Il n’y a pas de gestion efficace de la chaîne d’approvisionnement sans audits internes. Nous pouvons considérer les audits comme des bilans de santé des chaînes d’approvisionnement afin de garantir qu’elles fonctionnent de la manière la plus fluide et la plus rentable possible, depuis l’approvisionnement en matières premières jusqu’à la livraison des produits au client final.
En examinant systématiquement les chaînes d'approvisionnement, les organisations peuvent identifier les risques potentiels et les inefficacités dans l'approvisionnement en matières premières, les processus de production, les relations avec les fournisseurs, la gestion des stocks, et la satisfaction client.
Alors, comment les entreprises peuvent-elles mener des audits internes ? Quels aspects de la chaîne d’approvisionnement devraient-ils prendre en compte ? Et comment doivent-ils documenter les résultats et les actions correctives ? Continuez à lire pour apprendre à réaliser des audits de la chaîne d’approvisionnement de manière intelligente !
Table des matières
1. Préparez-vous à l’audit
2. Collectez les données
3. Effectuer l'audit
4. Rapporter les conclusions de l'audit
5. L'audit de la chaîne d'approvisionnement est un cycle continu
Se préparer à l'audit
Tout comme on ne peut poser la première brique d’une maison sans plan architectural, on ne peut pas réaliser un audit sans plan. Avant d’agir comme des détectives pour rechercher les risques et les vulnérabilités de la chaîne d’approvisionnement, nous devons clairement comprendre les «why" (objectifs), "De» (portée) et «how» (plan réel).
Déterminer la portée de l’audit
Sans une portée clairement définie, les audits de la chaîne d’approvisionnement prendront une éternité (imaginez combien de temps et de ressources seront gaspillés). De nombreux aspects doivent être pris en compte lors de l’audit des chaînes d’approvisionnement, mais les entreprises doivent concentrer leurs efforts là où cela compte.
Par exemple, s’il existe une tendance historique à présenter des problèmes de qualité des produits, l’audit doit donner la priorité aux processus de fabrication et aux systèmes de contrôle qualité. Les entreprises peuvent même limiter la portée de l’audit pour inclure des gammes de produits particulières présentant un historique de problèmes de qualité croissants.
Définir les objectifs de l'audit
Une fois la portée de l'audit déterminée, il est important d'établir SMART objectifs. Tout comme il ne serait pas logique de commencer à dresser un portrait sans savoir qui ou quoi vous peignez, mener des audits internes sans objectifs clairs est illogique.
SMART les objectifs devraient être Autres ingrédients , Mesurable, Réalisable, Pertinent, Limité dans le temps. Par exemple, l’objectif d’un audit pourrait être d’évaluer si les systèmes de contrôle qualité actuels maintiennent un taux de défauts inférieur à 5 % sur un an.
Élaborer un plan d’audit
Après avoir clarifié les objectifs de l'audit et déterminé quelles parties de la chaîne d'approvisionnement doivent être examinées, les entreprises doivent finaliser cette étape en élaborant un plan d'audit détaillé (le comment).
Considérez un plan d'audit comme un aperçu qui précise les membres de l'équipe (auditeurs), les méthodologies (comment ils mèneront les évaluations) et les ressources dont ils auront besoin (telles que des listes de contrôle, des enquêtes, des logiciels d'analyse de données, etc.).
Collectez les données
Sans données, auditer les chaînes d’approvisionnement revient à chercher les yeux bandés une aiguille dans une botte de foin. Les auditeurs doivent collecter des données pour obtenir une image claire de l’état actuel des processus de la chaîne d’approvisionnement. Les données fournissent également une base de référence pour comparer les chaînes d’approvisionnement aux meilleures pratiques du secteur. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de sources de données :
1. Documents et registres internes :
La documentation interne est la principale source de données pour toute organisation. Ces documents comprennent les ordres d'achat, les contrats des fournisseurs, les registres d'inventaire et les rapports de performances passés. Par exemple, les auditeurs peuvent utiliser KPI logistique pour évaluer le temps de cycle, le taux de livraison à temps et le délai de livraison des fournisseurs.
