5 Langkah Mudah Manajemen Hubungan Vendor yang Efektif

Vendor rantai pasokan merupakan kunci keberhasilan bisnis. Kegagalan dalam proses manajemen hubungan vendor dapat dengan mudah memicu kehancuran sebuah bisnis, seperti halnya kartu yang tidak selaras dalam sebuah rumah kartu yang dibangun dengan cermat.

Strategi manajemen hubungan vendor (VRM) yang kuat memberikan banyak manfaat. Hal ini memungkinkan pengelolaan biaya yang bijaksana melalui negosiasi persyaratan yang menguntungkan dan meningkatkan tingkat layanan, menjamin bahwa vendor mematuhi standar kualitas yang ditetapkan. Selain itu, membina kemitraan jangka panjang dengan vendor akan menumbuhkan lingkungan saling pengertian dan dukungan, sehingga berdampak positif terhadap kinerja bisnis secara keseluruhan.

Namun bagaimana perusahaan dapat memastikan nilai sebenarnya dari kemitraan vendor mereka? Bagaimana mereka dapat mengevaluasi apakah hasil yang diberikan vendor sesuai dengan harapan mereka, dan langkah apa yang harus mereka ambil jika tidak? Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, postingan blog ini mengungkapkan panduan 5 langkah sederhana yang bertujuan untuk meningkatkan proses manajemen hubungan vendor.

Daftar Isi
Identifikasi dan pilih vendor potensial
Memantau dan mengevaluasi kinerja
Melakukan penilaian risiko dan mengembangkan strategi cadangan
Tetapkan titik komunikasi terpusat
Rencanakan strategi keluar
Ubah vendor menjadi mitra untuk hubungan yang saling menguntungkan

Identifikasi dan pilih vendor potensial

Manajemen hubungan vendor adalah tentang memilih mitra yang memenuhi kebutuhan bisnis dan menjadi bagian dari kisah sukses. Langkah pertama dalam proses ini adalah mengidentifikasi dan memilih vendor potensial.

Vendor membentuk roda gigi yang tidak terpisahkan dalam rantai pasokan. Kami dapat menyematkannya ke dalam dua kategori besar:

• Pemasok: Bisnis yang menyediakan bahan mentah, barang jadi, atau layanan penting untuk membuat atau mengirimkan suatu produk.
• penyedia logistik: Organisasi yang menangani transportasi, penyimpanan, dan distribusi, bertindak sebagai jembatan yang membantu transisi barang dengan lancar dari pemasok ke konsumen akhir.

Perbedaan yang jelas antara keduanya membantu menyederhanakan komunikasi dan kolaborasi, yang merupakan tulang punggung hubungan jangka panjang. Misalnya, produsen (pemasok) dapat bermitra dengan perusahaan untuk mengembangkan produk baru yang menarik, sementara penyedia logistik dapat meningkatkan layanan mereka dengan tetap mengetahui perkiraan permintaan.

Jadi, bagaimana perusahaan menemukan vendor sempurna yang selaras dengan model bisnis mereka? Mari kita bagi menjadi lima langkah sederhana:

1. Mengidentifikasi kebutuhan bisnis: Bisnis harus memulai dengan menguraikan produk atau layanan spesifik yang mereka butuhkan dari vendor. Langkah ini menjadi inti dari semua ekspektasi lain seputar kualitas, layanan, waktu, biaya, dll. Selain itu, penting juga untuk mempertimbangkan frekuensi dan volume yang dibutuhkan. Apakah bisnis mencari layanan satu kali saja, atau apakah ini merupakan unsur penting untuk kemitraan jangka panjang?
2. Lakukan uji tuntas: Memanfaatkan kekuatan penelitian. Analisis laporan industri, teliti ulasan dan penilaian online, dan nilai stabilitas keuangan mereka. Dapatkan gambaran menyeluruh tentang kemampuan mereka berdasarkan pengalaman masa lalu dalam memasok produk atau layanan yang dicari. Kunjungan lapangan dapat memberikan gambaran dekat mengenai operasi mereka.
3. Mengembangkan permintaan proposal (RFP): Buat dokumen terperinci yang menguraikan persyaratan spesifik, tingkat layanan yang diantisipasi, kriteria pemilihan, dan jadwal. Corong ini RFP terhadap vendor yang berhasil lolos seleksi pendahuluan. Langkah ini akan membantu mengumpulkan data terstruktur dari masing-masing vendor dan memungkinkan adanya persaingan yang setara.
4. Evaluasi proposal dan nilai kesesuaiannya: Setelah proposal pemasok mulai diterima, inilah waktunya untuk evaluasi. Bandingkan dengan kriteria seperti biaya, layanan pelanggan, kapasitas pengiriman, dan mekanisme jaminan kualitas. Wawancara tatap muka dapat membantu perusahaan mengukur kemampuan pemecahan masalah mereka.
5. Periksa referensi: Hubungi pembeli bisnis sebelumnya atau mitra vendor. Menggali informasi tentang pengalaman, tingkat kepuasan, dan area peningkatan mereka dapat memberikan wawasan yang berharga. Kinerja vendor di masa lalu sering kali merupakan prediktor yang dapat diandalkan untuk kualitas layanan di masa depan.

