क्या आपने कभी सोचा है कि जिस काम को पूरा करने में कुछ ही घंटे लगने चाहिए, वह कभी-कभी हमेशा के लिए क्यों खिंच जाता है? संभावना है कि आप इसे आखिरी मिनट तक टालते रहें। लेकिन इस तरह टालमटोल करने से आपका वर्कफ़्लो, उत्पादकता और आउटपुट बाधित हो सकता है।
यदि यह एक परिचित स्थिति लगती है, तो आगे पढ़ें कि आप पार्किंसन के नियम का उपयोग करके विलंब को कैसे दूर कर सकते हैं और कम समय में अधिक कार्य कैसे कर सकते हैं।
विषय - सूची
पार्किंसन का नियम क्या है?
उत्पादकता बढ़ाने के लिए पार्किंसन के नियम का उपयोग करने के 3 तरीके
चाबी छीन लेना
पार्किंसन का नियम क्या है?
पार्किंसन का नियम कहता है कि कार्य पूरा होने के लिए आवंटित समय को पूरा करने के लिए विस्तार किया जाता है.
सिरिल नॉर्थकोट पार्किंसन ने 1955 में द इकोनॉमिस्ट में प्रकाशित एक निबंध में पहली बार इस नियम को गढ़ा था। तब से, पार्किंसन के नियम ने व्यापक ख्याति अर्जित कर ली है।
आइए अधिक व्यावहारिक दृष्टि से इसका अर्थ समझें और कुछ उदाहरण देखें:
पार्किंसन नियम का अर्थ
यदि आप किसी कार्य को पूरा करने के लिए खुद को आवश्यकता से अधिक समय देते हैं, तो आप उसे अपेक्षित समय सीमा तक खींचेंगे, भले ही इससे कार्य की गुणवत्ता पर कोई प्रभाव पड़े या न पड़े। यह कथन सत्य है और सामान्य रूप से जीवन और विशेष रूप से व्यावसायिक उत्पादकता दोनों पर लागू होता है।
पार्किंसन नियम के उदाहरण
एक त्वरित उदाहरण के लिए, छात्रों द्वारा समय सीमा से ठीक पहले अपना असाइनमेंट पूरा करने की संभावना है। बेशक, अगर वे पूरी लगन से काम करते हैं तो उन्हें इस असाइनमेंट को पूरा करने में एक दिन लग सकता है, लेकिन बिना किसी ठोस समय सीमा के यह पूरे सेमेस्टर तक खिंच सकता है।
इसी तरह, एक खुदरा कंपनी के खरीद प्रबंधक को अगली तिमाही के लिए सामग्री खरीदने में आवश्यकता से अधिक समय लग सकता है। क्यों? वे संभवतः बिक्री और विपणन के साथ उत्पाद विनिर्देशों और अन्य आवश्यकताओं पर चर्चा करने में अधिक समय व्यतीत करेंगे, जबकि आदर्श रूप से सख्त समय सीमा दिए जाने पर चर्चा बहुत तेज़ी से हो सकती है।
दोनों उदाहरणों से, इस दृष्टिकोण से उत्पन्न होने वाले अन्य निहितार्थ हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, छात्र एक दिन समय सीमा से चूक सकता है क्योंकि वे चीजों को अंतिम क्षण तक छोड़ने में सहज हो गए हैं। और खरीद प्रबंधक की हरकतें समग्र टीम उत्पादकता और संगठनात्मक प्रबंधन को प्रभावित कर सकती हैं।
यही कारण है कि बेहतर समय प्रबंधन न केवल अंतिम क्षण में होने वाली असफलताओं के जोखिम को कम करने के लिए बल्कि समग्र दक्षता बढ़ाने के लिए भी आवश्यक है।
उत्पादकता बढ़ाने के लिए पार्किंसन के नियम का उपयोग करने के 3 तरीके
अब जब आप पार्किंसन के नियम और टालमटोल से इसके संबंध को समझ गए हैं, तो यहां पार्किंसन के तीन नियम दिए गए हैं: प्रबंधन रणनीतियों अपने व्यवसाय में उत्पादकता बाधाओं को खत्म करने के लिए।
1. समय-सीमा बनाएं और उसका पालन करें
