Non esiste una gestione efficace della catena di fornitura senza audit interni. Possiamo pensare agli audit come a controlli sanitari per le catene di fornitura per garantire che funzionino nel modo più fluido ed economico possibile, dall’approvvigionamento delle materie prime alla consegna dei prodotti al cliente finale.
Esaminando sistematicamente le catene di fornitura, le organizzazioni possono identificare potenziali rischi e inefficienze nell'approvvigionamento di materie prime, processi di produzione, relazioni con i fornitori, gestione delle scortee la soddisfazione del cliente.
Quindi, come possono le aziende condurre audit interni? Quali aspetti della catena di fornitura dovrebbero considerare? E come dovrebbero documentare i risultati e le azioni correttive? Continua a leggere per scoprire come condurre audit della catena di fornitura in modo intelligente!
Sommario
1. Prepararsi per l'audit
2. Raccogliere i dati
3. Condurre l'audit
4. Riportare i risultati dell'audit
5. L'audit della catena di fornitura è un ciclo continuo
Prepararsi per l'audit
Proprio come non possiamo posare il primo mattone di una casa senza un progetto architettonico, non possiamo condurre un audit senza un piano. Prima di agire come investigatori alla ricerca dei rischi e delle vulnerabilità della catena di approvvigionamento, dobbiamo comprendere chiaramente il “perché” (obiettivi), “where" (ambito) e "come" (piano reale).
Determinare l'ambito dell'audit
Senza un ambito chiaramente definito, la conduzione degli audit della catena di fornitura richiederebbe un’eternità (immagina quanto tempo e risorse verranno sprecati). Ci sono molti aspetti da considerare quando si effettuano audit sulle catene di fornitura, ma le aziende dovrebbero concentrare i propri sforzi dove conta.
Ad esempio, se si è verificato un modello storico di problemi di qualità del prodotto, l’audit dovrebbe dare priorità ai processi di produzione e ai sistemi di controllo della qualità. Le aziende possono anche limitare l’ambito dell’audit per includere particolari linee di prodotti con una storia di crescenti problemi di qualità.
Definire gli obiettivi dell'audit
Una volta determinato l'ambito dell'audit, è importante stabilirlo Vita elastica obiettivi. Così come non avrebbe senso iniziare a dipingere un ritratto senza sapere chi o cosa si sta dipingendo, è illogico condurre audit interni senza obiettivi chiari.
Vita elastica gli obiettivi dovrebbero essere Specifica, Misurabile, Realizzabile, Pertinentee Limitato nel tempo. Ad esempio, l'obiettivo di un audit potrebbe essere quello di valutare se gli attuali sistemi di controllo della qualità mantengono un tasso di difetti inferiore al 5% entro un anno.
Sviluppare un piano di audit
Dopo aver chiarito gli obiettivi dell’audit e determinato quali parti della catena di fornitura dovrebbero essere riviste, le aziende dovrebbero finalizzare questa fase sviluppando un piano di audit dettagliato (il come).
Pensa a un piano di audit come a uno schema che specifica i membri del team (auditor), le metodologie (come condurranno le valutazioni) e le risorse di cui avranno bisogno (come liste di controllo, sondaggi, software di analisi dei dati, ecc.).
Raccogli i dati
Senza dati, controllare le catene di fornitura è come cercare con gli occhi bendati un ago in un pagliaio. Gli auditor devono raccogliere dati per ottenere un quadro chiaro dello stato attuale dei processi della catena di approvvigionamento. I dati forniscono inoltre una base per confrontare le catene di fornitura con le migliori pratiche del settore. Di seguito sono riportati alcuni esempi di origini dati:
1. Documenti e registrazioni interni:
La documentazione interna è la principale fonte di dati per qualsiasi organizzazione. Questi documenti includono ordini d'acquisto, contratti con i fornitori, record di inventario e rapporti sulle prestazioni passate. Ad esempio, i revisori possono utilizzare KPI logistici per valutare il tempo di ciclo, il tasso di consegna puntuale e il lead time del fornitore.
