La machine à café vient de tomber en panne et vous devez envoyer votre employé au magasin le plus proche pour lui acheter du café chaud. Le problème ? L'employé n'a pas d'argent liquide et sa carte de crédit est au maximum. C'est là que l'argent liquide s'avère utile.
La petite caisse permet aux entreprises de gérer les petites dépenses qui ne nécessitent pas de puiser dans les fonds de l'entreprise. Elle peut éviter beaucoup de stress ou aider à rembourser les employés lorsqu'ils dépensent leurs fonds au nom de l'entreprise. Donc, si vous êtes prêt à créer une petite caisse pour votre entreprise afin que tout se passe bien, c'est là que ce guide entre en jeu.
Lisez la suite pour découvrir comment configurer correctement votre petite caisse en cinq étapes simples.
Table des matières
Qu'est-ce que la petite caisse ?
Quels sont les types de petite caisse ?
5 étapes pour aider les entreprises à mettre en place une petite caisse
Comment les entreprises peuvent améliorer la gestion de leur petite caisse
En résumé
Qu'est-ce que la petite caisse ?
La petite caisse est la petite somme d'argent qu'une entreprise met de côté pour les dépenses imprévues, comme acheter un café pour une réunion ou payer le dîner d'un employé qui travaille tard. Elle est pratique lorsque proposer un processus de remboursement formel ou rédiger un chèque serait peu pratique ou prendrait beaucoup de temps.
Un exemple du fonctionnement de la petite caisse et de ses avantages
En route pour le travail, Sarah reçoit un appel de son patron lui demandant de prendre des marqueurs et des post-its pour une séance de brainstorming de dernière minute. Avec seulement 15 dollars dans son portefeuille et sans carte de crédit, elle achète les fournitures malgré le souci de couvrir les frais.
Heureusement, le bureau de Sarah dispose d'une petite caisse et son patron la rembourse immédiatement. Elle n'a pas besoin d'attendre des semaines pour récupérer son argent. Voici d'autres choses pour lesquelles les entreprises utilisent généralement la petite caisse :
- Des collations pour le bureau
- Le café coule
- Conseils pour les chauffeurs-livreurs
Quels sont les types de petite caisse ?
1. Petite caisse générale
Ce type de compte est une petite réserve d'argent mise de côté pour les dépenses quotidiennes imprévues. Il est pratique pour couvrir les fournitures de bureau, les frais de port ou les petits remboursements des employés.
2. Petite caisse d'avances
La caisse d'avances est un montant spécifique destiné aux besoins courants, comme le remboursement des frais de déplacement des employés. Les entreprises alimentent régulièrement ces fonds pour maintenir le même solde, garantissant ainsi que l'argent est toujours disponible pour ces coûts spécifiques.
3. Petite caisse d'urgence
Ces fonds sont généralement constitués de petites sommes d'argent mises de côté pour les situations « au cas où », comme lorsqu'une fenêtre se brise de manière inattendue ou que l'imprimante cesse soudainement de fonctionner. Ils sont là pour couvrir des dépenses urgentes et imprévues.
4. Caisse discrétionnaire
Ce fonds donne aux gestionnaires une plus grande flexibilité financière. Ils peuvent utiliser cet argent à leur guise pour récompenser un employé travailleur en lui offrant une petite récompense ou pour lui offrir quelque chose de modeste qui n'était pas prévu au budget.
5 étapes pour aider les entreprises à mettre en place une petite caisse
Vous ne savez pas par où commencer pour créer une petite caisse ? Suivez ces étapes simples pour la préparer en un rien de temps. Mais, tout d'abord, les entreprises doivent décider où elles conserveront leurs fonds d'urgence, comme un coffre-fort, un tiroir verrouillé ou un compte sécurisé.
Étape 1 : Définir les limites du compte
La prochaine étape pour les entreprises est de fixer le montant qu'elles conserveront dans leur fonds de caisse. La plupart des bureaux commencent entre 100 et 200 dollars, mais les entreprises peuvent l'ajuster en fonction de leurs besoins prévus. Ensuite, elles doivent réfléchir à la manière de réapprovisionner le compte.
Ce point est ce que nous appelons le « point de réapprovisionnement ». Par exemple, une entreprise disposant d’un fonds de caisse de 100 $ US peut choisir de le réapprovisionner une fois qu’il passe sous les 15 $ US. À ce moment-là, elle enregistrera les dépenses et émettra un chèque pour ramener le fonds à son montant initial.
