बिजनेस प्रोसेस एनालिसिस क्या है और इसका उपयोग कैसे करें?

चाबी छीन लेना

व्यावसायिक प्रक्रिया विश्लेषण (बीपीए) कंपनियों को आंतरिक परिचालन में अक्षमताओं की पहचान करने में मदद करता है

जो व्यवसाय नया उत्पाद लॉन्च करते हैं या कॉर्पोरेट पुनर्गठन से गुजरते हैं, वे अक्सर BPA का उपयोग करते हैं

उद्योग अनुसंधान का उपयोग प्रमुख प्रदर्शन मीट्रिक्स की पहचान करने के लिए किया जा सकता है

बिजनेस प्रोसेस एनालिसिस (BPA) एक कार्यप्रणाली है जिसका उपयोग व्यवसाय के प्रक्रिया-संबंधित क्षेत्रों का विश्लेषण करने और दक्षता में सुधार करने के लिए किया जाता है। विशेष रूप से, BPA कंपनियों को राजस्व में सुधार और लागत कम करने के लिए आंतरिक प्रक्रियाओं की जांच करने में मदद करता है। हालाँकि बिजनेस एनालिसिस (BA) और BPA उनके विश्लेषण के दायरे के संदर्भ में भिन्न हैं, BPA को आम तौर पर या तो बिजनेस एनालिस्ट या प्रोसेस आर्किटेक्ट या दोनों को सौंपा जाता है। बिजनेस एनालिस्ट अक्सर समस्या के आसपास के संदर्भ का विश्लेषण करते हैं और डेटा अंतर्दृष्टि प्रदान करते हैं, जबकि प्रोसेस आर्किटेक्ट सीधे प्रक्रियाओं को लागू करने में शामिल होते हैं। हालाँकि, BPA के लिए सिर्फ़ एक बिजनेस एनालिस्ट या प्रोसेस आर्किटेक्ट से ज़्यादा की ज़रूरत होती है। किसी बिजनेस प्रोसेस को बदलने के लिए, कंपनियों को प्रबंधन, IT और अन्य पेशेवरों को भी शामिल करने की ज़रूरत होती है। BPA को तोड़ने से पहले, आइए बुनियादी बातों से शुरुआत करें।

एक व्यवसाय प्रक्रिया क्या है?

व्यावसायिक प्रक्रिया गतिविधियों का एक संगठित समूह है जो इनपुट को आउटपुट में बदलता है, और यह औपचारिक या अनौपचारिक हो सकता है। औपचारिक प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण किया जाता है और अधिकांश समय उनका पालन किया जाता है। अनौपचारिक प्रक्रियाओं का उपयोग या तो औपचारिक दस्तावेज़ीकरण की कमी के कारण किया जाता है या असामान्य परिस्थितियों में औपचारिक प्रक्रियाओं से विचलित होने की आवश्यकता के कारण किया जाता है।

कंपनियों को बिजनेस प्रोसेस एनालिसिस का उपयोग कब करना चाहिए?

अधिकांशतः, कंपनियाँ नई तकनीक या नई प्रक्रिया शुरू करते समय BPA का उपयोग करती हैं। नई तकनीक शुरू होने से पहले, उद्यम के प्रबंधन को पुरानी तकनीक या प्रक्रिया के कारण होने वाली किसी भी अक्षमता को समझने की आवश्यकता होती है। इन अक्षमताओं में शिपमेंट में देरी, खराब ग्राहक सहायता या दोषपूर्ण उत्पादों का उच्च प्रतिशत शामिल हो सकता है। लागत-लाभ विश्लेषण करके, कंपनियाँ यह निर्धारित करने में सक्षम होती हैं कि नई तकनीक को लागू करना है या अन्य क्षेत्रों पर ध्यान केंद्रित करना है जो निवेश पर अधिक रिटर्न उत्पन्न कर सकते हैं।

