Dalam lingkungan ekonomi yang menantang saat ini, bisnis berada di bawah tekanan yang lebih besar daripada sebelumnya untuk menjadi seefisien mungkin dalam strategi manajemen rantai pasokan mereka. Sumber strategis mungkin saja menjadi jawaban untuk meningkatkan efisiensi pengadaan dan mendorong pertumbuhan bisnis.
Di Wayne State University, sumber strategis telah menghasilkan penghematan biaya kumulatif hampir $ 2.3 juta untuk periode anggaran 2015-2017. Program pencarian sumber strategis menghemat uang dengan mengurangi biaya administrasi, menurunkan biaya pengadaan, dan meningkatkan kecepatan pembelian bahan.
Jadi apa itu sumber strategis? Apa manfaat dari sumber strategis? Dan bagaimana mengintegrasikan sumber strategis dalam manajemen rantai pasokan?
Daftar Isi
Apa itu sumber strategis?
Keuntungan sumber strategis dalam manajemen rantai pasokan
Templat 7 langkah untuk menerapkan sumber strategis
Sumber strategis: bagian penting dari manajemen rantai pasokan
Apa itu sumber strategis?
Sementara banyak bisnis yang akrab dengan sumber taktis, yang berkaitan dengan keputusan pembelian sehari-hari, sumber strategis lebih terlibat dan membutuhkan pendekatan yang lebih holistik. Ini adalah upaya terorganisir untuk menemukan vendor yang paling efisien, hemat biaya, dan memastikan mereka memenuhi semua kebutuhan perusahaan.
Sumber strategis adalah praktik mengidentifikasi dan membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok yang berkontribusi pada tujuan dan sasaran bisnis jangka panjang, daripada hanya membeli barang dan jasa dengan harga terendah. Sumber strategis dapat digunakan untuk segala hal mulai dari pembelian bahan baku dan produk hingga operasi manufaktur outsourcing.
Keuntungan sumber strategis dalam manajemen rantai pasokan
Praktik sumber daya strategis dapat menghasilkan banyak manfaat bagi pembeli bisnis, termasuk hubungan pemasok yang lebih kuat, pengurangan risiko dan waktu tunggu, serta biaya yang lebih dapat diprediksi.
Hubungan pemasok yang lebih kuat
Salah satu keuntungan terpenting dari sumber strategis adalah memperkuat hubungan dengan pemasok. Pengadaan sumber strategis adalah proses kolaboratif yang melibatkan bisnis dan pemasok dalam proses pengambilan keputusan, sehingga mereka dapat bekerja sama untuk mengidentifikasi area di mana perbaikan dapat dilakukan. Ini akan memungkinkan vendor untuk memiliki pemahaman yang lebih baik tentang kebutuhan bisnis, dan mereka akan tahu persis bagaimana memenuhinya; yang berarti mereka akan dapat memberikan layanan yang lebih baik dan nilai lebih dari yang seharusnya.
Prediktabilitas biaya yang lebih besar
Dengan menganalisis area pengeluaran yang ada, pembeli bisnis dapat menentukan di mana tren biaya mereka sehingga mereka dapat merencanakan kenaikan harga di masa mendatang. Sumber strategis memungkinkan bisnis untuk memiliki pemahaman yang kuat tentang struktur biaya mereka dan memahami apa yang menjadi pendorong biaya mereka. Begitu mereka memiliki pengetahuan ini, mereka dapat mengembangkan strategi yang akan memungkinkan mereka memenuhi tujuan profitabilitas sambil memastikan bahwa mereka tidak membayar lebih untuk produk atau layanan.
Mengurangi risiko
Sumber strategis dapat membantu meminimalkan risiko dalam rantai pasokan dengan mendiversifikasi pemasok dan sumber produk. Dengan mempertahankan hubungan yang kuat dengan pemasok, bisnis tidak akan terlalu rentan terhadap gangguan layanan atau perubahan harga. Sebuah perusahaan yang menggunakan sumber strategis akan dapat melihat posisi mereka dengan masing-masing pemasoknya, yang dapat membantu mereka mengidentifikasi risiko sebelum menjadi masalah yang sebenarnya.
Penurunan lead time
Keuntungan lain dari sumber strategis adalah pengurangan waktu tunggu. lead time adalah jumlah waktu antara saat pemesanan dilakukan dan saat pengiriman. Sumber strategis dapat membantu bisnis menghindari kemacetan dan keterlambatan dalam rantai pasokan mereka dengan menyediakan satu titik kontak untuk semua vendor. Dengan memiliki banyak pemasok yang bekerja sama selaras dengan tujuan dan kebutuhan bisnis, akan lebih mudah untuk memastikan bahwa semuanya dikirimkan tepat waktu dan lengkap.
