Bayangkan Anda telah membuat email yang sempurna—pembuka yang kuat, pesan yang jelas, dan ajakan bertindak yang pasti akan mendapat respons dari calon konsumen. Namun sebelum bisnis menekan "Kirim", ada satu sentuhan terakhir yang tidak boleh mereka lewatkan: penutup yang bagus.
Email masih menjadi pilihan utama untuk komunikasi di tempat kerja, dan cara merek menutup pesan sama pentingnya dengan apa yang ingin mereka katakan. Penutup email yang bijaksana menunjukkan profesionalisme dan perhatian terhadap detail sekaligus memberikan kesan yang tepat. Artikel ini akan membahas cara terbaik dan terburuk yang dapat dilakukan bisnis untuk mengakhiri email mereka.
Daftar Isi
Apa itu tanda tangan email?
Apa saja yang harus disertakan dalam setiap tanda tangan email bisnis?
Jenis-jenis penutup email
Cara mengakhiri email: 10 cara agar terdengar profesional
Cara yang tidak tepat untuk mengakhiri email: 10 tanda akhir yang harus dihindari sama sekali
Membungkus
Apa itu tanda tangan email?
Penutup email adalah sentuhan akhir di akhir pesan. Biasanya berupa kata sederhana atau frasa pendek yang diikuti oleh nama dan tanda tangan. Anggap saja sebagai sinyal yang mengatakan, "Kita sudah selesai di sini."
Bisnis harus menyertakan penutup email di hampir setiap email yang mereka kirim. Penutup email merupakan bagian penting dari komunikasi bisnis, dan penggunaan penutup email yang tepat menunjukkan kepada penerima bahwa merek tersebut memahami dasar-dasar etiket email. Selain itu, penutup email membantu meninggalkan kesan profesional.
Apa saja yang harus disertakan dalam setiap tanda tangan email bisnis?
Setiap penandatanganan email memerlukan tiga hal utama:
- Sebuah perpisahan
- Tanda tangan
- Info kontak
Ucapan perpisahan adalah kata atau frasa yang muncul tepat sebelum nama pengirim, dan ini lebih penting daripada yang dipikirkan kebanyakan orang. Bagian ucapan perpisahan menentukan nada email dan membentuk perasaan pembaca tentang pesan yang diterima. Berikut ini beberapa contoh ucapan perpisahan melalui email (bagian berikutnya akan menunjukkan lebih banyak pilihan):
- Sungguh-sungguh
- Segera berbicara
- salam Hormat
Berikutnya adalah tanda tangan pengirim. Jika pengirim sudah memiliki tanda tangan email profesional, mereka tidak perlu mengetikkan nama mereka lagi setelah perpisahan. Namun jika mereka tidak memilikinya, mereka harus menyertakan nama dan detail kontak relevan lainnya, seperti nomor telepon atau akun media sosial. Dengan demikian, penerima dapat menghubungi pengirim melalui saluran lain jika perlu.
Apa itu tanda tangan email profesional?
Tanda tangan email seperti kartu nama digital. Pengirim dapat mengaturnya agar muncul secara otomatis di setiap email atau hanya untuk orang tertentu, seperti orang di luar perusahaan. Biasanya, tanda tangan email menyertakan nama lengkap, jabatan, nomor telepon, profil LinkedIn, dan alamat kantor.
Namun, pengirim juga bisa berkreasi. Sebagian orang menambahkan kutipan inspiratif atau foto wajah untuk membuat tanda tangan email lebih personal. Ini adalah cara cepat dan mudah untuk membagikan informasi lebih lanjut tentang pengirim dan bagaimana orang dapat menghubungi mereka tanpa harus mengetiknya setiap saat.