फर्मों के पास हाल के वर्षों में BPA की ओर तेजी से रुख किया गया है, क्योंकि COVID-19 महामारी ने कुछ उत्पादों की मांग बढ़ा दी और अन्य की आवश्यकता को कम कर दिया। कंपनियों के पास नए ऑपरेटिंग वातावरण के अनुकूल होने के लिए सीमित समय था, जिसने संगठनों को अपना ध्यान प्रभावी ढंग से बदलने में मदद करने के लिए BPA को महत्वपूर्ण बना दिया। उदाहरण के लिए, कई संगठनों ने अपनी डिजिटल पेशकश का विस्तार करने के लिए BPA का उपयोग किया है। अन्य कंपनियों ने आपूर्ति श्रृंखला व्यवधानों से जुड़े नकारात्मक प्रभावों को दूर करने के लिए BPA का उपयोग किया। हाल ही में, मजबूत मुद्रास्फीति के दबाव और आर्थिक अनिश्चितता ने कई संगठनों को लागतों को नियंत्रित करने और अक्षमताओं को खत्म करने के लिए BPA का उपयोग करने के लिए प्रेरित किया है।

संगठन अक्सर एक बड़े कार्यक्रम के भाग के रूप में BPA का सहारा लेते हैं। रणनीतिक योजना उदाहरण के लिए, एक संगठन व्यापक उद्देश्य की दिशा में एक कदम के रूप में अपनी आंतरिक प्रक्रियाओं को बेहतर ढंग से समझने के लिए BPA का उपयोग कर सकता है।

व्यवसाय प्रक्रिया विश्लेषण के क्या लाभ हैं?

आप शायद पहले ही देख चुके होंगे कि BPA कई स्थितियों में मददगार है। व्यवसाय प्रक्रिया विश्लेषण का उपयोग करने के कुछ लाभ इस प्रकार हैं:

• कुशलता बढ़ाओ: उदाहरण के लिए, BPA के लिए आवश्यक समय और संसाधनों को कम किया जा सकता है उत्पादक बिक्री संभावना, कर्मचारियों को शामिल करना, उत्पाद विकास या विपणन अभियान बनाना।
• लागत घटाएं: BPA कार्यों पर लगने वाले समय को कम करके या प्रक्रियाओं में अनावश्यकता को दूर करके कार्मिक लागत को कम कर सकता है। BPA संसाधनों और सामग्रियों के लिए लागत बचत को भी उजागर कर सकता है।
• नीतियों और शासन को स्पष्ट और बेहतर बनाना: उदाहरण के लिए, BPA में सुधार हो सकता है जोखिम प्रबंधन और उन स्थानों पर प्रकाश डालें जहां वर्तमान आईटी और डिवाइस सुरक्षा नीतियों में सुधार की आवश्यकता है।
• बाधाओं को दूर करें या कम करें: BPA आपके संगठन को संचार और प्रक्रिया निष्पादन को अनुकूलित करने में मदद कर सकता है, ताकि अनुमोदन जैसे किसी एक चरण में कोई बैकलॉग उत्पन्न न हो।
• अपनाने की प्रक्रिया को अनुकूलित करें: बीपीए नई प्रौद्योगिकी या प्रक्रियाओं को अपनाने में आने वाली कठिनाइयों को उजागर कर सकता है तथा प्रशिक्षण कार्यक्रमों में सुधार ला सकता है, जिससे अंततः अपनाने की दरों में वृद्धि होगी।
• रिलीज या परिनियोजन प्रक्रियाओं में सुधार करें: हम सभी चाहते हैं कि अभियान परिनियोजन और उत्पाद रिलीज़ सुचारू रूप से चलें - BPA इन प्रक्रियाओं में अक्षमताओं के माध्यम से काम कर सकता है और आपको सुधार करने में मदद कर सकता है।
• ध्यान केन्द्रित करने में सहायता करें: BPA आपके संगठन को तेजी से डिजिटल होती दुनिया में प्रतिस्पर्धा करने में मदद कर सकता है। उदाहरण के लिए, BPA विशिष्ट तकनीक का उपयोग करने, काम के दूरस्थ मॉडल पर जाने या उत्पादों और सेवाओं को ऑनलाइन प्रदान करने के लिए संक्रमण को सुचारू बनाने के लिए दिन-प्रतिदिन की प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने में सहायता कर सकता है।
• कंपनी संस्कृति में सुधारअनुकूलित प्रक्रियाएं कार्यस्थल पर कर्मचारियों के अनुभव को बेहतर बनाती हैं।
• व्यस्तता बढ़ाएंबेहतर ग्राहक सेवा, वेबसाइट इंटरैक्शन या इन-स्टोर प्रक्रियाएं आपके संगठन की प्रतिष्ठा और सहभागिता को मजबूत करती हैं।