Memantau dan mengevaluasi kinerja

Setelah proses seleksi awal, penting untuk meluangkan waktu untuk memantau dan mengevaluasi kinerja vendor secara rutin. Langkah ini bukan tentang menyalahkan atau menuding pihak lain – ini tentang meminta pertanggungjawaban vendor untuk memenuhi janji mereka secara konsisten. Lagi pula, vendor yang tidak dapat diandalkan dapat menyebabkan penundaan, pengeluaran tak terduga, dan merugikan pelanggan.

Sangat penting untuk membuat scorecard terpusat atau komprehensif daftar periksa evaluasi. Anggap saja ini sebagai rapor bagi vendor, memberi mereka umpan balik yang dapat ditindaklanjuti dan menunjukkan di mana mereka unggul atau perlu perbaikan.

Berikut adalah beberapa indikator kinerja utama (KPI) yang dapat digunakan oleh bisnis untuk memeriksa seberapa baik kinerja vendornya:

• Jadwal pengiriman: Apakah vendor mengirimkan barang tepat waktu, setiap saat? Pengiriman yang terlambat dapat mengganggu jadwal bisnis dan mengganggu komitmen pelanggan yang berharga.
• Akurasi pesanan: Tidak ada orang yang menyukai kesalahan, terutama jika kesalahan tersebut dapat menggagalkan rencana produksi dan penjualan. KPI ini menguji seberapa sering pemasok mengirimkan kuantitas dan spesifikasi yang dipesan.
• Kepatuhan kualitas: Seberapa baik vendor mematuhi kualitas produk atau layanan yang disepakati? Pantau seberapa sering barang dikembalikan karena masalah kualitas.
• Stabilitas harga: Seperti kata pepatah, “Perubahan adalah satu-satunya hal yang konstan.” Namun satu hal yang membuat perusahaan ingin menghindari terlalu banyak variabel adalah harga bahan bakunya. Periksa riwayat perubahan harga pemasok, yang mungkin menandakan masalah yang mempengaruhi strategi penetapan harga.

Ingat – langkah ini bukan hanya tentang menilai hal-hal negatif; itu juga harus menyoroti sisi positifnya! Ketika vendor mengetahui layanan, tindakan luar biasa, dan inovasi mereka akan diakui dan dihargai, kemungkinan besar mereka akan bekerja lebih keras. Rasa perlakuan istimewa ini memupuk hubungan yang kuat dan mengubah mereka menjadi mitra terpercaya.

Berikut adalah beberapa ide praktis untuk memberi penghargaan kepada vendor atas kerja keras mereka:

• Perpanjangan kontrak: Menawarkan kontrak jangka panjang memberi vendor rasa stabilitas dan mendorong mereka untuk mempertahankan kinerja tinggi mereka.
• Peningkatan pesanan: Jika suatu vendor secara konsisten unggul, mengapa tidak meminta layanan yang lebih baik lagi? Peningkatan volume pesanan merupakan wujud apresiasi langsung dan bukti atas layanan terbaik mereka.
• Pengakuan publik: Semua orang menyukai sedikit pusat perhatian. Pertimbangkan upacara penghargaan atau sertifikasi vendor tahunan untuk merayakan tangan di balik rantai pasokan – sebuah tiket emas bagi vendor untuk memamerkan dan menyelaraskan kembali upaya untuk meraih lebih banyak kemenangan!