Jenis-jenis penutup email
1. Penutup email umum
Sebagian besar email diakhiri dengan penutup umum yang sederhana. Frasa singkat ini tidak terkait dengan hal spesifik apa pun tentang target atau konten email—frasa ini hanyalah cara yang ramah untuk menutup pesan. Berikut ini beberapa contoh penutup seperti ini:
- Terima kasih atas minat Anda
- Salam
- Semoga hari mu menyenangkan
2. Penutup email yang dipersonalisasi
Terkadang, tanda tangan yang dipersonalisasi adalah cara yang tepat, terutama saat pengirim mengirim email kepada seseorang yang sudah mereka kenal (baik itu hubungan pribadi maupun profesional). Alih-alih tanda tangan yang umum, tanda tangan ini lebih bijaksana dan spesifik untuk hubungan pengirim-penerima.
Karena alasan ini, kalimat-kalimat tersebut biasanya pendek dan menggantikan frasa penutup yang umum. Berikut ini beberapa contohnya:
- Saya bersemangat untuk memulai proyek ini bersama Anda.
- Saya sungguh menghargai semua kerja keras Anda.
- Terima kasih banyak atas kesempatan ini.
Cara mengakhiri email: 10 cara agar terdengar profesional
Tanda tangan email untuk bisnis formal
Penutup yang baik adalah kunci untuk menutup email profesional. Frasa penutup email ini sangat tepat ketika pengirim menghubungi orang di luar organisasi mereka (seperti calon klien, vendor, atau mitra lainnya).
Kemeja ini juga cocok untuk rekan kerja jika perusahaan atau industri cenderung lebih formal. Berikut beberapa pilihan yang bisa Anda gunakan:
1. Hormat kami
Pilihan klasik ini menjadi favorit karena menutup acara dengan nada positif namun formal.
2. Salam
Baik itu "Salam Hangat", "Salam Hormat", atau sekadar "Salam Hormat", semuanya sopan, jelas, dan tetap profesional.
3. Salam hangat
Sedikit lebih ramah daripada yang lain, tanda tangan ini menunjukkan pengirim dengan tulus mendoakan yang terbaik bagi penerimanya tanpa menghilangkan nada profesionalnya.
Penutup email untuk bisnis informal
Saat pengirim mengirim email ke rekan kerja yang mereka kenal baik atau menangani urusan yang kurang formal, tanda tangan ini berfungsi dengan sempurna:
4. Salam
Cara yang ramah dan komunikatif untuk mengakhiri email—mirip seperti “Salam hormat,” tetapi lebih santai.
5. Terbaik
Singkat, sederhana, dan dapat digunakan dalam hampir semua situasi. Langsung dan tepat sasaran.
6. Hati-hati
Penutup ini menunjukkan kehangatan tanpa berlebihan. Ini adalah keseimbangan yang baik untuk penutupan yang ramah namun profesional.
Tanda tangan email untuk ucapan terima kasih dan permintaan
Bila pengirim ingin meminta sesuatu melalui email atau menunjukkan rasa terima kasih atas bantuan, rujukan, rekomendasi, atau kesempatan, tanda tangan mereka dapat membantu mengakhirinya dengan baik. Berikut ini yang dapat mereka gunakan:
7. Terima kasih
Langsung, sederhana, dan menyampaikan pesan dengan baik. Tidak perlu terlalu dipikirkan.
8. Saya menghargai [masukan, bantuan, masukan, dll.] Anda.
Tanda tangan ini menambahkan sedikit kehangatan. Seperti mengatakan, “Hei, aku sangat menghargai apa yang kamu lakukan untukku.” Sempurna untuk tindak lanjut atau pengingat agar tetap bersahabat dan tetap mendorong untuk memberikan respons.
Tanda tangan email untuk percakapan santai
Personalisasi tanda tangan sering kali terasa alami dalam percakapan santai. Namun, pengirim tidak selalu harus menggunakan kata-kata yang mewah. Mereka dapat menggunakan beberapa tanda tangan yang sangat bagus dan cocok untuk email yang bersahabat, termasuk:
9. Bicara segera
Jika pengirim berencana untuk bertemu dengan seseorang yang dekat, mereka dapat mengucapkan salam penutup ini. Salam ini kasual dan sederhana serta menjaga suasana tetap santai.
