बेहतरीन समय प्रबंधन के लिए आवश्यक सुझाव और तरकीबें

समय प्रबंधन जीवन के हर हिस्से में व्याप्त है, काम और योजनाओं से लेकर शौक और रिश्तों तक। समय प्रबंधन के बारे में जानने के लिए समय निकालना शायद आपको उल्टा लगे, लेकिन बहुत से कामों की तरह, प्रभावी ढंग से योजना बनाने के लिए शुरुआत में समय निकालने से कुल समय कम लगेगा, जिससे आपकी कार्यकुशलता में सुधार होगा।

इसके अलावा, अलग-अलग समय प्रबंधन तकनीकों के बारे में सीखकर और उन्हें परिष्कृत करके और उनका अभ्यास करके, आप पाएंगे कि ये तकनीकें आपके जीवन के कई हिस्सों में छाने लगती हैं। इसलिए अगर आप आगे बढ़ना चाहते हैं, तो अपने शेड्यूल को प्रबंधित करने और अपनी उत्पादकता बढ़ाने के कुछ बेहतरीन तरीकों के बारे में पढ़ें।

विषय - सूची
समय प्रबंधन क्या है और यह क्यों महत्वपूर्ण है?
गंभीर होना: समय प्रबंधन युक्तियाँ और हैक्स
समय प्रबंधन: आधारशिला
निष्कर्ष

समय प्रबंधन क्या है और यह क्यों महत्वपूर्ण है?

अपने समय का प्रभावी प्रबंधन करना, या अच्छा समय प्रबंधन कौशल रखना, बहुत जरूरी है। कुंजी किसी भी परियोजना की सफलता में। परियोजना समय प्रबंधन का मतलब एक सफल कैरियर और खुशहाल पारिवारिक जीवन के बीच का अंतर हो सकता है, या हमेशा पीछे रहना जो अतिरिक्त तनाव की एक श्रृंखला के साथ आता है।

शुक्र है कि ऐसे कई तरीके हैं जिनसे कोई व्यक्ति समय प्रबंधन में सुधार कर सकता है। इनमें बुनियादी समय प्रबंधन कौशल शामिल हैं, जैसे सूचियाँ लिखना, समय प्रबंधन उपकरण जैसे कि ऐप का उपयोग करना, या यहाँ तक कि किसी सहायक को नियुक्त करना।

गंभीर होना: समय प्रबंधन युक्तियाँ और हैक्स

कार्य और जीवन के लिए समय प्रबंधन के महत्व को देखते हुए, आइए समय प्रबंधन उपकरणों और रणनीतियों पर नजर डालें जो किसी को आगे रहने में मदद कर सकते हैं।

1. एक “करने योग्य” सूची बनाएं: नोटकार्ड प्रणाली

सूचियाँ आपके दिन को व्यवस्थित करने का एक बहुत ही स्पष्ट और व्यापक तरीका हो सकती हैं और आपको अपने कार्यों को व्यवस्थित और समूहीकृत करने में मदद कर सकती हैं ताकि आप कम समय में अधिक काम कर सकें। इसके अलावा, वे आपको यह समझने में मदद कर सकती हैं कि आपने वास्तव में कितना काम किया है।

समय नियोजन के लिए एक अनुशंसित सूचीकरण प्रणाली है नोटकार्ड प्रणालीसोने से पहले, 3×5 कार्ड पर 3-5 काम लिखें जिन्हें आप अगले दिन पूरा करना चाहते हैं। अगले दिन, उन कामों को पूरा करने के लिए काम करें - अगर आप ऐसा कर पाते हैं, तो यह एक सफल दिन था। हालाँकि, जादू यह है कि उसी दिन आपको उस दिन किए गए बाकी सभी कामों (केवल उपयोगी कामों) को कार्ड के पीछे लिखना चाहिए। दिन के अंत में, सूची और कार्ड के पीछे देखें कि आपने उस दिन वास्तव में कितना काम किया। यह आपको प्रेरित रहने में मदद करेगा, क्योंकि भले ही आपने अपनी "टू डू" सूची पूरी न की हो, लेकिन आपने कई अन्य काम पूरे किए हैं।