2. Interviste al personale:
Un'altra fonte di dati primaria è il dialogo con il personale chiave, come responsabili di magazzino, addetti alla produzione e coordinatori logistici. Ad esempio, i responsabili del magazzino possono individuare discrepanze tra i conteggi delle scorte fisiche e i registri di inventario o evidenziare i colli di bottiglia che rallentano l’evasione degli ordini.
3. Sondaggi e questionari:
Un altro modo per raccogliere dati è distribuire sondaggi e moduli di domande a dipendenti operativi, fornitori e clienti. Ad esempio, gli auditor possono farsi un'idea dell'attuale soddisfazione del cliente raccogliendo feedback sulla disponibilità del prodotto, sui tempi di consegna e sulla velocità di gestione degli ordini restituiti.
4. Visite sul posto:
Non c’è niente di meglio che avere una visione diretta delle operazioni per individuare le discrepanze che gli audit cartacei potrebbero non cogliere. Le ispezioni fisiche consentono agli auditor di valutare le condizioni di lavoro e di stoccaggio, la manutenzione di strutture e attrezzature e l'esecuzione dei protocolli di garanzia della qualità.
5. Benchmark e standard di settore:
Sebbene i revisori possano valutare i dati interni raccolti rispetto a KPI prestabiliti, è anche importante disporre di una sorta di riferimento esterno. Senza parametri di riferimento del settore, le aziende non possono essere sicure che la loro catena di fornitura funzioni bene.
Ad esempio, se un audit interno rivela che il tasso di reso dei clienti è del 5%, l'azienda potrebbe ritenere che sia positivo in base al proprio KPI interno. Tuttavia, se i concorrenti hanno un tasso di rendimento solo del 2%, ciò indica chiaramente che qualcosa non va.
6. Rapporti di audit di terze parti:
Le aziende possono anche utilizzare i rapporti di audit condotti da organismi esterni per avere uno sguardo imparziale sullo stato attuale delle loro catene di approvvigionamento. Ad esempio, se un’azienda ha ottenuto la certificazione del sistema di gestione della qualità (SGQ), come ISO 9001, potrebbe utilizzare il rapporto di audit come punto di partenza per valutare le attuali inefficienze all’interno della propria catena di fornitura, dalla produzione alla consegna.
Condurre l'audit
Dopo che le aziende hanno determinato quali parti della loro catena di fornitura desiderano sottoporre a audit (l'ambito definito) e hanno raccolto tutte le informazioni su ciò che sperano di ottenere (obiettivi stabiliti) e come appaiono effettivamente le cose (dati dello stato attuale), è ora di indossare il cappello da detective e iniziare ad audire.
Possiamo riassumere il processo di audit nelle seguenti domande sull’albero decisionale:
- Tutto sta andando secondo quanto avevamo pianificato?
- Se sì, ci sono opportunità per migliorare le prestazioni della catena di fornitura?
- Se non, quali azioni dovremmo intraprendere per risolvere i problemi identificati?
Esaminiamo alcuni esempi di audit che un'azienda può condurre nelle diverse fasi della sua catena di fornitura:
1. Approvvigionamento e approvvigionamento:
Un ottimo punto di partenza per l'audit delle catene di fornitura è l'analisi dell'intero ciclo di vita del prodotto processo di approvvigionamento. Dopo aver sviluppato un diagramma di flusso che dettaglia ogni fase del ciclo di approvvigionamento, gli auditor possono valutare i seguenti aspetti per individuare le inefficienze:
- Prestazioni del fornitore: Audit dei fornitori aiutano a rilevare se fornitori e subappaltatori sono la fonte di sprechi, problemi di qualità e tempi di consegna lenti. Gli auditor possono valutare i fornitori utilizzando a matrice di rischio che separa i fornitori in base a KPI come tasso di consegna puntuale, valutazione del punteggio di credito e tasso di restituzione.
