la charge liée aux achats.
L'achat guidé peut aider les acheteurs à se sentir plus en confiance
Des catalogues compliqués, des exigences strictes en matière de sélection des fournisseurs : même les processus d’achat opérationnels les plus simples peuvent prendre du temps si l’on veut éviter les erreurs lors de la commande. C’est là qu’interviennent les solutions logicielles d’achats guidés : elles simplifient le processus d’achat et l’automatisent autant que possible. Même si les entreprises disposent de systèmes d’achat B2B complexes, les employés peuvent passer des commandes sans formation préalable grâce à ce type d’assistance à l’achat.
Les solutions d'achat guidées offrent l'avantage d'une interface utilisateur intuitive, adaptée aux processus d'achat B2C. Elles guident les acheteurs tout au long du processus d'achat, leur font des recommandations et des suggestions et leur rappellent les directives d'achat existantes de l'entreprise. Les acheteurs peuvent ainsi acheter plus facilement les bons produits auprès des bons fournisseurs au meilleur prix.
Passer des commandes sans l'équipe d'approvisionnement
Ces solutions d'approvisionnement peuvent également alléger la charge de travail des approvisionnements en permettant de passer certaines commandes sans impliquer cette partie de l'entreprise. Ce phénomène, appelé « achats non autorisés », est déjà très répandu : selon Ignite, les achats non autorisés peuvent représenter jusqu'à 80 % des dépenses totales d'une entreprise. Ce type d'achats permet notamment de commander des matériaux provenant d'achats indirects ou des pièces C de faible valeur.
Les achats guidés minimisent les inconvénients des achats non conformes, tels que le manque de transparence, l’augmentation des coûts de processus et les fournisseurs inadaptés. Les collaborateurs des services spécialisés peuvent sélectionner eux-mêmes les matériaux et les commander. Le support informatique veille à ce que les spécifications définies par les achats soient respectées et à ce que les processus de commande soient correctement enregistrés avec toutes les données nécessaires.
Voici quelques autres avantages des solutions d’achat guidées, en prenant SAP comme exemple
La mise en œuvre de solutions d’achat guidées présente d’autres avantages pour les PME. Achat guidé SAP Ariba, l’un des logiciels d’approvisionnement les plus efficaces, présente de nombreux avantages pour les utilisateurs :
- Catégories de dépenses préconfigurées pour chaque secteur
- Contrôle des coûts et présentation claire des dépenses de chaque employé en temps réel
- Des délais de traitement des commandes, des factures et des paiements réduits, ce qui permet de réduire les coûts
- Meilleure utilisation des remises fournisseurs et des remises au comptant
- Accès au réseau Ariba, l'un des plus grands réseaux mondiaux de partenaires commerciaux avec environ 3.7 millions d'entreprises.
Comment les chatbots peuvent vous guider tout au long du processus d'approvisionnement
Les solutions d’achat guidées intègrent souvent des systèmes de bots qui agissent comme des assistants virtuels pour vous guider tout au long du processus d’achat. Elles proposent déjà des zones de produits pour que l’utilisateur puisse atteindre le produit dont il a besoin en quelques clics. S’il ne s’agit pas d’un produit courant et fréquemment commandé, l’employé peut facilement mettre le chatbot sur la bonne voie avec une phrase ou un mot.
Par exemple, si un employé a besoin de nouveau papier d’imprimante et saisit le mot dans l’interface, le robot le guide tout au long du processus de commande et lui demande des informations sur le format et d’autres propriétés. Une fois le papier adéquat trouvé, le formulaire de commande est rempli par le robot et transmis au service des achats ou directement au fournisseur, selon que la valeur de la commande nécessite ou non une approbation.
Les chatbots intelligents sont désormais aussi utiles que les employés et peuvent être contactés via différents canaux. Que ce soit via votre PC ou votre smartphone, par message vocal ou SMS, les chatbots IA peuvent être adaptés à toutes les situations et intégrés à toutes les plateformes.
Source à partir de europapages
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