Beranda » penjualan & Pemasaran » Panduan Anda tentang Kas Kecil dan Cara Mengelolanya Secara Menguntungkan untuk Bisnis Anda
Seorang pria memberikan sejumlah uang kepada orang lain

Panduan Anda tentang Kas Kecil dan Cara Mengelolanya Secara Menguntungkan untuk Bisnis Anda

Mesin kopi baru saja rusak, dan Anda perlu mengirim karyawan Anda ke toko terdekat untuk membeli kopi panas. Masalahnya? Karyawan tersebut tidak punya uang tunai, dan kartu kreditnya sudah mencapai batas maksimal. Di sinilah uang tunai kecil berguna.

Kas kecil membantu perusahaan menangani pengeluaran kecil yang tidak memerlukan penggunaan dana bisnis. Kas kecil dapat mengurangi stres atau membantu mengganti rugi karyawan saat mereka menggunakan dana tersebut atas nama bisnis. Jadi, jika Anda siap menyiapkan dana kas kecil untuk bisnis Anda agar semuanya berjalan lancar, di sinilah panduan ini berguna.

Baca terus untuk mengetahui cara mengatur kas kecil Anda dengan benar dalam lima langkah sederhana.

Daftar Isi
Apa itu kas kecil?
Apa saja jenis kas kecil?
5 langkah untuk membantu bisnis menyiapkan dana kas kecil
Bagaimana bisnis dapat meningkatkan pengelolaan kas kecil mereka
Bottom line

Apa itu kas kecil?

Seorang akuntan menggunakan kalkulator di dekat tumpukan uang

Kas kecil adalah sejumlah kecil uang yang disisihkan oleh suatu bisnis untuk pengeluaran tak terduga, seperti membeli kopi untuk rapat atau membayar makan malam untuk karyawan yang lembur. Kas kecil berguna ketika menawarkan proses penggantian biaya secara formal atau menulis cek tidak praktis atau memerlukan banyak waktu.

Contoh cara kerja kas kecil dan manfaatnya

Dalam perjalanannya ke kantor, Sarah mendapat telepon dari bosnya yang meminta dia untuk mengambil beberapa spidol dan catatan tempel untuk sesi curah pendapat di menit-menit terakhir. Dengan hanya US$ 15 di dompetnya dan tanpa kartu kredit, dia membeli perlengkapan tersebut meskipun khawatir tidak akan mampu menutupi biayanya.

Untungnya, kantor Sarah memiliki dana kas kecil, dan bosnya segera menggantinya. Dia tidak perlu menunggu berminggu-minggu untuk mendapatkan uangnya kembali. Berikut ini adalah hal-hal lain yang biasanya digunakan perusahaan untuk kas kecil:

  • Makanan ringan untuk kantor
  • Kopi berjalan
  • Tips untuk pengemudi pengiriman

Apa saja jenis kas kecil?

Segepok uang seratus dolar

1. Kas kecil umum

Jenis ini merupakan sejumlah kecil uang yang disisihkan untuk pengeluaran tak terduga sehari-hari. Dana ini berguna untuk menutupi biaya perlengkapan kantor, ongkos kirim, atau penggantian biaya karyawan dalam jumlah kecil.

2. Kas kecil imprest

Kas kecil imprest adalah jumlah tertentu untuk kebutuhan yang terus-menerus, seperti mengganti biaya perjalanan karyawan. Perusahaan secara berkala menambah dana ini untuk mempertahankan saldo yang sama, memastikan uang selalu tersedia untuk biaya-biaya khusus ini.

3. Uang tunai darurat

Dana ini biasanya berupa simpanan uang dalam jumlah kecil yang disisihkan untuk berjaga-jaga, seperti saat jendela tiba-tiba pecah atau printer tiba-tiba berhenti bekerja. Dana ini digunakan untuk menutupi pengeluaran mendesak dan tak terduga.

4. Kas kecil diskresioner

Dana ini memberi manajer lebih banyak fleksibilitas finansial. Mereka dapat menggunakan uang ini sesuai keinginan mereka untuk memberi penghargaan kepada karyawan yang bekerja keras dengan hadiah kecil atau membeli sesuatu yang kecil yang tidak direncanakan dalam anggaran.

5 langkah untuk membantu bisnis menyiapkan dana kas kecil

Tidak yakin harus mulai dari mana saat menyiapkan dana kas kecil? Ikuti langkah-langkah sederhana ini agar dana siap dalam waktu singkat. Namun, pertama-tama, bisnis harus memutuskan di mana mereka akan menyimpan dana darurat, seperti brankas, laci terkunci, atau rekening aman.

Langkah 1: Tetapkan batasan akun

Foto close-up uang kertas 100 dolar

Hal berikutnya yang harus dilakukan oleh perusahaan adalah menetapkan jumlah yang akan mereka simpan dalam dana kas kecil mereka. Sementara sebagian besar kantor mulai dari US$ 100 hingga US$ 200, perusahaan dapat menyesuaikannya berdasarkan perkiraan kebutuhan mereka. Setelah itu, mereka harus mempertimbangkan cara untuk menambah saldo akun.

Titik ini adalah yang kami sebut sebagai "titik pengisian ulang." Misalnya, bisnis dengan dana kas kecil sebesar US$ 100 dapat memilih untuk mengisinya kembali setelah jumlahnya turun di bawah US$ 15. Pada titik tersebut, mereka akan mencatat pengeluaran dan menulis cek untuk mengembalikan dana tersebut ke jumlah semula.

