Imaginez que vous avez réussi à rédiger l'e-mail parfait : une introduction percutante, un message clair et un appel à l'action qui ne manquera pas de susciter une réponse de la part des consommateurs potentiels. Mais avant que les entreprises n'appuient sur « Envoyer », il y a une dernière touche à ne pas manquer : une signature efficace.
L’e-mail reste le moyen de communication privilégié pour les entreprises. La manière dont les marques concluent les choses est aussi importante que ce qu’elles veulent dire. Une conclusion réfléchie d’e-mail fait preuve de professionnalisme et d’attention aux détails tout en donnant le ton approprié. Cet article abordera les meilleures et les pires façons dont les entreprises peuvent terminer leurs e-mails.
Table des matières
Que sont les signatures de courrier électronique ?
Ce que les entreprises devraient inclure dans chaque signature de courrier électronique
Les types de signatures de courrier électronique
Comment terminer un e-mail : 10 façons de paraître professionnel
Comment ne pas terminer un e-mail : 10 signatures à éviter complètement
Emballage en place
Que sont les signatures de courrier électronique ?
La signature d'un e-mail est la touche finale à la fin d'un message. Il s'agit généralement d'un simple mot ou d'une courte phrase suivi d'un nom et d'une signature. Considérez-la comme le signal qui dit : « Nous avons terminé ici. »
Les entreprises doivent inclure des signatures de courrier électronique dans presque tous les e-mails qu'elles envoient. Elles constituent un élément clé de la communication commerciale et l'utilisation de la bonne signature montre au destinataire que la marque comprend les bases de l'étiquette du courrier électronique. De plus, cela permet de laisser une impression professionnelle.
Ce que les entreprises devraient inclure dans chaque signature de courrier électronique
Chaque signature d’e-mail nécessite trois éléments clés :
- Un adieu
- Signature
- Coordonnées
La phrase d'adieu est le mot ou la phrase qui précède le nom de l'expéditeur et qui est plus importante que la plupart des gens ne le pensent. La section d'adieu donne le ton de l'e-mail et façonne les sentiments du lecteur à l'égard du message reçu. Voici quelques exemples d'adieu par e-mail (la section suivante présentera plus d'options) :
- Sincèrement vôtre,
- A bientôt
- Meilleures salutations
Ensuite, il faut ajouter la signature de l'expéditeur. Si l'expéditeur possède déjà une signature électronique professionnelle, il n'aura pas besoin de saisir à nouveau son nom après le message d'adieu. Mais s'il n'en a pas, il doit inclure son nom et d'autres coordonnées pertinentes, comme un numéro de téléphone ou un identifiant de réseau social. De cette façon, le destinataire peut contacter l'expéditeur par d'autres canaux si nécessaire.
Qu'est-ce qu'une signature électronique professionnelle ?
Une signature électronique est comme une carte de visite numérique. Les expéditeurs peuvent la configurer pour qu'elle apparaisse automatiquement dans chaque e-mail ou uniquement pour certaines personnes, comme les personnes extérieures à l'entreprise. En général, elle comprend un nom complet, un titre de poste, un numéro de téléphone, un profil LinkedIn et l'adresse du bureau.
Les expéditeurs peuvent également faire preuve de créativité. Certains ajoutent une citation inspirante ou une photo pour personnaliser davantage la signature de leur e-mail. C'est un moyen rapide et facile de partager plus d'informations sur l'expéditeur et sur la façon dont les gens peuvent le contacter sans avoir à les saisir à chaque fois.
Les types de signatures de courrier électronique
1. Signatures générales des e-mails
La plupart des e-mails se terminent par des formules de conclusion simples et générales. Ces phrases rapides ne sont pas liées à un élément spécifique de la cible ou du contenu de l'e-mail. Elles constituent simplement une manière conviviale de conclure. Voici quelques exemples de ce type de formules de conclusion :
- Nous vous remercions de votre intérêt
- Cordialement
- Passez une bonne journée
2. Signatures d'e-mails personnalisées
Parfois, une signature personnalisée est la solution, en particulier lorsque l'expéditeur envoie un e-mail à une personne qu'il connaît déjà (qu'il s'agisse d'une relation personnelle ou professionnelle). Au lieu de signatures génériques, celles-ci sont plus réfléchies et spécifiques à la relation expéditeur-destinataire.
C'est pour cette raison que ce sont généralement des phrases courtes qui remplacent la phrase de clôture habituelle. Voici quelques exemples :
- Je suis ravi de commencer ce projet avec vous.
- J'apprécie vraiment tout votre travail acharné.
- Merci beaucoup pour cette opportunité.
Comment terminer un e-mail : 10 façons de paraître professionnel
Signatures de courrier électronique pour les entreprises formelles
Une bonne signature est essentielle pour conclure un e-mail professionnel. Ces phrases de clôture d'e-mail sont parfaites lorsque les expéditeurs contactent des personnes extérieures à leur organisation (comme des clients potentiels, des fournisseurs ou d'autres partenaires).
Elles sont également idéales pour les collègues si l'entreprise ou le secteur d'activité tend vers une ambiance plus formelle. Voici quelques options incontournables :
1. Cordialement
Ce choix classique est un favori car il termine les choses sur une note positive mais formelle.
2. Cordialement
Qu'il s'agisse de « Cordialement », « Cordialement » ou simplement « Cordialement », chaque message est poli, clair et reste parfaitement professionnel.
3. Meilleurs voeux
Un peu plus amical que les autres, cette signature montre que l'expéditeur souhaite sincèrement bonne chance au destinataire sans perdre ce ton professionnel.