10. Sampai jumpa nanti
Mirip seperti "Sampai jumpa lagi," tetapi sedikit lebih santai. Ini cara yang menyenangkan untuk mengatakan, "Kita akan bicara lagi nanti," tanpa membuatnya terasa seperti janji resmi.
Cara yang tidak tepat untuk mengakhiri email: 10 tanda akhir yang harus dihindari sama sekali
Karena penutup email ibarat jabat tangan terakhir, maka penutup tersebut harus meninggalkan kesan yang baik. Oleh karena itu, pengirim harus menghindari beberapa penutup yang dapat memberikan kesan yang salah. Berikut ini adalah beberapa kalimat penutup yang harus dihindari.
1. Kami menunggu kabar dari Anda (terima kasih sebelumnya)
Tanda tangan ini mungkin terasa agak agresif atau pasif-agresif. Sepertinya pengirim berasumsi penerima harus membalas, yang mungkin tidak disukai semua orang.
2. Salam hormat
Mengapa menggunakan tanda tangan ini jika pengirimnya sebenarnya bukan "milik" orang tersebut? Tanda tangan ini bisa jadi terlalu formal dan tidak tulus.
3. Cinta atau (XOXO)
Penutup ini terlalu pribadi kecuali email tersebut ditujukan kepada seseorang yang sangat dekat, seperti pasangan atau anggota keluarga. Sebaiknya tetap bersikap ramah, tetapi jangan terlalu ramah.
4. —[Nama] atau —[Inisial]
Jika email tersebut tidak super pendek dan santai, melewatkan tanda tangan yang pantas mungkin terasa tiba-tiba atau ceroboh, seolah-olah pengirim tidak repot-repot menyelesaikan pesannya dengan benar.
5. Emoji
Meskipun emoji dapat digunakan dalam beberapa obrolan bisnis, tanda akhir harus tetap jelas dan profesional. Jangan gunakan emoji (hanya untuk berjaga-jaga).
6. Semoga harimu diberkahi
Bahasa keagamaan dapat terasa tidak pantas dalam email profesional atau kasual, meskipun dimaksudkan dengan baik. Sebaiknya hindari kecuali jika sesuai dengan konteksnya.
7. Semoga itu masuk akal
Tanda seru ini mungkin terdengar tidak berbahaya, tetapi bisa jadi terkesan pasif-agresif. Tanda seru ini menyiratkan bahwa kebingungan adalah kesalahan pembaca, yang tidak bagus untuk membangun hubungan baik.
8. Hormat saya
Tanda tangan ini sangat formal sehingga terasa kaku dan hampir jauh. Tujuannya adalah untuk terhubung, bukan untuk terasa seperti robot.
9. Selamat bersenang-senang
Sangat santai. Lebih baik dalam percakapan daripada melalui email—bisa terdengar seperti obrolan di kedai kopi daripada email.
10. Semoga beruntung
"Semoga berhasil" bisa jadi agak rumit. Ucapan ini mungkin membuat penerimanya merasa bahwa tugasnya sulit, atau mereka perlu keberuntungan untuk berhasil—yang bisa jadi membuat mereka patah semangat.
Membungkus
Banyak orang menganggap penutup email hanya formalitas. Penutup email mungkin tidak memuat banyak informasi tambahan, tetapi penting dalam email bisnis. Membaca email yang berhenti begitu saja bukanlah pengalaman yang menyenangkan. Penutup email yang tiba-tiba dapat meninggalkan kesan yang buruk, membuat pembaca merasa bahwa pengirim email tidak cukup peduli untuk menyelesaikannya dengan baik.
Secara profesional, cara bisnis menyampaikan sesuatu sama pentingnya dengan apa yang mereka sampaikan. Jika merek melewatkan atau terburu-buru dalam menyampaikan tanda penutup, pembaca mungkin akan menjauh, meragukan keandalan mereka dalam lingkungan bisnis. Pertimbangkan untuk menggunakan salah satu dari sepuluh tanda penutup yang direkomendasikan agar terdengar seperti seorang profesional, dan hindari sepuluh tanda penutup lainnya yang dapat memperburuk keadaan.