- Ricezione e ispezione della merce: Le imprese devono verificare che le merci (soprattutto le materie prime) vengano accettate solo se corrispondono agli standard qualitativi e quantitativi richiesti. Gli auditor possono analizzare il processo di ispezione, inclusi i criteri di accettazione e rifiuto, le procedure di campionamento e le metodologie di test.
- Fatturazione e pagamento: È importante confermare che i pagamenti vengono effettuati solo per la merce accettata. Ad esempio, i revisori possono verificare che le ricevute di consegna e le fatture siano registrate e confrontate con gli ordini di acquisto. È anche una buona idea garantire che i pagamenti vengano effettuati in tempo (per beneficiare di sconti per pagamenti anticipati ed evitare penalità per pagamenti in ritardo).
2. Produzione e manifattura
Le fasi di produzione e fabbricazione dovrebbero figurare nella lista di controllo di ogni audit della catena di fornitura. Dopotutto, non vogliamo che prodotti difettosi o di qualità inferiore arrivino nelle mani dei clienti. Ecco alcuni modi per controllare queste fasi della catena di fornitura:
- Test del campione: Il modo più intuitivo per verificare la produzione e la fabbricazione è attraverso test a campione casuale. Generalmente, gli auditor raccolgono campioni in modo casuale dalle linee di produzione a intervalli programmati, quindi eseguono vari test per verificare se i campioni soddisfano gli standard prestabiliti. Questi test potrebbero includere controlli di qualità e sicurezza come aspetto, peso e tossicità.
- Procedure operative standard (SOP): Durante le visite in loco, gli auditor possono osservare e verificare se le varie fasi della produzione e della fabbricazione vengono seguite esattamente come descritto nelle POS. Ad esempio, una visita senza preavviso potrebbe rivelare che i dipendenti non utilizzano una macchina secondo le fasi prescritte nella SOP. Forse non stanno eseguendo i controlli di sicurezza preoperativi prima di utilizzare la macchina.
3. Magazzinaggio e gestione delle scorte
Se ci sono discrepanze tra l'inventario fisico e l'inventario registrato nel database di un'azienda, ciò potrebbe portare a esaurimenti o scorte in eccesso. L'inventario influisce su Costo dei beni venduti, quindi dobbiamo eseguire controlli interni regolari per identificare potenziali inefficienze nel operazioni di magazzinaggio. Ecco alcuni modi in cui le aziende possono effettuare audit gestione delle scorte:
- Conteggio d'inventario: Un modo semplice per controllare l'inventario è programmare regolarmente i conteggi fisici e quindi confrontare i conteggi con ciò che è registrato nel Sistema di gestione del magazzino. Il conteggio fisico può essere effettuato manualmente, in cui gli operatori contano ogni articolo nel magazzino. Tuttavia, il conteggio manuale richiede molta manodopera, quindi le aziende possono utilizzarlo scansione di codici a barre o tag RFID per tracciare ogni articolo in entrata, all'interno e in uscita dal magazzino.
- Metriche delle prestazioni e monitoraggio dei KPI: Le aziende possono anche verificare l'efficienza del proprio magazzino monitorando i KPI rispetto a livelli e parametri di riferimento prestabiliti (è ora di utilizzare i dati raccolti!). Ad esempio, possiamo verificare il tasso di accuratezza degli ordini misurando la percentuale di ordini spediti senza errori (prodotto corretto, quantità e al cliente corretto). Possiamo anche verificare il costo di mantenimento dell'inventario, che include stoccaggio, assicurazione e obsolescenza.