Langkah 2: Pilih siapa yang akan mengelola dana tersebut

Seseorang yang memegang uang dolar

Apakah bisnis tersebut memiliki manajer kantor? Jika ya, biasanya mereka adalah orang yang paling tepat untuk menangani dana kas kecil. Namun, pemilik bisnis dengan tim kecil dapat mengambil alih tanggung jawab tersebut sendiri.

Apa pun yang dianggap perusahaan sebagai pilihan terbaik, mereka harus memastikan hanya satu orang yang dapat mengakses dana tersebut pada satu waktu. Ini membantu mencegah penarikan yang tidak diketahui sumbernya atau potensi pencurian. Setelah memutuskan siapa yang bertanggung jawab, bisnis dapat menambahkan dana atau menguangkan cek ke kotak penyimpanan uang tunai mereka.

Langkah 3: Buat log

Kalkulator dan buku catatan di atas setumpuk uang kertas

Perusahaan tidak dapat melacak pengeluaran kas kecil mereka tanpa catatan. Setiap kali uang keluar atau masuk ke rekening, orang yang bertanggung jawab harus mencatatnya di catatan yang dibuat. Itulah sebabnya karyawan harus memiliki tanda terima untuk setiap uang yang dikeluarkan dari dana tersebut.

Misalnya, jika Sarah membeli kue mangkuk untuk rapat dan ingin mendapatkan pengembalian uang, ia harus memberikan tanda terima. Penanggung jawab kemudian akan menggunakan tanda terima tersebut untuk mencatat pengeluaran kas kecil di buku besar, memastikan mereka mencatat semuanya dengan benar. Berikut ini contoh tampilan log:

TanggalRincianKasKas keluarSaldo
9-2-2024Peralatan Kantor US $ 10US $ 90.00
     
     

Catatan kas kecil harus mencatat detail penting berikut: tanggal transaksi, deskripsi singkat, uang tunai yang ditambahkan, jumlah yang dibelanjakan, dan saldo yang tersisa. Ketika saldo turun ke tingkat pengisian ulang yang ditetapkan, bisnis dapat menulis cek untuk mengembalikan dana ke jumlah semula.

Langkah 4: Catat dan rekonsiliasi pengeluaran kas kecil

Aplikasi kalkulator dan laptop yang mencatat uang tunai kecil

Ketika simpanan kas kecil mulai menipis, saatnya untuk meninjau dan menambahkan lebih banyak uang tunai untuk mengisinya kembali. Bisnis dapat memulai dengan mencocokkan kwitansi mereka dengan apa yang tercatat dalam catatan kas kecil untuk memastikan semuanya sesuai. Jika ada perbedaan antara kas fisik dan catatan catatan, pemilik bisnis harus melacak setiap perbedaan. Setelah semuanya cocok, bisnis dapat mencatat pengeluaran dalam buku besar mereka dan mengisi kembali dana tersebut.

Langkah 5: Menilai ulang batas kas kecil secara berkala

Pengusaha wanita mengevaluasi kembali uang tunai kecil di laptopnya

Apakah perusahaan menghabiskan uang kas kecil dengan cepat? Kalau begitu, sudah saatnya menambah jumlah yang disetorkan ke rekening kas kecil. Namun, perusahaan tidak boleh asal menambah jumlah tanpa meninjau pengeluarannya.

Misalnya, jika perusahaan sering membeli kopi untuk kantor, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk menggunakan anggaran rutin daripada menggunakan kas kecil setiap minggu. Dengan cara ini, perusahaan dapat menyimpan dana kas kecil untuk pengeluaran kecil dan tak terduga lainnya.

Bagaimana bisnis dapat meningkatkan pengelolaan kas kecil mereka

Proses manual sering kali menghadapi masalah yang menyebabkan penganggaran yang buruk dan meningkatnya peluang terjadinya penipuan. Namun, perangkat lunak manajemen pengeluaran dapat membantu bisnis menyederhanakan penanganan kas kecil. Perangkat lunak tersebut dapat membantu mengotomatiskan tugas-tugas ini, mengurangi kecurangan dan penyalahgunaan dengan memusatkan dokumentasi, mempercepat rekonsiliasi, dan menyederhanakan audit dengan templat yang terstandarisasi.

Bagian terbaiknya? Bisnis dapat menyesuaikan perangkat lunak untuk lokasi yang berbeda. Beberapa layanan, seperti Happay, bahkan menawarkan kartu prabayar, yang memungkinkan pelacakan dan pengelolaan dana secara real-time dari platform berbasis cloud. Ini adalah cara yang sangat baik untuk meningkatkan efisiensi dan kontrol atas pengeluaran kas kecil.

Bottom line

Saat ini, usaha kecil seharusnya sudah memutuskan apakah mereka ingin mendirikan dana kas kecil dan harus memiliki ide yang bagus tentang cara melakukannya. Namun sebelum itu, mereka harus memiliki pedoman yang jelas agar semuanya berjalan lancar. Ingatlah untuk membuat kebijakan kas kecil yang menentukan untuk apa saja karyawan dapat menggunakan uang tersebut dan menetapkan batas pengeluaran.

Kemudian, mereka dapat melunasi apa pun yang melebihi batas dari akun yang berbeda. Bahkan jika bisnis tersebut hanya memiliki satu karyawan, dana kas kecil dapat berguna untuk menutupi biaya tak terduga secara efisien.

Tinggalkan Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Bidang yang harus diisi ditandai *

Gulir ke Atas