डेडलाइन बनाना और उसका पालन करना आपको अनुशासित बनाता है। किसी कार्य को पूरा करने के लिए निर्धारित समय का इंतजार करने के बजाय, एक सख्त डेडलाइन तय करें। इससे यह सुनिश्चित होता है कि आप प्रोजेक्ट या कार्य को समय पर पूरा कर पाएँगे।
यहां एक सख्त समय सीमा निर्धारित करने के लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं:
- यह पता लगाएं कि किसी कार्य को पूरा करने में कितना समय लगना चाहिए।
- कार्यों की एक सूची बनाएं और उन्हें पूर्व निर्धारित समय के अनुसार विभाजित करें।
- अब, प्रत्येक कार्य के लिए आवंटित समय को आधा कर दें ताकि समय के साथ काम चल सके।
- अंत में, गुणवत्ता से समझौता किए बिना इस स्व-निर्धारित समय सीमा को पार करने का प्रयास करें।
इन बिंदुओं को ध्यान में रखते हुए, आइए नीचे दिए गए उदाहरण पर विचार करें:
कल्पना कीजिए कि आप चार सप्ताह में अपने ऑनलाइन स्टोर के लिए एक नया उत्पाद लाने की योजना बना रहे हैं।
अगर चार हफ़्तों में से तीन हफ़्ते सिर्फ़ मार्केट रिसर्च के लिए हैं, तो इसे घटाकर दो कर दें। यह सख्त समयसीमा आपको अप्रत्याशित समस्याओं को ठीक करने के लिए पर्याप्त समय देती है और फिर भी आप अपनी लॉन्च तिथि तक पहुँच सकते हैं।

टालमटोल से बचने के लिए यथार्थवादी और सख्त समयसीमा निर्धारित करना ज़रूरी है। दो सप्ताह के भीतर शोध करने के लिए खुद को समर्पित करने से समय को मात देने और आगे रहने में मदद मिलती है। और इससे पैदा होने वाला दबाव आपको एक प्रतिस्पर्धी मानसिकता में डाल देता है जो आपको चुनौती का सामना करने के लिए प्रेरित करता है।
अपनी समय-सीमा तय करने के लिए निम्नलिखित तकनीकों का प्रयास करें:
- पोमोडोरो तकनीक:
पोमोडोरो तकनीक पार्किंसन के समय प्रबंधन के नियम का लाभ उठाती है। इसमें समय-सीमित, केंद्रित काम के दौरान छोटे-छोटे ब्रेक लेना शामिल है। इसका लक्ष्य उत्पादकता बढ़ाना है, साथ ही यह सुनिश्चित करना है कि काम की गुणवत्ता प्रभावित न हो।
पोमोडोरो तकनीक एक सरल सिद्धांत पर काम करती है: हर 25 मिनट के काम के बाद पाँच मिनट का ब्रेक लें। इस प्रकार, एक बार जब आप यह समय सीमा निर्धारित कर लेते हैं, तो आप 25 मिनट के बाद तक काम करते हुए ब्रेक नहीं ले सकते।
प्रो टिपयदि आपको यथार्थवादी समय सीमा बनाने में परेशानी हो रही है, तो इसका उपयोग करें पोमोडोन ऐप स्वयं समय सीमा निर्धारित करना और अपने कार्यों को समय पर पूरा करना।
- टाइमबॉक्सिंग तकनीक:
यह तकनीक एक निश्चित समय बनाती है जिसके भीतर आपको कोई कार्य पूरा करना होता है। टाइमबॉक्सिंग तकनीक महत्वपूर्ण परियोजनाओं पर काम करते समय महत्वपूर्ण होती है, जैसे कि अपने उत्पादों को हाथ से पैक करना या इन्वेंट्री चलाना।
इस तकनीक से आप एक बड़े कार्य को टाइमबॉक्स (अंतराल) में विभाजित कर देंगे, जिसे आपको नए कार्य पर जाने से पहले पूरा करना होगा।
इसलिए यदि आपके पास ऐसा प्रोजेक्ट है जिसे पूरा करने के लिए चार घंटे की आवश्यकता है, तो आप अपने प्रोजेक्ट को तीन टाइमबॉक्स में विभाजित कर सकते हैं; कार्य ए, कार्य बी, और कार्य सी। प्रत्येक कार्य के भार के अनुसार, आप कार्य ए को दो घंटे, कार्य बी को एक घंटा और 30 मिनट, और कार्य सी को 30 मिनट आवंटित कर सकते हैं।
