Confrontés à une année difficile avec une croissance lente et divers autres défis, les détaillants intelligents adoptent l'automatisation pour garder une longueur d'avance.
Les analystes prévoient une croissance lente du secteur du commerce de détail cette année, après que les volumes de ventes en 2023 soient inférieurs aux niveaux de 2019. Après l'essor du commerce en ligne pendant la pandémie, nombreux sont ceux qui constatent un retour des consommateurs dans les magasins physiques, ce qui ajoute à la complexité des efforts des détaillants qui s'efforcent de planifier stratégiquement et de gérer un équilibre rentable entre leurs offres grand public et Internet. En effet, le secteur lutte contre les incendies sur de nombreux fronts cette année, en faisant face à la pénurie de main-d'œuvre, à la crise du coût de la vie et à son impact sur les prix, à l'augmentation des loyers, de l'énergie et des coûts de fonctionnement, ainsi qu'à la concurrence croissante des nouveaux canaux en ligne.
Avec des marges bénéficiaires serrées, il y a peu de marge d’erreur dans les processus de paiement des factures : les trop-payés et les duplications pourraient être la goutte d’eau qui fait déborder le vase pour les détaillants à court de liquidités. Il n’est pas non plus utile d’aggraver les relations avec les fournisseurs. Dans le climat économique actuel, les entreprises doivent chérir leurs fournisseurs et leur chaîne d’approvisionnement. Dans le commerce de détail, cela est particulièrement vrai, car une entreprise ne peut pas vendre ce qu'elle ne peut pas se procurer.
En ces temps précaires, il est crucial de protéger les relations avec les fournisseurs et de garantir une chaîne d’approvisionnement résiliente. La mise en œuvre des processus les plus efficaces pour les comptes créditeurs (AP) et le rapprochement des relevés est donc essentielle.
Les détaillants avant-gardistes font de plus en plus confiance aux systèmes numériques qui accélèrent, simplifient et optimisent bon nombre de leurs processus commerciaux. Étiquettes de prix électroniques, suivi automatisé des stocks et des stocks, personnel armé de tablettes pour référencer les informations sur les produits, et bien plus encore.
Cependant, les processus de back-office critiques tels que les processus de comptabilité fournisseurs sont souvent la dernière chose dans laquelle investir. La mise en œuvre d'une solution de premier ordre pour une fonction telle que AP constitue une base solide, afin que d'autres solutions numériques puissent être ajoutées et mis à profit pour garantir que les détaillants adhèrent à la fois au style et au fond.
Une gestion financière plus efficace dès le départ signifie que, même si les marges se resserrent de plus en plus, des processus de paiement efficaces protègent les résultats tout en favorisant des relations productives et harmonieuses avec les fournisseurs.
Réduction des coûts
L’un des principaux défis du commerce de détail en 2024 consiste à trouver des moyens de réduire les coûts sans compromettre la qualité des produits et la satisfaction des clients. L'identification et la mise en œuvre de solutions numériques peuvent contribuer à réduire les coûts au sein de l'entreprise.
Par exemple, la mise en œuvre d'une solution de facturation électronique permet aux fournisseurs de partager des factures numériques qui sont automatiquement saisies dans leur propre système financier, réduisant ainsi considérablement les risques associés à l'erreur humaine et supprimant les délais de réception traditionnels pour l'équipe AP. Certains des meilleurs peuvent également fournir en option une correspondance à trois voies et une autorisation de flux de travail, ainsi qu'une intégration transparente dans le reste du système financier.
L'intégration permet d'automatiser la transition des factures directement vers l'ERP, créant ainsi un flux d'informations transparent tout au long du processus de facturation pour compléter l'investissement ERP existant. Cette source unique de vérité pour les factures garantit l'exactitude des données pour les équipes financières internes et la chaîne d'approvisionnement, offrant ainsi un processus transparent de bout en bout.