Pengambilan keputusan yang lebih baik
Sumber daya strategis membantu perusahaan mengelola operasi mereka dengan lebih baik dengan memungkinkan mereka untuk lebih memahami kemampuan pemasok mereka dan hambatan masuk ke pasar atau produk baru. Dengan informasi ini, bisnis dapat membuat keputusan yang lebih tepat tentang ke mana membelanjakan uang dan hubungan pemasok mana yang harus diprioritaskan.
Templat 7 langkah untuk menerapkan sumber strategis
Kerangka kerja 7 langkah ini dapat membantu bisnis dan perusahaan, terlepas dari ukuran dan kompleksitasnya, dalam menerapkan sumber strategis.
Penilaian daerah pengeluaran
Langkah pertama dalam proses pengadaan strategis adalah menilai pengeluaran saat ini. Ini berarti mengevaluasi semua area pengeluaran, yang dapat mencakup bahan baku dan pasokan, manajemen fasilitas, transportasi, logistik, atau bahkan tunjangan karyawan.
Bisnis pada saat ini ingin menentukan area mana yang paling mungkin mendapat manfaat dari sumber strategis, serta area mana yang sudah dikelola secara efektif oleh tim internal atau pihak ketiga.
Analisis pasar pasokan
Langkah selanjutnya untuk bisnis adalah memiliki pemahaman menyeluruh tentang pasar pasokan mereka. Pasar pasokan adalah agregat dari semua pemasok yang menyediakan barang atau jasa untuk industri tertentu atau sekumpulan pembeli. Fase ini melibatkan melakukan analisis mendalam terhadap pemasok yang relevan untuk menentukan kedudukan dan kemampuan pasar mereka. Langkah pertama dalam melakukan analisis pasar rantai pasokan adalah mengidentifikasi pasar sasaran.
Langkah selanjutnya adalah menentukan kekuatan pemasok, kelemahan, peluang pertumbuhan, dan ancaman terhadap keberhasilan mereka. Ini berarti memahami bagaimana mereka mengoperasikan bisnis mereka dan apa yang mereka tawarkan. A Analisis SWOT dapat membantu menciptakan gambaran yang lebih lengkap dengan menganalisis lingkungan internal pemasok dan faktor pasar eksternal yang memengaruhi keberhasilannya.
Pengembangan strategi sumber
Langkah proses selanjutnya adalah mengembangkan strategi sumber dengan memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan dan sasaran bisnis, serta batasan proses saat ini. Apa yang ingin dicapai bisnis dengan sumber strategis? Bagaimana mereka dapat mencapai tujuan ini dengan cara yang seefisien mungkin? Fokus utama dari tahap ini adalah untuk menentukan apakah ada area dimana metode yang ada dapat diperbaiki atau ditingkatkan.
Misalnya, bisnis garmen yang mendapatkan bahan baku tekstil dari pemasok luar negeri mungkin mengetahui, setelah melakukan analisis SWOT, bahwa salah satu ancaman terbesar pemasok utama mereka adalah bahwa negara mereka akan mengenakan lebih banyak pajak kepada eksportir. Hal ini dapat menyebabkan gangguan rantai pasokan atau kemungkinan kenaikan harga di masa mendatang. Untuk mempersiapkan potensi ancaman ini, manajer sumber dapat mengurangi risiko mereka dengan mencari pemasok lain yang tidak berisiko terhadap jenis pajak atau perubahan tarif ini.
Identifikasi pemasok yang cocok
Setelah persyaratan bisnis diidentifikasi dan strategi sumber yang jelas dibuat, saatnya menemukan pemasok yang tepat. Pembeli bisnis dapat mengirimkan permintaan informasi (RFI) atau permintaan proposal (RFP) ke berbagai pemasok potensial yang meminta mereka untuk memberikan informasi tentang kemampuan, kapasitas, dan biaya mereka.
Bisnis juga dapat mengirimkan permintaan penawaran (RFQ) untuk meminta pemasok memberikan informasi harga khusus. Sangat penting untuk mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan yang tepat sehingga pemasok dapat memiliki pemahaman yang jelas tentang kebutuhan bisnis.
