La ricezione si riferisce al processo di accettazione e documentazione dell'arrivo di merci o prodotti in un magazzino o centro di distribuzione.
Il processo di ricezione non è semplice, contiene molti passaggi importanti, tra cui l'ispezione fisica, la verifica e la registrazione per garantirne l'accuratezza. Sia che i prodotti vengano ricevuti come SKU in entrata dal produttore o come merce restituita dai clienti DTC, è molto importante avere un sistema di ricezione efficiente.
Quanto più rapidamente i prodotti vengono integrati nel flusso di evasione degli ordini, tanto più rapidamente potranno essere evasi come ordini ai clienti.
Perché è importante una ricezione efficiente?
Per le aziende di e-commerce, ricevere i prodotti nel loro magazzino o centro di distribuzione è un aspetto critico della gestione dell'inventario. Il metodo di ricezione dell'inventario ha un impatto diretto sulla soddisfazione del cliente e sulla crescita aziendale complessiva: senza efficienza in questa fase critica della supply chain, i prodotti potrebbero perdersi, ritardare gli ordini o diventare obsoleti prima di poter essere venduti.
Molti marchi tendono a semplificare eccessivamente o a sottostimare il processo di ricezione e non riescono ad avere un piano chiaro per il loro flusso di ricezione. L'importanza di una ricezione efficiente può essere realizzata nel fatturato ottenuto dagli articoli inseriti nel tuo inventario. Se la tua ricezione è inefficiente, le merci si accumuleranno nel magazzino, causando costi di stoccaggio non necessari e mancate opportunità di monetizzazione. Ciò avrà un impatto diretto sulla precisione del tuo inventario, sul monitoraggio dell'inventario, sulla velocità del flusso di lavoro di evasione, sulla soddisfazione del cliente e, in definitiva, sul fatturato; quando il capitale viene bloccato in un inventario immobile, può causare maggiori handicap aziendali.
Ottimizzare le migliori pratiche di ricezione del magazzino
Alcune aziende di e-commerce elaborano la ricezione internamente nei propri magazzini, mentre altre esternalizzano a un 3PL o a un partner logistico. In entrambi i casi, collabora con il tuo team operativo di magazzino e di ricezione per impostare quanto segue:
1. Categorizza gli articoli in arrivo
È fondamentale classificare e documentare immediatamente le condizioni degli articoli al momento della ricezione. Questo è il primo passo per inserire gli articoli nel tuo sistema di archiviazione. Lavora per semplificare questo processo in modo che sia il più efficiente possibile, in modo che i livelli di inventario siano accurati (ad esempio, niente scorte morte, eccesso di scorte o esaurimento scorte).
2. Creare un percorso chiaro per ogni tipo di merce
Scrivi regole aziendali chiare per determinare come le merci vengono smistate all'interno del centro di distribuzione o di evasione degli ordini. Crea una documentazione chiara in modo che il personale del magazzino abbia procedure operative per quanto riguarda i prodotti classificati.
Per i resi, questo passaggio della procedura di ricezione è fondamentale in quanto può aiutare a stabilire la priorità degli articoli che dovrebbero essere reintegrati nell'inventario per la rivendita. Quando il tuo team di ricezione riesce a mettere gli articoli in magazzino più rapidamente, ciò significherà un'elaborazione più rapida dell'ordine, anche pochi giorni possono fare la differenza nella soddisfazione del cliente.
3. Stabilire parametri di controllo qualità
Se ci sono delle discrepanze nei conteggi dell'inventario, ciò potrebbe portare a vendite perse, esaurimento scorte o ordini non accurati. Alcuni punti di controllo della qualità dovrebbero includere audit regolari, aggiornamenti in tempo reale e canali di comunicazione e documentazione adeguata di eventuali problemi per l'analisi delle cause principali.
Ricezione per merce restituita
Molte aziende di e-commerce presumono che i resi siano solo prodotti persi. A seconda del mix di prodotti, potresti riuscire a recuperare i ricavi dai beni resi in diversi modi. La chiave di tutto questo è una procedura di ricezione di alta qualità.
- Documentare le spedizioni in arrivo restituite dai clienti è una buona norma e il primo passo per una ricezione efficiente dei resi.
- Categorizzare il motivo per cui gli articoli vengono restituiti è il modo migliore per trovare difetti nei tuoi beni, inefficienze nel tuo processo di evasione degli ordini e stabilire la massima soddisfazione del cliente. Alcune aziende stabiliranno un flusso di pre-ricezione in cui chiederanno ai clienti perché stanno restituendo i beni. Queste informazioni possono essere incluse nel processo di ricezione. È saggio aggiungere anche un sistema di doppio controllo all'interno della ricezione per garantire che le valutazioni dei clienti siano corrette.
- Ristrutturare beni danneggiati aiuterà a recuperare entrate per articoli che possono ancora essere rivenduti. I prodotti di elettronica di consumo, ad esempio, possono spesso essere rielaborati rapidamente ed efficacemente se necessitano solo di un re-flashing o di aggiornamenti software. Qualsiasi automazione che può essere stabilita per accelerare questo tipo di lavoro di ristrutturazione è migliore. I controlli di qualità dovrebbero essere implementati in qualsiasi programma di rielaborazione.
- Smaltire i beni è a volte l'unica opzione se sono gravemente danneggiati o non vendibili. Trova un metodo di smaltimento conveniente, ce ne sono molti. Se si adatta al tuo marchio e al tuo prodotto, considera una campagna di donazioni.
Sebbene la logistica inversa sia considerata un problema da molti marchi, rappresenta un'opportunità per generare ricavi incrementali e risparmi sui costi operativi.
Automazione per un magazzino efficiente
Uno dei modi migliori per creare procedure di ricezione efficienti è automatizzare qualsiasi aspetto possibile. Ciò a sua volta migliorerà la gestione dell'inventario. Molti 3PL tecnologicamente avanzati si affidano a un sistema di codici a barre o utilizzano codici UPC assegnati a ciascuna unità. Gli scanner per codici a barre aiuteranno a ridurre l'errore umano mentre i lavoratori ordinano SKU, lotti o altri aspetti del mix di prodotti.
Questi codici dovrebbero sincronizzarsi con il tuo sistema di gestione del magazzino (WMS) per un sistema di gestione dell'inventario efficiente e digitalizzato. Livelli di inventario imprecisi portano a tutti i tipi di problemi a valle. L'automazione ti fornirà dati e informazioni in tempo reale su dove si trovano tutti i tuoi prodotti, che siano resi, in fase di ristrutturazione o appena arrivati nell'area di ricezione per essere messi in magazzino.
Conclusione
Uno dei componenti chiave per una corretta gestione del magazzino e dell'inventario sono le procedure di ricezione. Potrebbe sembrare dispendioso in termini di tempo effettuare molti controlli di qualità prima di immettere l'inventario in magazzino. Ma più tempo impieghi in un bacino di ricezione organizzato e in operazioni di ricezione semplificate, più avrai numeri di inventario precisi e clienti soddisfatti.
Fonte da Logistica DCL
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