Melakukan penilaian risiko dan mengembangkan strategi cadangan

Dengan pena di satu tangan dan kartu skor di tangan lainnya, inilah waktunya untuk melihat dengan cermat laporan kinerja vendor. Kartu skor ini bukan sekadar pemberat kertas, melainkan alat untuk menilai potensi risiko yang terkait dengan masing-masing vendor. Evaluasi kritis ini akan membantu mengkategorikan vendor ke dalam tiga kategori berdasarkan risiko:

• Vendor berisiko tinggi: Vendor-vendor ini mungkin tampak seperti awan badai yang menakutkan di cakrawala bisnis. Mereka menunjukkan ketidakkonsistenan, mungkin karena tenggat waktu yang terlewat, masalah kualitas, atau bentuk kegagalan kinerja lainnya.
• Vendor berisiko menengah: Vendor ini adalah warna pastel dalam palet warna kami, campuran warna terang dan gelap. Biasanya sesuai dengan harapan, namun mungkin jarang ada noda atau goresan yang terlewat.
• Vendor berisiko rendah: Bayangkan secangkir kopi yang sempurna. Sama seperti minuman pagi favorit kami, penjual berisiko rendah ini selalu baik. Mereka adalah yang berkinerja terbaik, secara konsisten memenuhi janji sambil mempertahankan reputasi kualitas yang luar biasa.

Kini setelah dunia usaha telah memberi label risiko pada setiap kategori vendor, sekarang saatnya merancang pertahanan strategis. Bayangkan hal ini sebagai rencana permainan pribadi, pedoman terperinci tentang apa yang harus dilakukan jika ada risiko yang terjadi. Berikut adalah contoh tabel visual jelas yang mewakili rencana efektif untuk setiap kategori risiko:

Kategori risiko	Resiko potensial	Strategi mitigasi
Vendor berisiko tinggi	Kinerja yang tidak menentu menyebabkan gangguan pasokan	Menetapkan ketentuan yang jelas dalam kontrak yang menguraikan sanksi atas kinerja di bawah standar; hal ini akan melindungi bisnis dan memberi insentif pada kinerja vendor yang lebih baik. Selain itu, pertimbangkan untuk berinvestasi pada asuransi gangguan rantai pasokan.
Vendor berisiko menengah	Masalah pasokan yang terputus-putus dan standar kualitas yang terkadang meleset	Membuat rencana cadangan yang memerlukan kemitraan dengan pemasok alternatif yang menawarkan barang atau jasa serupa; hal ini mengurangi ketergantungan pada satu vendor, memastikan pasokan berkelanjutan, dan membantu menjaga standar kualitas.
Vendor berisiko rendah	Gangguan kinerja kecil dan variasi ringan dalam jadwal pasokan	Jaga jalur komunikasi tetap terbuka untuk penyelesaian masalah segera. Tinjau kembali dan negosiasikan ulang persyaratan kontrak secara rutin untuk memastikan kedua belah pihak terus mendapatkan manfaat dari hubungan tersebut.

Tetapkan titik komunikasi terpusat

Komunikasi yang efektif adalah sumber kehidupan dari setiap hubungan yang kuat. Kenyataan ini juga berlaku dalam strategi manajemen hubungan vendor. Aspek penting dari VRM adalah mempertahankan mode komunikasi yang efisien dan efisien.

Untuk mencapai tujuan ini, dunia usaha harus mempertimbangkan untuk membangun titik pusat komunikasi. Menerapkan perangkat lunak manajemen hubungan vendor seperti Penjaga gerbang dapat secara signifikan membantu dunia usaha dalam membangun “satu sumber kebenaran.” Titik fokus ini menjadi andalan semua komunikasi penting, pertukaran data terkait, dan aktivitas dengan vendor.

Ketika mengintegrasikan perangkat lunak tersebut, bisnis berpotensi memperoleh beberapa manfaat:

• Merampingkan komunikasi: Platform terpusat menyediakan satu lokasi untuk semua interaksi. Informasi dapat dibagikan dengan cepat dan akurat di antara tim pengadaan, sehingga mengurangi kemungkinan miskomunikasi atau hilangnya pesan penting. Fitur ini sangat bermanfaat ketika memberi tahu vendor tentang perubahan yang mungkin terjadi atau memberi tahu mereka tentang masalah yang muncul. Ini memastikan bahwa semua vendor menerima informasi secara bersamaan untuk komunikasi yang konsisten dan akurat.
• Membangun sistem umpan balik dua arah: Perangkat lunak portal vendor sering kali memiliki mekanisme bawaan untuk memfasilitasi umpan balik dan dialog. Sistem umpan balik dua arah ini memungkinkan vendor untuk berbagi wawasan, saran, atau kekhawatiran mereka. Hal ini mendorong partisipasi vendor dan meningkatkan proses komunikasi dan hubungan vendor secara keseluruhan.
• Mempromosikan visibilitas dan transparansi: Portal vendor terpusat memberikan visibilitas lengkap kepada bisnis dan vendor mengenai transaksi, pengiriman, inventaris, dan operasi penting lainnya. Visibilitas ini mendorong transparansi dan memastikan semua pihak mempunyai pemikiran yang sama. Ini memberdayakan vendor dengan informasi yang mereka butuhkan untuk memenuhi komitmen mereka dan terus meningkatkan layanan mereka.
• Otomatiskan alur kerja dan notifikasi: Perangkat lunak portal vendor sering kali menampilkan alur kerja dan pemberitahuan otomatis. Sistem ini sangat penting untuk mengelola berbagai tugas, mengingatkan tim tentang pembaruan kontrak, atau memberikan informasi terkini kepada para pihak tentang perubahan perjanjian. Otomatisasi mengurangi risiko kesalahan manusia dan meningkatkan efisiensi operasional.

