Banyak bisnis e-commerce perlu memastikan operasi pergudangan mereka berjalan secara efisien untuk melayani pelanggan mereka dengan cara yang hemat biaya. Salah satu cara utama untuk melakukannya adalah dengan memastikan pemenuhan pesanan Anda dilakukan di gudang yang ramping.
Sistem pergudangan ramping mengoptimalkan ruang, mengurangi limbah, dan menyederhanakan proses untuk meningkatkan efisiensi, menurunkan biaya, serta meningkatkan kecepatan dan akurasi dalam pemenuhan pesanan. Salah satu sistem pergudangan ramping yang umum disebut 5S—metode organisasi yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, keselamatan, dan kebersihan.
Hanya dengan memperhatikan kualitas dan efisiensi, merek e-commerce dengan pertumbuhan tinggi dapat menonjol dalam pasar yang kompetitif dan memenuhi kebutuhan pelanggan mereka.
Apa Lima Langkah dalam Sistem Gudang 5S?
Dalam sistem pergudangan 5S, ada lima langkah berbeda yang harus diikuti. Langkah-langkah ini membantu meningkatkan efisiensi. Berikut adalah prinsip-prinsip 5S:
- Urutkan – hapus semua item yang tidak diperlukan untuk mengoptimalkan kegunaan ruang kerja
- Atur Secara Teratur – atur semua peralatan dan aset secara sistematis agar mudah diakses, penggunaan isyarat visual akan membantu jika pekerja gudang Anda tidak berbicara dalam bahasa yang sama
- Bersinar – menjaga kebersihan dan ketertiban secara konsisten untuk memaksimalkan keselamatan dan efisiensi
- Standarisasi – ciptakan praktik yang seragam melalui dokumentasi, pelatihan yang tepat, dan sesi pelatihan ulang tim yang konsisten
- Berkelanjutan – ciptakan alur kerja di mana keempat prosedur di atas ditegakkan secara teratur
Bagi merek e-commerce, sistem 5S menyederhanakan operasi pergudangan, mengurangi waktu tunggu, dan meminimalkan kesalahan dalam pemenuhan pesanan. Efisiensi ini meningkatkan kecepatan pengiriman, mengurangi biaya, dan menyempurnakan manajemen inventaris. Di pasar yang kompetitif, gudang yang terorganisasi dengan baik mendukung pengiriman yang lebih cepat dan lebih andal, yang mengarah pada kepuasan pelanggan yang lebih tinggi dan bisnis yang berulang.
Manfaat Keseluruhan Menggunakan Sistem 5S
Menerapkan sistem 5S menawarkan banyak manfaat yang dapat dijelaskan dalam dua kategori: efisiensi bisnis, dan keuntungan pelanggan hilir.
Memiliki gudang yang terorganisir dengan baik dan efisien akan memberikan manfaat bagi bisnis Anda seperti berikut:
- Menurunkan biaya keseluruhan karena berkurangnya perbedaan persediaan
- Mengurangi pemborosan karena berkurangnya pesanan yang tidak akurat
- Peningkatan waktu administratif untuk fokus pada aspek bisnis lainnya, termasuk penggalangan dana, inovasi produk, dan pemasaran
- Karyawan yang lebih bahagia karena meningkatnya kebanggaan terhadap kinerja kerja
- Tingkat pemenuhan yang lebih tinggi karena karyawan dapat dengan cepat menemukan alat dan material, meminimalkan kesalahan dan waktu henti
- Meningkatkan keselamatan bagi karyawan
- Masalah lebih mudah diidentifikasi, sehingga memungkinkan sistem manajemen gudang yang lebih tangkas secara keseluruhan
- Perkiraan inventaris yang lebih akurat karena penghitungan inventaris yang lebih bersih
Efek hilir dari pergudangan yang efisien ada banyak, dan secara alami akan meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan dengan cara berikut:
- Pelanggan mendapatkan produk lebih cepat karena waktu pemenuhan yang lebih cepat
- Tingkat retensi pelanggan yang lebih tinggi karena lebih sedikit masalah inventaris seperti kehabisan stok atau waktu tunggu yang lama
- Lebih sedikit keluhan pelanggan karena lebih sedikit masalah pemenuhan seperti pesanan yang tidak akurat atau label yang salah
- Pendapatan yang lebih tinggi dipertahankan karena lebih sedikit barang yang dikembalikan
- Lebih banyak peluang untuk pertumbuhan bisnis, karena pelanggan secara keseluruhan lebih bahagia
Memvisualisasikan Alur Kerja yang Efisien dengan Sistem Kanban
Komponen utama sistem 5S adalah menciptakan isyarat visual yang sederhana untuk membantu melacak alur kerja dan proses. Banyak gudang menggunakan sistem Kanban, atau komponen-komponennya, untuk menciptakan alur kerja yang ramping.