ऐसा करने से आपको महत्व, आकार और प्रयास के आधार पर कार्यों को प्राथमिकता देने में मदद मिलती है।
पोमोडोरो तकनीक और टाइमबॉक्सिंग सिस्टम का उपयोग करने का लाभ यह है कि आप टालमटोल, कार्यों को अधिक करने और निम्न-गुणवत्ता वाले कार्य करने से बच सकते हैं। वे आपको ध्यान केंद्रित रखने, समय-सीमा को पूरा करने और अन्य चीजों पर काम करने के लिए पर्याप्त समय देने में मदद करते हैं, जिससे आपके व्यवसाय में उत्पादकता बढ़ती है।
2. समय ट्रैकिंग टूल का उपयोग करें
टाइम ट्रैकिंग टूल ऐसे टूल हैं जो उत्पादकता मापने में सहायक होते हैं। वे किसी विशेष कार्य को करने में लगने वाले समय का आकलन और रिकॉर्ड करते हैं, ताकि आप यह पता लगा सकें कि प्रत्येक कार्य में कितना समय लगता है।
सरल समय ट्रैकिंग टूल का उपयोग करें जैसे कार्यसमय और टाइमट्रैक प्रोजेक्ट पर काम करते समय समय रिकॉर्ड करने और विकर्षणों से लड़ने के लिए। ये उपकरण आपको मैन्युअल रूप से या स्वचालित रूप से अपनी प्रगति को ट्रैक करने की अनुमति देते हैं। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपकी समय सीमा तक पहुँचने में कितना समय बचा है, तो टूल का रिमाइंडर सेट करें ताकि आपको एक अधिसूचना या ईमेल के माध्यम से सचेत किया जा सके।
समय ट्रैकिंग उपकरणों के साथ समय प्रबंधन आपको भविष्य के कार्यों के लिए अपनी समयसीमा की योजना बनाने और उसे निर्धारित करने के बेहतर तरीकों के बारे में जानकारी देगा, और अंततः, देरी पर काबू पाने और अपनी उत्पादकता बढ़ाने में मदद करेगा।
3. विकर्षणों को दूर करें
कार्यों के बीच में सोशल मीडिया और अन्य फोन नोटिफिकेशन की जांच करने से टालमटोल को बढ़ावा मिलता है और आपके कार्यों के पूरा होने का समय बढ़ जाता है।
ध्यान भटकाने वाली चीज़ों को खत्म करने के लिए, अपने फ़ोन को डू नॉट डिस्टर्ब मोड पर रखें। सभी नोटिफ़िकेशन बंद कर दें और सुनिश्चित करें कि आपका स्मार्टफ़ोन आपके कार्यस्थल या वर्कस्टेशन से दूर हो। अगर ये ध्यान भटकाने वाली चीज़ें कहीं और से आ रही हैं, तो उन मुख्य चीज़ों की पहचान करना ज़रूरी है जो आपको विचलित करती हैं और उन्हें तदनुसार खत्म करें।
चाबी छीन लेना
पार्किंसन का नियम व्यावसायिक उत्पादकता को बढ़ा सकता है, खास तौर पर कार्यों को सख्त समय सीमा देकर। दूसरी ओर, कार्यों को आवश्यकता से अधिक समय आवंटित करने से उनके पूरा होने में देरी हो सकती है।
प्रत्येक कार्य के लिए कुशल समय-सीमा निर्धारित करना और उनका पालन करना महत्वपूर्ण है। साथ ही, प्रगति को मापने के लिए समय ट्रैकिंग टूल का उपयोग करें। और जब आप उत्पादकता में गिरावट देखते हैं, तो ध्यान केंद्रित रखने और कम समय में अधिक काम करने के लिए विकर्षणों का मूल्यांकन करें और उन्हें हटा दें।
यदि आप अपना समय प्रबंधन सुधारने के लिए तैयार हैं, तो इन सुझावों का पालन करें और आप अपनी व्यावसायिक उत्पादकता में तत्काल वृद्धि देखेंगे।