2. इसे तोड़ो: स्विस चीज़ विधि

सूची लिखने, कार्यों को प्राथमिकता देने और उन्हें एक साथ समूहीकृत करने तथा शुरू करने के लिए तैयार होने के बाद भी, आपको टालने की इच्छा हो सकती है। ऐसा अक्सर इसलिए होता है क्योंकि कोई कार्य संभालने के लिए बहुत बड़ा लगता है, जिससे उसे टालने की इच्छा पैदा होती है। ऐसा होने से रोकने के लिए, इसे सरल छोटे-छोटे कार्यों में विभाजित करें।

RSI स्विस पनीर विधि कर्मचारियों को किसी कार्य को पनीर के टुकड़े के रूप में देखने के लिए प्रोत्साहित करता है, जिसमें वे उस कार्य से संबंधित त्वरित और सरल क्रियाएँ करके छेद करना शुरू कर देते हैं। इससे पहले कि आप कुछ समझ पाएँ, पनीर में छेद हो जाएँगे (स्विस पनीर की तरह) और कार्य पूरा हो जाएगा।

3. प्राथमिकता तय करें: आइजनहावर मैट्रिक्स

अमेरिका के राष्ट्रपति आइजनहावर द्वारा आविष्कृत, यह चार-खंडीय ग्राफ श्रमिकों को प्राथमिकता देने और अपना समय बुद्धिमानी से आवंटित करने की अनुमति देता है। आइजनहावर मैट्रिक्स चार श्रेणियां प्रदान करता है:

1. महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक: यहां कार्यों को प्राथमिकता के आधार पर किया जाना चाहिए, लेकिन यह महत्वपूर्ण है कि यहां बहुत अधिक कार्य न जोड़े जाएं क्योंकि अन्य श्रेणियों के लिए भी समय की आवश्यकता होती है।
2. अत्यावश्यक लेकिन महत्वपूर्ण नहीं: इसे "प्रतिनिधि" बॉक्स के रूप में भी जाना जाता है, यह श्रेणी उन कार्यों के लिए है जो अत्यावश्यक हैं, जैसे कि क्लाइंट को जवाब देना, लेकिन इस अर्थ में महत्वपूर्ण नहीं है कि वे उतने उत्पादक नहीं हो सकते हैं। इस प्रकार के कार्यों को प्रत्यायोजित किया जा सकता है, यदि ऐसा संभव हो।
3. जरूरी नहीं लेकिन महत्वपूर्ण: इन कार्यों को सबसे अधिक उत्पादक माना जा सकता है, क्योंकि आप उन्हें सही तरीके से करने के लिए समय निकाल सकते हैं। हालाँकि, उन्हें यह सोचकर आखिरी तक न छोड़ें कि वे जरूरी नहीं हैं, क्योंकि अन्यथा वे आपकी "महत्वपूर्ण और जरूरी" श्रेणी पर आक्रमण करेंगे।
4. महत्वपूर्ण नहीं और जरूरी नहीं: इन कार्यों को सूचीबद्ध किया जाना चाहिए ताकि आपको पता चल सके कि आपका समय सबसे प्रभावी तरीके से कहाँ उपयोग नहीं किया जा रहा है। कुछ आवश्यक कार्य होंगे जो शायद उतने महत्वपूर्ण न लगें, जैसे कि टीम बॉन्डिंग सत्र। इन्हें शेड्यूल किया जा सकता है, हालाँकि, किसी को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वे आपके समय का एक छोटा हिस्सा लें।

4. ब्रेक के साथ समय सीमा निर्धारित करें: पोमोडोरो तकनीक

एक अपेक्षाकृत सरल समय प्रबंधन रणनीति जो थकाऊ कार्यों के लिए अच्छी तरह से काम करती है, पोमोडोरो तकनीक इसमें 25 से 30 मिनट के ब्लॉक में काम करना शामिल है, जिसमें बिना किसी रुकावट के काम करना होता है और उसके बाद 2 से 3 मिनट का छोटा ब्रेक होता है। हर बार जब कोई ब्लॉक पूरा हो जाता है, तो उसे नोटबुक में X से चिह्नित किया जाता है। यह तकनीक न केवल व्यक्तियों को अधिक केंद्रित होने में मदद करती है, बल्कि यह यह पता लगाने में भी मदद करती है कि कुछ कार्यों में कितना समय लगता है।