Sistem Kanban dicirikan oleh kartu visual atau papan yang menunjukkan tahapan item pekerjaan dan berbagai tahap penyelesaiannya. Papan tersebut biasanya terdiri dari tiga kolom utama: "Yang Harus Dilakukan", "Pekerjaan yang Sedang Dikerjakan", dan "Selesai". Dengan visual ini, seluruh tim dapat mengetahui dengan jelas berapa banyak tugas yang ada di setiap kolom, dan membantu menyelesaikan proyek dengan lebih efisien—tujuannya adalah memastikan sesedikit mungkin tugas yang masih dalam tahap pekerjaan yang sedang dikerjakan.
Model gudang ramping, seperti 5S, dapat menggunakan sistem Kaban secara visual pada dasbor di seluruh gudang, atau di setiap stasiun pengecekan atau pengemasan. Membantu semua area kerja agar seefisien mungkin dan memastikan semua pekerja gudang memahami posisi mereka dalam proses pemenuhan pesanan.
Petunjuk visual lainnya, tidak terbatas pada Kanban, dapat membantu dalam sistem 5S. Ini termasuk penandaan lantai untuk menentukan area kerja. Metode 5S terlihat berbeda di setiap lingkungan kerja dan harus disesuaikan dengan kebutuhan pergudangan ramping Anda untuk memaksimalkan peningkatan berkelanjutan.
Standarisasi Sistem 5S dengan Sertifikasi ISO 9001
Untuk menerapkan sistem 5S, Anda harus menjaga konsistensi dan mempertahankan semua aspek sistem. Ini biasanya berarti membuat standar dan prosedur pergudangan untuk melacak keteraturan sistem Anda.
Ada banyak cara untuk membuat standar, tetapi satu sertifikasi yang populer di kalangan bisnis pergudangan, dari semua ukuran, adalah Sertifikasi ISO 9001. Ini adalah serangkaian persyaratan yang diakui secara internasional, yang jika diikuti, didokumentasikan, dan dicatat, akan memastikan gudang Anda disertifikasi dengan standar kontrol kualitas tertinggi.
Beberapa persyaratan (tidak semua) Sertifikasi ISO 9001 meliputi:
- Catatan kalibrasi peralatan pemantauan dan pengukuran
- Menyimpan catatan semua pelatihan, keterampilan, pengalaman dan kualifikasi personel
- Merekam output, input, dan kontrol semua layanan atau produk yang disediakan
- Menyimpan catatan tentang properti pelanggan
- Menyimpan log semua hasil produk atau layanan Anda yang sesuai dan tidak sesuai
- Merancang dan menerapkan program audit dan tindakan korektif
Kontrol kualitas hanya akan sebaik sistem yang diterapkan untuk mempertahankannya dalam jangka waktu tertentu. Jika Anda ingin mempertahankan sistem kontrol kualitas yang sangat tinggi dalam sistem pergudangan 5S, mengikuti persyaratan Sertifikasi ISO 9001 adalah standar utama yang harus diikuti.
Intinya
Dengan penyimpanan yang terorganisasi dan alur kerja yang terstandarisasi, karyawan dapat menemukan barang dengan cepat, sehingga mengurangi kesalahan dan penundaan. Efisiensi sistem pergudangan 5S meningkatkan kepuasan pelanggan, mendukung pertumbuhan yang terukur, dan memangkas biaya, sehingga meningkatkan daya saing secara keseluruhan.
Penerapan sistem 5S yang sukses membutuhkan kerja sama seluruh tim. Meskipun penerapannya mungkin memerlukan waktu yang lama, penerapannya akan sepadan dengan investasi jangka panjang.
Sumber dari Logistik DCL
Penafian: Informasi yang diuraikan di atas disediakan oleh dclcorp.com secara independen dari Chovm.com. Chovm.com tidak membuat pernyataan dan jaminan mengenai kualitas dan keandalan penjual dan produk. Chovm.com secara tegas melepaskan tanggung jawab apa pun atas pelanggaran yang berkaitan dengan hak cipta konten.
