De nombreuses entreprises de commerce électronique doivent s'assurer que leurs opérations d'entrepôt fonctionnent efficacement pour servir leurs clients de manière rentable. L'un des principaux moyens d'y parvenir est de veiller à ce que votre traitement des commandes soit effectué dans un entrepôt optimisé.
Un système d'entrepôt allégé optimise l'espace, réduit les déchets et rationalise les processus pour accroître l'efficacité, réduire les coûts et améliorer la rapidité et la précision de l'exécution des commandes. Un système d'entrepôt allégé courant est appelé 5S, une méthode d'organisation qui vise à améliorer l'efficacité, la sécurité et la propreté.
Ce n’est qu’en accordant une attention particulière à la qualité et à l’efficacité que les marques de commerce électronique à forte croissance peuvent se démarquer sur un marché concurrentiel et répondre aux besoins de leurs clients.
Quelles sont les cinq étapes d’un système d’entrepôt 5S ?
Dans un système d'entrepôt 5S, il y a cinq étapes distinctes à suivre. Ce sont elles qui contribuent à améliorer l'efficacité. Voici les principes 5S :
- Trier – supprimer tous les éléments inutiles pour optimiser la convivialité de l'espace de travail
- Mettre en ordre – organiser systématiquement tous les outils et actifs pour un accès facile, l'utilisation de repères visuels est utile si vos employés d'entrepôt ne parlent pas tous la même langue
- Briller – maintenir une propreté et un ordre constants pour maximiser la sécurité et l’efficacité
- Normaliser – créer des pratiques uniformes grâce à la documentation, à une formation adéquate et à des sessions de recyclage cohérentes en équipe
- Maintenir – créer des flux de travail dans lesquels les quatre procédures ci-dessus sont respectées régulièrement
Pour les marques de commerce électronique, un système 5S rationalise les opérations d'entrepôt, réduit le temps d'attente et minimise les erreurs dans l'exécution des commandes. Cette efficacité améliore la vitesse de livraison, réduit les coûts et optimise la gestion des stocks. Dans un marché concurrentiel, un entrepôt bien organisé permet une expédition plus rapide et plus fiable, ce qui conduit à une plus grande satisfaction client et à des achats récurrents.
Avantages généraux de l’utilisation d’un système 5S
La mise en œuvre d’un système 5S offre de nombreux avantages qui peuvent être décrits en deux catégories : l’efficacité commerciale et les avantages pour les clients en aval.
Avoir un entrepôt bien organisé et efficace offrira à votre entreprise des avantages tels que les suivants :
- Coûts globaux réduits grâce à la diminution des écarts de stock
- Réduction des déchets grâce à la diminution des commandes inexactes
- Augmentation du temps administratif pour se concentrer sur d'autres aspects de l'entreprise, notamment la collecte de fonds, l'innovation produit et le marketing
- Des employés plus heureux grâce à une plus grande fierté dans leur performance au travail
- Un rendement d'exécution plus élevé grâce à la capacité des employés à localiser rapidement les outils et les matériaux, minimisant ainsi les erreurs et les temps d'arrêt
- Sécurité accrue pour les employés
- Les problèmes sont plus facilement identifiés, ce qui permet un système de gestion d'entrepôt globalement plus agile
- Des prévisions d'inventaire plus précises grâce à des inventaires plus propres
Les effets en aval d’un entrepôt efficace sont nombreux et augmenteront naturellement la satisfaction globale des clients des manières suivantes :
- Les clients obtiennent les produits plus rapidement grâce à des délais d'exécution plus rapides
- Taux de fidélisation des clients plus élevé en raison de la diminution des problèmes d'inventaire tels que les ruptures de stock ou les temps d'attente élevés
- Moins de plaintes des clients en raison de la diminution des problèmes d'exécution tels que des commandes inexactes ou des étiquettes erronées
- Des revenus plus élevés ont été conservés en raison d'un nombre réduit d'articles retournés
- Davantage d'opportunités de croissance pour l'entreprise, grâce à des clients globalement plus satisfaits
Visualisation d'un flux de travail efficace avec un système Kanban
Un élément clé du système 5S consiste à créer des repères visuels simples pour faciliter le suivi des flux de travail et des processus. De nombreux entrepôts utilisent un système Kanban, ou des composants de celui-ci, pour créer des flux de travail simplifiés.
Le système Kanban se caractérise par des cartes visuelles ou un tableau qui montre les étapes des éléments de travail et leurs différentes étapes d'achèvement. Le tableau se compose généralement de trois colonnes principales : « À faire », « Travaux en cours » et « Terminé ». Grâce à ces visuels, toute l'équipe sait très clairement combien de tâches se trouvent dans chaque colonne et cela permet de mener les projets à terme avec plus d'efficacité, l'objectif étant de s'assurer qu'il reste le moins de tâches possible dans la phase de travail en cours.
Un modèle d'entrepôt allégé, comme 5S, peut utiliser un système Kaban visuellement sur les tableaux de bord de l'entrepôt ou dans chaque poste de vérification ou d'emballage. Cela permet à tous les secteurs de travail d'être aussi efficaces que possible et de s'assurer que tous les employés de l'entrepôt comprennent leur place dans le processus d'exécution.
D'autres repères visuels, qui ne se limitent pas à Kanban, peuvent être utiles dans un système 5S. Cela comprend le marquage au sol pour délimiter les zones de travail. La méthode 5S est différente dans chaque environnement de travail et doit être adaptée à vos besoins d'entreposage allégé afin de maximiser l'amélioration continue.
Standardisation d'un système 5S avec la certification ISO 9001
Pour mettre en œuvre un système 5S, vous devez maintenir la cohérence et la pérennité de tous les aspects du système. Cela implique généralement la création de normes et de procédures d'entrepôt pour suivre la régularité de vos systèmes.
Il existe de nombreuses façons de créer des normes, mais une certification est populaire parmi les entreprises d'entreposage, de toutes tailles, il s'agit de la certification ISO 9001. Il s'agit d'un ensemble d'exigences reconnues à l'échelle internationale qui, lorsqu'elles sont suivies, documentées et enregistrées, garantissent que votre entrepôt est certifié selon les normes de contrôle qualité les plus élevées.
Certaines des exigences (pas toutes) d'une certification ISO 9001 incluent :
- Registres d'étalonnage des équipements de surveillance et de mesure
- Tenir des registres de toutes les formations, compétences, expériences et qualifications du personnel
- Enregistrement des résultats, des entrées et du contrôle de tous les services ou produits fournis
- Tenir des registres sur les biens du client
- Tenir des registres de tous les résultats conformes et non conformes de votre produit ou service
- Concevoir et mettre en œuvre des programmes d'audit et de mesures correctives
Le contrôle qualité n'est efficace que si le système mis en place pour le maintenir sur une période donnée est efficace. Si vous souhaitez conserver un système de contrôle qualité de très haute qualité dans le cadre d'un système d'entrepôt 5S, le respect des exigences de la certification ISO 9001 est la norme à suivre.
Conclusion
Grâce à un stockage organisé et à des flux de travail standardisés, les employés peuvent localiser rapidement les articles, réduisant ainsi les erreurs et les retards. L'efficacité d'un système d'entrepôt 5S améliore la satisfaction des clients, favorise une croissance évolutive et réduit les coûts, ce qui renforce la compétitivité globale.
La mise en œuvre réussie d'un système 5S nécessite la collaboration de toute l'équipe. Même si sa mise en œuvre peut prendre beaucoup de temps, l'investissement à long terme en vaut la peine.
Source à partir de DCL Logistique
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