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व्यवसाय प्रक्रिया विश्लेषण में मुख्य चरण

तो, ये मूल बातें हैं। BPA में क्या-क्या चरण शामिल हैं?

1. लक्ष्य निर्धारित करें

पहला कदम यह निर्धारित करना है कि क्या हासिल किया जाना चाहिए। स्वोट अनालिसिस, जोखिम विश्लेषण या फिर औपचारिक प्रतिस्पर्धी विश्लेषण आपके संगठन में सुधार के लिए क्षेत्रों की पहचान करने में आपकी मदद कर सकता है। अपने संगठन के प्रदर्शन पर करीब से नज़र डालें वित्तीय अनुपात यह भी एक मददगार शुरुआती बिंदु हो सकता है। वृहद स्तर पर, आपका लक्ष्य राजस्व बढ़ाना या लागत कम करना हो सकता है, लेकिन ध्यान रखें कि BPA प्रक्रिया-संबंधी सुधारों पर ध्यान केंद्रित करता है। इसका मतलब है कि आपका लक्ष्य वृहद व्यावसायिक बदलाव के बजाय प्रक्रिया सुधार पर केंद्रित होना चाहिए। उदाहरण के लिए, BPA का लक्ष्य श्रम दक्षता में सुधार करना हो सकता है। अत्यधिक दोहराए जाने वाले कार्यों को अक्सर स्वचालित किया जा सकता है, जिससे बेहतर समापन समय और कम त्रुटियां होती हैं। उदाहरण के लिए, बिक्री प्रक्रिया में, बिक्री ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके फ़ॉलो-अप को स्वचालित किया जा सकता है। बिक्री प्रक्रिया के मामले में, लक्ष्य फ़ॉलो-अप ईमेल लिखने में लगने वाले समय को कम करना, प्रतिक्रिया दर में सुधार करना या दोनों हो सकता है। यह सुनिश्चित करने का एक तरीका है कि लक्ष्य अच्छी तरह से परिभाषित है

2. प्रक्रिया को परिभाषित करें

एक बार लक्ष्य निर्धारित हो जाने के बाद, आपको उस प्रक्रिया को परिभाषित करने की आवश्यकता है जो अक्षमताओं का कारण बनती है। उदाहरण के लिए, बिक्री प्रक्रिया में, फ़ॉलो-अप में कई चरण शामिल हो सकते हैं, जैसे फ़ॉलो-अप ईमेल के लिए टेम्पलेट बनाना, क्लाइंट से प्राप्त जानकारी के आधार पर टेम्पलेट को समायोजित करना, ईमेल को प्रूफ़रीडिंग करना और बातचीत के पाँच मिनट बाद ईमेल भेजना।

प्रक्रिया को परिभाषित करते समय, सुनिश्चित करें कि प्रक्रिया का दायरा बहुत व्यापक न हो। कुछ प्रक्रिया विशेषज्ञ इस शब्द का उपयोग करते हैं शुरू से अंत तक बड़ी, महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं की सीमाओं को परिभाषित करने के लिए। एंड-टू-एंड डिज़ाइन में वे सभी गतिविधियाँ शामिल होती हैं जो किसी उत्पाद अवधारणा के साथ आने के लिए होनी चाहिए। इन प्रक्रियाओं को और अधिक विभाजित करने का एक तरीका प्रक्रिया पदानुक्रम का उपयोग करना है। प्रक्रिया पदानुक्रम पूरे संगठन के स्तर से शुरू होता है और सबसे बारीक प्रक्रियाओं की ओर बढ़ता है। इस चरण के दौरान विश्लेषकों और प्रक्रिया वास्तुकारों द्वारा उपयोग किया जाने वाला सबसे आम उपकरण SIPOC है, जिसका अर्थ है आपूर्तिकर्ता, इनपुट, प्रक्रिया, आउटपुट और ग्राहक। यह उपकरण एक या अधिक प्रक्रियाओं के इनपुट और आउटपुट को तालिका के रूप में सारांशित करने में मदद करता है।

