Un système d'inventaire périodique est une méthode de suivi des stocks dans laquelle les mises à jour des registres d'inventaire et du coût des marchandises vendues (COGS) n'interviennent qu'à la fin d'une période comptable. Cette approche diffère du système d'inventaire permanent, qui met à jour les niveaux de stock et les coûts en temps réel. Bien que le système périodique soit plus simple et plus rentable, il nécessite des inventaires physiques pour garantir l'exactitude.
Comment fonctionne le système d'inventaire périodique
Dans un système d'inventaire périodique, les entreprises ne suivent pas en permanence les variations de stock. Au lieu de cela, elles s'appuient sur des inventaires physiques effectués à des intervalles précis, généralement à la fin de la période comptable. Le système calcule le coût des marchandises vendues à l'aide de la formule suivante :
COGS = Stock initial + Achats de stock −Fin de l'inventaire
Cette méthode nécessite des données précises sur l’inventaire initial, les achats d’inventaire au cours de la période et un décompte physique final pour déterminer l’inventaire final.
Par exemple, un détaillant utilisant le système périodique évaluerait les niveaux de stock au début d'un mois (inventaire initial), additionnerait les achats effectués au cours du mois et soustrairait l'inventaire comptabilisé à la fin du mois. Cette approche permet de déterminer la quantité de stock vendue au cours de la période.
Avantages du système d'inventaire périodique
- Rentable
Le système périodique est rentable, en particulier pour les petites entreprises ou les organisations ayant un faible volume de transactions. Il ne nécessite pas de technologie avancée comme des lecteurs de codes-barres ou des systèmes de point de vente (POS), ce qui réduit les coûts de mise en œuvre. - Simplicité
Les entreprises dont les opérations d'inventaire sont simples trouvent le système d'inventaire périodique plus facile à gérer. Il ne nécessite pas de mises à jour continues du compte d'inventaire, ce qui simplifie la tenue des registres. - Flexibilité pour les petites entreprises
Les petites entreprises disposent souvent de ressources limitées et peuvent bénéficier des coûts réduits et de la simplicité opérationnelle du système périodique. - Adapté à certaines industries
Le système est idéal pour les industries où la rotation des stocks est faible ou où les articles en stock ne sont pas fréquemment vendus, comme les galeries d'art ou les magasins d'antiquités.
Les défis du système d'inventaire périodique
Bien que le système d’inventaire périodique offre des avantages, il présente également des limites qui le rendent moins adapté aux entreprises ayant une activité d’inventaire élevée.
- Problèmes de précision
Étant donné que le système repose sur des inventaires physiques, des écarts peuvent survenir en raison de vols, de pertes ou d'erreurs humaines. Ces inexactitudes peuvent fausser les états financiers et les registres d'inventaire. - Comptages physiques chronophages
Réaliser un inventaire physique peut prendre du temps et demander beaucoup de travail, en particulier pour les entreprises disposant de stocks importants. - Des informations retardées
Le système ne fournit pas de données en temps réel sur les niveaux de stock, ce qui rend plus difficile pour les propriétaires d’entreprise de réagir rapidement aux changements de la demande ou aux perturbations de la chaîne d’approvisionnement. - Dépendance aux périodes comptables
Le système périodique dépend fortement de la fin de la période comptable pour l'évaluation précise des stocks et le calcul du coût des marchandises vendues. Cela limite son utilité pour la gestion dynamique des stocks.
Comparaison des systèmes d'inventaire périodique et permanent
Le système d’inventaire périodique contraste fortement avec le système perpétuel à plusieurs égards :
- Système d'inventaire périodique
- Met à jour les enregistrements d'inventaire uniquement à la fin de la période comptable.
- Nécessite des inventaires physiques pour déterminer les niveaux de stock.
- Convient aux entreprises ayant des besoins d’inventaire simples ou des opérations plus petites.
- Système d'inventaire perpétuel
- Met à jour les enregistrements d’inventaire en temps réel à chaque transaction.
- Utilise des technologies telles que des scanners de codes-barres et des systèmes de point de vente pour plus de précision.
- Idéal pour les entreprises ayant des volumes de transactions élevés ou des besoins d’inventaire complexes.
Chaque système a ses mérites et les entreprises doivent choisir en fonction de leurs besoins spécifiques, de leur volume de transactions et de leurs ressources.
Le rôle des inventaires physiques
Les inventaires physiques sont essentiels au système d'inventaire périodique. Les entreprises comptent manuellement les articles en stock à intervalles réguliers pour rapprocher les enregistrements. Bien que ce processus soit exigeant en main-d'œuvre, il garantit que les niveaux et les valorisations des stocks correspondent aux stocks réels disponibles.