2. Entretiens avec le personnel :
Une autre source de données principale consiste à parler avec le personnel clé, tel que les directeurs d'entrepôt, les agents de production et les coordinateurs logistiques. Par exemple, les responsables d'entrepôt peuvent identifier les écarts entre les inventaires physiques et les enregistrements d'inventaire ou mettre en évidence les goulots d'étranglement qui ralentissent l'exécution des commandes.
3. Enquêtes et questionnaires :
Une autre façon de collecter des données consiste à distribuer des enquêtes et des formulaires de questions aux employés opérationnels, aux fournisseurs et aux clients. Par exemple, les auditeurs peuvent avoir une idée de la satisfaction actuelle des clients en collectant des commentaires sur la disponibilité des produits, les délais de livraison et le taux de traitement des commandes retournées.
4. Visites sur place :
Rien de mieux que d’avoir une vision directe des opérations pour repérer les écarts que les audits papier pourraient manquer. Les inspections physiques permettent aux auditeurs d'évaluer les conditions de travail et de stockage, l'entretien des installations et des équipements et l'exécution des protocoles d'assurance qualité.
5. Références et normes de l’industrie :
Même si les auditeurs peuvent évaluer les données internes collectées par rapport à des KPI préétablis, il est également important de disposer d'une sorte de référence externe. Sans références sectorielles, les entreprises ne peuvent pas être sûres que leur chaîne d'approvisionnement fonctionne bien.
Par exemple, si un audit interne révèle que le taux de retour des clients est de 5 %, l'entreprise pourrait penser qu'il est positif selon son KPI interne. Cependant, si les concurrents ont un taux de retour de seulement 2 %, cela indique clairement que quelque chose ne va pas.
6. Rapports d'audit tiers :
Les entreprises peuvent également utiliser les rapports d’audit réalisés par des organismes externes pour avoir un aperçu impartial de l’état actuel de leurs chaînes d’approvisionnement. Par exemple, si une entreprise a obtenu une certification de système de gestion de la qualité (SMQ), telle que ISO 9001, elle pourrait utiliser le rapport d'audit comme point de départ pour évaluer les inefficacités actuelles au sein de sa chaîne d'approvisionnement, de la production à la livraison.
Réaliser l'audit
Une fois que les entreprises ont déterminé quelles parties de leurs chaînes d’approvisionnement elles souhaitent auditer (le périmètre défini) et rassemblé toutes les informations sur ce qu'ils espèrent réaliser (objectifs établis) et à quoi ressemblent réellement les choses (données de l'état actuel), il est temps de porter la casquette de détective et de commencer à auditer.
Nous pouvons résumer le processus d’audit dans les questions suivantes de l’arbre de décision :
- Est-ce que tout se passe comme prévu ?
- Si oui, existe-t-il des opportunités d’améliorer les performances de la chaîne d’approvisionnement ?
- Sinon, quelles actions devrions-nous entreprendre pour résoudre les problèmes identifiés ?
Passons en revue quelques exemples d'audits qu'une entreprise peut réaliser à travers les différentes étapes de sa supply chain :
1. Approvisionnement et approvisionnement :
Un bon point de départ pour auditer les chaînes d’approvisionnement consiste à analyser le cycle de vie complet des processus d'achat. Après avoir développé un organigramme détaillant chaque étape du cycle de passation des marchés, les auditeurs peuvent évaluer les aspects suivants pour détecter les inefficacités :
- Performances des fournisseurs : Audits fournisseurs aider à détecter si les fournisseurs et les sous-traitants sont à l’origine de déchets, de problèmes de qualité et de délais de livraison lents. Les auditeurs peuvent évaluer les fournisseurs à l'aide d'un matrice des risques qui sépare les fournisseurs en fonction de KPI tels que le taux de livraison à temps, la cote de crédit et le taux de retour.