3. प्रक्रिया का विश्लेषण करें

आपके पास परिभाषित लक्ष्य के आधार पर चुनने के लिए कई व्यवसाय प्रक्रिया विश्लेषण तकनीकें हैं। सबसे आम विश्लेषण तकनीक मूल्य विश्लेषण है, जो मूल्य वर्धित के आधार पर प्रक्रिया के प्रमुख और छोटे तत्वों को दर्शाता है। मूल्य कार्य और लागत का अनुपात है। इसलिए, मूल्य को या तो कार्य में सुधार करके या लागत को कम करके बदला जा सकता है। मूल्य विश्लेषण करते समय, विश्लेषक आमतौर पर अवरोही क्रम में कार्यों और लागतों की एक सूची संकलित करते हैं। प्रत्येक गतिविधि के शुद्ध मूल्य का अनुमान लगाने के लिए अक्सर ऐसी सूचियों पर लागत-लाभ अनुपात लागू किया जाता है।

हमारे बिक्री अनुवर्ती प्रक्रिया उदाहरण पर लौटते हुए, उच्चतम मूल्य वाले चरणों को निम्न क्रम में क्रमबद्ध किया जा सकता है: क्लाइंट से प्राप्त जानकारी के आधार पर बिक्री टेम्पलेट को समायोजित करना, ईमेल को प्रूफ़रीड करना, बातचीत के पाँच मिनट बाद ईमेल भेजना और फ़ॉलो-अप ईमेल के लिए टेम्पलेट बनाना। इस उदाहरण में, फ़ॉलो-अप टेम्पलेट बनाना सबसे कम मूल्य-वर्धित तत्व है क्योंकि इसमें बहुत समय लगता है और नई जानकारी आने पर हमेशा समायोजन की आवश्यकता होती है।

अन्य लोकप्रिय विश्लेषण तकनीकों में अंतर विश्लेषण शामिल है, जो वास्तविक प्रदर्शन की तुलना संभावित प्रदर्शन से करता है, तथा मूल कारण विश्लेषण, जिसका उद्देश्य यह निर्धारित करना होता है कि कोई समस्या उत्पन्न क्यों होती है, तथा मूल कारण का समाधान ढूंढ़ना होता है।

4. संवर्द्धन की पहचान करें

प्रक्रिया का विश्लेषण करने और अक्षमताओं का पता लगाने के बाद, अगला कदम यह पता लगाना है कि आवश्यक संवर्द्धन क्या हैं। अक्सर, सुधार बाधाओं को दूर करने, उच्च-मूल्य प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने या ग्राहकों के साथ बातचीत में सुधार करने जैसे पहलुओं पर ध्यान केंद्रित करते हैं। उदाहरण के लिए, फ़ॉलो-अप ईमेल बनाने के मूल्य को बढ़ाने के लिए, एक विक्रेता संभावित रूप से बाहरी उपकरणों का उपयोग कर सकता है जो क्लाइंट सेगमेंट या अन्य जानकारी के आधार पर अनुकूलन योग्य ईमेल को तेज़ी से बनाने में मदद करते हैं।

इस चरण के दौरान, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आप किसी भी संभावित बाहरी प्रभाव को ध्यान में रखें। बाहरी प्रभाव आपके व्यवसाय के कारण होने वाली अप्रत्यक्ष लागत या लाभ हैं जो तीसरे पक्ष को प्रभावित करते हैं, जिसमें व्यक्ति या संगठन शामिल हो सकते हैं - या यहां तक ​​कि पूरा समाज भी। उदाहरण के लिए, गति में सुधार से कुछ उत्पादों और सेवाओं की गुणवत्ता प्रभावित हो सकती है, जो डाउनस्ट्रीम उपयोगकर्ताओं या उपभोक्ताओं के लिए एक लागत है। इसी तरह, कुछ प्रक्रियाओं के स्वचालन से किसी उत्पाद या सेवा को अनुकूलित करने की क्षमता समाप्त हो सकती है, जिससे इन उत्पादों और सेवाओं की मांग कम हो सकती है। इसलिए, विश्लेषकों को नई प्रक्रियाओं को समायोजित करने या शुरू करने से पहले एक संपूर्ण लागत-लाभ विश्लेषण भी करना चाहिए।