Garantir les processus les plus efficaces de rapprochement des relevés signifie que les entreprises ont un contrôle beaucoup plus strict sur leurs dépenses, réduisant considérablement le risque de payer des factures en trop ou d'envoyer des paiements en double. Cela inclut la prise en compte précise des notes de crédit pour une plus grande transparence permettant une compréhension en temps réel de la situation de trésorerie à tout moment.
Les solutions de rapprochement automatisé des relevés peuvent comparer les factures et les notes de crédit avec les lignes de relevé pertinentes sans avoir besoin de processus manuels fastidieux, ce qui permet d'économiser des heures et des ressources humaines. Ils peuvent également réduire le risque de sous-paiement susceptible de provoquer des frictions dans la relation avec les fournisseurs et de compromettre les opportunités d'escomptes pour paiement anticipé.
Protéger les relations avec les fournisseurs
Si la pandémie nous a appris quelque chose, c’est que l’impact de perturbations inattendues de la chaîne d’approvisionnement peut provoquer des ondes de choc financières majeures pour une entreprise. Il est payant de s’occuper des fournisseurs stratégiques clés qui peuvent littéralement vous sauver la vie. Lorsque les fournisseurs peuvent compter sur leurs clients pour les payer avec précision et à temps, ils sont plus susceptibles de faire le nécessaire lorsque des problèmes inattendus surviennent, comme une pénurie soudaine ou une interruption de la chaîne d'approvisionnement pour un produit clé.
Après avoir noué des relations productives avec des fournisseurs stratégiques, il est important de les protéger, en gardant à l’esprit que les PME peuvent faire faillite très rapidement si la trésorerie est trop lente et difficile. Si cela se produit, une entreprise de vente au détail devra changer de cap, déclenchant des processus tels que la recherche de fournisseurs de remplacement, l'évaluation de la qualité des produits, l'établissement de nouvelles relations avec les fournisseurs, la négociation des coûts et des contrats, etc.
L’utilisation d’un système de rapprochement des relevés automatisé et précis fait preuve de transparence envers les fournisseurs – d’autant plus lorsqu’il fait partie d’un système AP numérique global, facilitant ainsi grandement les communications autour des requêtes. Cela est important pour les fournisseurs existants et, bien sûr, facilite également l'établissement de relations avec de nouveaux fournisseurs. Votre historique de crédit et votre réputation comptent.
L'intégration des systèmes avec les fournisseurs est l'un des principaux obstacles pour les détaillants cherchant à mettre en œuvre de nouvelles technologies. Cependant, des solutions telles que AP Automation Invoicing d'Open ECX n'exigent pas que la base de fournisseurs modifie la façon dont ils transmettent les factures et les notes de crédit.
Des solutions comme celle-ci peuvent prendre en charge de nombreux formats de données, notamment .pdf, .csv, XML et EDI, et des règles métier peuvent être définies pour enrichir les données entrantes et ajouter des informations en fonction des exigences du système ERP ou pour prendre en charge la correspondance au niveau de la ligne.
Le UK Prompt Payment Code (PPC) couvre le respect des conditions de paiement des fournisseurs et d'autres problèmes de paiement. Cela peut être volontaire, mais il est de plus en plus important pour garantir des relations stables, fiables et cohérentes avec les fournisseurs et les clients qui peuvent démontrer des processus de paiement responsables et conformes bénéficieront d'une base de fournisseurs améliorée.
De meilleurs résultats commerciaux
Les données sont un élément clé pour atteindre les objectifs commerciaux, car elles fournissent aux utilisateurs des informations précises en temps réel pour éclairer des décisions plus efficaces. Il doit cependant être précis à 100 %. Un rapprochement des relevés précis et opportun produit des données financières précises, qui peuvent être utilisées avec une plus grande confiance pour la planification, les prévisions et la budgétisation.
Des informations obsolètes, compromises par des erreurs, rendent cela presque impossible : chaque décision serait basée sur des données peu fiables et mouvantes, et le succès des décisions clés, comme celle de savoir s'il faut réinvestir dans les briques et le mortier ou développer des canaux en ligne alternatifs, dépend de données précises.