Negosiasi dengan pemasok
Negosiasi merupakan langkah penting dalam proses sumber strategis. Ini adalah cara untuk memastikan bahwa bisnis mendapatkan kesepakatan yang menguntungkan atas pembelian mereka, sekaligus memastikan bahwa prinsip pemasok selaras dengan nilai dan misi bisnis.
Di sinilah semua informasi yang dikumpulkan tentang pemasok di langkah 2 berperan. Dengan mengetahui kekuatan dan kelemahan pemasok, pembeli bisnis akan memiliki pengaruh besar di tangan mereka saat menegosiasikan perjanjian kemitraan.
Learning cara bernegosiasi dengan pemasok adalah kunci untuk sumber strategis yang sukses. Bisnis harus dapat mengartikulasikan dengan jelas kebutuhan, persyaratan, dan harapan mereka sehingga pemasok dapat mencocokkannya dengan penawaran mereka sendiri. Penting untuk mengingat beberapa prinsip saat bernegosiasi dengan pemasok:
- Kejelasan terkadang menjadi korban negosiasi: Sebelum membuat kesepakatan bisnis, penting untuk memiliki serangkaian tujuan yang jelas, termasuk apa yang dapat diharapkan dari kesepakatan tersebut dan kompromi apa pun yang mungkin perlu dibuat.
- Jadilah pendengar yang baik: Kemampuan untuk mendengarkan dengan hati-hati adalah keterampilan terpenting yang dapat dimiliki seorang negosiator. Keheningan dapat digunakan sebagai cara untuk mengumpulkan pikiran dan membuat percakapan terus berlanjut.
- Selalu siapkan rencana darurat: Penting untuk selalu memiliki rencana B jika negosiasi gagal. Memiliki rencana kontinjensi dapat membantu pembeli bisnis agar tidak lengah jika pemasok tiba-tiba mengubah persyaratannya.
- Ingat, dibutuhkan dua orang untuk tango: saat bernegosiasi dengan pemasok, penting untuk menekankan tekanan yang dihadapi bisnisnya dan fokus untuk menyelesaikan tekanan tersebut. Ini akan membantu mencapai kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak.
- Peluang tidak selalu jelas: peluang seringkali tersembunyi di depan mata dan dapat ditemukan dengan mendengarkan apa yang dikatakan lawan bicara, meskipun pada awalnya tampaknya tidak relevan, atau dengan mencari celah dalam argumen mereka.
- Persiapan adalah kunci keberhasilan negosiasi: negosiasi bukanlah kegiatan sepihak, melainkan perjanjian yang saling menguntungkan yang membutuhkan persiapan dan penelitian tingkat tinggi.
Implementasi dan integrasi pemasok
Setelah memilih pemasok untuk disertakan dalam program pengadaan strategis, saatnya mengintegrasikan mereka ke dalam rantai pasokan yang ada. Tujuannya adalah menjadikan mereka bagian dari tim; mereka harus diperlakukan sebagai kolaborator bukan hanya vendor.
Memiliki sebuah strategi manajemen pemasok yang cerdas akan membantu bisnis untuk membangun protokol komunikasi yang jelas dengan pemasok mereka. Ini termasuk membangun saluran komunikasi (misalnya, email, telepon, pertemuan tatap muka) dan frekuensi (misalnya, harian, mingguan). Ini adalah cara yang baik untuk terus memperbarui pemasok tentang perubahan dan pembaruan terkini sehingga mereka dapat secara proaktif memenuhi ekspektasi bisnis.
Pelacakan dan penilaian berkala
Sumber daya strategis adalah proses berkelanjutan yang mengharuskan bisnis untuk mengevaluasi kinerja pemasok mereka dan memastikan bahwa tujuan dan sasaran yang digariskan selalu terpenuhi. Ini dapat dicapai dengan menetapkan metrik dan KPI yang mengukur kinerja berdasarkan kualitas, waktu pengiriman, harga, inovasi, dan faktor strategis lainnya yang penting bagi kesuksesan bisnis.
Sumber strategis: bagian penting dari manajemen rantai pasokan
Kesimpulannya, sumber strategis adalah komponen kunci dari manajemen rantai pasokan untuk bisnis apa pun. Ini dapat membantu grosir dan pengecer mencapai keunggulan rantai pasokan dengan mengurangi risiko mereka, memperkuat hubungan pemasok, dan meningkatkan pengambilan keputusan mereka. Untuk lebih banyak strategi dan teknik tentang cara meningkatkan manajemen rantai pasokan dan logistik, Chovm's pusat blog adalah tempat untuk pergi!