Rencanakan strategi keluar

Bahkan hubungan pemasok terbaik pun bisa mengalami perubahan yang tidak terduga. Tidak ada seorang pun yang memasuki suatu kemitraan untuk mengantisipasi akhir dari kemitraan tersebut, namun bisnis yang cerdas tahu bahwa penting untuk bersiap menghadapi setiap kemungkinan. Strategi keluar yang direncanakan dengan cermat dapat membantu bisnis memutuskan hubungan dengan vendor dengan lancar, sedangkan jika tidak ada strategi keluar, hal ini dapat menyebabkan situasi kacau.

Meskipun mengucapkan selamat tinggal mungkin tampak menakutkan, memiliki strategi keluar yang dijabarkan dengan baik dapat memberikan ketenangan pikiran bagi bisnis, karena mengetahui bahwa mereka siap menangani 'bagaimana jika' ketika hal itu muncul. Jadi, seperti apa strategi keluarnya? Mari kita uraikan simpul ini bersama-sama:

Klausul penghentian yang jelas dalam kontrak

Kontrak harus dengan jelas menyatakan dalam kondisi apa kontrak tersebut dapat dibatalkan. Hal ini bisa jadi disebabkan oleh vendor yang tidak mengikuti ketentuan kontrak atau tidak memberikan pelayanan yang baik. Menyertakan klausul pemutusan hubungan kerja secara rinci akan meminimalkan ketidakpastian dan membuka jalan bagi perpisahan secara damai jika segala sesuatunya tidak berjalan baik.

Menangani informasi kepemilikan

Setelah hubungan bisnis berakhir, penting untuk memastikan bagaimana informasi hak milik atau rahasia akan ditangani. Perusahaan memerlukan proses yang jelas untuk pengembalian atau penghapusan data atau pembatasan penggunaan. Hal ini memastikan data bisnis dan kekayaan intelektual tetap aman setelah pemisahan.

Pemilihan vendor cadangan

Identifikasi vendor rantai pasokan alternatif sebelumnya. Memiliki 'Rencana B' akan mempersiapkan organisasi untuk menghadapi keadaan yang tidak terduga, seperti kebutuhan untuk segera mengakhiri hubungan vendor yang sudah ada. Langkah ini memastikan bahwa bisnis mempertahankan momentumnya, terlepas dari hubungan pemasoknya.

Manajemen persediaan

Tetapkan strategi yang jelas untuk mengelola inventaris dalam perjalanan atau kepemilikan vendor pada saat penghentian. Langkah seperti itu akan membantu menghindari kerugian atau kebingungan yang tidak perlu selama fase keluar. Dan ingat, akhir dari satu hubungan vendor bisa menjadi awal dari hubungan lainnya.

Ubah vendor menjadi mitra untuk hubungan yang saling menguntungkan

Kesimpulannya, manajemen hubungan vendor yang efektif mengubah persepsi konvensional tentang vendor dari sekedar pemasok atau penyedia logistik. Hal ini mengangkat mereka ke peran mitra strategis yang berkolaborasi sejak tahap awal pengembangan produk untuk menyempurnakan pengalaman pelanggan. 

Dengan menerapkan kekuatan komunikasi yang baik, tinjauan kinerja dan umpan balik yang berkelanjutan, mengakui kontribusi vendor, dan menyelaraskan dengan profil pelanggan, bisnis dapat mengubah hubungan vendor konvensional menjadi kemitraan yang saling menguntungkan, mendorong pertumbuhan berkelanjutan dan memastikan kesuksesan e-commerce.

Masih ragu-ragu? Berikut tujuh tip untuk mengembangkan a strategi manajemen pemasok strategis!