Les processus automatisés éliminent le risque de frappe au clavier et d'autres erreurs humaines, car les données sont saisies une seule fois, à l'aide d'un processus automatisé. Alors que certains logiciels suppriment la composante humaine à l’aide de l’OCR (reconnaissance optique de caractères), prise en charge par l’IA pour réduire les erreurs, les meilleures solutions AP automatisées sont précises à 100 % dès le départ.
La mise en œuvre d'un rapprochement efficace des comptes fournisseurs et des factures réduit les processus de correction fastidieux, où les équipes financières passent des heures à examiner, comparer et faire correspondre manuellement les factures pour identifier les erreurs ou les duplications. Il n’est pas rare que des organisations emploient des équipes de 10 professionnels ou plus uniquement concentrées sur le rapprochement des relevés, un déploiement de ressources totalement évitable et coûteux. Les équipes peuvent travailler sur des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que la stratégie et les relations avec les fournisseurs, tandis que l'automatisation fait le gros du travail.
Les meilleures solutions AP automatisées peuvent avoir des règles de validation intégrées qui aident à repérer et à mettre en évidence les activités potentiellement frauduleuses, ce qui constitue un champ de mines potentiel pour toute entreprise, représentant un risque financier, de réputation et législatif important. Certains systèmes automatisés de rapprochement des comptes fournisseurs et des relevés incluent des rapports sur l'état des relevés, garantissant que l'équipe financière est alertée de tout écart et peut travailler en toute confiance avec le solde du relevé en temps réel. Ils peuvent également fournir un historique complet des documents pour répondre aux exigences d’audit externe.
Le logiciel d'automatisation AP consiste à homogénéiser les processus et les méthodes, permettant de garantir que tous les membres de la fonction AP et dans l'ensemble de l'organisation sont sur la même longueur d'onde, référençant les mêmes versions des mêmes données en temps réel. L'utilisation de flux de travail uniformes et prescrits facilite grandement le partage des tâches, de sorte que même si le propriétaire de la tâche est en congé de maladie ou quitte l'entreprise, la tâche peut être récupérée par n'importe quel collègue.
Il est temps d'automatiser
Il est désormais temps de déplacer les processus AP vers une plateforme numérique. Être basé dans le cloud signifie une sécurité renforcée, un accès aux données en temps réel et une analyse des données plus puissante.
Il existe un certain nombre de solutions disponibles, et les meilleures utilisent une technologie de conversion unique pour extraire le texte physique sous-jacent du document source, offrant ainsi la possibilité d'enrichir les données et de définir des règles métier sur la manière de traiter le document entrant et le contenu des données associées. Cette technologie garantit une précision à 100 %, en transmettant les factures et les notes de crédit directement dans l'ERP de l'organisation, offrant ainsi un processus numérique efficace de bout en bout, aligné sur les objectifs de zéro émission nette et prenant en charge les pratiques de paiement rapide.
La gestion de la chaîne d'approvisionnement et des stocks dans le secteur de la vente au détail d'aujourd'hui est complexe : l'automatisation de la comptabilité fournisseurs rationalise et simplifie l'un des processus les plus importants. Sans une gestion fonctionnelle et robuste des factures, tout le reste s'effondre, du contrôle efficace des stocks aux ventes.
En plus d'aider les entreprises à établir des relations plus solides avec leurs fournisseurs, ces solutions contribuent à optimiser l'efficacité de la gestion des paiements et des finances, permettant aux équipes AP d'accomplir plus en moins de temps, avec des processus automatisés qui prennent une fraction du temps, garantissent une plus grande précision et moins d'erreurs. 2024 est l’année de la mise en œuvre des AP automatisés, sous peine d’être laissé pour compte dans un environnement de vente au détail de plus en plus compétitif.
À propos de l'auteur: Nathan Ollier est PDG de la société de logiciels Open ECX.
Source à partir de Réseau d'informations sur la vente au détail
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