5. एआई सहायता: ध्यान भटकाने वाली चीज़ों को रोकने या समय निकालने के लिए ऐप्स

उन लोगों के लिए जिन्हें ध्यान भटकाने वाली चीजों से दूर रहने और समय प्रबंधन में सुधार करने के लिए कुछ उपयोगी ऐप्स की आवश्यकता है, फोकस्ड प्रो,  आत्म - नियंत्रण, तथा स्वतंत्रता ऐसे विकल्प हैं जो एक निश्चित अवधि के लिए कुछ खास एप्लिकेशन तक आपकी पहुँच को अक्षम करके मदद करते हैं। जो लोग अलार्म और रिमाइंडर के साथ समय को ब्लॉक करना चाहते हैं, उनके लिए ट्रैक टॉगल करें और पोमोडोरो टाइमर अच्छे विकल्प हैं। ऐप्स का उपयोग करने से आप अपने फोन को “बस यह देखने” के बहाने से चेक करने से बच सकते हैं कि किसी ने मैसेज किया है या नहीं, या बस “समय देखने” के बहाने से।

6 तुरंत जवाब न दें

यदि आप हर संदेश या ईमेल का उत्तर देते हैं तो बहुत समय बर्बाद हो सकता है। पूरे दिन लगातार उत्तर देने से आपका कार्य प्रवाह बाधित होगा, जिसका अर्थ है कि आप विलंब करने के लिए अधिक प्रवण हैं और आपको हर बार कार्यप्रवाह में वापस आना होगा। इससे बचने के लिए, अपने ईमेल के लिए दिन में दो या तीन बैच चेक शेड्यूल करें, अपने नए कार्यों को अपनी सूची में जोड़ें, या नोटकार्ड सिस्टम का उपयोग करते समय अपने कार्ड के पीछे जोड़ें।

7 बैठकों से पहले, अपने वांछित परिणाम निर्धारित करें

अपनी बैठकों को संक्षिप्त रखें और बैठक में जाने से पहले अपने वांछित परिणामों को निर्धारित करके अनावश्यक लंबी बैठकों में समय बर्बाद करने से बचें। पहले उन्हें नोट करें और फिर आगे बढ़ते समय उन पर टिक करें, और यदि आपको लगता है कि आप ट्रैक से भटक रहे हैं, तो उन वांछित परिणामों को फिर से देखें और बैठक को वापस विषय पर लाएं।

8 प्रतीक्षा समय का अधिकतम लाभ उठाएँ

यह बात स्पष्ट लग सकती है, लेकिन उन सभी समयों के बारे में सोचें जो आपने प्रतीक्षा में बिताए हैं - क्या आप उस समय का बेहतर उपयोग नहीं कर सकते? अगली बार जब आप डॉक्टर या दंत चिकित्सक के प्रतीक्षा कक्ष में, ट्रेन के लिए, किसी मित्र के लिए, बस में या ऐसे ही कई अन्य अवसरों पर प्रतीक्षा कर रहे हों, तो अपनी सूची में से कुछ चीजों को चिह्नित करें - यह कुछ पढ़ने के लिए भी हो सकता है।

समय प्रबंधन: आधारशिला

टाइम मैनेजमेंट ऐप या गुरुओं के लिए भुगतान करने से पहले, अपने दैनिक जीवन में कुछ बुनियादी संरचना बनाने की कोशिश करना महत्वपूर्ण है। यदि आप ठीक से सो नहीं रहे हैं या ठीक से खा नहीं रहे हैं तो कोई भी टाइम मैनेजमेंट टूल आपकी मदद नहीं कर सकता। इसलिए उत्पादकता और समय प्रबंधन के कुछ और बुनियादी पहलुओं की समीक्षा करना भी उचित है:

1. जो पहले उठता है, उसे ही फल मिलता है

सभी ने ऐसी कहानियाँ सुनी हैं कि कैसे एलन मस्क या जेफ़ बेजोस जैसे सुपरह्यूमन सी.ई.ओ. सुबह जल्दी उठते हैं। यह कहानी कई सफल व्यक्तियों द्वारा दोहराई गई है, जिनमें सबसे उल्लेखनीय शायद एप्पल के सी.ई.ओ. टिम कुक हैं, जो सुबह 10:00 बजे उठते हैं। 3:45am हर सुबह अपने ईमेल करने और कसरत करने के लिए। निराश न हों, क्योंकि इतना कठोर होने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन यह स्पष्ट है कि सुबह जल्दी उठना सफलता की कुंजी है। किसी और से पहले उठने का मतलब है कि आपके पास दिन में ज़्यादा समय है, जिससे काम, व्यायाम और आराम के बीच स्वस्थ संतुलन बना रहता है। हालाँकि, एक महत्वपूर्ण बात यह है कि सुबह जल्दी उठने का मतलब नींद का त्याग करना नहीं होना चाहिए - थका हुआ मन धीमा और अनुत्पादक मन होता हैइसलिए, जल्दी उठने का मतलब है जल्दी सो जाना।