- Réception et contrôle des marchandises : Les entreprises doivent vérifier que les marchandises (en particulier les matières premières) ne sont acceptées que si elles répondent aux normes de qualité et de quantité requises. Les auditeurs peuvent analyser le processus d'inspection, y compris les critères d'acceptation et de rejet, les procédures d'échantillonnage et les méthodologies de test.
- Facturation et paiement : Il est important de confirmer que les paiements sont effectués uniquement pour les marchandises acceptées. Par exemple, les auditeurs peuvent vérifier que les reçus de livraison et les factures sont enregistrés et comparés aux bons de commande. C'est également une bonne idée de s'assurer que les paiements sont effectués à temps (pour bénéficier de remises pour paiement anticipé et éviter des pénalités de retard).
2. Production et fabrication
Les étapes de production et de fabrication doivent figurer sur la liste de contrôle de chaque audit de la chaîne d’approvisionnement. Après tout, nous ne voulons pas que des produits défectueux ou de qualité inférieure parviennent aux clients. Voici quelques façons d’auditer ces étapes de la chaîne d’approvisionnement :
- Exemple de test : Le moyen le plus intuitif d’auditer la production et la fabrication consiste à effectuer des tests sur échantillons aléatoires. En règle générale, les auditeurs collectent des échantillons de manière aléatoire sur les lignes de production à intervalles réguliers, puis effectuent divers tests pour vérifier si les échantillons répondent aux normes prédéfinies. Ces tests peuvent inclure des contrôles de qualité et de sécurité tels que l'apparence, le poids et la toxicité.
- Procédures opérationnelles standard (SOP) : Lors des visites sur site, les auditeurs peuvent observer et vérifier si les différentes étapes de production et de fabrication sont suivies exactement comme décrit dans les SOP. Par exemple, une visite inopinée pourrait révéler que les employés n'utilisent pas une machine conformément aux étapes prescrites dans les SOP. Peut-être qu'ils n'effectuent pas de contrôles de sécurité avant l'utilisation de la machine.
3. Entreposage et gestion des stocks
S'il existe des écarts entre l'inventaire physique et l'inventaire enregistré dans la base de données d'une entreprise, cela peut entraîner des ruptures de stock ou des stocks excédentaires. L'inventaire affecte le coût des marchandises vendues, nous devons donc effectuer des audits internes réguliers pour identifier les inefficacités potentielles dans le opérations d'entreposage. Voici quelques façons dont les entreprises peuvent auditer la gestion des stocks:
- L'inventaire: Un moyen simple d'auditer les stocks consiste à planifier régulièrement des inventaires physiques, puis à comparer les inventaires avec ce qui est enregistré dans le système de gestion d'entrepôt. Le comptage physique peut être effectué manuellement, les opérateurs comptant chaque article dans l'entrepôt. Cependant, le comptage manuel demande beaucoup de travail, les entreprises peuvent donc utiliser lecture de codes à barres ou des étiquettes RFID pour suivre chaque article entrant, entrant et sortant de l'entrepôt.
- Mesures de performance et suivi des KPI : Les entreprises peuvent également vérifier l'efficacité de leur entrepôt en surveillant les KPI par rapport à des niveaux et des références préétablis (il est temps d'utiliser les données collectées !). Par exemple, nous pouvons auditer le taux d’exactitude des commandes en mesurant le pourcentage de commandes expédiées sans erreurs (bon produit, quantité et au bon client). Nous pouvons également vérifier le coût de possession des stocks, qui comprend le stockage, l’assurance et l’obsolescence.