5. प्रक्रिया को क्रियान्वित करें

कार्यान्वयन में अक्सर प्रबंधन से लेकर विश्लेषकों और आईटी पेशेवरों तक विभिन्न विभागों के पेशेवर शामिल होते हैं। आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि कार्यान्वयन टीम के पास प्रभावी परिवर्तन करने के लिए पर्याप्त संसाधन हैं। सुधार आमतौर पर छोटे पैमाने पर शुरू होते हैं, उसके बाद जुड़े कार्यों में बदलाव किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, फ़ॉलो-अप ईमेल के लिए टेम्प्लेट बनाने के मूल्य को बढ़ाने के लिए, बिक्री विभाग तीसरे पक्ष का सॉफ़्टवेयर स्थापित कर सकता है जो सभी पिछले ईमेल का विश्लेषण करता है और पूर्वानुमानित विश्लेषण का उपयोग करके सुझाव देता है।

6. परिणामों पर नज़र रखें

अंतिम चरण नए मानकों और प्रक्रियाओं की निगरानी और नियंत्रण करना है। क्या नई प्रक्रियाओं के परिणामस्वरूप बेहतर KPI प्राप्त होते हैं? क्या ये प्रक्रियाएँ किसी बाहरी प्रभाव का कारण बनती हैं? उदाहरण के लिए, थर्ड-पार्टी सॉफ़्टवेयर फ़ॉलो-अप ईमेल लिखने के लिए आवश्यक समय को कम कर सकता है, लेकिन यह ईमेल प्रतिक्रिया दर को भी कम कर सकता है। दूसरे शब्दों में, हमें यह सुनिश्चित करना होगा कि हम बाहरी प्रभावों को ध्यान में रखें। इसके अलावा, इस चरण के दौरान अतिरिक्त सुधार के अवसर उत्पन्न हो सकते हैं, इसलिए 'सेट और भूल जाओ' दृष्टिकोण अपनाने के बजाय नई प्रक्रियाओं की लगातार निगरानी करना महत्वपूर्ण है।

बीपीए केस अध्ययन

अब जबकि हमने बुनियादी बातें समझ ली हैं, आइए व्यवसाय प्रक्रिया विश्लेषण के कुछ वास्तविक उदाहरणों पर नजर डालें।

हमारा पहला उदाहरण फ्रांसीसी कॉस्मेटिक कंपनी के बैकलॉग से संबंधित है, यवेस रोचर, नए उम्मीदवारों को संसाधित करते समय अनुभव किया। BPA करने के बाद, यवेस रोचर ने देखा कि वे पीक सीज़न में दोगुने उम्मीदवारों को काम पर रख रहे थे। बैकलॉग को कम करने के लिए, कंपनी ने ऐसे सॉफ़्टवेयर में निवेश किया जो डेटा को ऑटो-पॉप्युलेट और ऑटो-वैलिडेट करता है, जिससे नए उम्मीदवारों को संसाधित करने में आंतरिक रूप से लगने वाला समय कम हो जाता है।

हॉवर्ड बैंकग्रेटर बाल्टीमोर क्षेत्र में स्थित एक स्थानीय स्वामित्व वाला सामुदायिक बैंक, ग्राहक सेवा और कर्मचारी उत्पादकता में सुधार करना चाहता था। व्यवसाय प्रक्रिया विश्लेषण करने के बाद, बैंक को एहसास हुआ कि नए ग्राहकों को नया खाता खोलने में लगभग डेढ़ घंटे का समय लगता है, जिससे ग्राहक संतुष्टि कम हो जाती है और नए कर्मचारियों के लिए आवश्यक प्रशिक्षण बढ़ जाता है। बैंक एक नए वित्तीय सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके इस समय को 75% तक कम करने में सक्षम था, जिससे कर्मचारी नए ग्राहकों के साथ अधिक समय बिता सकते थे और ग्राहकों की संतुष्टि में सुधार कर सकते थे।

उद्योग अनुसंधान BPA को कैसे बेहतर बना सकता है?

