Menghadapi tahun yang sulit dengan pertumbuhan yang lambat dan berbagai tantangan lainnya, retailer pintar mengadopsi otomatisasi untuk tetap menjadi yang terdepan.
Para analis memperkirakan pertumbuhan yang lambat untuk sektor ritel tahun ini, menyusul volume penjualan pada tahun 2023 yang berada di bawah level tahun 2019. Setelah maraknya layanan online selama pandemi, banyak yang melihat bahwa konsumen kembali lagi ke toko fisik, sehingga menambah kompleksitas bagi para peritel yang berupaya merencanakan secara strategis dan mengelola keseimbangan yang menguntungkan antara penawaran high-street dan internet mereka. Memang benar, sektor ini sedang berjuang mengatasi permasalahan di banyak bidang pada tahun ini, menghadapi kekurangan tenaga kerja, krisis biaya hidup dan dampaknya terhadap harga, kenaikan harga sewa, energi, dan biaya operasional, serta meningkatnya persaingan dari saluran online baru.
Dengan margin keuntungan yang ketat, hanya ada sedikit ruang untuk kesalahan dalam proses pembayaran faktur – kelebihan pembayaran dan duplikasi dapat menjadi tantangan terakhir bagi pengecer yang kekurangan uang. Memperburuk hubungan dengan vendor juga tidak membantu. Dalam iklim ekonomi saat ini, dunia usaha perlu menghargai vendor dan rantai pasokan mereka. Dalam bidang ritel, hal ini khususnya benar, karena sebuah bisnis tidak dapat menjual apa yang tidak dapat diperolehnya.
Di masa sulit ini, melindungi hubungan dengan pemasok dan memastikan ketahanan rantai pasokan sangatlah penting. Oleh karena itu, menerapkan proses yang paling efektif untuk Rekonsiliasi Hutang Usaha (AP) dan laporan keuangan adalah kuncinya.
Pengecer yang berpikiran maju semakin menaruh kepercayaan mereka pada sistem digital yang mempercepat, menyederhanakan, dan mengoptimalkan banyak proses bisnis mereka. Label harga elektronik, pelacakan stok dan inventaris otomatis, staf yang dipersenjatai dengan tablet untuk merujuk informasi produk, dan banyak lagi.
Namun, proses back-office yang penting seperti proses hutang seringkali merupakan hal terakhir yang harus diinvestasikan. Menerapkan solusi terbaik di kelasnya untuk fungsi seperti AP membentuk landasan yang kokoh, sehingga solusi digital lainnya dapat ditambahkan dan leverage memastikan pengecer membeli gaya dan substansi.
Pengelolaan keuangan yang lebih efisien sejak awal berarti bahwa meskipun margin tumbuh semakin ketat, proses pembayaran yang efisien tetap melindungi keuntungan sekaligus mendukung hubungan vendor yang produktif dan harmonis.
Menghemat biaya
Salah satu tantangan utama bagi ritel pada tahun 2024 adalah menemukan cara untuk memangkas biaya tanpa membahayakan kualitas produk dan kepuasan pelanggan. Mengidentifikasi dan menerapkan solusi digital dapat membantu menurunkan biaya dalam bisnis.
Misalnya, penerapan solusi faktur elektronik memungkinkan vendor untuk berbagi faktur digital yang secara otomatis dimasukkan ke dalam sistem keuangan mereka sendiri, sehingga sangat mengurangi risiko yang terkait dengan kesalahan manusia dan menghilangkan penundaan yang biasa terjadi pada tim AP. Beberapa yang terbaik juga dapat memberikan pencocokan 3 arah opsional dan otorisasi alur kerja serta integrasi yang lancar ke seluruh sistem keuangan.
Integrasi menghasilkan otomatisasi transisi faktur langsung ke ERP, menciptakan aliran informasi yang lancar di seluruh proses faktur untuk melengkapi investasi ERP yang ada. Sumber kebenaran tunggal untuk faktur ini memastikan keakuratan data untuk tim keuangan internal dan rantai pasokan, sehingga memberikan proses menyeluruh yang transparan.
Memastikan proses rekonsiliasi laporan yang paling efektif berarti bisnis memiliki kontrol yang lebih ketat terhadap pengeluaran mereka, sehingga sangat mengurangi risiko kelebihan pembayaran faktur atau pengiriman pembayaran ganda. Hal ini mencakup pertimbangan nota kredit yang akurat untuk transparansi yang lebih besar yang memungkinkan pemahaman real-time mengenai situasi kas kapan saja.