Étape 2 : Choisissez qui gérera les fonds
L'entreprise dispose-t-elle d'un responsable administratif ? Si oui, il est généralement la personne la mieux placée pour gérer la petite caisse. Toutefois, les propriétaires d'entreprise disposant d'une petite équipe peuvent assumer eux-mêmes cette responsabilité.
Quelle que soit la meilleure option que les entreprises considèrent comme étant la meilleure, elles doivent s'assurer qu'une seule personne à la fois peut accéder au fonds. Cela permet d'éviter les retraits non comptabilisés ou les vols potentiels. Après avoir décidé qui est responsable, les entreprises peuvent ajouter les fonds ou encaisser un chèque dans leur boîte de dépôt sécurisée.
Étape 3 : Créez un journal
Les entreprises ne peuvent pas suivre leurs dépenses de caisse sans tenir un registre. Chaque fois que de l'argent sort ou entre dans le compte, la personne responsable doit l'enregistrer dans le registre créé. C'est pourquoi les employés doivent avoir un reçu pour toute somme dépensée à partir du fonds.
Par exemple, si Sarah achète des petits gâteaux pour une réunion et souhaite se faire rembourser, elle doit fournir un reçu. La personne responsable utilisera ensuite le reçu pour enregistrer la dépense de petite caisse dans le grand livre général, en s'assurant que tout est correctement comptabilisé. Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler un journal :
| Date | Plus de détails | Cash in | Retenir | Équilibre |
| 9-2-2024 | Fournitures de bureau | US $ 10 | US $ 90.00 | |
Le journal de caisse doit contenir les informations clés suivantes : la date de la transaction, une brève description, l'argent ajouté, le montant dépensé et le solde restant. Lorsque le solde revient au niveau de réapprovisionnement défini, les entreprises peuvent émettre un chèque pour rétablir le fonds à son montant initial.
Étape 4 : Enregistrer et rapprocher les dépenses de petite caisse
Lorsque la petite caisse commence à s'épuiser, il est temps de la réexaminer et d'ajouter de l'argent pour la reconstituer. Les entreprises peuvent commencer par faire correspondre leurs reçus avec ce qui est enregistré dans le journal de petite caisse pour s'assurer que tout s'additionne. S'il y a une différence entre l'argent liquide physique et les enregistrements du journal, les propriétaires d'entreprise doivent rechercher toute divergence. Une fois que tout concorde, les entreprises peuvent enregistrer les dépenses dans leur grand livre général et reconstituer les fonds.
Étape 5 : Réévaluer périodiquement la limite de la petite caisse
L'entreprise utilise-t-elle rapidement sa petite caisse ? Il est alors temps d'augmenter le montant déposé sur le compte de petite caisse. Cependant, il ne faut pas se contenter d'augmenter le montant sans examiner à quoi il sert.
Par exemple, si l’entreprise achète fréquemment du café pour le bureau, elle peut envisager d’utiliser le budget ordinaire au lieu de puiser dans la petite caisse chaque semaine. De cette façon, les entreprises peuvent conserver leur petite caisse pour d’autres petites dépenses imprévues.
Comment les entreprises peuvent améliorer la gestion de leur petite caisse
Les processus manuels sont souvent confrontés à des problèmes qui conduisent à une mauvaise budgétisation et à une augmentation des risques de fraude. Cependant, les logiciels de gestion des dépenses peuvent aider les entreprises à rationaliser la gestion de la petite caisse. Ils peuvent aider à automatiser ces tâches, à réduire les érosions et les abus en centralisant la documentation, en accélérant les rapprochements et en simplifiant les audits grâce à des modèles standardisés.
Le plus ? Les entreprises peuvent personnaliser le logiciel en fonction de leur situation géographique. Certains services, comme Happay, proposent même des cartes prépayées, qui permettent de suivre et de gérer en temps réel les fonds à partir d'une plateforme basée sur le cloud. C'est un excellent moyen d'améliorer l'efficacité et le contrôle des dépenses de caisse.
En résumé
À l'heure actuelle, les petites entreprises devraient avoir décidé si elles veulent créer une petite caisse et devraient avoir une bonne idée de la manière de procéder. Mais avant cela, elles doivent avoir des directives claires pour que tout se passe bien. N'oubliez pas de créer une politique de petite caisse qui précise à quoi les employés peuvent utiliser l'argent et fixe des limites de dépenses.
Ils peuvent ensuite régler tout ce qui dépasse la limite à partir d'un autre compte. Même si l'entreprise n'a qu'un seul employé, une petite caisse peut être utile pour couvrir efficacement les frais imprévus.