Signatures de courrier électronique pour les entreprises informelles
Lorsque les expéditeurs envoient des e-mails à des collègues qu'ils connaissent bien ou traitent d'affaires moins formelles, ces signatures fonctionnent parfaitement :
4. À votre santé
Une façon amicale et conversationnelle de conclure un e-mail, un peu comme « Cordialement », mais plus détendue.
5. Meilleur
Court, simple et efficace dans presque toutes les situations. Il est direct et fait le travail.
6. Prenez soin de vous
Cette signature de fin de rencontre est chaleureuse sans être excessive. C'est un bel équilibre pour une conclusion à la fois amicale et professionnelle.
Signatures de courrier électronique pour la gratitude et les demandes
Lorsque les expéditeurs souhaitent demander quelque chose par e-mail ou exprimer leur gratitude pour une faveur, une recommandation, une recommandation ou une opportunité, leur signature peut contribuer à conclure le tout en beauté. Voici ce qu'ils peuvent utiliser :
7. Je vous remercie
Direct, simple et qui fait passer le message. Pas besoin de trop réfléchir.
8. J'apprécie votre [contribution, aide, apport, etc.]
Cette signature ajoute un peu plus de chaleur. C'est comme dire : «Hé, j'apprécie vraiment ce que tu fais pour moi.” Parfait pour les suivis ou les rappels afin de garder les choses amicales tout en incitant à une réponse.
Signatures de courrier électronique pour une conversation informelle
La personnalisation de la signature semble souvent naturelle dans les conversations informelles. Mais les expéditeurs n'ont pas toujours besoin de faire preuve de fantaisie. Ils peuvent utiliser des signatures de fin de message très pratiques qui fonctionnent parfaitement pour les e-mails conviviaux, notamment :
9. Parlez bientôt
Si l'expéditeur prévoit de revoir quelqu'un de proche prochainement, il peut dire cette phrase de départ. C'est décontracté et simple et cela permet de garder une ambiance légère.
10. À plus tard
C'est un peu comme « À bientôt », mais un peu plus décontracté. C'est une façon amusante de dire « On se reparle bientôt », sans donner l'impression que c'est une promesse formelle.
Comment ne pas terminer un e-mail : 10 signatures à éviter complètement
La conclusion d'un e-mail est comme la dernière poignée de main. Elle doit donc laisser une bonne impression. C'est pourquoi les expéditeurs doivent éviter certaines formules de conclusion qui peuvent donner une mauvaise impression. Voici quelques phrases de conclusion à éviter.
1. Au plaisir de vous lire (merci d'avance)
Cette façon de faire peut paraître un peu insistante ou passive-agressive. C'est comme si l'expéditeur supposait que le destinataire devait répondre, ce qui pourrait ne pas plaire à tout le monde.
2. Bien à vous
Pourquoi utiliser cette signature si l'expéditeur n'appartient pas réellement à la personne ? Cela peut paraître un peu trop formel et pas vraiment authentique.
3. Amour ou (XOXO)
Ce message de dédicace est trop personnel, sauf si l'e-mail est destiné à une personne très proche, comme un partenaire ou un membre de la famille. Il est préférable de rester amical, mais pas trop amical.
4. —[Nom] ou —[Initiale]
Si l'e-mail n'est pas très court et décontracté, le fait de ne pas terminer correctement l'envoi peut sembler brusque ou négligent, comme si l'expéditeur n'avait pas pris la peine de terminer correctement son message.
5. Emoji
Même si les émojis peuvent être utiles dans certaines conversations professionnelles, c'est au moment de la signature que les choses doivent rester claires et professionnelles. Laissez les émojis de côté (par mesure de sécurité).
6. Passez une bonne journée
Le langage religieux peut sembler déplacé dans les e-mails professionnels ou informels, même s'il est bien intentionné. Il est préférable de l'éviter, à moins qu'il ne soit approprié au contexte.
7. J'espère que cela a du sens
Cette formule de dénonciation peut sembler inoffensive, mais elle peut être perçue comme passive-agressive. Elle implique que toute confusion est la faute du lecteur, ce qui n'est pas idéal pour établir un lien.
8. Respectueusement vôtre
Cette signature est si formelle qu'elle semble rigide et presque distante. L'objectif est de créer un lien, pas de se sentir robotique.
9. Passez un bon moment
Très décontracté. C'est mieux dans une conversation que dans un e-mail : cela peut ressembler à une conversation dans un café plutôt qu'à un e-mail.
10. Bonne chance
« Bonne chance » peut être un peu délicat à prononcer. Le destinataire peut avoir l'impression que la tâche est difficile ou qu'il aura besoin de chance pour réussir, ce qui peut être décourageant.
Emballage en place
Beaucoup de gens considèrent la fin d'un e-mail comme une simple formalité. Elle ne contient peut-être pas beaucoup d'informations supplémentaires, mais elle est essentielle dans les e-mails professionnels. Lire un e-mail qui s'arrête brusquement n'est pas une expérience agréable. Cette brusquerie peut laisser un goût amer au lecteur, qui a l'impression que l'expéditeur n'a pas pris la peine de terminer correctement.
D’un point de vue professionnel, la manière dont les entreprises s’expriment est tout aussi importante que ce qu’elles disent. Si les marques sautent ou bâclent la signature, les lecteurs peuvent s’en aller, doutant de leur fiabilité dans un contexte professionnel. Pensez à utiliser l’une des dix signatures recommandées pour avoir l’air d’un pro, et évitez les dix autres qui peuvent empirer les choses.