- Procédure pas à pas du processus d'inventaire : Les yeux sur le terrain sont toujours le meilleur outil d’audit. Les auditeurs peuvent suivre physiquement le flux des articles en stock, de la réception à l'expédition. Par exemple, ils peuvent observer un cycle de préparation et d'emballage pour évaluer si le chemin et le temps nécessaires sont optimisés et si les matériaux d'emballage sont adéquats. C'est également une excellente occasion de vérifier si les marchandises sont inspectées à leur arrivée et comment elles sont enregistrées dans le système de gestion de l'entrepôt.
4. Logistique et distribution
Un audit de la chaîne d'approvisionnement ne sera pas complet sans évaluer les itinéraires de transport et les opérations logistiques. C’est le moment d’évaluer l’efficacité des itinéraires de distribution et de rechercher les coûts de transport sans valeur ajoutée. Voici quelques moyens pratiques d’auditer ces parties de la chaîne d’approvisionnement :
- Analyse des données et mesures de performances : Les auditeurs peuvent analyser les données GPS et télématiques des véhicules, ainsi que les calendriers et journaux de livraison, pour rechercher des écarts dans les délais et les coûts de livraison. Par exemple, les entreprises peuvent évaluer si l’utilisation de l’espace de chargement (le rapport entre l’espace de chargement utilisé et l’espace total disponible dans les véhicules de transport) est proche de 100 %.
- Envois mystères : Une autre façon d’auditer les réseaux de distribution consiste à envoyer des colis en tant que « client mystère » sans en informer le service logistique. Les auditeurs imitent une commande client typique et enregistrent les heures exactes d’expédition et d’arrivée. Cela permettra aux entreprises d’évaluer si leurs délais de transit se situent dans la fourchette prévue.
5. Satisfaction du client
Lors de l’évaluation des performances des chaînes d’approvisionnement mondiales, nous devons garder à l’esprit que l’indicateur de succès ultime est le niveau de satisfaction du client. Comme nous l’avons vu dans la phase de « collecte de données », les retours clients peuvent être une mine d’informations. Explorons quelques moyens d'auditer la satisfaction des clients dans les chaînes d'approvisionnement :
- Score net du promoteur (NPS) : Lors de l'audit de la satisfaction client, les auditeurs utilisent généralement le NPS pour mesurer fidélité du consommateur. Les entreprises utilisent des enquêtes, des questionnaires et des groupes de discussion pour demander aux clients quelle est leur probabilité de recommander l'entreprise à d'autres. Le score NPS (sur une échelle de 0 à 10) catégorise les clients en promoteurs, passifs et détracteurs.
- Analyse des réclamations clients : Un autre moyen direct d’auditer la satisfaction des clients consiste à analyser la nature et la fréquence des plaintes des clients et à rechercher les écarts par rapport aux références ou aux mesures de référence. Par exemple, les entreprises peuvent examiner le nombre de plaintes reçues concernant le même problème afin d’identifier d’éventuelles tendances récurrentes. Les auditeurs peuvent également mesurer le temps moyen nécessaire pour résoudre une plainte afin de déterminer si celui-ci se situe dans une fourchette prédéfinie acceptable.
6. Conformité, risques et durabilité
Les entreprises qui souhaitent effectuer un audit complet de leurs chaînes d'approvisionnement peuvent également vérifier si leurs opérations et processus sont conformes aux réglementations réglementaires et en matière de développement durable. C'est aussi l'occasion d'auditer les entreprises résilience face aux risques potentiels de la chaîne d’approvisionnement, comme les catastrophes naturelles, l’instabilité politique et les menaces à la cybersécurité. Voici deux façons d’auditer la conformité et la résilience des chaînes d’approvisionnement :
- Gestion des ressources environnementales : Les entreprises doivent auditer leurs impacts environnementaux, surtout si elles souhaitent obtenir ou conserver une certification de gestion environnementale, telle que ISO 14001. Les auditeurs peuvent évaluer si l'entreprise utilise et s'approvisionne en matières premières obtenues à partir de sources durables. Une autre façon d’auditer l’impact environnemental consiste à calculer l’empreinte carbone totale, y compris les émissions directes et indirectes, de toutes les activités de la chaîne d’approvisionnement.