Solusi untuk rekonsiliasi laporan otomatis dapat membandingkan faktur dan nota kredit dengan baris laporan yang relevan tanpa memerlukan proses manual yang memakan waktu, menghemat waktu dan sumber daya manusia. Hal ini juga dapat mengurangi risiko kekurangan pembayaran yang dapat menyebabkan gesekan dalam hubungan vendor serta mengurangi peluang diskon pembayaran lebih awal.
Melindungi hubungan vendor
Hal yang bisa dipelajari dari pandemi ini adalah dampak dari gangguan rantai pasokan yang tidak terduga dapat menyebabkan gelombang kejutan finansial yang besar bagi sebuah bisnis. Ada gunanya menjaga pemasok strategis utama yang benar-benar dapat menghemat daging Anda. Ketika vendor dapat mengandalkan pelanggannya untuk membayar mereka secara akurat dan tepat waktu, mereka akan lebih mungkin melakukan penghentian ketika muncul masalah yang tidak terduga, seperti kekurangan barang secara tiba-tiba atau gangguan rantai pasokan untuk produk utama.
Setelah membangun hubungan yang produktif dengan pemasok strategis, penting untuk melindungi mereka, mengingat UKM dapat gulung tikar dengan sangat cepat jika arus kas terlalu lambat dan sulit. Jika hal ini terjadi, bisnis ritel harus melakukan perubahan, memicu proses seperti mencari vendor pengganti, evaluasi kualitas produk, membangun hubungan pemasok baru, menegosiasikan biaya dan kontrak, dan banyak lagi.
Penggunaan sistem rekonsiliasi pernyataan yang otomatis dan akurat menunjukkan transparansi kepada vendor – terlebih lagi jika sistem ini merupakan bagian dari sistem AP digital secara keseluruhan, membuat komunikasi seputar pertanyaan menjadi lebih mudah. Hal ini penting bagi pemasok yang sudah ada dan tentu saja, mempermudah membangun hubungan dengan vendor baru juga. Riwayat kredit dan reputasi Anda penting.
Mengintegrasikan sistem dengan pemasok adalah salah satu hambatan terbesar bagi pengecer yang ingin menerapkan teknologi baru. Namun, solusi seperti Faktur Otomasi AP Open ECX tidak mengharuskan basis pemasok untuk mengubah cara mereka mengirimkan faktur dan nota kredit.
Solusi seperti ini dapat mendukung banyak format data termasuk .pdf, .csv, XML, dan EDI, dan aturan bisnis dapat ditentukan untuk memperkaya data masuk dan menambahkan informasi berdasarkan persyaratan sistem ERP atau untuk mendukung pencocokan tingkat lini.
Kode Pembayaran Cepat Inggris (PPC), mencakup pemenuhan syarat pembayaran pemasok dan masalah pembayaran lainnya. Hal ini mungkin bersifat sukarela namun semakin penting untuk menjamin hubungan vendor yang stabil, andal, dan konsisten, dan pelanggan yang dapat menunjukkan kepatuhan terhadap proses pembayaran yang bertanggung jawab akan mendapatkan manfaat dari basis pemasok yang ditingkatkan.
Hasil bisnis yang lebih baik
Data adalah komponen kunci dalam mencapai target bisnis, memberikan informasi yang akurat dan real-time kepada pengguna untuk menghasilkan keputusan yang lebih efektif. Tapi itu harus 100% akurat. Rekonsiliasi laporan yang akurat dan tepat waktu menghasilkan data keuangan yang akurat, yang dapat digunakan dengan lebih percaya diri untuk perencanaan, perkiraan, dan penganggaran.
Informasi yang ketinggalan jaman dan penuh dengan kesalahan membuat hal ini hampir tidak mungkin terjadi – setiap keputusan akan didasarkan pada hal-hal yang tidak dapat diandalkan dan tidak dapat diandalkan, dan keberhasilan keputusan-keputusan penting, seperti apakah akan berinvestasi kembali pada investasi fisik atau mengembangkan saluran online alternatif, bergantung pada data yang akurat.
