La réception fait référence au processus d’acceptation et de documentation de l’arrivée de marchandises ou de produits dans un entrepôt ou un centre de distribution.
Le processus de réception n'est pas simple. Il comporte de nombreuses étapes importantes, notamment l'inspection physique, la vérification et l'enregistrement, pour garantir l'exactitude des données. Que les produits soient reçus sous forme de références entrantes du fabricant ou de marchandises retournées par des clients DTC, il est essentiel de disposer d'un système de réception efficace.
Plus les produits sont intégrés rapidement dans votre flux de traitement, plus rapidement ils peuvent être traités sous forme de commandes auprès des clients.
Pourquoi une réception efficace est-elle importante ?
Pour les entreprises de commerce électronique, la réception des produits dans leur entrepôt ou leur centre de distribution est un aspect essentiel de la gestion des stocks. Votre méthode de réception des stocks a un impact direct sur la satisfaction des clients et la croissance globale de l'entreprise. Sans efficacité à cette étape critique de la chaîne d'approvisionnement, les produits peuvent se perdre, retarder les commandes ou devenir obsolètes avant de pouvoir être vendus.
De nombreuses marques ont tendance à simplifier à outrance ou à sous-estimer le processus de réception et à ne pas avoir de plan clair pour leur flux de réception. L'importance d'une réception efficace peut se traduire par les revenus obtenus à partir des articles placés dans votre inventaire. Si votre réception est inefficace, les marchandises s'accumuleront dans l'entrepôt, ce qui entraînera des coûts de stockage inutiles et des opportunités de monétisation manquées. Cela aura un impact direct sur la précision de votre inventaire, le suivi de l'inventaire, la vitesse du flux de travail d'exécution, la satisfaction des clients et, en fin de compte, les revenus ; lorsque le capital est immobilisé dans des stocks immobiles, cela peut entraîner des handicaps commerciaux plus importants.
Optimiser les meilleures pratiques de réception en entrepôt
Certaines entreprises de commerce électronique gèrent la réception en interne dans leurs propres entrepôts, tandis que d'autres sous-traitent cette tâche à un prestataire logistique ou à un partenaire logistique. Dans tous les cas, collaborez avec votre équipe d'exploitation d'entrepôt et de réception pour mettre en place les éléments suivants :
1. Catégoriser les éléments entrants
Il est essentiel de classer et de documenter immédiatement l'état des articles dès leur réception. Il s'agit de la première étape pour intégrer les articles dans votre système de stockage. Travaillez à rationaliser ce processus pour qu'il soit aussi efficace que possible afin que les niveaux de stock soient précis (c'est-à-dire pas de stocks morts, de surstockage ou de ruptures de stock).
2. Créez un chemin clair pour chaque type de marchandises
Rédigez des règles commerciales claires pour déterminer comment les marchandises sont triées au sein du centre de distribution ou de traitement des commandes. Créez une documentation claire afin que le personnel de l'entrepôt dispose de procédures opérationnelles concernant les produits classés.
Pour les retours, cette étape de la procédure de réception est essentielle car elle permet de prioriser les articles qui doivent être réintégrés dans l'inventaire pour la revente. Lorsque votre équipe de réception peut mettre les articles en stock plus rapidement, cela signifie un délai d'exécution des commandes plus rapide. Même quelques jours peuvent faire ou défaire la satisfaction du client.
3. Établir des mesures de contrôle de la qualité
Si des écarts apparaissent dans vos inventaires, cela peut entraîner des pertes de ventes, des ruptures de stock ou des commandes inexactes. Certains points de contrôle de la qualité doivent inclure des audits réguliers, des mises à jour en temps réel et des canaux de communication ainsi qu'une documentation appropriée de tout problème pour l'analyse des causes profondes.
Réception des marchandises retournées
De nombreuses entreprises de commerce électronique partent du principe que les retours ne sont que des produits perdus. En fonction de votre gamme de produits, vous pourrez peut-être récupérer les revenus des marchandises retournées de différentes manières. La clé pour cela est une procédure de réception de haute qualité.
- La documentation des expéditions entrantes qui ont été retournées par les clients est une bonne pratique et la première étape vers une réception efficace des retours.
- La meilleure façon de détecter les défauts de vos produits, les inefficacités de votre processus de traitement des commandes et d'assurer la plus grande satisfaction client est de catégoriser les raisons pour lesquelles les articles sont retournés. Certaines entreprises établissent un processus de pré-réception au cours duquel elles demandent aux clients pourquoi ils retournent des marchandises. Ces informations peuvent être incluses dans le processus de réception. Il est judicieux d'ajouter également un système de double vérification lors de la réception pour s'assurer que les évaluations des clients sont correctes.
- La remise à neuf des produits endommagés permet de récupérer des revenus sur des articles qui peuvent encore être revendus. Les produits électroniques grand public, par exemple, peuvent souvent être remis à neuf rapidement et efficacement s'ils ont seulement besoin d'un flashage ou de mises à jour logicielles. Toute automatisation pouvant être mise en place pour accélérer ce type de travail de remise à neuf est la meilleure solution. Des contrôles de qualité doivent être mis en œuvre dans tout programme de remise à neuf.
- Se débarrasser des biens est parfois la seule option si ceux-ci sont gravement endommagés ou invendables. Trouvez une méthode d'élimination rentable, il en existe de nombreuses. Si cela correspond à votre marque et à votre produit, envisagez une campagne de dons.
Bien que la logistique inverse soit considérée comme un problème par de nombreuses marques, elle constitue un domaine d'opportunité pour générer des revenus supplémentaires et des économies de coûts opérationnels.
Automatisation pour un entrepôt efficace
L’une des meilleures façons de créer des procédures de réception efficaces est d’automatiser tous les aspects possibles. Cela améliorera à son tour votre gestion des stocks. De nombreux prestataires logistiques de pointe s’appuient sur un système de codes-barres ou utilisent des codes UPC attribués à chaque unité. Les lecteurs de codes-barres contribueront à réduire les erreurs humaines pendant que les employés trient les références, les lots ou d’autres aspects de votre gamme de produits.
Ces codes doivent être synchronisés avec votre système de gestion d'entrepôt (WMS) pour un système de gestion des stocks efficace et numérisé. Des niveaux de stock inexacts entraînent toutes sortes de problèmes en aval. L'automatisation vous fournira des données et des informations en temps réel sur l'emplacement de tous vos produits, qu'ils soient retournés, en cours de remise à neuf ou qu'ils viennent d'arriver dans la zone de réception pour être mis en stock.
Conclusion
L'un des éléments clés d'une bonne gestion d'entrepôt et d'inventaire est votre procédure de réception. Il peut sembler fastidieux de procéder à de nombreux contrôles de qualité avant de mettre les stocks en stock. Mais plus vous consacrez de temps à organiser le quai de réception et à rationaliser les opérations de réception, plus vous aurez des chiffres d'inventaire précis et des clients satisfaits.
Source à partir de DCL Logistique
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