Pour rationaliser ce processus, certaines entreprises utilisent un logiciel de gestion des stocks pour générer des rapports ou organiser l’inventaire avant de procéder aux inventaires.
Comptabilité et système d'inventaire périodique
Le système périodique simplifie certains aspects de la comptabilité mais nécessite une attention particulière lors de la présentation des rapports financiers. Les entreprises calculent le coût des marchandises vendues à la fin de chaque période comptable, ce qui a un impact direct sur le compte de résultat et la rentabilité globale.
Étapes clés de la comptabilité avec le système périodique :
- Enregistrez les achats d’inventaire dans un compte d’achats distinct plutôt que de mettre à jour un compte d’inventaire.
- À la fin de la période, ajustez l'inventaire initial et l'inventaire final pour calculer le coût des marchandises vendues.
- Mettre à jour le grand livre général et préparer les états financiers en utilisant les données d’inventaire.
Cette approche nécessite moins d’écritures de journal au cours de la période, mais nécessite un rapprochement approfondi à la fin du cycle comptable.
Méthodes d'évaluation des stocks dans le système périodique
Les entreprises utilisant le système d’inventaire périodique peuvent choisir parmi différentes méthodes d’évaluation des stocks, notamment :
- FIFO (premier entré, premier sorti)
La méthode FIFO suppose que les premiers articles achetés sont les premiers vendus, ce qui correspond au flux de stock réel de nombreux secteurs. - LIFO (dernier entré, premier sorti)
LIFO suppose que les achats de stock les plus récents sont vendus en premier, ce qui peut mieux refléter les prix actuels du marché, mais est moins couramment utilisé en dehors des États-Unis. - Moyenne pondérée
Cette méthode calcule le coût moyen des articles en stock, en atténuant les fluctuations de prix et en fournissant une approche équilibrée de l’évaluation des stocks.
Le choix de la bonne méthode d’évaluation des stocks a un impact sur les états financiers et les obligations fiscales. Les entreprises doivent donc tenir compte de leurs objectifs opérationnels et financiers lors de leur prise de décision.
Pourquoi certaines entreprises choisissent le système d'inventaire périodique
Le système d'inventaire périodique reste un choix populaire pour les petites entreprises et les industries dont la complexité d'inventaire est minimale. Sa simplicité et sa rentabilité le rendent accessible aux entreprises qui n'ont pas besoin de la précision d'un système perpétuel.
Principales raisons d’opter pour le système périodique :
- Faible volume de transactions:Idéal pour les entreprises ayant des ventes ou une rotation des stocks peu fréquentes.
- Contraintes budgétaires :Convient aux organisations qui ne peuvent pas investir dans des systèmes avancés de gestion des stocks.
- Ressources limitées:Plus facile à mettre en œuvre et à gérer sans formation ni technologie spécialisée.
Transition des systèmes périodiques aux systèmes perpétuels
À mesure que les entreprises se développent, elles peuvent dépasser les limites du système d'inventaire périodique. La transition vers un système d'inventaire permanent permet des mises à jour en temps réel, une précision accrue et une gestion améliorée des stocks.
Étapes de la transition :
- Investissez dans des systèmes de point de vente, des lecteurs de codes-barres ou des logiciels de comptabilité qui prennent en charge les mises à jour des stocks en temps réel.
- Former le personnel à utiliser efficacement le nouveau système.
- Effectuer un audit d’inventaire complet pour établir des données de départ précises.
Même si la transition nécessite des investissements et des efforts, les avantages à long terme l’emportent souvent sur les défis initiaux.
Conclusion
Le système d'inventaire périodique est une méthode simple et économique de suivi des stocks, particulièrement adaptée aux petites entreprises ou à celles dont la rotation des stocks est minimale. En s'appuyant sur des inventaires physiques et des mises à jour périodiques, il simplifie la gestion des stocks tout en répondant aux besoins comptables de base.
Toutefois, les entreprises doivent tenir compte de ses limites, notamment du manque de données en temps réel et des éventuelles inexactitudes, pour décider si ce système convient à leur modèle opérationnel. Pour celles qui ont des besoins d’inventaire plus dynamiques, le système d’inventaire permanent offre une alternative moderne. En fin de compte, le choix entre les systèmes dépend de facteurs tels que le volume des transactions, la disponibilité des ressources et les objectifs commerciaux à long terme.
Source à partir de DCL Logistique
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