- Tests de résistance et analyse de scénarios : Les tests de résistance constituent un moyen extrême d'évaluer la capacité de la chaîne d'approvisionnement à continuer de fonctionner dans différentes conditions de risque. Les entreprises peuvent simuler différents risques (par exemple, troubles politiques, chocs économiques, cyberattaques) et observer avec quelle rapidité et efficacité la chaîne d'approvisionnement peut réagir. Par exemple, une entreprise peut simuler un scénario dans lequel un typhon perturbe la production de fournisseurs clés pendant un mois. Ensuite, ils examineraient s’ils pouvaient maintenir les livraisons de produits aux clients.
Rapporter les conclusions de l'audit
L’étape post-audit consiste évidemment à communiquer les résultats aux principales parties prenantes. Mais il ne suffit pas de repérer les problèmes. Nous avons également besoin d'un plan d'action pour résoudre les problèmes. Voici ce qui devrait généralement être inclus dans le rapport d’audit :
- Résumé: Un bref résumé de la portée et des objectifs de l'audit, du calendrier de l'audit, des méthodologies utilisées et des problèmes les plus critiques détectés.
- Méthodologies : Le rapport doit décrire la manière dont les données ont été collectées et répertorier tous les outils ou méthodes utilisés dans le processus d'audit. C'est dans cette section que les auditeurs doivent expliquer comment ils ont déterminé si une opération ou un processus de la chaîne d'approvisionnement fonctionne bien.
- Résultats détaillés : Cette section doit répertorier tous les problèmes et écarts repérés au cours du processus d’audit. Pour faciliter l'interprétation du rapport, les problèmes identifiés doivent être classés selon leur priorité et/ou leur niveau de risque en termes d'impact et de probabilité de récurrence.
- Nos recommandations: Ce sont les solutions, et non les problèmes, qui conduisent à l'amélioration. Un rapport d'audit sans plan d'action corrective revient à signaler ce qui ne fonctionne pas sans solution. Le rapport doit suggérer des actions correctives pour chaque problème identifié. Même s'il n'y a aucun problème, le rapport doit recommander des améliorations (par exemple, mise à niveau du logiciel pour une meilleure gestion des stocks).
- Plan de mise en œuvre: Pour garantir que les principales parties prenantes mettront en œuvre les mesures recommandées, le rapport doit prioriser la liste des actions correctives en fonction de leur impact et de leur faisabilité. Il est tout aussi important d'inclure un calendrier de mise en œuvre des recommandations et de définir qui est responsable de chaque partie du plan d'action.
L'audit de la chaîne d'approvisionnement est un cycle continu
La communication des constatations ne constitue pas la fin du processus d’audit. Nous ne pouvons pas simplement mesurer les performances de la chaîne d'approvisionnement, recommander un plan d'action et passer à autre chose. Les entreprises doivent effectuer des audits de suivi réguliers pour vérifier que les actions correctives sont mises en œuvre, confirmer si elles ont effectivement résolu les problèmes et déterminer si elles ont amélioré l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement.
Il est difficile de dire à quelle fréquence les entreprises doivent réaliser des audits internes, car cela dépend de la complexité de la chaîne d'approvisionnement, des conclusions des audits antérieurs et des exigences réglementaires. Par exemple, si des audits internes antérieurs ont révélé de nombreux problèmes critiques, il pourrait être nécessaire d’augmenter la fréquence des audits. Cependant, en règle générale, les petites et moyennes entreprises devraient procéder à des audits de la chaîne d'approvisionnement au moins une fois par an.
Lors de l’audit des chaînes d’approvisionnement mondiales, il est important de comprendre ce qui les rend vulnérables. Vérifiez Les cinq principaux problèmes de la chaîne d'approvisionnement en 2024 et assurez-vous qu’ils soient inclus dans votre prochain audit interne !
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