2. पूर्णता के लिए प्रयास मत करो, अभी शुरू करो

सबसे बड़ी चुनौती शुरुआत करना है, चाहे वह आत्मविश्वास, साधनों या प्रेरणा की कमी के कारण हो - लेकिन शुरुआत करने के लिए इंतजार करने में बिताया गया सारा समय बर्बाद होता है।

शुरुआत करने का सरल कार्य ही आपको तैयार करेगा और आपकी रचनात्मकता को प्रवाहित करेगा; एक कार्य नीति और एक आदर्श योजना सिर्फ़ सोफे पर बैठकर नहीं आ सकती। सफलता केवल कड़ी मेहनत और दृढ़ता से ही प्राप्त होती है - ऐसी चीजें जो अच्छे समय प्रबंधन कौशल और अभ्यास से आती हैं।

3. अक्सर व्यायाम करें

व्यायाम से दिमाग को सक्रिय रखने में मदद मिलती है क्योंकि इससे शरीर में रक्त का प्रवाह बना रहता है। इसके अतिरिक्त, यह सुनिश्चित करना कि आपका शरीर थोड़ा थका हुआ है, आपको बिना बेचैनी महसूस किए अपनी मानसिक ऊर्जा पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है - जिससे आपको अपने समय का प्रभावी ढंग से उपयोग करने में मदद मिलती है। व्यायाम करने से आपको रात में बेहतर नींद लेने में भी मदद मिलती है, जो कुशल समय प्रबंधन का नियम 101 है।

4। नहीं कहना सीखो

"नहीं" कहना सबसे कठिन कामों में से एक है, लेकिन समय कीमती है और इसे प्राथमिकता दी जानी चाहिए। कोई प्रोजेक्ट न लें या किसी ऐसी चीज़ के लिए प्रतिबद्धता न करें जो आपको या आपके व्यवसाय को लाभ न पहुँचाए, अगर ऐसा कुछ है जो आप उस समय में कर सकते हैं जो आपको अधिक लाभ पहुँचा सकता है - और वह डाउनटाइम हो सकता है। न कहना सफलता की कुंजी है, न केवल काम पर समय प्रबंधन के लिए बल्कि आपके मानसिक स्वास्थ्य के लिए भी।

5. अपने लिए समय निकालना

समय नियोजन केवल काम के बारे में नहीं है। अच्छे समय प्रबंधन कौशल को बनाए रखना भी जीवन की गुणवत्ता में सुधार के बारे में है। इस कारण से, आत्म-विकास के लिए समय निर्धारित करना महत्वपूर्ण है, जैसे कि आपके शौक या सीखने के लिए समय (और यह काम से संबंधित नहीं होना चाहिए)। इसके अतिरिक्त, सोचने या अपनी प्रवृत्ति का पालन करने के लिए समर्पित "असंरचित समय" निर्धारित करना नए विचारों के साथ आने का एक शानदार तरीका हो सकता है। अपने आत्म-विकास के लिए या बस कुछ भी न करने के लिए कम से कम 2-4 घंटे का समय निर्धारित करना आपके व्यक्तिगत और करियर विकास के लिए महत्वपूर्ण है।

निष्कर्ष

समय प्रबंधन हर किसी के लिए महत्वपूर्ण है, चाहे वह काम कर रहा हो या नहीं। अपने समय को बुद्धिमानी से व्यवस्थित करना और अपने कार्यभार या सामान्य दिन-प्रतिदिन के कार्यों को प्राथमिकता देना आपके लिए अधिक समय मुक्त करने और उत्पादकता बढ़ाने में मदद करेगा। चाहे आपके लिए सरल सूची बनाना और प्राथमिकता देना पर्याप्त हो, या यदि समय प्रबंधन उपकरण और समय प्रबंधन रणनीतियाँ आपकी पसंद हैं, तो कार्यस्थल या घर पर अच्छे समय प्रबंधन कौशल प्राप्त करना आसान (और मज़ेदार!) हो सकता है, और यह आपको प्रत्येक दिन से अधिक लाभ उठाने में मदद करेगा।