Proses otomatis menghilangkan risiko penekanan tombol dan kesalahan manusia lainnya, karena data dimasukkan satu kali, menggunakan proses otomatis. Meskipun beberapa perangkat lunak menghilangkan komponen manusia menggunakan OCR (pengenalan karakter optik), didukung oleh AI untuk mengurangi kesalahan, solusi AP otomatis terbaik 100% akurat sejak awal.
Menerapkan rekonsiliasi AP dan faktur yang efektif mengurangi proses koreksi yang memakan waktu, di mana tim keuangan menghabiskan waktu berjam-jam meninjau, membandingkan, dan mencocokkan faktur secara manual untuk mengidentifikasi kesalahan atau duplikasi. Bukan hal yang aneh bagi organisasi untuk mempekerjakan tim yang terdiri dari 10 profesional atau lebih yang hanya berfokus pada rekonsiliasi pernyataan, sebuah penerapan sumber daya yang sangat mahal dan tidak dapat dihindari. Tim dapat mengerjakan tugas-tugas bernilai lebih tinggi seperti strategi dan hubungan vendor, sementara otomatisasi melakukan pekerjaan berat.
Solusi AP otomatis terbaik mungkin memiliki aturan validasi bawaan yang membantu mengenali dan menyoroti potensi aktivitas penipuan, yang berpotensi menjadi ladang ranjau bagi bisnis apa pun, yang mewakili risiko finansial, reputasi, dan legislatif yang signifikan. Beberapa sistem rekonsiliasi AP dan laporan otomatis mencakup pelaporan kesehatan laporan, memastikan bahwa tim keuangan diperingatkan akan adanya perbedaan dan dapat bekerja dengan percaya diri dengan saldo laporan secara real-time. Mereka juga dapat memberikan riwayat dokumen lengkap untuk mendukung persyaratan audit eksternal.
Perangkat lunak otomasi AP adalah homogenisasi proses dan metode, membantu memastikan bahwa semua orang di fungsi AP dan di seluruh organisasi memiliki pemahaman yang sama, merujuk pada versi yang sama dari data yang sama secara real-time. Penggunaan alur kerja yang seragam dan ditentukan akan mempermudah pembagian tugas, sehingga meskipun pemilik tugas sedang sakit atau meninggalkan bisnis, tugas tersebut dapat diambil oleh rekan kerja mana pun.
Saatnya untuk mengotomatisasi
Sekarang adalah waktunya untuk memindahkan proses AP ke platform digital. Berbasis di cloud berarti peningkatan keamanan, akses real-time ke data, dan analisis data yang lebih canggih.
Ada sejumlah solusi yang tersedia, dan yang terbaik adalah menggunakan teknologi konversi unik untuk mengekstrak teks fisik yang mendasarinya dari dokumen sumber, memberikan kemampuan untuk memperkaya data dan menentukan aturan bisnis tentang cara memperlakukan dokumen masuk dan konten data terkait. Teknologi ini menjamin akurasi 100%, mengirimkan faktur dan nota kredit langsung ke ERP organisasi, memberikan proses digital yang efisien dan menyeluruh yang selaras dengan tujuan net-zero dan mendukung praktik Pembayaran Cepat.
Mengelola rantai pasokan dan inventaris di industri ritel saat ini adalah hal yang rumit – mengotomatiskan jalur AP dan menyederhanakan salah satu proses terpenting dalam hal ini. Tanpa manajemen faktur fungsional yang kuat, segalanya akan gagal, mulai dari pengendalian stok yang efektif hingga penjualan.
Selain membantu bisnis membangun hubungan yang lebih kuat dengan pemasok, solusi ini membantu mengoptimalkan efisiensi dalam pembayaran dan manajemen keuangan, memungkinkan tim AP untuk mencapai lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat, dengan proses otomatis yang memakan waktu lebih sedikit, memastikan akurasi yang lebih baik dan kesalahan yang lebih sedikit. Tahun 2024 adalah tahun penerapan AP otomatis atau risiko tertinggal dalam lingkungan ritel yang semakin kompetitif.
Tentang Penulis: Nathan Ollier adalah CEO di perusahaan perangkat lunak Open ECX.
Sumber dari Jaringan Wawasan Ritel
Penafian: Informasi yang diuraikan di atas disediakan oleh retail-insight-network.com yang independen dari Chovm.com. Chovm.com tidak membuat pernyataan dan jaminan mengenai kualitas dan keandalan penjual dan produk.