उद्योग अनुसंधान कंपनियों को अनुमति देता है बेंचमार्क अपने प्रतिस्पर्धियों और उद्योग मेट्रिक्स के मुकाबले उनका प्रदर्शन। इन मेट्रिक्स में प्रति प्रतिष्ठान राजस्व, प्रति कर्मचारी राजस्व, वेतन व्यय और लाभ शामिल हैं। इसके अलावा, उद्योग विश्लेषण उद्योग राजस्व में समग्र रुझानों को ट्रैक करने के लिए एक बढ़िया उपकरण है। जो कंपनियाँ अपने साथियों की तुलना में तेज़ गति से बढ़ती हैं, उनके पास आमतौर पर मजबूत मार्केटिंग, वफादार ग्राहक या विभेदित उत्पाद जैसे प्रतिस्पर्धी लाभ होते हैं। इसके विपरीत, जो कंपनियाँ उद्योग औसत से धीमी गति से बढ़ती हैं, वे इसका उपयोग कर सकती हैं खंड बेंचमार्किंग आंतरिक प्रक्रियाओं का विश्लेषण करने के लिए एक प्रारंभिक बिंदु के रूप में जो अकुशलता का कारण बनती हैं। कंपनी बेंचमार्किंग आपको अपने प्रतिस्पर्धियों के बारे में स्पष्ट दृष्टिकोण प्रदान करती है, जबकि राज्य स्तरीय उद्योग अनुसंधान यह उन कंपनियों को सूचना की एक अतिरिक्त परत प्रदान करता है जो अपने प्रदर्शन की तुलना व्यापक उद्योग से करना चाहती हैं।

COVID-19 महामारी के प्रकोप के बाद उद्योग अनुसंधान विशेष रूप से उपयोगी रहा है, जिसके कारण कई कंपनियों को सामाजिक दूरी के उपायों के कारण आंतरिक प्रक्रियाओं को समायोजित करना पड़ा। आपूर्ति श्रृंखला की कमी और नियामक वातावरण में वृद्धि हुई है। उदाहरण के लिए, पूरे अमेरिका में व्यवसायों ने बदलती उपभोक्ता आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए ऑनलाइन संचालन में अपने निवेश को बढ़ा दिया है। चल रहे रुझानों की स्पष्ट समझ होने से, उद्योग डेटा तक पहुँच रखने वाली कंपनियाँ उच्च मूल्य-वर्धित प्रक्रियाओं का अधिक आसानी से पता लगाने में सक्षम थीं।

अंतिम विचार

व्यावसायिक प्रक्रिया विश्लेषण कंपनियों को अपनी आंतरिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने में मदद करता है ताकि अंततः लागत कम हो, राजस्व बढ़े, या दोनों हो। BPA में आम तौर पर विभिन्न विभागों के पेशेवर शामिल होते हैं जो यह सुनिश्चित करने के लिए एक साथ काम करते हैं कि नई प्रक्रिया विभिन्न आयामों में सुचारू रूप से प्रवाहित हो। एक बार जब कोई नई प्रक्रिया लागू हो जाती है, तो विश्लेषक पहले से स्थापित KPI के विरुद्ध नए मानक के प्रदर्शन की निरंतर निगरानी करते हैं। व्यवसाय BPA से अधिकतम लाभ प्राप्त करने के लिए उद्योग अनुसंधान का उपयोग कर सकते हैं, प्रति प्रतिष्ठान राजस्व और वेतन व्यय जैसे उद्योग-स्तरीय मीट्रिक का लाभ उठा सकते हैं।

स्रोत द्वारा आईबीआईएसवर्ल्ड

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