- Procedura dettagliata del processo di inventario: Gli occhi sul campo sono sempre il miglior strumento di audit. I revisori possono seguire fisicamente il flusso degli articoli di inventario dalla ricezione alla spedizione. Ad esempio, possono osservare un ciclo di prelievo e imballaggio per valutare se il percorso e il tempo impiegato sono ottimizzati e se i materiali di imballaggio sono adeguati. È anche un'ottima opportunità per verificare se le merci vengono ispezionate all'arrivo e come vengono registrate nel sistema di gestione del magazzino.
4. Logistica e distribuzione
Un audit della catena di fornitura non sarà completo senza valutare le rotte di trasporto e le operazioni logistiche. Questo è il momento di valutare l'efficienza delle rotte di distribuzione e cercare eventuali costi di trasporto senza valore aggiunto. Ecco alcuni modi pratici per controllare queste parti della catena di fornitura:
- Analisi dei dati e metriche delle prestazioni: I revisori possono analizzare i dati GPS e telematici dei veicoli, insieme ai programmi e ai registri di consegna, per cercare eventuali deviazioni nei tempi e nei costi di consegna. Ad esempio, le aziende possono valutare se l'utilizzo dello spazio di carico (il rapporto tra lo spazio di carico utilizzato e lo spazio totale disponibile nei veicoli di trasporto) è vicino al 100%.
- Spedizioni misteriose: Un altro modo per controllare le reti di distribuzione è inviare pacchi come "mystery shopper" senza dirlo al reparto logistico. I revisori imitano un tipico ordine del cliente e registrano gli esatti tempi di spedizione e arrivo. Ciò consentirà alle aziende di valutare se i tempi di transito rientrano nell'intervallo previsto.
5. Soddisfazione del cliente
Quando valutiamo le prestazioni delle catene di fornitura globali, dovremmo ricordare che l’indicatore di successo finale è il livello di soddisfazione del cliente. Come abbiamo visto nella fase di “raccolta dati”, il feedback dei clienti può essere una miniera di spunti. Esploriamo alcuni modi per verificare la soddisfazione del cliente nelle catene di fornitura:
- Punteggio netto promotore (NPS): Quando verificano la soddisfazione del cliente, gli auditor generalmente utilizzano l'NPS per misurare fedeltà del cliente. Le aziende utilizzano sondaggi, questionari e focus group per chiedere ai clienti quanto è probabile che consiglino l'azienda ad altri. Il punteggio NPS (su una scala da 0 a 10) classifica i clienti in promotori, passivi e detrattori.
- Analisi dei reclami dei clienti: Un altro modo diretto per verificare la soddisfazione del cliente è analizzare la natura e la frequenza dei reclami dei clienti e cercare deviazioni dai parametri di riferimento o dalle metriche di base. Ad esempio, le aziende possono esaminare il numero di reclami ricevuti sullo stesso problema per identificare eventuali modelli ricorrenti. Gli auditor possono anche misurare il tempo medio impiegato per risolvere un reclamo per determinare se rientra in un intervallo predefinito accettabile.
6. Conformità, rischi e sostenibilità
Le aziende che desiderano eseguire un audit completo delle proprie catene di fornitura possono anche esaminare se le loro operazioni e processi sono conformi alle normative normative e di sostenibilità. Questa è anche un'opportunità per verificare le attività delle imprese resilienza contro i potenziali rischi della catena di fornitura, come i disastri naturali, l’instabilità politica e le minacce alla sicurezza informatica. Ecco due modi per verificare la conformità e la resilienza delle catene di approvvigionamento:
- Gestione delle risorse ambientali: Le aziende dovrebbero verificare il proprio impatto ambientale, soprattutto se desiderano ottenere o mantenere una certificazione di gestione ambientale, come la ISO 14001. Gli auditor possono valutare se l'azienda utilizza e acquista materie prime ottenute da fonti sostenibili. Un altro modo per verificare l’impatto ambientale è calcolare l’impronta di carbonio totale, comprese le emissioni dirette e indirette, di tutte le attività della catena di fornitura.
- Stress test e analisi degli scenari: Lo stress test è un modo estremo per valutare la capacità della catena di fornitura di continuare a funzionare in diverse condizioni di rischio. Le aziende possono simulare diversi rischi (ad esempio, disordini politici, shock economici, attacchi informatici) e osservare con quanta rapidità ed efficacia la catena di fornitura può rispondere. Ad esempio, un’azienda potrebbe simulare uno scenario in cui un tifone interrompe la produzione di fornitori chiave per un mese. Quindi, avrebbero esaminato se potevano mantenere le consegne dei prodotti ai clienti.
Riportare i risultati dell'audit
La fase successiva all'audit è ovviamente la comunicazione dei risultati alle principali parti interessate. Ma individuare dove si riscontrano i problemi non è sufficiente. Abbiamo anche bisogno di un piano d’azione per risolvere i problemi. Ecco cosa dovrebbe essere generalmente incluso nel rapporto di audit:
- Sintesi: Un breve riepilogo dell’ambito e degli obiettivi dell’audit, della tempistica dell’audit, delle metodologie utilizzate e delle questioni più critiche riscontrate.
- metodologie: Il rapporto dovrebbe descrivere come sono stati raccolti i dati ed elencare eventuali strumenti o metodi utilizzati nel processo di audit. In questa sezione gli auditor dovrebbero spiegare come hanno determinato se un'operazione o un processo della catena di fornitura sta funzionando bene.
- Risultati dettagliati: Questa sezione dovrebbe elencare tutti i problemi e le deviazioni individuati durante il processo di audit. Per facilitare l'interpretazione del rapporto, i problemi identificati dovrebbero essere classificati in base alla loro priorità e/o ai livelli di rischio in termini di impatto e probabilità di ripetizione.
- Raccomandazioni: Sono le soluzioni, non i problemi, che portano al miglioramento. Un rapporto di audit senza un piano d'azione correttivo è come evidenziare cosa non funziona senza una soluzione. Il rapporto dovrebbe suggerire azioni correttive per ciascun problema identificato. Anche se non ci sono problemi, il rapporto dovrebbe raccomandare miglioramenti (ad esempio, l'aggiornamento del software per una migliore gestione dell'inventario).
- Piano di attuazione: Per garantire che le principali parti interessate implementino le misure raccomandate, il rapporto dovrebbe dare priorità all’elenco delle azioni correttive in base al loro impatto e alla fattibilità. È altrettanto importante includere una tempistica per l'attuazione delle raccomandazioni e definire chi è responsabile di ciascuna parte del piano d'azione.
L’audit della catena di fornitura è un ciclo continuo
La comunicazione dei risultati non rappresenta la fine del processo di audit. Non possiamo limitarci a misurare le prestazioni della catena di fornitura, consigliare un piano d'azione e andare avanti. Le aziende devono condurre regolari audit di follow-up per verificare che le azioni correttive siano state implementate, confermare se hanno effettivamente risolto i problemi e determinare se hanno migliorato l’efficienza della catena di fornitura.
È difficile dire con quale frequenza le aziende dovrebbero condurre audit interni, poiché ciò dipende dalla complessità della catena di fornitura, dai risultati degli audit precedenti e dai requisiti normativi. Ad esempio, se precedenti audit interni avessero rivelato molte criticità, potrebbe essere necessario aumentare la frequenza degli audit. Tuttavia, come regola generale, le piccole e medie imprese dovrebbero condurre audit della catena di fornitura almeno una volta all’anno.
Quando si controllano le catene di fornitura globali, è importante capire cosa le rende vulnerabili. Dai un'occhiata a I cinque principali problemi legati alla catena di fornitura nel 2024 e assicurati che siano inclusi nel tuo prossimo audit interno!
Cerchi una soluzione logistica con prezzi competitivi, piena visibilità e assistenza clienti facilmente accessibile? Dai un'occhiata a Mercato della logistica di Chovm.com oggi.
